Účtovník 911

Nakupujúci si vyberajú obchody na základe rôznych faktorov, ako sú cena, kvalita, poloha, sortiment, vernostné programy, reputácia a recenzie, možnosť platby online atď. Okrem toho venujú pozornosť dostupnosti tovaru na webovej stránke, zhodnosti cien v offline a online obchodoch alebo na sociálnych sieťach, rýchlej a zdvorilej obsluhe a rýchlemu doručeniu tovaru.

Absencia takýchto "drobností" môže zničiť reputáciu aj toho najlepšieho maloobchodného podniku. Ukazovatele výkonnosti manažmentu obchodu ukazujú, ako podnikatelia dokážu zabezpečiť kvalitnú a neprerušovanú zákaznícku službu. To sa dosahuje najmä prostredníctvom automatizovaného riadenia a účtovania tovaru.

Prečo automatizovať váš obchod?

Automatizácia obchodu pomáha zefektívniť prácu s množstvom tovaru, umožňuje podnikateľom kontrolovať svoje podnikanie z akéhokoľvek miesta, zadávať úlohy svojim zamestnancom a analyzovať priebeh obchodovania. 

Automatizácia maloobchodu je použitie technológií na zlepšenie a zjednodušenie riadenia podnikania. Jedným z nástrojov je maloobchodný softvér, ktorý vedie skladovú, finančnú a manažérsku evidenciu. 

Účtovné systémy pomáhajú majiteľom obchodov, nákupných centier a skladov:

• zabezpečiť riadnu a stabilnú prevádzku maloobchodných sietí;

• nahradiť manuálnu prácu, znížiť rutinu;

• Znížiť pravdepodobnosť chýb pri účtovaní tovaru, predaji a vyrovnávaní so zákazníkmi a zamestnancami;

• zlepšiť kvalitu služieb v obchode, aby zákazníci dostali tovar rýchlo a bez oneskorenia;

• zefektívniť proces dodávok tovaru do skladu a ich distribúcie na predajné miesta, ochrániť podnik pred podvodmi a krádežami;

• vytvoriť systém motivácie zamestnancov; 

• ušetriť manažérovi čas na rozvoj a strategické úlohy; 

• predávať tovar na rôznych online platformách, čím sa zvyšuje ziskovosť;

• vytvoriť ekosystém poriadku v riadení podniku.

Program na automatizáciu obchodu Torgsoft umožňuje podnikateľom komplexne automatizovať svoju prácu: od výroby a nákupu tovaru po predaj, analýzu obchodu a zisku. 

Režimy programu pokrývajú všetky aspekty maloobchodu a veľkoobchodu: merchandising, účtovníctvo skladu, predaj, práca so zákazníkmi, partnermi, zamestnancami, marketing, finančné účtovníctvo, analytiku atď.

9 užitočných možností programu pre správu obchodu

Na dosiahnutie týchto cieľov musíte najprv systematizovať interné obchodné procesy. Organizačná štruktúra riadenia obchodu pozostáva z nasledujúcich oblastí. 

№1. Kontrola pohybu tovaru

Hlavné problémy majiteľa obchodu sú zastaraný stav skladu, cenové nezrovnalosti, ručné presuny tovaru medzi prevádzkami a zdĺhavé opakované prepočty.

Typická situácia: majiteľ malého maloobchodného obchodu s elektronickými doplnkami viackrát zakúpi rovnaký produkt, pretože verí, že je „na sklade“. Nakoniec sa ukáže, že tovar je v nadbytku a zaberá iba miesto v obchode alebo sklade. Podľa odhadov Torgsoftu takéto pravidelné objednávky môžu podniku stáť od 500 do 20 000 UAH. 

Účtovný program kontroluje všetky procesy v obchode a odráža skutočný stav vecí.

Ďalšia situácia je, keď tovar, ktorý nie je zaúčtovaný alebo bol ručne zapísaný do poznámkového bloku, môže byť v nedostatku v tom najmenej vhodnom čase. To je obzvlášť kritické pred sviatočnými výpredajmi, keď sa zvyšuje dopyt po obľúbenom tovare. V prípade internetového obchodu môže nesúlad medzi stavom tovaru v sklade a na webovej stránke odradiť zákazníkov a poškodiť povesť obchodu. 

