Delo.ua

10 funkcií softvérového RP, ktoré sú potrebné pre podnikateľa

Skôr alebo neskôr sa všetci podnikatelia stretávajú s potrebou používať registrátor pokladničných operácií - RP. A vtedy vzniká množstvo otázok: ako vybrať? Použiť bežný fiškálny registrátor alebo softvérový RP? Aké funkcie RP sú potrebné v obchode? Na koho sa obrátiť, ak niečo nefunguje správne?

Prečo potrebujete fiškálny registrátor

Aby sme nezabudli na podstatu fiškalizácie, urobme krátky historický exkurz. Pokladničné zariadenia sa objavili už koncom 19. storočia. Prvým, kto začal uvažovať o účtovníctve, bol James Ritty, majiteľ baru Pony House v Daytone, Ohio. Dôvod bol jednoduchý: podnik bol úspešný, ale zisk nebol, pretože zamestnanci si pravidelne privlastňovali tržby, a prepustenie a nábor nových zamestnancov situáciu nezlepšilo.

Pôvodná myšlienka bola, že fiškálne registrátory mali zabrániť krádeži zamestnancov a nepresnostiam v účtovníctve.

Na Ukrajine sa roly posunuli: funkcie kontroly zamestnancov vykonáva účtovný program a RP sa stalo nástrojom kontroly štátu nad podnikaním.

Celosvetová prax fiškalizácie

Väčšina krajín EÚ vedie podnikateľov k tomu, aby dodržiavali pravidlá: podniky pravidelne platia dane, oficiálne dovážajú tovar a v obchodoch vydávajú fiškálne účtenky.

V niektorých krajinách sa fiškalizujú rizikové kategórie tovarov a pevná daň sa určuje podľa tovarov, služieb a počtu zamestnancov.

A samozrejme, úspech fiškalizácie spočíva v neprítomnosti korupcie: keď podnikatelia vidia, že dane idú na zlepšenie života, platenie daní sa stáva vecou cti.

Ktorý RP si vybrať: od štátu alebo od IT spoločností?

Bezplatná možnosť od daňového úradu - aplikácia «pERPosto». Toto je riešenie pre tých, ktorí nechcú míňať peniaze na RP. Ale v takom prípade budete musieť obetovať svoj čas: manuálne kontrolovať a predávať fiškálny tovar.

IT spoločnosti investujú do softvérových riešení logiku a pohodlie, snažia sa eliminovať tento bolestivý a nepríjemný proces.

V tomto článku uvádzame príklad softvérového RP od Torgsoftu, ktorý má niekoľko výhod: žiadne predplatné, pravidelné bezplatné aktualizácie, podpora používateľov, RP pracuje na báze účtovného programu – informácie o tovare nie je potrebné zadávať ručne, program podporuje aktuálny stav skladu.

Ako funguje RP

Informácie o predaji tovaru sa posielajú na server fiškálnej služby po každej transakcii. Ak používate fiškálnu aplikáciu daňového úradu «pERPosto», musíte každú predajnú transakciu vykonať manuálne, ale predtým zadať informácie o tovare.
Ak používate účtovný program Torgsoft, fiškálny doklad sa môže odoslať automaticky po každej transakcii alebo po potvrdení odoslania účtenky.

10 užitočných funkcií RP od Torgsoftu v obchode

Práca s RP a účtovným programom sa výrazne líši od bezplatných riešení: nemusíte ručne zadávať katalóg tovarov a kontrolovať stabilné pripojenie na internet, limity predaja bez internetu a správne odosielanie účteniek na server fiškálnej služby – tieto procesy riadi program.

Predaj fiškálneho tovaru

Hlavná funkcia RP je odosielanie informácií o predaji na daňový úrad. V RP od Torgsoft sú dve nastavenia tlače a odosielania účtenky: automaticky – po predaji sa účtenka okamžite vytlačí a odošle, alebo manuálne – program čaká na potvrdenie od predajcu, že predaj je dokončený, a ponúka vytlačiť účtenku.

