Ștergerea datelor istorice în perioadele închise: procedură și consecințe

Funcția «Ștergerea statisticilor perioadelor închise» din programul Torgsoft este utilizată pentru curățarea bazei de date de documente de depozit și financiare învechite din perioade deja închise. Aceasta reduce dimensiunea bazei și accelerează funcționarea programului.

Când merită să efectuați curățarea

• Funcționarea programului s-a încetinit vizibil: produsele se adaugă greu, rapoartele se deschid lent, documentele se procesează cu întârziere.

• Dimensiunea bazei de date se apropie de 10 GB — valoarea limită pentru Microsoft SQL Server Express.

• Este necesar să ascundeți de utilizatori istoricul detaliat al circulației mărfurilor din anii precedenți.

• Pregătirea bazei pentru un nou an financiar sau de raportare.

Cum se manifestă

• Funcționare lentă a depozitului și a casei.

• Întârzieri la generarea rapoartelor.

• Erori sau avertizări privind lipsa spațiului în baza de date.

• Imposibilitatea de a crea documente noi din cauza depășirii limitei bazei de date.

De ce se întâmplă

• În baza de date se păstrează un număr mare de documente istorice (avize, bonuri, mișcări de marfă).

• SQL Server Express are o limită strictă pentru dimensiunea maximă a bazei.

• Nu există o curățare periodică a datelor învechite.

Cum se efectuează procedura

1. Asigurați-vă că perioadele care urmează să fie curățate sunt închise complet și nu mai sunt folosite în lucru. Efectuați procedura doar pe PC-ul server, în afara orelor de lucru și fără conexiuni active ale utilizatorilor.

2. Faceți o copie completă (backup) a bazei de date.

3. Porniți funcția «Ștergerea statisticilor perioadelor închise» și selectați lunile calendaristice pentru curățare, apoi urmați pașii de ștergere conform ajutorului programului. 

4. După finalizarea operației, programul:

•   va șterge toate documentele financiare și de depozit pentru perioadele selectate,

•   va crea automat note de recepție în ultima zi a fiecărei perioade pentru fixarea stocurilor,

•   va păstra starea decontărilor prin solduri inițiale (datorii),

•   va păstra datele sintetice pentru sistemul de discount și soldurile finale în case.

Cum verificați rezultatul

• Comparați stocurile, datoriile partenerilor și soldurile din case cu valorile de control notate înainte de începerea procedurii.

• Diferența admisă — nu mai mult de 1 unitate.
  Dacă diferențele sunt mai mari — restaurați baza de date din backup și contactați suportul tehnic.

Riscuri și limitări

• Pierderea detaliilor: nu veți putea vedea avizele și bonurile concrete din perioada ștearsă.

• Returnări: returnarea pe bonuri din perioada ștearsă nu este posibilă prin metoda standard.

• Certificate cadou: certificatele cu termen de valabilitate „de la data vânzării” pot înceta să funcționeze dacă au fost vândute în perioada ștearsă.

• Blocarea ștergerii: perioada nu se va șterge dacă există vânzări în acea perioadă pentru care returnările au fost efectuate în perioade viitoare.

• Împreună cu statistica se curăță și înregistrările din protocolul acțiunilor utilizatorilor și din jurnalul modificărilor documentelor pentru acel interval.

Cum reduceți riscurile pe viitor

• Monitorizați regulat dimensiunea bazei de date.

• Înainte de închiderea perioadelor, eliminați stocurile negative prin inventariere.

• Păstrați o copie separată „istorică” a bazei (de exemplu, OLD) pentru a consulta documentele vechi.

Regula finală de utilizare

Dacă baza de date crește, programul încetinește sau se apropie limita SQL Server Express — ștergerea statisticilor perioadelor închise este o procedură care ajută la rezolvarea acestor probleme, accelerează programul și elimină documentele învechite.