Analýza ABC a XYZ v spoločnosti Torgsoft

V Torgsoft existuje obrovské množstvo analytických možností. Medzi nimi je ABC a XYZ analýza. Je to jednoduchá, ale efektívna a prehľadná analýza. Umožňuje analyzovať sortiment a na základe objemu a rovnomernosti predaja určiť, ktoré produkty by mali byť v dostatočnom množstve, a ktoré naopak možno odstrániť zo sortimentu.

ABC analýza

ABC analýza - metóda štúdia sortimentu. Je založená na Pareto zákone - 20% tovarov dáva 80% efektivity, a zvyšných 80% tovarov - len 20%.
Pomocou tejto analýzy možno určiť prínos každého produktu k zisku obchodu, rozdeliť produkty do kategórií pre efektívne riadenie.

Vyčleňujú sa tri kategórie tovarov:

• Kategória A - prioritné produkty. 20% produktov, ktoré prinášajú 80% zisku. Produkty skupiny A zabezpečujú hlavný obrat spoločnosti. Preto je potrebné zabezpečiť ich stálu prítomnosť. Bežnou praxou je vytvorenie nadbytočných zásob pre produkty skupiny A.
• Kategória B - bežné produkty. Produkty skupiny B zabezpečujú hlavný obrat spoločnosti a tvoria 30% sortimentu a 15% predaja. Preto je potrebné zabezpečiť ich stálu prítomnosť a dostatočný skladový zásobu.
• Kategória C - produkty, ktoré sa predávajú horšie a tvoria približne 50% z celkového sortimentu a prinášajú ~5% zisku.

Na čo slúži ABC analýza?

Uplatnenie ABC analýzy skracuje čas na riadenie a kontrolu sortimentu tovaru.

Pomocou ABC analýzy môžete:

• Určiť skupiny produktov, ktoré prinášajú najväčší zisk;
• Optimalizovať sortiment;
• Identifikovať produkty, ktoré sa dobre/ zle predávajú;
• Riadiť dodávky tovaru;
• Porovnať ukazovatele s predchádzajúcim obdobím.

Ako často vykonávať ABC analýzu?

Často vykonávať ABC analýzu neodporúčame, pretože výsledky môžu byť nejednoznačné, napríklad kvôli cyklickosti predaja tovaru počas týždňa alebo sezón. Frekvencia vykonávania ABC analýzy závisí od skupiny tovaru. Napríklad obchody, kde predaje závisia od sezóny, môžu vykonávať analýzu celého sortimentu raz za pol roka alebo raz ročne, aby analyzovali, čo sa zmenilo v porovnaní s predchádzajúcim obdobím.
Ak máte obchod s potravinami a sortiment sa výrazne nemení podľa sezóny, vykonávajte analýzu častejšie - raz za mesiac alebo dokonca raz týždenne.

Treba zohľadniť, že počet produktov kategórie A je vždy minimálny, zatiaľ čo kategórie C - maximálny. Produkty kategórie A sú prioritné z hľadiska nákupu a marketingu. Kategória B - produkty, ktoré rozširujú sortiment a mali by byť na sklade, a kategória C, ak nie sú odstránené zo sortimentu, tak úroveň pozornosti k týmto produktom je nižšia a ich nedostatok v obchode neovplyvní atraktivitu predajného miesta v očiach zákazníka.

Pri vykonávaní analýzy venujte pozornosť niektorým skupinám tovarov:

• Akčné produkty. Ak počas obdobia analýzy v obchode prebiehala akcia, výsledky predaja môžu ovplyvniť ABC analýzu. Vylúčte z analýzy akčné produkty alebo pre ne vykonajte úpravy podľa podmienok akcie.
• Elitné produkty. Produkty, ktoré sa predávajú zriedkavo, ale pri predaji môžu priniesť významný zisk. Ak tieto produkty zahrniete do ABC analýzy, s veľkou pravdepodobnosťou sa dostanú do kategórie C. Ale takéto produkty sú veľmi dôležité pre sortiment a nemali by byť odstránené.
• Nové produkty nemusia byť zahrnuté do analýzy, pretože pravdepodobne ešte nezískali dostatočnú popularitu a budú v sortimente počas prvých pár mesiacov predaja.
• Neprítomné produkty. Z rôznych dôvodov nemusí byť produkt na sklade, ale mohol by sa predávať a bol by dopyt. Preto je užitočné pri interpretácii ABC analýzy vedieť dátum posledného príjmu daného produktu v obchode.

Ako vykonať ABC analýzu v Torgsoft

Aby ste vykonali ABC analýzu, choďte do menu Analýza - ABC a XYZ analýza. Otvorí sa okno nastavení.

Najprv je potrebné nastaviť Obdobie analýzy a podľa potreby Centrum účtovania.
Pomocou štandardného Filtra podľa produktov vyberte skupinu produktov na analýzu.
Podľa potreby uveďte nastavenie Tovar na sklade k dátumu začiatku analýzy a Po tovare bol pohyb v zvolenom období.

ABC analýzu v Torgsoft možno vykonať podľa nasledujúcich kritérií:

• Podľa množstva predajov. Kritérium určuje produkty, ktoré sa predávajú v najväčšom objeme. Sú to najpotrebnejšie a najpopulárnejšie produkty pre zákazníkov. Nemusia prinášať maximálny zisk, ale bez týchto produktov bude sortiment neúplný.
• Podľa množstva účtov;
• Podľa tržieb;
• Podľa zisku.

