Učtovník

Moderné účtovné programy poskytujú majiteľom podnikov rôzne funkcie. Ich implementácia do každodennej práce pomáha rýchlo riešiť problémy a zvyšovať celkovú produktivitu spoločnosti. 

Správny softvér nielen optimalizuje procesy účtovania tovaru alebo skladov, ale aj umožňuje podnikateľom lepšie plánovať svoje aktivity.

Na Ukrajine existuje mnoho spoločností, ktoré predávajú účtovné systémy. Avšak nie všetky ponúkajú potrebnú funkčnosť pre komplexnú automatizáciu obchodu a málo z nich sú vývojári programov. 

Licencovaný ukrajinský účtovný program, ktorý bol vyvinutý špecialistami ako univerzálny ERP systém na automatizáciu obchodu, online obchodov, výroby, skladov a služieb, je účtovný program Torgsoft. 

Prečo by ste si mali zvoliť Torgsoft pre vedenie vlastného podniku?

11 funkcií programu na účtovanie tovaru a skladu

1. Riadenie inventára skladu

Účtovný program je kľúčovým nástrojom na správu zásob. Automatizuje procesy od nákupu po predaj, čím sa znižuje potreba manuálnej práce. Vďaka programu môžete kedykoľvek získať aktuálne informácie o zásobách, čo vám pomôže rýchlo reagovať na zmeny v dopyte a optimalizovať prevádzku skladu.

Program uchováva všetky potrebné informácie o produkte a umožňuje sledovať celý cyklus tovaru od dodávateľa alebo výrobcu až po spotrebiteľa.

Funkcia riadenia inventára pomáha spoločnostiam vyhnúť sa nedostatku alebo nadmerným zásobám v sklade. Účtovný systém zaznamenáva úroveň zásob a automaticky odporúča objednanie nových dávok, keď potrebný tovar nie je k dispozícii v sklade. To pomáha identifikovať oneskorenia a problémy s dodávkami, zvyšuje efektívnosť logistiky a optimalizuje náklady.

2. Integrácia s inými systémami a službami

Účtovný program slúži ako centrálne miesto na zhromažďovanie informácií z rôznych systémov a platforiem. To uľahčuje výmenu údajov a integráciu medzi službami, čím sa správa a analýza stávajú pohodlnejšími.

Účtovný program môže automaticky prijímať informácie o predaji z online obchodu, trhoviska a používať tieto informácie na analýzu a vytváranie správ. Alebo sa integruje s poštovými službami, bankovými klientmi, službami hromadného rozosielania správ, účtovnými aplikáciami atď.

Napríklad synchronizácia údajov s online obchodom poskytuje aktualizácie na webovej stránke v reálnom čase, sleduje objednávky, zaznamenáva každú fázu predaja tovaru — od nákupu po platbu, vytvára faktúry na ďalšie odoslanie. Integrácie umožňujú robiť všetko v jednom systéme — v účtovnom programe. 

3. Finančné účtovníctvo a reportovanie

Účtovný program je nástroj, ktorý presne odráža finančnú situáciu spoločnosti.

Program poskytuje podrobné informácie o predaji a ziskoch, čo umožňuje manažmentu mať jasný prehľad o finančnej výkonnosti podniku. Pomáha prijímať informované rozhodnutia o cenotvorbe, marketingu a vývoji produktov, efektívne pracovať s vernostnými a zľavovými systémami zákazníkov.

Program Torgsoft má mnoho podrobných finančných správ na analýzu predajov, nákladov, zásob, vyrovnaní s partnermi atď. Pomôžu majiteľovi alebo inému zamestnancovi spoločnosti určiť sumu nákladov na predaj, vrátenie, sumu zliav, priemerné prirážky na tovar, obrat, ziskovosť a ďalšie.

4. Čiarové kódy tovaru

Účtovný program zabezpečuje presné účtovanie všetkých produktov dostupných v obchode alebo sklade, sleduje každú jednotku tovaru — od prijatia po predaj.

Funkcia čiarových kódov zjednodušuje proces identifikácie a sledovania tovaru tým, že ich označuje čiarovými kódmi. To umožňuje rýchle skenovanie tovaru pri ich prijímaní do skladu, počas inventúry alebo pri predaji.

Vďaka čiarovým kódom môžete sledovať skladovanie, vrátenie, rezerváciu a pohyb tovaru medzi bodmi. Produkty môžu byť evidované v programe Torgsoft ako prostredníctvom čiarových kódov, tak aj podľa katalógových čísel.

5. CRM: riadenie vzťahov so zákazníkmi

Účtovný program pomáha udržiavať nepretržitú komunikáciu so zákazníkmi, zjednodušuje procesy interakcie a zlepšuje kvalitu služieb.

