ligy

Automatizácia sa stala kľúčovým prvkom v obchode - umožňuje organizovať prácu tak, aby podnikateľ bol oslobodený od rutiny, ale zároveň si zachoval kontrolu nad riadením celej maloobchodnej siete.

Avšak, keď ide o zavedenie softvéru do obchodných operácií, manažéri majú mnoho otázok. To je celkom logické v kontexte hľadania ideálneho nástroja pre riadenie a často vnútorného odporu voči zmenám.

Program pomáha majiteľom internetových obchodov, maloobchodných reťazcov, skladov a výrobných podnikov viesť komplexnú evidenciu. Zabezpečuje väčšinu denných úloh podnikateľa, ako je automatizácia manažérskeho účtovníctva, zlepšenie zákazníckeho servisu, finančné a skladové účtovníctvo. Tým poskytuje manažérovi možnosť pozrieť sa na svoj biznis z nadhľadu. 

Automatizácia účtovania hotových výrobkov, napríklad v potravinovom obchode, systematizuje všetky pracovné procesy. Účtovný program Torgsoft, nainštalovaný na počítačoch predajcov, vykonáva príjem, predaj a vrátenie tovaru; označuje ich čiarovými kódmi; balí tovar; vedie evidenciu zásob na sklade, ziskov, vyrovnaní s partnermi a zamestnancami; pripravuje dokumentáciu a správy pre daňové úrady atď.

Pri tom mnohí ľudia spájajú prechod na automatizované účtovníctvo s obrovskou úlohou. Pokúsme sa zistiť, prečo je to tak.

Prečo sa automatizácia majiteľov podnikov bojí?

Ťažkosti so zavádzaním účtovného systému v obchode možno rozdeliť na mýtické, spojené s presvedčením podnikateľov, a skutočné, ktoré vznikajú v procese ovládania programu.

1. Zveličovanie zložitosti automatizácie

Majitelia obchodov často považujú proces automatizácie za ťažký a sú presvedčení, že reorganizácia ovplyvní bežný rytmus obchodu.

Takéto obavy sú zvyčajne neopodstatnené. Aby bol prechod na automatizované riadenie bezbolestný, je potrebné mať jasnú postupnosť krokov. Špecialisti Torgsoft pomáhajú podnikateľom identifikovať naliehavé potreby ich podnikania, vybrať obchodné zariadenia a programové možnosti podľa ich špecifík.

Spoločnosť má vlastnú videoknižnicu automatizačných vedomostí (viac ako 250 školiacich videí), používateľské príručky a elektronickú pomoc, aby vám pomohli naučiť sa pracovať s programom. Spoločnosť tiež ponúka individuálne konzultácie a technickú podporu.

"Podnikatelia až s praxou začínajú chápať, že účtovníctvo v každom obchode je veľmi individuálne - nie je to štandardizovaný proces a dá sa robiť rôznymi spôsobmi, ako je to pohodlné, s rôznou mierou podrobností. Toto nie je účtovníctvo, a chyby sa tu oveľa ľahšie opravujú," hovorí Viktoria Paščenko, redaktorka Torgsoft.

2. Staré účtovné návyky

Podnikatelia môžu nepoužívať 90 % účtovných funkcií dostupných v programe a považovať ich za zbytočné. Pochopenie ich dôležitosti však prichádza až s plným zvládnutím a prijatím programu.

Niektorí manažéri obchodov majú problém s prechodom z účtovania v zošite alebo v Exceli. A v prechodnom období zadávania tovaru, kým plne zvládnu program, vedú dvojitú evidenciu: predaje zapisujú ako do zošita, tak aj do Torgsoftu.

"Nedávno som kupovala golfovú sadu pre môjho syna a predavačka zapisovala predaj do zošita: meno, veľkosť, farba, cena... Bolo bolestivé sledovať, že niečo nie je v poriadku," hovorí Maria Gladkikh, vývojárka technickej dokumentácie v Torgsoft.

Špecialisti Torgsoft sú presvedčení, že na to, aby systém fungoval ako hodinky, musíte seba aj svojich zamestnancov naučiť disciplíne: pri prijatí tovaru ho ihneď zapísať do programu, nevykonávať transakcie so spätným dátumom, okamžite zaznamenávať výdavky a platby dodávateľom.

Je potrebné všetko zaznamenať v programe: výdavky alebo príjmy peňazí, pohyby, predaje, každé vybratie peňazí z pokladne. To pomôže predísť počiatočným ťažkostiam: rozdielom v sklade, zmätku vo výpočtoch, nepresným údajom o zisku.

3. Príjem tovaru

Podľa Jany Rybásovej, vedúcej predaja v Torgsoft, je príjem tovaru najväčším problémom pre predajcov, ktorí sa práve zoznamujú s počítačovým účtovníctvom. Stojí za to venovať tomu maximálny čas. Niektorí podnikatelia odmietajú používať program, pretože očakávajú, že program urobí všetko za nich a zjednoduší účtovanie v zošite.

