Cum să monitorizezi acțiunile personalului în Torgsoft și să găsești modificări în documente, cecuri și casa de marcat

Unde puteți verifica în Torgsoft acțiunile personalului, modificările documentelor și operațiunile de casă

Dacă în Torgsoft se modifică brusc stocurile, dispar documente, soldul casei nu corespunde, apar reduceri suspecte sau produsele dispar din bonuri, verificarea trebuie începută nu de la presupuneri, ci de la jurnalele de acțiuni și rapoartele de control. Programul înregistrează modificările documentelor, eliminarea produselor din vânzări, reevaluările, reducerile manuale, încasările și alte acțiuni ale utilizatorilor. Prin urmare, dacă rolurile și jurnalele sunt configurate corect în Torgsoft, puteți nu doar să identificați autorul modificărilor, ci și să înțelegeți cum anume s-a produs eroarea sau abuzul.

Situația 1. Modificarea sau ștergerea documentelor de depozit ori financiare

 Simptom: s-au modificat stocurile din depozit, valorile decontărilor cu furnizorul nu mai corespund sau un document financiar a dispărut din casă.

 Cauză: unul dintre angajați, de exemplu magazionerul, gestionarul de mărfuri sau vânzătorul, a modificat ori a șters intenționat sau accidental o factură de intrare/ieșire, un act de scoatere din gestiune ori un document financiar.

Cum se verifică:

1. Deschideți Fișier → Jurnalul modificărilor documentelor. Aici sunt înregistrate toate modificările recepțiilor, vânzărilor, retururilor, transferurilor interne, scoaterilor din gestiune și documentelor financiare. Veți vedea cine, când și pentru ce sumă a modificat sau a șters documentul.

2. Deschideți Fișier → Protocolul acțiunilor utilizatorului pentru formularele de editare. Acest raport va afișa detaliile: ce câmp a fost modificat, valoarea veche de dinaintea editării și valoarea nouă.

3. Deschideți Fișier → Protocolul acțiunilor utilizatorilor. Acest raport va afișa informații despre mesajele și erorile apărute în timpul lucrului cu programul Torgsoft.

Cum se remediază:

Corectați manual documentul la valorile inițiale, folosind datele din "Jurnalul modificărilor documentelor", sau creați un document financiar ori de depozit de corectare.

Cum se previne repetarea:

1. Activați păstrarea jurnalelor: Setări → Parametri → Acces → «Păstrarea protocolului mesajelor de sistem primite de utilizator» și «Păstrarea protocolului mesajelor de sistem».

2. Limitați drepturile pentru rolul "Vânzător" sau "Magazioner": activați comutatorul din câmpul «Documentul financiar poate fi modificat numai de autorul său» în formularul «Setări» - «Parametri» - fila «Acces».

3. Utilizați funcția «Controlul facturii» după verificarea recepției. O factură marcată cu «Control efectuat» nu poate fi modificată fără eliminarea acestui marcaj de către administrator.

Situația 2. Produsul a "dispărut" din bon (Furt de numerar la casă)

 Simptom: în timpul inventarierii este identificată lipsa unui produs popular. Încasările din casă sunt mai mici decât cele estimate.

 Cauză: vânzătorul primește banii de la client și scanează produsul, astfel încât cumpărătorul să audă semnalul și să vadă suma, dar nu tipărește bonul. După plecarea cumpărătorului, vânzătorul anulează sau șterge produsul din formularul de vânzare și păstrează banii.

Cum se verifică:

Deschideți Depozit → Produse anulate din vânzări. În acest raport, proprietarul poate vedea care dintre vânzători, când, în ce centru de evidență și ce produs a eliminat dintr-un bon deschis.

Cum se remediază:

Efectuați o inventariere neplanificată și rețineți valoarea lipsei din salariul vânzătorului vinovat.

Cum se previne repetarea:

1. Metoda strictă. Accesați Setări → Parametri → Acces și activați «Vânzătorul nu poate șterge produse din vânzare». Butoanele «Anulare» și «Anulează tot» nu vor mai fi disponibile pentru vânzător. Pentru eliminarea unui produs scanat din greșeală va trebui solicitat ajutorul administratorului.

2. Metoda flexibilă. Activați «Înregistrarea ștergerii produselor din vânzare». La încercarea de a șterge un produs, programul va solicita obligatoriu indicarea motivului din lista derulantă și/sau scanarea ecusonului unui vânzător principal sau administrator pentru confirmare.