CRM systém zabudovaný v účtovnom programe pomáha spravovať informácie o zákazníkoch, zhromažďovať údaje o nich a používať ich na plánovanie marketingových akcií. CRM môže obsahovať nástroje na prezeranie histórie nákupov, zaznamenávanie každého kontaktu so zákazníkom, zoskupovanie zákazníkov podľa preferencií a ďalších charakteristík. 

6. Mobilný prístup k skladu

Účtovný program premení váš smartphone na mobilnú kanceláriu, ktorá vám umožní riadiť podnik odkiaľkoľvek.

Mobilná aplikácia vám umožní riadiť obchod odkiaľkoľvek. Predajca alebo merchandiser si môže overiť zásoby v sklade alebo zadať objednávky zákazníkov, aj keď nie je v obchode. 

Mobilná aplikácia Torgsoft bola vyvinutá s ohľadom na priania zákazníkov spoločnosti a umožňuje plnohodnotne viesť terénny predaj, sledovať tovar bez obchodného vybavenia, prezerať a analyzovať výsledky predaja, kontrolovať personál, sledovať pracovný čas, pripojiť sa k softvérovému pokladničnému systému a predávať tovar podliehajúci fiškalizácii.

7. Predpovedanie a analýza v obchode

Účtovný program dokáže s vysokou presnosťou predpovedať budúci dopyt po produktoch a zmeny v preferenciách publika.

Podrobné obchodné správy pomáhajú podnikateľom pripraviť sa na nárast alebo pokles dopytu po určitých produktoch.

Účtovný program udržiava aktuálnu analytiku o predajoch, stave skladu, výške priemerného nákupného dokladu za dané obdobie atď. Tieto údaje dávajú manažérom prehľad o tom, ako prispôsobiť marketingové stratégie a prijímať rozhodnutia na základe najnovších trendov a zmien v podnikaní.

8. Ochrana dát

Účtovný program chráni informácie obmedzením prístupu k obchodným údajom.

Účtovné systémy zabezpečujú ochranu a uchovávanie dôverných informácií o zákazníkoch, predajoch, dodávateľoch a zúčtovaniach s nimi. 

Špeciálna možnosť v programe Torgsoft archivuje databázu na Google Disk a tým chráni informácie v prípade krádeže, podvodu, zlyhania operačného systému, poruchy počítača alebo napadnutia vírusom.

Flexibilné nastavenia prístupu obmedzujú zamestnancom zobrazenie utajovaných informácií.

9. Správa zliav a akcií

Účtovný program má možnosť nastaviť zľavy a akcie na zvýšenie predaja a likvidáciu tovaru, ktorý bol uložený v sklade, napríklad:

• Akcie na obdobie. Môžete vytvoriť akcie, ktoré sú platné po určitú dobu. Napríklad výpredaj na sviatok alebo akcia k narodeninám.

• Akcie podľa množstva umožňujú nastaviť zľavu v závislosti od počtu kusov produktu, ktoré zákazník kúpi. Napríklad zľava pri nákupe 3 alebo viacerých kusov.

• Akcie podľa sumy. Môžete nastaviť zľavu na základe sumy nákupu. Napríklad zľava 10 % pri nákupe nad 1000 UAH.

• Jednorazové akcie umožňujú nastaviť zľavu iba na konkrétny produkt. Napríklad zľava na konkrétny druh oblečenia alebo obuvi.

• Analýza popularity akcií vám pomôže určiť, ktoré akcie sú medzi zákazníkmi najpopulárnejšie, a prispôsobiť svoju stratégiu podľa toho.

10. Obchodovanie v legálnom rámci

Účtovné programy sú spoľahliví asistenti na zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a legalizáciou obchodných aktivít.

Integrácia registračnej pokladnice do účtovného systému vám umožňuje registrovať predaje a predkladať správy daňovým orgánom, tlačiť elektronické potvrdenia a predávať fiškálny tovar v súlade s ukrajinským právom. 

Programová pokladnica Torgsoft automaticky prenáša fiškálne potvrdenia na daňový úrad, dokonca aj v prípade, že nie je pripojenie na internet. 

11. Riadenie personálu a účtovanie platieb

Účtovný program zaručuje presnosť výpočtov so zamestnancami, partnermi a zákazníkmi, čím eliminuje faktor ľudskej chyby.

Riadenie personálu v obchode alebo podniku je veľa práce. Ak nie je automatizované, môže viesť k neproduktívnemu využívaniu času a chybám pri výpočte miezd a odmien; k zhoršeniu vzťahov so zamestnancami. 

Torgsoft počíta mzdy predajcom, zohľadňuje nadčasy, príspevky, hodinové mzdy, účtuje percento z predaného tovaru, spája predaje konkrétnych tovarov s predajcom a to nie je všetko. 

