Solduri negative în depozit: de ce apar și cum să le elimini sistematic

Stocuri negative în depozit: cum găsiți cauza și eliminați minusurile

Dacă în Torgsoft, în forma «Starea depozitului», produsul este afișat cu o cantitate negativă, înseamnă că în evidență există o diferență între intrarea și ieșirea produsului. Cel mai des, această situație apare când produsul a fost vândut înainte de a fi înregistrat în stoc, când a fost modificată sau ștearsă o factură de intrare veche sau când a apărut o eroare în timpul transferului intern prin depozitul «Marfă în drum». Pentru a elimina corect minusurile, trebuie nu doar să echilibrați stocul, ci și să găsiți cauza reală a apariției acestora. 

Cum se manifestă problema stocurilor negative

• În depozit au apărut minusuri, deși produsul exista.

• În starea depozitului, produsul este evidențiat cu roșu.

• Programul nu permite închiderea perioadei și afișează o eroare despre stocuri negative.

• Costul și calculul profitului au devenit incorecte.

Cum înțelegeți că în evidență există stocuri negative

• În forma «Starea depozitului», în coloana «Cantitate», se afișează valori cu semnul minus, iar rândul este evidențiat cu roșu.

• La încercarea de a închide perioada (luna), programul semnalează existența stocurilor negative și formează raportul corespunzător.

• Se calculează incorect costul produsului și, ca urmare, raportul de profit este denaturat, deoarece vânzarea „în minus” nu are cost dintr-o intrare.

De ce apar stocuri negative în depozit

Cauza nr. 1 (cea mai frecventă). Vânzarea produsului înainte de înregistrarea intrării

•  Descriere. În magazin se vinde fizic un produs care încă nu a fost introdus în program. De exemplu, a sosit camionul, produsul a fost pus imediat în sala de vânzare, iar factura de intrare este procesată mai târziu.

•  Cum se verifică. Deschideți «Depozit» → «Starea depozitului» → butonul «Mișcarea produsului» pentru poziția problematică. Veți vedea că documentul «Vânzare» precede documentul «Intrare» sau că intrarea lipsește complet.

Cauza nr. 2. Ștergerea, editarea sau anularea documentelor de intrare

•  Descriere. Produsul a fost înregistrat într-o factură activă, apoi a fost vândut sau mutat în alt magazin. După aceea, utilizatorul a șters factura de intrare inițială sau a făcut-o „inactivă”. Deoarece ieșirea a rămas, iar sursa intrării a dispărut — se formează un minus.

•  Cum se verifică. Verificați «Fișier» → «Protocolul acțiunilor utilizatorilor» sau «Jurnalul modificării documentelor» pentru faptul ștergerii/modificării stării facturii de intrare.

Cauza nr. 3. Erori la transferul intern ("Marfă în drum")

•  Descriere. Apare dublarea facturilor de transfer, de exemplu, acestea au fost recepționate simultan de pe două computere, sau există o factură de transfer din depozitul "Marfă în drum", dar lipsește factura de intrare în depozitul final.

•  Cum se verifică. Verificați stocurile și mișcarea produsului în depozitul de nivelul trei "Marfă în drum".

Cum eliminați stocurile negative pas cu pas

Pasul 1. Căutarea tuturor stocurilor negative

1. Accesați «Depozit» → «Starea depozitului».

2. În filtrul de stare (în dreapta sus), selectați valoarea «Doar cu cantitate negativă».

3. Apăsați «Actualizare». Veți obține lista completă a produselor problematice.

Pasul 2. Analiza cauzei pentru un produs concret

1. Selectați produsul problematic și apăsați butonul «Mișcarea produsului» sau «Fișa evidenței de depozit».

2. Analizați succesiunea documentelor: dacă există o intrare, dacă aceasta nu a fost ștearsă și dacă vânzările nu depășesc intrările reale.

Pasul 3. Echilibrarea stocurilor (eliminarea minusului) 

În funcție de cauză, alegeți una dintre variante:

• Varianta A (Produsul pur și simplu nu a fost înregistrat în stoc): efectuați inventarierea stocurilor negative. Creați o fișă de inventariere, introduceți în ea produsele „cu minus” cu cantitatea reală sau cu zero, dacă produsul chiar nu mai există. După închiderea fișei, programul va crea automat "Intrare din inventariere", care va acoperi minusul.

• Varianta B (Intrare ștearsă din greșeală): creați o factură de intrare nouă pentru cantitatea lipsă de produs.

• Varianta C (Blocare în depozitul "Marfă în drum"): găsiți factura de transfer dublată în depozitul "Marfă în drum" și ștergeți-o sau, dimpotrivă, finalizați recepția produsului în depozitul final.

Pasul 4. Recalcularea costului 

Deoarece vânzările „în minus” nu au avut preț de achiziție, după înregistrarea în stoc sau echilibrarea produsului trebuie neapărat să recalculați costul prin «Starea depozitului» → «Recalculează costul» sau în Analiză → Perioadă, pentru ca valorile profitului să devină corecte.

Cum preveniți reapariția stocurilor negative

Pentru ca problema să nu apară sistematic, trebuie să modificați setările și să limitați drepturile personalului:

1. Interziceți vânzarea în minus (foarte important):

•    Accesați «Setări» → «Parametri» → fila «Evidență».

•    În câmpul «Ce se face dacă nu este suficient produs în stoc», setați «Interzice vânzarea în minus». Acum programul nu îi va permite fizic casierului să vândă un produs care nu există în stoc.

2. Ascundeți stocurile negative de vânzători:

•    În Setări → Parametri → Acces, eliminați permisiunea vânzătorilor de a vedea stocurile negative și zero. Această informație este necesară doar merchandiserului sau proprietarului, iar pentru vânzători creează spațiu pentru manipulări.

3. Limitați drepturile de ștergere a documentelor:

•    În Setări → Configurarea rolurilor, interziceți vânzătorilor obișnuiți să șteargă produse din vânzare fără motiv și anulați dreptul de editare și ștergere a documentelor de depozit (facturi de intrare).

4. Închiderea regulată a perioadelor:

•     Luați drept regulă: la sfârșitul lunii, efectuați inventarierea, echilibrați stocurile și închideți perioada («Analiză» → «Perioadă» → «Închide perioada»). Într-o perioadă închisă, utilizatorii nu vor putea șterge o intrare retroactiv și crea un minus.

Cum verificați că minusurile au fost eliminate

1. Deschideți «Depozit» → «Starea depozitului».

2. Setați filtrul «Doar cu cantitate negativă» și apăsați «Actualizare».

3. Lista produselor trebuie să fie goală.

4. Încercați să vindeți în «Vânzare» un produs care nu există în stoc — programul trebuie să afișeze interdicția.

Ce trebuie pregătit pentru suportul tehnic dacă problema este complexă

Dacă minusurile apar din cauza unor erori de sistem neclare, pregătiți pentru suportul tehnic:

• Versiunea programului Torgsoft (Ajutor → Despre program).

• Codul de bare sau codul de articol al produsului problematic, pentru care a apărut un minus neclar.

• Captură de ecran a «Fișei evidenței de depozit» sau «Mișcării produsului» pentru această poziție.

• Arhiva bazei de date, dacă va fi necesară o analiză aprofundată de către dezvoltatori.

Întrebări frecvente