Účtovný systém vám ukáže, koľko produktov je na sklade, ktoré produkty sa míňajú a čo je potrebné rýchlo objednať od dodávateľa. V programe môžete zakázať objednávanie nepodstatných položiek alebo všetkých tovarov od dodávateľa, s ktorým už nespolupracujete. 

Účtovný program Torgsoft umožňuje:

• Vytvárať a upravovať faktúry o prijatí tovaru.

• Prispôsobiť kategórie tovaru: zadajte názov, množstvo, cenu, článok, fotografiu, farbu, výrobcov a ďalšie charakteristiky.

• Pridať čiarový kód pre tovar.

• Importovať tovar z Excel súborov.

• Zaúčtovať tovar v cudzej mene atď. 

Tovar môžete znova prepočítať v čase, ktorý vám vyhovuje — nemusíte zatvárať obchod.

№2. Finančné riadenie

Koľko peňazí je v zostatku? Koľko peňazí je k dispozícii majiteľovi? Koľko peňazí by sa malo každý mesiac vynaložiť na údržbu podniku? Koľko treba zaplatiť zamestnancom? Koľko zarobil obchod alebo maloobchodná sieť celkovo?

Často sa stáva, že podnikateľ nemá presné odpovede na jednu alebo všetky tieto otázky a finančné riadenie je úplne intuitívne.

Povedzme, že predávate pohľadnice a dostanete objednávku na 5000 UAH. Z tejto sumy musíte prideliť 1000 UAH na vývoj návrhu, 1500 na výrobu kariet a 500 na bonus pre dizajnéra. Zarobili ste 2000 UAH. Nepočítali ste však s nákladmi na reklamu, nájom, dopravu a kuriéra, ktorý pohľadnice doručil.

Ak vediete počítačovú evidenciu výdavkov a príjmov, takéto situácie nevzniknú. Na správu financií nemusíte byť v obchode: proces môžete sledovať zo svojho smartfónu. 

Softvér pre obchod Torgsoft: 

• ukazuje sumu tržieb za obdobie, 

• predpovedá zisk s ohľadom na náklady na podnikanie a marketing: nákup tovaru, nábytku, zariadení, služieb, dane, nájom atď.

• vypočítať rôzne možnosti platov pre predavačov, 

• zabrániť možným stratám,

• prijímať hotovostné a bezhotovostné platby,

• zaznamenáva vzájomné vyrovnania s dodávateľmi,

• sledovať obrat finančných prostriedkov vo všetkých pokladniach za deň, mesiac alebo akékoľvek iné obdobie. 

Torgsoft má pohodlnú funkčnosť pre účtovanie hotovostných transakcií, nástroje na analýzu finančných aktivít spoločnosti. 

№3. Optimalizácia a škálovanie obchodných procesov 

Funkčnosť programu Torgsoft implementuje takmer každý nápad podnikateľa — od manažérskych rozhodnutí a účtovníctva až po rozvoj podnikania a dosiahnutie novej úrovne zisku.

Na riadenie obchodu musíte použiť desiatky externých služieb: vyhľadávať tovar v Exceli, kontrolovať objednávky vo svojich účtoch Prom a Rozetka, zaznamenávať kontakty zákazníkov v CRM, prihlásiť sa do svojho účtu Nova Poshta na odosielanie balíkov, predávať fiškálny tovar cez daňovú aplikáciu „prrosto“, posielať pripomienky o príchode nových tovarov vo Viberi. To však nie je vždy pohodlné, najmä keď je veľa objednávok a obchodných partnerov. 

