Soldurile rămase nu se potrivesc sau produsul lipsește: cum să găsiți motivul prin intermediul „Mișcării produselor”

Dacă în Torgsoft soldurile nu coincid sau marfa a dispărut din depozit, cea mai sigură metodă de a găsi cauza este verificarea întregului istoric al poziției de marfă prin formularul «Mișcarea mărfii». Acest raport arată nu doar soldul actual, ci întregul lanț de documente: intrări, vânzări, transferuri, inventarieri, casări și anulări. De aceea, verificarea unei diferențe trebuie începută nu de la presupuneri, ci de la auditul complet al mișcării mărfii problematice pentru întreaga perioadă și pentru toate depozitele.

Cum se verifică istoricul poziției de marfă prin «Mișcarea mărfii»

Programul nu modifică cifrele de la sine. Fiecare modificare a cantității — este un document concret (intrare, vânzare, transfer, inventariere) și un utilizator concret care l-a creat.

Pentru a găsi eroarea, efectuați un audit complex al poziției de marfă:

1. Accesați meniul Depozit → Starea depozitului și găsiți marfa problematică.

2. Selectați această marfă și apăsați butonul Mișcarea mărfii din bara de instrumente de sus.

3. Ștergeți filtrul «Perioadă» (apăsați pe crucea neagră din stânga datei), astfel încât programul să afișeze întregul istoric al mișcării din prima zi de evidență.

4. În câmpul Centru de evidență selectați «Toate depozitele» (prin selecție multiplă), pentru a vedea transferul mărfii în întreaga rețea comercială.

5. Citiți tabelul generat de sus în jos: de la prima factură de intrare până la ultima operațiune de vânzare sau casare. Acordați atenție coloanelor: Data, Tip document, Expeditor, Destinatar, Cantitate.

Ce cauze tipice pot fi găsite prin «Mișcarea mărfii»

Parcurgeți lista celor mai frecvente situații și căutați una corespunzătoare în fereastra «Mișcarea mărfii».

Cauza 1. Marfa a rămas în tranzit la transferul intern

• Simptom. Marfa a dispărut din starea depozitului expeditorului, deși nu a fost vândută, sau marfa a ajuns fizic în magazin, dar nu apare în program.

• Cauză. A fost creată o factură de transfer intern cu bifa "Marfă în tranzit", dar magazinul destinatar nu a confirmat fizic primirea acesteia.

• Cum se verifică? În «Mișcarea mărfii» există o factură cu tipul documentului «Transfer intern». La expeditor, marfa a fost deja casată, dar la destinatar încă nu a apărut.

• Cum se corectează? Accesați meniul Depozit → Marfă în tranzit. În fila «Facturi» găsiți factura neconfirmată, deschideți-o prin butonul «Verifică factura», verificați cantitatea reală de marfă care a ajuns și apăsați «Acceptă factura». După aceasta, marfa va apărea în soldurile magazinului destinatar.

• Cum se previne repetarea? Obligați vânzătorii sau gestionarii să verifice zilnic fila «Marfă în tranzit» și să accepte la timp marfa care a ajuns fizic în centrul lor de evidență.

Cauza 2. Marfa a fost vândută înainte de intrare

• Simptom. Marfa a fost vândută fizic sau se află pe raft, dar în program este afișat un sold negativ (minus). În rapoarte, costul poate fi denaturat.

• Cauză. Angajații au vândut marfa care încă nu fusese introdusă prin factura de intrare. Programul a înregistrat vânzarea și a scăzut marfa pe minus.

• Cum se verifică? În «Mișcarea mărfii» există multe operațiuni cu tipul «Vânzare», dar la începutul lanțului nu există niciun document «Intrare» de la furnizor.

• Cum se corectează?

•    Găsiți factura de intrare de la furnizor pentru această poziție de marfă și introduceți-o în program.
•    Dacă nu există documente de la furnizor sau nu se poate găsi sursa problemei, formați o Fișă de inventariere pentru această marfă și indicați cantitatea reală de pe raft. La închiderea fișei, Torgsoft va crea automat documentul «Intrare din inventariere», care va acoperi soldurile negative și va alinia soldul la cel real.

• Cum se previne repetarea? Accesați Setări → Parametri → Evidență, iar în câmpul Ce trebuie făcut, dacă nu există suficientă marfă în depozit, selectați «Interzice vânzarea pe minus». Aceasta va obliga personalul să introducă marfa la timp înainte ca aceasta să ajungă în sala de vânzare.