3. Afișați pentru cumpărători un anunț cu textul "Schimbul și returnarea sunt posibile numai în baza bonului" — acest lucru îi încurajează pe clienți să solicite bonul și împiedică schema de furt.

Situația 3. Modificarea neautorizată a prețurilor și acordarea reducerilor persoanelor apropiate

 Simptom: scăderea rentabilității, vânzarea produselor la prețuri reduse și utilizarea frecventă a unor reduceri mari pentru anumiți clienți.

 Cauză: vânzătorul modifică manual prețul de vânzare în timpul vânzării sau utilizează propriul card de reducere ori cardul altei persoane, cu un procent mare, pentru cumpărătorii care nu au card și păstrează diferența. De asemenea, gestionarul de mărfuri ar fi putut reduce neautorizat prețul din lista de prețuri.

Cum se verifică:

1. Pentru modificarea prețurilor. Accesați Depozit → Modificarea prețului de vânzare. Indicați perioada și veți vedea întregul istoric al reevaluărilor: valoarea veche, valoarea nouă și utilizatorul care a efectuat modificarea.

2. Pentru reducerile manuale. Deschideți Analiză → Analiza utilizării reducerilor. Setați filtrul "Tipul reducerii: manuală pentru produs", "Reducere: procent de reducere prea mare" sau "Vândut sub prețul de cost". Vânzările profitabile vor fi evidențiate cu negru, iar cele care au generat pierderi — cu maro.

Cum se remediază:

Anulați actele de reevaluare create manual. Aplicați personalului o sancțiune egală cu valoarea profitului pierdut.

Cum se previne repetarea:

1. În fișa utilizatorului programului, în formularul "Setări" - "Utilizatori", dezactivați comutatorul din câmpul «Este permisă modificarea prețului de vânzare în timpul vânzării».

2. Pentru a preveni utilizarea cardurilor altor persoane, activați comutatorul din câmpul «Interzicerea introducerii de către vânzător a numărului cardului de reducere de la tastatură (numai cu scanerul)» în formularul «Setări» - «Parametri» - fila «Acces». Vânzătorul nu va putea introduce din memorie numărul cardului premium al unei rude dacă clientul nu prezintă fizic acel card.

3. În fișa utilizatorului programului, în formularul "Setări" - "Utilizatori", setați câmpul Controlul prețului minim de vânzare la valoarea «Interzicerea vânzării sub prețul de cost». 

Rețineți că activarea acestei setări poate cauza întârzieri la adăugarea produselor în formularul "Vânzare" în momentul efectuării vânzării.

Situația 4. Suma din casă nu corespunde (Probleme cu încasarea și veniturile)

 Simptom: în timpul verificării sau predării schimbului lipsește numerar din casă.

 Cauză: vânzătorul retrage numerar fără control și fără a înregistra operațiunea sau efectuează o încasare pentru o sumă fictivă. De asemenea, este posibil să fie efectuate retururi fictive de produse folosind ecusonul altei persoane pentru retragerea banilor din casă.

Cum se verifică:

1. Verificați Plată → Totalurile casei. Aici este păstrat istoricul fiecărei verificări pe bancnote: ora, suma, persoana care a efectuat verificarea și diferența dintre soldul din program și suma reală.

2. În Plată → Document financiar → fila Casă, filtrați documentele financiare folosind filtrul Selectarea operațiunilor de casă pentru a vedea când și de către cine au fost create documentele financiare de retragere sau încasare.

Cum se remediază:

Creați un ordin de încasare sau de plată corectiv, adică un document financiar, pentru egalizarea soldului casei. Discutați situația cu personalul.

Cum se previne repetarea:

1. Activați comutatorul din câmpul «Solicitarea zilnică a soldului casei de la vânzător la prima intrare în program» în formularul «Setări» - «Parametri» - fila «Acces». Vânzătorul nu va putea începe schimbul până când nu va număra banii din casă și nu va introduce suma. Astfel este înregistrată responsabilitatea sa personală pentru banii primiți.

2. Delegați dreptul de încasare. În Setări → Încasator puteți asocia un anumit angajat de încredere cu casa. La predarea încasărilor, programul va solicita mai întâi ecusonul sau parola vânzătorului, apoi parola Încasatorului. Fără administrator, vânzătorul nu va putea retrage banii.