Všetky tieto funkcie sú zlúčené do programu Torgsoft. Podnikateľ môže všetko urobiť z jedného programu:

• vedieť evidenciu skladu,

• obchodovanie na trhoviskách,

• vystavovať balíky,

• synchronizovať dáta s internetovými obchodmi, Prom, Rozetka, obchodnými službami ako Nova Poshta, Viber, Monobank, Privat24, Google Drive, MEDoc, Ukrposhta, Art-Zvit, Binotel, Goodtop, Turbosms, AlfaSMS atď.,

• zaznamenávať kontakty zákazníkov, etapy predaja, špecifické podmienky a zľavy v CRM systéme,

• predávať fiškálny tovar cez registračné pokladnice: generovať elektronické bločky a odosielať správy daňovým orgánom,

• riadiť podnikanie na diaľku cez mobilnú aplikáciu,

• prijímať rôzne platobné metódy pripojením bankového terminálu,

• automatizovať tok dokumentov — posielať zmluvy, faktúry a obchodné ponuky; pripojiť Binotel IP telefonovanie,

• posielať hromadné správy atď.

Napríklad počas obdobia výpadkov elektriny a prerušenia komunikácie mnohí zákazníci Torgsoft prepustili svojich predajcov a riadili online obchod offline inštalovaním licencie Torgsoft Hybrid na notebook. Podnikatelia viedli záznamy a predávali tovar, tlačili fiškálne potvrdenky a prezerali tovar na sklade. A po obnovení pripojenia boli dáta v predajnom mieste synchronizované s hlavnou databázou na serveri. 

№4. Riadenie zamestnancov

Dvoch alebo troch zamestnancov môžete spravovať manuálne. Ale keď ich je viac, je ťažké sledovať, kto je chorý, kto si zobral voľno z rodinných dôvodov, kto meškal. Neskôr musíte zohľadniť platbu za vymeškané dni, skrátené smeny a nezabudnite vypočítať nemocenské a dovolenkové príspevky.

Program vedie výkaz dochádzky, zaznamenáva príchod zamestnancov do práce, zohľadňuje nadčasy, príplatky a hodinovú mzdu.

Torgsoft tiež pomôže pri motivácii predajcov: nastaví predajný plán, vypočíta percento predaného tovaru, prepojí predaj konkrétneho tovaru s predajcom a zohľadní prácu každého predajcu alebo tímu.

№5. Ochrana pred podvodmi

Krádež zamestnancov a podvody sú škodlivé pre každé podnikanie. Bežné zneužívania zahŕňajú predaj tovaru mimo pokladnice, zneužívanie zliav a bonusov, nahrádzanie tovaru a nevydanie bločku.

Predajcovia často využívajú nelegálne podvody kvôli zlej evidencii. 

Mnohí z nich odolávajú automatizácii, pretože vedia, že program odhalí ich porušenia a prinúti ich dvakrát si rozmyslieť, či ukradnúť.

Typický príklad automatizácie riadenia internetového obchodu: zákazník si objedná ochrannú prilbu za plnú cenu v cyklistickom obchode s vyzdvihnutím a platbou v hotovosti, predajca uplatní zľavu pre pravidelného zákazníka na objednávku a rozdiel vo vrecku. Problém sa týka nielen interných podvodov, ale aj zákonnosti predaja, ak obchod nevydá fiškálne bločky. 

Program pre maloobchodný obchod zaznamenáva všetky činnosti predajcu. Nebudú môcť nevystaviť bloček, uplatniť zľavu pre iného zákazníka alebo jednoducho na chvíľu vybrať peniaze z pokladnice.

V Torgsofte môžete dať zamestnancom rôzne prístupové práva k účtovnému systému v závislosti od ich pozície. Môžu mať obmedzený prístup k určitým režimom, napríklad kontrolu vyrovnania s partnermi, základné finančné správy atď. 

№6. Získavanie a udržiavanie zákazníkov

Podnikatelia investujú veľa peňazí do dizajnu kamenných predajní alebo showroomov, vystavenia tovaru, prijímania a školenia zamestnancov, aby „potešili“ zákazníka. To je dôležité, ale nestačí to. Spomedzi dvoch podobných obchodov si zákazník vyberie ten s rýchlejším servisom, lacnejším tovarom a atraktívnymi podmienkami, ako sú pravidelné zľavy alebo pekný bonusový program.

