Coduri de bare și nume duplicate: cum să le găsiți, să le îmbinați și să le remediați pentru a nu strica contabilitatea

Duplicatele de produse în programul Torgsoft reprezintă una dintre cele mai frecvente probleme, care duc la confuzie în stocuri, rapoarte incorecte și erori în timpul inventarierii. Acestea apar adesea din cauza greșelilor la importul din Excel, scanării incorecte sau introducerii aceluiași produs de către operatori diferiți.

Mai jos este o instrucțiune detaliată despre cum să găsiți, să uniți și să corectați duplicatele, pe baza documentației și a cazurilor practice din suportul tehnic.

1. Cum găsiți duplicatele

În Torgsoft există un instrument special pentru identificarea acestor conflicte.

Instrument: «Diagnosticarea erorilor»

1. Accesați meniul Gestionarea mărfurilor — Diagnosticarea erorilor.

2. Deschideți fila Erori produs.

•    Aici sunt afișate produsele care au același cod de bare, dar denumiri diferite. Acesta este cazul clasic de dublare, când același produs a fost introdus de două ori cu descrieri diferite.

3. Deschideți fila Erori în depozit.

•    Aici puteți vedea produsele: în ce depozite se află, prețul și cantitatea pentru fiecare depozit.

Căutare vizuală în lista de produse

• Dacă duplicatele au coduri de bare diferite (de exemplu, unul este de fabrică, iar celălalt este intern, generat din greșeală), ele pot fi găsite în meniul Gestionarea mărfurilor — Lista completă a produselor și serviciilor sau Depozit — Situația stocului, sortând lista după denumire.

2. Cum să uniți corect produsele (pentru a nu pierde istoricul)

Nu este posibilă ștergerea unui produs duplicat pentru care au existat deja vânzări sau recepții. Acesta poate fi scos din uz, adică ascuns când produsul ajunge la cantitatea 0, însă pentru analiza mișcării produsului nu este recomandat acest lucru. De aceea, în cazul identificării produselor duplicate se utilizează funcția de unire.

Algoritmul de unire:

1. Accesați Gestionarea mărfurilor — Diagnosticarea erorilor (fila «Erori în depozit», «Erori produs» sau «Produs») sau Depozit — Situația stocului.

2. Găsiți produsul "corect" (cel care trebuie să rămână, de regulă cu denumirea, istoricul și prețul corecte).

3. Apăsați butonul Selectați pentru unire (sau «Selectați produsul pentru unirea ulterioară»).

4. Găsiți produsul "incorect" (duplicatul care trebuie eliminat).

5. Apăsați butonul Uniți cu produsul selectat și confirmați efectuarea acestei operațiuni.

Vă rugăm să rețineți: dacă ați unit din greșeală alte poziții de produse decât cele necesare, nu există procedură inversă — nu veți putea anula operațiunea de unire a produselor.

Ce se întâmplă la unire:

• Produsul duplicat este eliminat din listă.

• Întreg istoricul mișcării duplicatului (recepții, vânzări, transferuri) este rescris automat pe produsul "corect".

• Important. Codul de bare al produsului șters este adăugat ca cod de bare suplimentar la produsul principal. Aceasta înseamnă că, dacă scanați eticheta vechiului produs, programul îl va recunoaște ca produs principal.

3. Cum să corectați denumirile și caracteristicile fără a crea duplicate noi

Duplicatele apar frecvent deoarece a fost importat un fișier în care denumirea diferă puțin (de exemplu, "Tricou alb" și "Tricou, alb").

Modificarea în masă a caracteristicilor:

• Utilizați instrumentul Gestionarea mărfurilor — Diagnosticarea erorilor — Atribuirea nomenclatoarelor.

• Aici puteți selecta un grup de produse și le puteți atribui în masă Tipul de produs, Producătorul, Sezonul, Culoarea, Materialul, Mărimea și Genul corecte.

• Dacă în setările programului din formularul "Parametri" este activată opțiunea «Modifică automat denumirea produsului», atunci la schimbarea unuia dintre câmpurile de mai sus denumirea produsului se va actualiza automat conform regulii stabilite de formare a denumirii produsului în sistem.

Corectarea erorilor de import (simbolul "*" în denumire):

• În practică există cazuri când, la import, în denumirea produsului apar «steluțe» (*) sau produsul este duplicat ca model. Acest lucru este legat adesea de faptul că, la import, denumirile au coincis, iar programul a adăugat automat un marcaj de unicitate. Cel mai probabil, în regula de formare a denumirii produsului nu este setat un atribut unic care să diferențieze aceste produse. De exemplu, produsele diferite au culori diferite, dar câmpul Culoare nu participă la formarea denumirii produsului. În rezultat, programul creează fișe cu aceeași denumire, deoarece celelalte câmpuri sunt identice, iar la ultima adaugă o steluță.

4. Cum să ștergeți fișele inutile (dacă nu a existat mișcare)

Dacă ați creat din greșeală o fișă de produs și pentru aceasta nu a existat încă nicio mișcare (recepții, vânzări):

1. Accesați Gestionarea mărfurilor — Lista completă a produselor și serviciilor.

2. Găsiți produsul și apăsați butonul Șterge (coșul roșu).

3. Dacă a existat mișcare, programul nu va permite ștergerea. În acest caz, mai întâi trebuie să stabiliți motivul ștergerii. Dacă este un duplicat — merită să utilizați operațiunea de Unire. Dacă este un produs care a fost deja scos din circuitul magazinului, îl puteți scoate din uz (în formularul "Diagnosticarea erorilor" - fila "Ștergerea produselor" puteți utiliza butonul "Șterge produs", iar în formularul "Situația stocului" există de asemenea butonul "Șterge produs"). De fapt, produsul nu va fi șters din sistem, ci doar va fi scos din uz și ascuns. Vă rugăm să rețineți că pot fi scoase din uz doar acele produse care în rețeaua comercială din baza de date Torgsoft au cantitatea 0.

5. Prevenire: cum să evitați duplicatele în viitor

Cea mai frecventă cauză a duplicatelor este importul incorect din Excel și/sau o regulă incorectă de formare a denumirii produsului în sistem.

1. Setările de căutare la import. În formularul de import, verificați întotdeauna fila Parametrii de căutare a produsului. Dacă doriți să actualizați produsele existente și nu să creați altele noi, asigurați-vă că programul caută produsul după un parametru unic (Cod de bare sau Articol, sau Denumire).

2. Formatul codurilor de bare în Excel. La pregătirea fișierului pentru import, setați întotdeauna format text pentru coloana cu codurile de bare. În caz contrar, Excel poate "omite" zerourile de la început (de exemplu, 050123 devine 50123), iar Torgsoft nu va găsi produsul vechi și va crea un nou duplicat.

3. Verificarea unicității. În meniul Setări — Parametri — Produs puteți seta opțiunea «Verifică și interzice dublurile» pentru articole.

4. Comportamentul la dublarea codului de bare. În setările Tipului de produs puteți stabili comportamentul sistemului: dacă este introdus un cod de bare care există deja, programul poate "Interzice", "Permite" sau "Întreabă".

Sfat din practică. Dacă aveți multe produse cu stoc zero care încurcă (dar pentru care există istoric), nu le ștergeți, ci utilizați funcția de Scoatere din uz sau, dacă baza de date este foarte veche — funcția Ștergerea statisticilor perioadelor închise (aceasta este o funcție de service pentru curățarea datelor vechi, care accelerează funcționarea bazei de date).