Contabilitatea comenzilor clienților

Ce este contabilitatea comenzilor?

Contabilitatea comenzilor este procesul de urmărire și înregistrare a informațiilor despre comenzile clienților. 

Dacă ați implementat contabilitatea comenzilor în magazinul dvs., nu veți mai pierde potențiali clienți din cauză că produsul de care aveți nevoie nu mai este în stoc. 

Contabilitatea comenzilor permite cumpărătorului să rezerve un produs care nu se află încă în magazin și să aștepte livrarea acestuia, iar vânzătorului sau managerului să nu rateze termenul de expediere a bunurilor, să comunice cu clientul și să notifice despre livrare.

Etapele de contabilizare a comenzilor în programul Torgsoft: 

• Acceptarea comenzilor de la clienți — magazinul primește comenzi de la client prin diferite canale de comunicare, de exemplu, prin telefon, e-mail, rețele sociale etc.

• Înregistrarea comenzii: rezervarea unui produs din catalog sau comandarea unui produs — datele comenzii, cum ar fi numele produsului, cantitatea, prețul, informațiile despre client, data și ora comenzii, sunt înregistrate în sistemul de contabilitate a comenzilor.

• Prelucrarea comenzii — angajatul magazinului lucrează cu comanda pentru a pregăti produsele pentru livrare: colectarea și ambalarea produselor, organizarea livrării, pregătirea documentelor etc.

• Trimiterea comenzii către client — prin livrare prin curier, servicii poștale, ridicare etc.

• Contabilizarea decontărilor reciproce cu clientul — controlul finanțelor: cât de multă marfă a fost expediată, cât a mai rămas de expediat și pentru ce sumă.

De ce aveți nevoie de un jurnal de contabilitate a comenzilor?

Contabilitatea comenzilor în magazin îmbunătățește eficiența gestionării procesului de comandă și asigură executarea lor la timp, în special

• controlul comenzilor și al cererii clienților,

• urmărirea statutului comenzilor,

• planificarea producției sau efectuarea de servicii,

• controlul inventarului,

• îmbunătățirea serviciilor pentru clienți, 

• îmbunătățirea calității produselor și serviciilor — rezolvarea eventualelor probleme sau litigii legate de comenzi, cum ar fi o eroare de comandă sau o întârziere în îndeplinirea acesteia,

• analizarea datelor privind comenzile pentru a identifica tendințele și a lua decizii de gestionare.

Cum se ține evidența comenzilor clienților?

Programul Torgsoft vă permite să țineți evidența bunurilor care sunt livrate la comandă sau dintr-un catalog. Alături de contabilizarea bunurilor comandate, programul ține evidența plăților în avans ale clienților. Această funcție este utilizată în magazinele online, dropshipping, vânzări prin catalog, construcții, magazine de construcții, pentru copii, mobilă, tapet, îmbrăcăminte, lenjerie și alte magazine.

7 pași de contabilizare a comenzilor:

1. Creați cardul de reducere al clientului — introduceți numele și prenumele clientului, numărul de telefon de contact în baza de date.

2. Specificați data rezervării comenzii.

3. Selectați depozitul pentru rezervarea mărfurilor.

4. Selectați un articol pentru a rezerva din depozit sau creați unul dacă este vorba de o comandă pentru un articol care nu este încă în stoc.

5. Acceptați o plată în avans de la client și efectuați-o.

6. După primirea sau fabricarea mărfurilor, vindeți-le clientului.

7. Generați un raport privind toate comenzile comandate sau rezervate.

Două opțiuni pentru a lucra cu mărfuri rezervate:

Metoda de rezervare este determinată în momentul acceptării comenzii. 

• Atunci când sunt rezervate, mărfurile sunt mutate într-un depozit de depozitare temporară.

sau

• Produsul rămâne în depozitul principal al magazinului.

În cazul în care mărfurile sunt mutate în depozitul de depozitare temporară, sistemul generează automat facturi de transfer intern către depozitul de al treilea nivel — un astfel de depozit este generat automat în program atunci când comanda clientului este plasată pentru prima dată. 

Astfel de bunuri fie sunt depozitate separat în depozit și i se atașează a doua parte a chitanței de depozit, care determină cine a comandat acest produs și pentru cât timp, fie sunt efectiv plasate într-o încăpere separată unde își așteaptă cumpărătorul. În orice caz, din punctul de vedere al contabilității din program, acest produs se află în depozitul de depozitare temporară, și nu în depozitul principal al magazinului — acest produs nu va fi inclus în inventar, deoarece nu se află în depozitul principal. 

În cazul în care produsul rămâne în depozitul principal al magazinului, produsul este rezervat doar nominal, adică poate participa la cifra de afaceri normală a magazinului, poate fi vândut sau mutat. Acest lucru se aplică, de obicei, produselor care nu sunt niciodată în criză în magazin. Principalul lucru este să se asigure că acesta este prezent în magazin până la momentul primirii comenzii. Controlez acest lucru cu ajutorul unui raport privind mărfurile comandate. 

Dacă un client comandă un produs din catalog, iar produsul nu este disponibil și nu a fost în stoc înainte, atunci puteți face imediat o descriere a caracteristicilor produsului în momentul comenzii — programul va permite vânzătorului să facă descrierea necesară a produsului, precum și să stabilească prețul de vânzare cu amănuntul convenit cu clientul.

Puteți adăuga un produs la comanda unui client în Torgsoft → Document → Vânzări → Acceptare comandă.

Parametrii suplimentari ai comenzii:

"End date" — setați data la care clientul trebuie să primească comanda. Acest lucru este necesar pentru a reaminti clientului să ridice produsele rezervate. După data de expirare, mărfurile din depozitul temporar nu vor fi mutate automat în depozitul principal.

"Plată în avans" — suma implicită este de 50% din valoarea totală a comenzii. Valoarea avansului poate fi modificată manual. Un procent fix al avansului este setat în meniul Setări → Opțiuni → Contabilitate → % de plată în avans pentru bunuri la comandă.

"Numele clientului" — introduceți numele clientului pentru identificarea ușoară a comenzii. Merită menționat faptul că un astfel de client nu va fi înregistrat în baza de date. Dacă doriți să adăugați un client în baza de date pentru activități de marketing, creați o fișă de client.