Elektronická správa dokumentov

1. Používanie elektronického dokumentového systému

Spoločnosť Torgsoft používa elektronický dokumentový systém s kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP/ECP). Všetky štandardné dokumenty, ako sú protokoly o vykonaní prác a faktúry, sa vytvárajú a odosielajú v elektronickej forme prostredníctvom služby «Včasno».

2. Základ pre odmietnutie papierových dokumentov

Podpisovanie jednotlivých zmlúv, protokolov alebo faktúr nie je povinné, keďže spoločnosť Torgsoft poskytuje služby na základe verejnej zmluvy – ponuky zverejnenej na stránke torgsoft.ua. Podľa platnej legislatívy Ukrajiny je platba za služby alebo licencie považovaná za akceptáciu tejto ponuky.

Legislatívne základy:

• Občiansky zákonník Ukrajiny, články 633, 641-642: určujú, že verejná zmluva sa považuje za uzatvorenú od momentu úhrady služieb klientom bez potreby dodatočného podpisovania.

• Zákon Ukrajiny „O elektronickom obchode“, články 11-13: elektronické zmluvy uzatvorené prostredníctvom prijatia ponuky platbou sú rovnocenným písomným zmluvám.

• Zákon Ukrajiny „O elektronických dokumentoch a dôveryhodných elektronických službách“: elektronický dokument s KEP má rovnakú právnu silu, ako papierový dokument.

Dodatočné podpisovanie papierových dokumentov teda nie je potrebné.

3. Možnosť podpisu na žiadosť klienta

V prípade potreby môžu klienti podpisovať dokumenty prostredníctvom služby elektronického dokumentového systému «Včasno». Tento spôsob umožňuje pohodlné uchovávanie dokumentov, trvalý prístup k nim a potvrdenie súhlasu elektronickým podpisom. Takýto formát práce je efektívny, zákonný a pohodlný pre všetky strany.

4. Informácie o používaní softvérových produktov

Všetky potrebné verejne dostupné informácie o podmienkach používania softvérových produktov a služieb sú zverejnené na oficiálnej webovej stránke spoločnosti torgsoft.ua. Tieto informácie sú všeobecné a platia pre samotnú spoločnosť, ako aj pre všetkých distribútorov a predajcov, ktorí pracujú s produktmi Torgsoft.

5. Podpis jednotlivých listov a doplňujúcich dokumentov

Samostatné podpisovanie neštandardných dokumentov (potvrdení, listov a pod.), ktoré nie sú uvedené v podmienkach verejnej zmluvy – ponuky, sa nevykonáva, pretože dostatočným základom na potvrdenie vzťahov medzi stranami je práve zmluva – ponuka a podmienky zverejnené na webovej stránke.

Verejná zmluva – ponuka zverejnená na stránke torgsoft.ua v kombinácii s faktom úhrady sa považuje za dostatočný základ na uzatvorenie právneho vzťahu medzi spoločnosťou a klientom. Podľa Občianskeho zákonníka Ukrajiny a zákona „O elektronickom obchode“ nie je povinné uzatvárať samostatné písomné zmluvy. V prípade potreby je možné podpísať faktúry, protokoly a iné dokumenty v elektronickej forme prostredníctvom platformy «Včasno», ktorá zabezpečuje ich právnu platnosť podľa legislatívy o elektronických dokumentoch a elektronickom podpise.