Avšak, aby automatizácia účtovania základných prostriedkov fungovala, musí poskytovať presné údaje o tovare: názov, článok alebo sériové číslo, čiarový kód atď.

Zadávanie sortimentu obchodu je jednorazová operácia. Rýchlosť procesu závisí od množstva sortimentu, plochy obchodu a "rúk" predajcov, ktorí budú sortiment zadávať.

"Priemerne sa sklad s približne 1 500 unikátnymi položkami v programe Torgsoft spracováva za 3-4 dni bez zatvorenia obchodu. Rýchle zadávanie produktov je komplikované, ak je sklad v neporiadku, ak sa rovnaký produkt nachádza v rôznych častiach skladu, ak predavač nevie, čo je v škatuliach alebo vreckách," zdôrazňuje Jana Rybásová.

Po zaúčtovaní ide práca rýchlejšie. Produkty sa pri predaji rýchlo a presne odpíšu a pri vrátení sa automaticky vrátia na sklad. Predajcovia presne vedia, ktoré produkty sa predali a koľko ich zostáva na sklade.

4. Povinnosť platiť dane

Ukrajinský biznis funguje v ťažkých vojnových podmienkach a niektorým podnikateľom je jednoduchšie sledovať predaje v zošite než inštalovať licencovaný účtovný program. Koniec koncov, po nastavení "legalizuje" každú transakciu tým, že ju odošle na daňový úrad.

Ak vypočítate, koľko peňazí podnikateľ stráca na formálnom účtovaní a, ako výsledok, na neustálych nedostatkoch, krádežiach tovaru zamestnancami, nesprávnych príjmoch a chybách pri predaji, stáva sa zrejmým, že automatizované konsolidované účtovníctvo a výkazníctvo je jediným riešením, ktoré môže zlepšiť stav podnikania a udržať ho v právnom poli.

5. Školenie zamestnancov

Odpor predajcov voči automatizovanému účtovníctvu môže byť spôsobený ako sebeckými dôvodmi: program im nedovolí podvádzať s tovarom, tak aj vekom: starší predajcovia často nie sú flexibilní voči zmenám. Niektorí zamestnanci otvorene sabotujú zmeny a obviňujú účtovný program zo všetkých chýb.

Podľa odborníkov z Torgsoft existuje iba jedno riešenie tejto situácie: organizovanie školení pre predajcov. Pred zavedením zmien musí byť personál pripravený tak, aby si na to zvykol: upozorniť ich vopred na inštaláciu programu, poskytnúť jasné pokyny, kto je za čo zodpovedný, ako začať a ukončiť pracovný deň v programe a ako správne zapnúť/vypnúť zariadenia.

Torgsoft má sériu video tutoriálov a pokynov o tom, ako používať režimy programu. Venovanie času školeniu zamestnancov sa vráti v podobe peňazí investovaných do programu a pomôže predísť chybám.

Aby integrácia nového nástroja do práce spoločnosti prebehla hladko, je potrebné pripraviť nielen personál, ale aj procesy a zariadenia.

"Program sám neopraví všetky účtovné chyby - výrazne zjednodušuje život podnikateľovi, odstraňuje rutinu, navrhuje správne cesty, ale nepremýšľa za neho a jeho zamestnancov. Najprv musia byť zavedené obchodné procesy. Automatizovať chaos nie je možné," hovorí Anna Prichodko, zástupkyňa vedúceho programovania.

6. Rozmazané výhody automatizácie

Tí podnikatelia, ktorým niečo ukradli, chápu, prečo potrebujú účtovníctvo. Ale nerozumejú ani perspektívam, ktoré ponúka, ako je napríklad e-commerce, prístup na nové trhy a trhoviská, zvýšenie predajov prostredníctvom plánovania a analýzy marketingových aktivít.

Program Torgsoft má základné funkcie, ktoré poskytujú majiteľovi informácie o tom, ako prilákať zákazníkov, ktoré akcie sú efektívne, ktoré produkty sú populárne, s ktorými dodávateľmi je výhodné spolupracovať, ktorí zamestnanci sú prospešní atď.

Ako prebieha implementácia účtovného programu Torgsoft?

Zvyčajne implementácia účtovného programu Torgsoft trvá 1 deň, bez prerušenia predaja. Školenie a nastavenie prebieha bez zatvorenia obchodu, aby si predajcovia mohli v praxi vyskúšať typické situácie v ich práci.

Automatizácia sa stáva neoddeliteľnou súčasťou úspešného a stabilného podnikania. Avšak na to, aby ste videli pozitívne výsledky automatizovaného riadenia, je potrebný čas a túžba majiteľov po zmenách. A akčný plán, aby sa predišlo preťaženiu a hladko prešlo na vysokú úroveň kontroly a účtovníctva.