3. Activați comutatorul din câmpul «Asocierea vânzării cu vânzătorul (Înregistrarea vânzătorului: Pentru fiecare vânzare)» în formularul «Setări» - «Parametri» - fila «Parametri» și autentificarea obligatorie cu ecusonul. Fiecare operațiune financiară va avea un autor identificat clar.

Principala regulă de securitate pentru proprietar: nu lucrați niciodată folosind același cont cu vânzătorii și nu transmiteți nimănui parola utilizatorului programului "Proprietar". Toate restricțiile, interdicțiile privind vizualizarea prețurilor de achiziție și blocarea ștergerii documentelor funcționează numai atunci când personalul intră în program folosind propriile roluri cu drepturi limitate.

Întrebări frecvente despre controlul acțiunilor personalului

Accesați meniul Fișier → Jurnalul modificărilor documentelor. În acest regim sunt înregistrate toate corectările documentelor de depozit și financiare, inclusiv facturile de intrare și ieșire, actele de scoatere din gestiune și alte documente. Pentru o analiză mai detaliată, inclusiv pentru a afla ce câmp concret a fost modificat, utilizați raportul Fișier → Protocolul acțiunilor utilizatorului pentru formularele de editare, unde sunt afișate clar valoarea veche de dinaintea modificării și valoarea nouă.

Da, programul este un sistem imparțial care înregistrează automat ora exactă a fiecărei acțiuni. Fiecare raport de control, inclusiv Protocolul acțiunilor utilizatorilor, Jurnalul modificărilor documentelor și Jurnalul inventarierii din interiorul documentului de inventariere, conține coloane cu data și ora exactă a salvării modificărilor. Aceste informații nu pot fi editate manual, ceea ce îi permite proprietarului să restabilească exact cronologia evenimentelor și să determine cine a lucrat în program la un anumit moment.

Dacă un angajat a șters un document întreg, de exemplu o factură sau un ordin financiar, înregistrarea acestei acțiuni apare în Fișier → Jurnalul modificărilor documentelor. Acolo sunt păstrate tipul documentului șters, numărul, data, suma și autorul acțiunii. Dacă vânzătorul a șters un anumit produs dintr-un bon deschis în timpul vânzării, această acțiune este înregistrată în raportul Depozit → Produse anulate din vânzări, cu condiția ca opțiunea respectivă să fie activată în setările de acces.

Toate reducerile acordate de personal pot fi analizate în meniul Analiză → Analiza utilizării reducerilor. Pentru a identifica intervențiile manuale ale vânzătorilor, setați filtrul «Tipul reducerii» la valoarea «Manuală pentru produs» sau «Manuală pentru factură». Programul afișează clar rentabilitatea: vânzările cu profit normal sunt afișate cu negru, iar cele care au generat un profit negativ din cauza unei reduceri prea mari sunt afișate cu maro.

Aceste informații sunt păstrate în meniul Plată → Document financiar, în fila «Casă». Lista ordinelor de casă conține o coloană cu angajatul care a efectuat operațiunea, iar în interiorul documentului de încasare este indicat numele încasatorului căruia i-au fost predați banii. Pentru analiza soldurilor și diferențelor de numerar din case este util și raportul Plată → Totalurile casei, care conține istoricul complet al verificărilor zilnice.

Da, toate acțiunile efectuate în timpul inventarierii sunt înregistrate în detaliu. Deschideți lista de inventariere necesară și apăsați butonul Jurnal. Va fi afișat un tabel cu istoricul acțiunilor: ce produs și în ce cantitate a fost scanat și dacă valoarea cantității a fost introdusă manual. În coloana «Autor» va fi înregistrat numele complet al angajatului sau denumirea utilizatorului programului care a efectuat acțiunea.

Protocolul acțiunilor utilizatorilor — este un jurnal global al sistemului. Acesta înregistrează mesajele și erorile de sistem. În schimb, Jurnalul modificărilor documentelor — este un instrument specializat care urmărește modificările la un nivel mai detaliat: înregistrează schimbările din interiorul documentelor de depozit și financiare, inclusiv recepții, vânzări și scoateri din gestiune, și permite vizualizarea istoricului modificării conținutului documentului.

Trebuie configurate corect drepturile de acces ale utilizatorului programului. Eliminați drepturile utilizatorului de a modifica prețurile, de a acorda reduceri manuale și de a vizualiza stocurile negative sau egale cu zero.