Cauza 3. Documentul a fost procesat cu o dată incorectă

• Simptom. Marfa a ajuns și se află în factură, dar în formularul "Starea depozitului" cantitatea ei rămâne neschimbată până când apăsați "Recalculează cantitatea".

• Cauză. Din cauza particularităților construirii statice a stării depozitului în Torgsoft (utilizată pentru viteză), modificarea datei unui document de depozit la o dată din "viitor" sau la o dată mult prea veche poate denatura afișarea curentă a soldurilor în timp real.

• Cum se verifică? În «Mișcarea mărfii» verificați coloana "Data". Găsiți documentul (de exemplu, transfer intern sau intrare) care are o dată incorectă sau viitoare.

• Cum se corectează? Deschideți documentul problematic, schimbați data acestuia cu data curentă corectă și salvați. După aceea, accesați Depozit → Starea depozitului și apăsați butonul Recalculează cantitatea pentru toate depozitele.

• Cum se previne repetarea? Interziceți personalului să manipuleze datele documentelor. Utilizați regulat acțiunea de service "Restabilește și reorganizează indecșii și actualizează statisticile".

Cauza 4. Marfa a fost ștearsă din vânzare sau anulată din greșeală

• Simptom. Banii din casă nu coincid cu marfa vândută. Marfa lipsește fizic (a fost vândută), dar programul continuă să arate că aceasta se află în depozit.

• Cauză. Casierul a scanat marfa, a luat banii de la cumpărător, dar înainte de închiderea bonului a apăsat "Șterge" și a anulat marfa din vânzare (a luat banii pentru sine, iar marfa s-a întors în soldul virtual al depozitului).

• Cum se verifică? În «Mișcarea mărfii» nu există operațiune de vânzare. Accesați meniul Depozit → Mărfuri anulate din vânzări sau consultați Fișier → Protocolul acțiunilor utilizatorilor. Găsiți acolo această poziție de marfă și vedeți ce angajat a șters-o din bonul deschis și când.

• Cum se corectează? Efectuați inventarierea acestei poziții de marfă pentru a fixa lipsa. Pentru a alinia casa, vindeți marfa corect.

• Cum se previne repetarea? Accesați Setări → Parametri → Acces. Bifați «Înregistrează ștergerea mărfii din vânzare» (programul va cere introducerea motivului ștergerii la fiecare ștergere). Activați setarea Scanare ecuson responsabil și indicați angajatul responsabil, astfel încât operațiunea de ștergere să poată fi confirmată de o persoană cu drepturi. Sau, mai strict — activați setarea “Vânzătorul nu poate șterge marfa din vânzare”, astfel încât aceste operațiuni să poată fi efectuate doar de administrator sau de proprietar cu parolă.

Cum se verifică rezultatul după corectarea documentului

După ce ați găsit și ați corectat documentul problematic în "Mișcarea mărfii", trebuie să vă asigurați că sistemul este sincronizat:

1. Accesați meniul Depozit → Starea depozitului.

2. Selectați articolul editat și apăsați butonul Recalculează cantitatea (de preferat «Recalculează cantitatea pentru toate depozitele»).

3. Verificați coloana «Cantitate». Acum aceasta trebuie să coincidă 100% cu cantitatea reală de marfă de pe raftul magazinului dumneavoastră.

Pentru a fixa definitiv soldurile și costul corecte și pentru a le proteja de editarea retroactivă de către personal, închideți regulat perioadele (meniul Analiză → Perioadă → Schimbare stare → Închide perioada).

Ce trebuie pregătit pentru suportul tehnic dacă auditul nu a ajutat

Dacă, în calitate de auditor, ați parcurs întregul lanț după articol, dar soldul nu corespunde obiectiv cu matematica intrărilor și ieșirilor, contactați suportul tehnic Torgsoft. Pentru o soluționare imediată, pregătiți:

• Articolul sau Codul de bare al mărfii problematice.

• Denumirea Centrului de evidență (magazinului/depozitului) unde a fost identificată diferența.

• Captură de ecran sau video al ferestrei «Depozit → Mișcarea mărfii» pentru această poziție de marfă pentru întreaga perioadă (cu filtrul de dată gol).

• Scurtă descriere: ce cantitate există fizic pe raft și ce cantitate anormală afișează programul.

Întrebări frecvente