Prepojenie so skladom

Predávať tovar cez RP bez nomenklatúry a databázy tovaru je neefektívna práca. Bez automatizácie je predajca nútený vykonávať veľa manuálnej práce, ktorá si vyžaduje veľkú pozornosť.
Účtovný program uchováva informácie o tovaroch, ich vlastnostiach a cenách v databáze a pri predaji odosiela potrebné informácie na fiškálnu účtenku.

Účtovanie daní

Ak platíte DPH alebo spotrebnú daň, v nastaveniach musíte raz nastaviť daňovú sadzbu pri konfigurácii RP. Daň sa bude uplatňovať pri platbách v hotovosti aj bezhotovostne. Ak neplatíte DPH alebo spotrebnú daň – tento krok môžete preskočiť.

Predaj fiškálneho tovaru bez internetu

Pri registrácii RP v osobnej zóne daňového úradu môžete uviesť, že budete predávať tovar bez internetu, ale existujú obmedzenia: maximálne 2000 účteniek alebo 36 hodín nepretržitej offline prevádzky, celkovo – nie viac ako 168 hodín mesačne. Bez programu a s manuálnym sledovaním týchto limitov je to náročné.
Program riadi prácu RP v offline režime: upozorňuje na limit účteniek, obnovuje pripojenie k internetu a synchronizuje predaje, ktoré boli vykonané offline.

Prepojenie fiškálneho registrátora s FO

Každý fiškálny registrátor je prepojený s konkrétnym podnikom. Používanie RP iného FO na predaj vlastného tovaru nie je povolené – za toto porušenie fiškálna služba ukladá vysoké pokuty.
V účtovnom programe Torgsoft je realizované prepojenie softvérového ERP s podnikom. Ak sa program používa na evidenciu viacerých FO, predajca sa nepomýli a predá tovar s potrebného FO.

Elektronické vs papierové účtenky

Softvérový fiškálny registrátor oslobodzuje podnikateľa od fyzických médií: tlačiarne a papierových kotúčov. Ak sú zákazníci pripravení na takéto inovácie, po predaji je možné elektronickú účtenku zaslať zákazníkovi na e-mail alebo prostredníctvom správy.
Elektronické účtenky majú ešte jednu výhodu – dopĺňanie databázy zákazníkov o kontaktné údaje. S touto databázou môžete následne pracovať: informovať o nadchádzajúcich akciách a zapojiť zákazníkov.

Ak je potrebná účtenka, na tlač fiškálnych účteniek môžete použiť bežné lacné zariadenia – tlačiarne účteniek. Sú 3-4 krát lacnejšie ako klasické fiškálne registrátory. Účtenku môžete vytlačiť na bežnom pokladničnom papieri širokom 8 cm alebo na kompaktnom úzkom papieri – 5,7 cm. Ak je tlačiareň účteniek nainštalovaná, program automaticky vytlačí účtenky pri otvorení zmeny, realizácii, vrátení, vložení a výbere hotovosti, ako aj Z-účtovanie.

Na účtenke program vytlačí QR kód: podľa neho je možné predaj overiť na stránke daňového úradu.

Podpora rôznych druhov platieb

Nejde len o platby v hotovosti a bezhotovostné platby za tovar. Softvérový RP v Torgsoft dokáže pracovať s predajom na splátky, na úver, s preddavkom a po dodaní. Dôležitý detail: každý daňový agent má svoje predstavy o tom, ako by sa mal predávať fiškálny tovar s čiastočnou platbou a kedy by sa mala tlačiť fiškálna účtenka. V súčasnosti neexistuje jednotný predpis, ako to správne urobiť. Ak predávate fiškálny tovar na úver – získajte individuálnu daňovú konzultáciu.
Program je nastaviteľný flexibilne a môže tlačiť účtenky za rôznych podmienok.