Napríklad klientka Olena je verná jednej značke spodnej bielizne, občas si objednáva v obchode, no nedostane za to nič — majitelia sú presvedčení, že ich produkt sám o sebe stačí na udržanie dopytu. A jedného dňa sa objaví nový konkurent, ktorý má tiež kvalitnú spodnú bielizeň, no za každý nákup dostane používateľ poďakovanie za nákup. Môže to byť zľava na ďalšiu objednávku alebo malá položka pridaná do balíka. Elena sa rozhodne objednať tovar v novom obchode, pretože jej tiež želajú všetko najlepšie k narodeninám. 

Automatizácia v obchode znižuje čas strávený pri pokladni a umožňuje zákazníkovi pohodlný a bezpečný nákup. Okrem toho program pre maloobchodný obchod pomáha systematizovať proces získavania nových zákazníkov: nastavuje podmienky akcií a vernostných programov, zavádza predaj prostredníctvom zľavových a bonusových kariet, darčekových certifikátov atď. 

№7. Analýza obchodných výsledkov

Nie všetci podnikatelia sú schopní predvídať trendy a predvídať dopyt zákazníkov: dodať to, čo zákazníci kúpia, včas. Bez analýzy sa podnikateľ môže mýliť, ktorý tovar sa predáva dobre.

Analýza informácií o výsledkoch obchodovania vám pomôže vyvodiť závery o tom, čo sa predáva najlepšie, sledovať sezónnosť a zabezpečiť dostupnosť tovaru na sklade.

5 správ od Torgsoft pre podnikanie, ktoré podnikatelia najčastejšie používajú, vám často pomôže toto dosiahnuť:

✓ ABC XYZ analýza,

✓ správa o tovare za obdobie,

✓ analýza predaja podľa typu produktu,

✓ analýza nákupov zákazníkov,

✓ analýza intenzity predaja.

Napríklad majiteľ kníhkupectva je presvedčený, že detská literatúra je najobľúbenejším produktom, no ak analyzujete predaj, ukáže sa, že kuchárske knihy prinášajú väčší zisk.

№8. Systematizácia podnikania

Podnik, v ktorom všetko závisí od nadšenia majiteľa, nemožno nazvať systematickým. Keď sa podnikateľ bojí delegovať a nedôveruje zamestnancom, je nútený robiť všetko sám. Práca sa často končí až po polnoci, rutina sa opakuje každý deň a tlmí podnikateľského ducha.

Cieľom programu je vyviesť podnikateľa z nekonečného procesu rozhodovania, umožniť mu spoliehať sa na čísla, a nie na slová zamestnancov, a delegovať obchodné procesy bez obáv.

Ak sa majiteľ internetového obchodu chce ísť na dovolenku, musí si byť istý, že zákazníci budú obsluhovaní rovnako dobre, ako keby sa aktívne zapojil. Program vám umožňuje na diaľku kontrolovať fakturáciu, platby od zákazníkov, dodržiavanie termínov na odoslanie balíkov a komunikáciu medzi manažérmi a zákazníkmi.

№9. Správa rôznych rozsahov podnikania

Torgsoft je univerzálny systém na účtovanie tovaru prispôsobený potrebám malého obchodu aj celej maloobchodnej siete. Spoločnosť ponúka licencie pre rôzne typy podnikania: Start — pre malý obchod, Ultra — pre obchod s mnohými pokladnicami a internetovými obchodmi, Terminal — na automatizáciu maloobchodnej siete. Okrem toho môžete program používať mesiac zadarmo, aby ste sa s ním oboznámili a nastavili ho.

Program pre správu obchodu je viacúčelový a všestranný asistent podnikateľa. Netreba jej platiť mzdu, nemá bolesti hlavy a neodchádza na materskú dovolenku. Toto je váš stály zamestnanec, ktorý presne plní úlohy a pomáha vám robiť správne manažérske rozhodnutia pre rozvoj podnikania.

---