Discrepanțe în rapoartele furnizorilor: cauze și algoritm de detectare a erorilor

Diferențele dintre raportul "Analiza veniturilor pe furnizori" și raportul "Mișcarea mărfurilor" sunt o situație destul de frecventă, cel mai adesea legată de logica afișării stocurilor negative și de sursele de proveniență ale mărfurilor în programul Torgsoft.

Mai jos este prezentată o analiză detaliată a cauzelor acestor neconcordanțe și instrucțiuni pentru identificarea erorilor.

Principalele cauze ale diferențelor în rapoarte

1. Vânzarea mărfurilor "pe minus" (stocuri negative) 

Aceasta este principala și cea mai frecventă cauză a diferențelor. Dacă marfa a fost vândută în momentul în care stocul său real în depozit era zero sau negativ (adică a fost permisă vânzarea "pe minus"), această vânzare este înregistrată în raportul general "Mișcarea mărfurilor", dar nu este luată în considerare în raportul "Analiza veniturilor pe furnizori".

Deoarece marfa nu exista efectiv în stoc (nu exista un lot de aprovizionare), programul nu poate lega această vânzare de un anumit furnizor în raportul analitic.

2. Comparare incorectă prin filtrul "Furnizor" în mișcarea mărfurilor 

Specialiștii de suport tehnic subliniază că nu se poate compara direct cantitatea de marfă din raportul "Analiza veniturilor pe furnizori" cu raportul "Mișcarea mărfurilor" când este aplicat filtrul "Furnizor".

Filtrul furnizorului din "Mișcarea mărfurilor" nu conține același set de date și aceeași logică de procesare ca un raport analitic complet, ceea ce duce în mod firesc la neconcordanțe false. În “Filtrul după marfă” pe furnizor intră toate mărfurile pentru care a existat vreodată o recepție de la acest furnizor în sistem. 

3. Recepția mărfurilor pe baza rezultatelor inventarierii 

Dacă marfa a fost găsită anterior ca surplus în timpul inventarierii și a fost recepționată prin închiderea fișei de inventariere, programul o atribuie sistemic unui furnizor virtual cu denumirea "RECEPȚIE DIN INVENTARIERE", nu furnizorului real care a livrat-o cândva. Prin urmare, la vânzarea ulterioară a acestei mărfi, ea nu va intra în analiza veniturilor furnizorului inițial, deși fizic este aceeași marfă.

4. Logică diferită de luare în considerare a reducerilor în rapoartele conexe 

Dacă încercați să reconciliați "Analiza veniturilor pe furnizori" cu raportul "Analiza vânzărilor pe furnizori și puncte de vânzare", trebuie să țineți cont că acestea au o logică diferită de calcul al sumelor. În "Analiza vânzărilor pe furnizori...", suma la prețuri de vânzare cu amănuntul este preluată din recepție fără reducere, în timp ce pentru "Analiza veniturilor pe furnizori" se ia prețul cu reducerea aplicată direct în momentul vânzării.

Cum să căutați corect eroarea: algoritm de acțiuni

Pentru a afla unde a "dispărut" cantitatea de marfă vândută și pentru a alinia rapoartele, urmați acești pași:

Pasul 1. Verificați mișcarea unei mărfi concrete pentru existența "minusurilor" 

Accesați punctul de meniu "Depozit" -> "Starea depozitului", găsiți poziția problematică a mărfii și apăsați butonul "Mișcarea mărfurilor" (sau vizualizați "Fișa de evidență a stocului mărfii"). Verificați atent coloana stocurilor după fiecare vânzare. Dacă observați că, în momentul vânzării, stocul a trecut pe minus, exact această cantitate nu a intrat în "Analiza veniturilor pe furnizori".

Pasul 2. Verificați sursa de intrare (lotul de aprovizionare) 

În aceeași fereastră "Mișcarea mărfurilor", verificați prin ce document marfa a fost introdusă în evidență înainte de vânzare. Dacă este documentul "Recepție din inventariere", căutați acest volum al vânzărilor în rapoarte la furnizorul "RECEPȚIE DIN INVENTARIERE".

Pasul 3. Recalculați costul mărfii 

Deoarece rapoartele analitice pe furnizori sunt legate direct de loturile de aprovizionare și de cost, înainte de formarea rapoartelor finale este necesară recalcularea costului. În majoritatea analizelor există un buton de recalculare a costului; înainte de vizualizarea analizei trebuie să apăsați întotdeauna “Recalculează costul” (uneori fără apăsarea acestui buton informația din analiză nu se actualizează deloc). De asemenea, există și o recalculare generală — deschideți punctul de meniu "Analiză" -> "Perioadă" și apăsați "Recalculează costul". Sistemul va parcurge toate documentele de depozit și va distribui corect mărfurile conform algoritmului FIFO (pe loturi de aprovizionare).

Pentru o analiză corectă a vânzărilor pe furnizori, încercați să evitați vânzarea mărfurilor "pe minus" și recalculați periodic costul. Compararea directă a rapoartelor analitice cu raportul liniar "Mișcarea mărfurilor" este tehnic incorectă și va genera întotdeauna diferențe.