Prepojenie RP s predajcom

Každý oficiálne zamestnaný predajca môže mať vlastný elektronický podpis na podpisovanie predaja fiškálneho tovaru. Podpis potvrdzuje, že tento tovar predal tento konkrétny predajca. Bez programu je takýto evidenčný systém ťažko realizovateľný.
Ak je pokladník oficiálne zamestnaný, registrujú ho v elektronickom systéme podnikateľa – pokladník je prepojený so zamestnávateľom a na účtenke je vytlačené jeho meno a priezvisko. Predajca otvorí zmenu v účtovnom programe, elektronický podpis sa stiahne do jeho účtu v Torgsoft a predaje sa uskutočňujú v jeho mene.

FO túto možnosť môžu nevyužiť – predaje môžu podpisovať svojím elektronickým podpisom. Ak však má podnikateľ viac obchodov a pokladní, je nemožné byť súčasne pokladníkom na viacerých miestach.

Analýza predaja fiškálneho tovaru

Podnikateľ sa pýta: „Ako prešiel deň“ a chce vidieť realizácie, čo bolo predané cez RP a v akom množstve, vytlačiť kópiu fiškálnej účtenky.
Bez programu by bolo potrebné robiť všetko manuálne.

Funkcia analytiky vám umožňuje vidieť, čo bolo predané, koľko fiškálnych účteniek bolo odoslaných do daňového úradu. Analytika zobrazuje lokálne číslo offline alebo online účtenky, typ, dátum a čas vytvorenia účtenky, fiškálne číslo dokumentu, číslo účtenky na vrátenie, centrum účtovníctva, meno predajcu, číslo offline relácie, celkovú sumu, koľko peňazí bolo vložených a vybraných; detaily: zoznam tovarov, dane a platby za účtenky.

Fiškálny registrátor v smartfóne

Táto možnosť je užitočná pre podnikateľov, ktorí vykonávajú predaj na cestách, doručovanie tovaru s platbou na mieste, alebo v obchodných miestach, kde nie je možné nainštalovať POS zariadenie. Podľa zákona musí byť fiškálna účtenka zaregistrovaná v momente predaja. Táto funkcia umožňuje vyhnúť sa nákupu špeciálneho vybavenia. Predaj sa dá uskutočniť na smartfóne alebo tablete. Smartfón účtenku nevytlačí, ale môže ju odoslať zákazníkovi ako správu.

Kedy nainštalovať softvérový RP

Torgsoft vydal prepojenie s RP v auguste 2020 na žiadosť podnikateľov. V novembri sa mnohí rozhodli inštalovať RP, ale nebolo ľahké nastaviť jeho fungovanie: podnikatelia nerozumeli pravidlám práce so softvérovým fiškálnym registrátorom, server daňového úradu sa aktívne upravoval a fiškálna služba pravidelne zavádzala zmeny.

Teraz je práca so softvérovým RP doladená.

Ak chápete, že pre váš biznis je fiškalizácia nevyhnutná – neodkladajte implementáciu RP na 31. december 2021. Aby ste prešli týmto procesom bez stresu, potrebujete čas na prepočet tovaru, vyplnenie databázy tovarov, registráciu a nastavenie RP, vyškolenie predajcov a získanie konzultácií na vzniknuté otázky.

Ako začať pracovať so softvérovým RP

1. Obráťte sa na Torgsoft pre konzultáciu o implementácii účtovného programu a softvérového RP.
2. Zaregistrujte sa na stránke daňovej služby a získajte elektronický podpis. Ak máte elektronický podpis od PrivatBanky alebo АЦСК ООО „Ukrajina“ – tie sú tiež vhodné pre RP v Torgsoft.
3. Aktivujte a nastavte RP v účtovnom programe. Zadajte súbor elektronického podpisu a heslo – všetky polia potrebné na prácu RP sa automaticky vyplnia.

Téma RP v Torgsoft je venovaná dvom podcastom pre podnikateľov:

• «Všetko o RP»: kto musí používať RP? Čo si vybrať: softvérový RP alebo bežný fiškálny registrátor? Ako prejsť na softvérový RP a stojí to za to?

• «Fiškalizáciu odložili: čo ďalej?» – čo by mali podnikatelia vedieť v súvislosti s odkladom používania fiškálnych registrátorov.