Špecifické funkcie účtovného programu

Okrem základných potrieb pokrýva účtovný program súvisiace obchodné úlohy v závislosti od jeho špecifík:

• Vedie evidenciu materiálov a hotových výrobkov vo výrobe, automatizuje technologické procesy, náklady a pracovný čas.

• Automaticky vypočítava veľkoobchodné ceny v závislosti od množstva zakúpeného tovaru, individuálne zľavy pre veľkoobchodných zákazníkov.

• Vedie evidenciu meradiel a váh pre šperky.

• Určuje metrické vlastnosti tovaru meraného v štvorcových a bežných metroch.

• Spravuje prenájom tovaru vrátane účtovania prenájmu zásob a vybavenia, nájomných zmlúv.

• Zabezpečuje opravu a záručný servis tovaru, zúčtovania s dodávateľmi a vykonáva ďalšie funkcie.

Aké sú kritériá pre výber účtovného programu?

Pri výbere účtovného programu by ste mali zvážiť potreby podnikania aj technické vlastnosti softvéru.

1. Veľkosť maloobchodnej siete alebo obchodu

Toto je východiskový bod pri výbere softvéru. Vyberte si program so súborom funkcií, ktoré pokryjú vaše aktuálne úlohy na základe objemov predaja, počtu produktov a predajných miest, vašich obchodných cieľov a ambícií. 

2. Cena programu

Program, ktorý pokryje všetky potreby podnikania, stojí za svoje peniaze. Nízkonákladové alebo bezplatné programy môžu vyzerať atraktívne, ale často majú obmedzenú funkčnosť, nestabilnú podporu a aktualizácie produktu. 

3. Čas a jednoduchosť automatizácie

Aby bol prechod na automatizáciu účtovníctva jednoduchý a nebol náročnou úlohou, venujte pozornosť dostupnosti technickej podpory zo strany spoločnosti. Je žiaduce, aby špecialisti mali dostatočné skúsenosti s prácou s podnikateľmi a mohli vás rýchlo nasmerovať pri výbere správnych konfigurácií pre vaše podnikanie. A je dôležité, aby nastavenie a implementácia účtovného programu nezaberali veľa času.

Obchod v priemere prechádza na automatizované účtovníctvo s Torgsoftom za 1 deň bez zastavenia obchodovania. Zároveň si personál môže precvičiť pracovné situácie.

 4. Funkcie programu a aktualizácie

Venujte pozornosť dostupnosti rôznych možností programu, ktoré by boli zamerané na škálovanie podnikania: od integrácie s bankovými terminálmi až po vytvorenie online obchodu na kľúč alebo možnosť synchronizácie s online obchodom alebo trhoviskami.

5. Dostupnosť testovacej verzie programu

Aby ste sa uistili, že účtovný systém teraz potrebujete, je vhodné si ho vyskúšať pred kúpou. Ak spoločnosť nemá demo verziu alebo je platená, znamená to neochotu vyjsť v ústrety zákazníkom a zohľadniť ich potreby.

6. Pôvod programu 

Možno existujú ešte nejaké spoločnosti, ktoré naďalej používajú softvér z krajiny agresora, ako je 1C, My Warehouse, AntiWarehouse atď. Avšak, ak chcete dodržiavať všetky zmeny v legislatíve a nemáte problémy s prevádzkou programu, je lepšie si vybrať licencovaný ukrajinský produkt, ktorý sa pravidelne aktualizuje. Skontrolujte, či má spoločnosť všetky potrebné doklady o vlastníctve a certifikáty pre program.

7. Variabilita prijímania platieb

Spoločnosť sa stará o svojich zákazníkov, keď poskytuje rôzne možnosti platby. Keď si používateľ môže program kúpiť za plnú cenu, kúpiť ho na splátky alebo si ho prenajať na určité obdobie, aby pochopil, ako funguje.

Okrem vyššie uvedených kritérií výber účtovného programu ovplyvňujú technické nuansy:

• Kde sa program používa: pre stacionárne predajne potrebujete program, ktorý beží na počítači, notebooku alebo POS termináli a integruje sa so zariadeniami, ako sú tlačiarne dokladov, čítačky čiarových kódov, váhy atď.

• Online a offline režimy: je dôležité, aby program mohol fungovať s internetom aj bez neho, pričom následne synchronizuje údaje, keď je pripojenie na internet dostupné.

• Kompatibilita s operačnými systémami: operačný systém, na ktorom je program nakonfigurovaný, musí podporovať prácu s mnohými modelmi obchodného vybavenia. 

• Integrácia s inými službami: podpora práce s Rozetka, Prom, Nova Poshta, Viber, Monobank atď.

Všetky tieto požiadavky na účtovný program sú zohľadnené v programe Torgsoft.

---