Cum se configurează restricții privind drepturile de acces pentru vânzătorii dintr-un lanț de magazine

Pentru organizarea unei funcționări sigure a unei rețele de magazine în programul Torgsoft este prevăzut un sistem flexibil de configurare a drepturilor de acces. Acesta permite separarea vizibilității datelor între diferite puncte de vânzare (Centre de evidență), interzicerea accesului vânzătorilor dintr-un magazin la stocuri, încasări sau clienții altui magazin, în timp ce proprietarul păstrează controlul deplin asupra întregii rețele.

Mai jos este prezentată o instrucțiune pas cu pas despre cum să configurați restricțiile de acces.

1. Restricționarea accesului la magazine (Centre de evidență)

Aceasta este o setare de bază care „ascunde” fizic de angajat informațiile despre alte magazine.

Unde se configurează: Setări — Utilizatori — selectați utilizatorul — butonul Modifică (sau prin „Asistentul de configurare a drepturilor de acces”).

• Interzicerea comutării magazinelor. Dezactivați comutatorul „Permite comutarea Centrelor de evidență”. Acest lucru fixează utilizatorul la punctul de vânzare indicat în câmpul „Centrul de evidență curent” și nu îi va permite să „treacă” la alt magazin.

• Vizibilitatea magazinelor. Activați comutatorul „Restricționează accesul la Centrele de evidență”. În lista care se deschide, bifați doar magazinele (centrele de evidență) cu care acest angajat are dreptul să lucreze. Celelalte magazine vor dispărea din toate filtrele și rapoartele pentru acest utilizator.

2. Restricționarea vizualizării stocurilor în alte depozite

Chiar dacă vânzătorul lucrează doar într-un singur magazin, uneori trebuie (sau, dimpotrivă, este interzis) să vadă dacă există produsul într-un magazin apropiat.

Unde se configurează: Setări — Utilizatori — setările utilizatorului.

• Setarea „Este permisă vizualizarea situației pe depozite”:

• Interzis pentru toate: utilizatorul vede stocurile doar din magazinul său (și din cele la care are acces explicit conform punctului 1). În fereastra „Situația depozitului” dispare comutatorul „Toate depozitele”.

• Permis pentru cele selectate: puteți permite vânzătorului să vadă stocurile anumitor depozite (de exemplu, depozitul central), dar să ascundeți stocurile celorlalte puncte de vânzare cu amănuntul.

3. Controlul transferurilor de produse (Transfer intern)

Pentru ca vânzătorul să nu poată trimite din greșeală sau intenționat produse către un magazin „străin” sau un depozit inexistent.

Unde se configurează: Setări — Utilizatori — setările utilizatorului.

• „Restricționează accesul la Centrele de evidență ale destinatarului pentru transferul intern”. Activați această setare și selectați magazinele către care acest angajat are dreptul să creeze documente de transfer. Dacă nu selectați niciunul, crearea transferurilor interne va fi imposibilă.

4. Securitate financiară (Case și conturi)

Este important ca vânzătorii dintr-un magazin să nu vadă încasările altuia și să nu aibă acces la conturile bancare ale proprietarului.

Unde se configurează: Setări — Utilizatori.

• „Restricționează accesul la case”. Permiteți accesul doar la casa magazinului respectiv. Acest lucru va ascunde de angajat mișcările de bani din celelalte case ale rețelei.

• „Restricționează accesul la conturile bancare”. Activați pentru a ascunde sumele din conturile bancare ale proprietarului. Selectați doar acele conturi în care vânzătorului îi este permis să înregistreze plăți (de exemplu, doar terminalul acestui magazin).

• „Solicită zilnic vânzătorului soldul din casă...”. Această setare obligă vânzătorul să numere numerarul la intrarea în program, ceea ce întărește controlul asupra banilor existenți efectiv.

5. Restricționarea operațiunilor (Roluri)

Pe lângă restricționarea vizibilității magazinelor, este necesar să configurați ce anume poate face angajatul în magazinul său. Acest lucru se face prin setările Rolurilor.

Unde se configurează: Setări — Parametri — fila Rol (selectați un rol, de exemplu, „Vânzător”).

• Interzicerea modificării prețurilor. Dezactivați comutatoarele „Permis să modifice prețul de vânzare în vânzare” și „Permis să modifice prețul din lista de prețuri”. Acest lucru garantează că produsul va fi vândut la prețul stabilit de proprietar.

• Ascunderea prețurilor de achiziție. În setările utilizatorului, dezactivați „Permis să vadă prețurile de achiziție”, pentru ca personalul să nu cunoască costul produsului și adaosul.

• Interzicerea ștergerii produsului din bon. Activați „Vânzătorul nu poate șterge produsul în vânzare”. Dacă vânzătorul a greșit, pentru a șterge produsul din bon va fi necesară confirmarea administratorului sau înregistrarea motivului ștergerii în jurnal.

• Interzicerea vânzării pe minus. În Setări — Parametri — Evidență setați „Interzice vânzarea pe minus” sau „Configurează pentru fiecare Centru de evidență”. Acest lucru previne apariția diferențelor de stoc și vânzarea produselor care nu există în evidență.

6. Control și audit (Pentru proprietar)

Chiar și cu restricții stricte, este important să controlați acțiunile personalului.

• Protocolul acțiunilor. Folosiți meniul Fișier — Protocolul acțiunilor utilizatorilor pentru a vedea toate operațiunile importante (modificarea documentelor, autentificări, tipărirea rapoartelor).

• Jurnalul modificărilor documentelor. Activați „Ține jurnalul modificărilor documentelor” (Setări — Parametri — Acces). Acest lucru permite să vedeți istoricul editării facturilor și bonurilor, cine și când a schimbat sumele sau cantitățile.

• Înregistrarea timpului de lucru. Configurați autentificarea în program prin scanarea ecusonului angajatului sau prin fixare foto (dacă există o cameră web), pentru a ști exact cine a lucrat la casă într-un anumit moment.

Pentru protecție și control maxim într-o rețea de magazine:

1. Creați un Utilizator separat pentru fiecare vânzător.

2. Restricționați pentru acest utilizator accesul doar la Centrul de evidență și Casa sa.

3. Configurați rolul „Vânzător” cu interdicție de modificare a prețurilor și de vizualizare a costurilor.

4. Proprietarul trebuie să intre sub rolul „Proprietar” (sau „Fără restricții de rol”), pentru a avea acces complet la întreaga rețea.