Pre presnejšiu analýzu sa spravidla lepšie používa niekoľko kritérií. Na zahrnutie kritéria do analýzy je potrebné aktivovať zaškrtávacie políčko Zahrnúť vedľa príslušného parametra.

Percentuálny pomer kategórií

V programe Torgsoft je pre ABC-analýzu uvedený optimálny percentuálny pomer kategórií 80-95-100. Podľa potreby môžete uviesť iný pomer.
Nižšie uveďte podľa ktorého kritéria bude postavený Pareto diagram. Je potrebné uviesť to kritérium, ktoré sa zúčastňuje analýzy.
Po vykonaní potrebných nastavení kliknite na tlačidlo Náhľad. Zobrazí sa tabuľka produktov, rozdelená podľa kategórií.

Aby ste získali aktuálne údaje o tržbách, vypočítajte náklady.
Ako príklad si rozoberieme výsledky analýzy produktov podľa množstva predajov a zisku.

• Kategória AA (1) - najcennejší produkt. To znamená, že tieto produkty sa dobre predávajú a prinášajú zisk. Kontrolujte ich prítomnosť v obchode. Práca s dodávateľmi týchto produktov musí byť dobre zavedená. Zvážte vytvorenie špeciálnych podmienok pre týchto dodávateľov: poskytovanie dodatočného miesta na policiach, prítomnosť nadbytočných zásob týchto produktov atď. Ak produkt nebude v dostatočnom množstve - výrazne to ovplyvní zisk.
• Kategória AB (2) - produkty sa dobre predávajú, ale prinášajú mierny zisk. Udržiavajte stabilnú prítomnosť týchto produktov.
• Kategória AC (3) - vysoké predaje, ale nízky zisk. Produkt je populárny a priťahuje zákazníkov. Tento produkt by mal byť na sklade napriek nízkej marži.
• Kategória CA - nízke predaje a vysoký zisk. Možno, unikátny produkt alebo produkt s veľkou prirážkou. Na zvýšenie predajov tohto produktu používajte marketingové stratégie.
• Kategória BB (4) - produkt atraktívny pre určitú cieľovú skupinu, ale nie veľmi populárny a prináša stredný príjem. Kontrolujte prítomnosť potrebného množstva takéhoto produktu, bez nadmerných zásob.
• Kategória BA (5) - produkt so strednými predajmi, ale vysokým ziskom. Pre produkty tejto kategórie uskutočňujte promo akcie, ktoré zvýšia predaje.
• Kategória BC a CB (6) - stredné predaje a nízky zisk. Zvýšiť predaj takéhoto produktu možno pomocou dopredaja, motivácie predajcov odporúčať tento produkt, zvýšenia atraktivity produktu (výzdoba, osvetlenie, krásna prezentácia, jasné cenovky).
• Kategória CC (7) - všetky ukazovatele sú nízke. Tento produkt vyžaduje pozornú analýzu príčin slabých ukazovateľov. Po analýze a prijatých opatreniach, ale pri absencii pozitívnej tendencie je potrebné nízkoefektívny produkt vyňať zo sortimentu.

Venujte pozornosť. Do kategórie C môžu spadnúť unikátne produkty, ktoré sú len vo vašom obchode. Odstránenie takýchto produktov môže viesť k strate zákazníka. Skúste týmto produktom venovať pozornosť a vynaložiť úsilie na ich propagáciu.
Pohodlne je prehliadať analýzu pomocou filtra po stĺpcoch. Napríklad filtrovať zoznam produktov podľa kategórie A, B alebo C.

XYZ analýza

XYZ analýza ukazuje stabilitu predaja produktu za určité obdobie.

Výsledky XYZ analýzy umožňujú rozdeliť produkty do kategórií, vyčleniť pre ne miesto v sklade, organizovať úroveň zásob a organizáciu dodávok.

Základom tejto analýzy je určenie koeficientu variácie produktov XYZ analýzy. Zmysel koeficientu variácie je v hodnotení percentuálnej odchýlky objemu predaja od priemernej hodnoty. Čím väčší je ukazovateľ variácie, tým menej stabilný je objem predaja tohto typu produktu.

• Kategória X - produkty s najstabilnejším objemom predaja (koeficient variácie do 0,1-0,2).
• Kategória Y - produkty s predvídateľným, ale meniacim sa objemom predaja (koeficient variácie od 0,2 do 0,6);
• Kategória Z - produkty s náhodným dopytom (koeficient variácie od 0,6 a viac).

V niektorých prípadoch môže byť koeficient variácie viac ako 1, ak predaje produktu nie sú stabilné. Napríklad, ak sa produkt nepredával niekoľko mesiacov, a potom za jeden deň sa predalo 100 kusov.
Keď vykonávate XYZ analýzu, pamätajte na sezónnosť predajov pre niektoré kategórie produktov. Jednoduchý príklad - zmrzlina, ktorá sa v horúčavách skvele a stabilne predáva, ale v chladnom období je jej predaj úplne nestabilný.
Najčastejšie sa XYZ analýza vykonáva spolu s ABC analýzou. Takáto kombinovaná analýza umožňuje presnejšie vidieť všetky nuansy predaja a aktuálnosti sortimentu.

Ako vykonať XYZ analýzu v Torgsoft

V nastaveniach analýzy je potrebné aktivovať zaškrtávacie políčko Zahrnúť vedľa XYZ-analýzy. V poli Interval uveďte počet dní, za ktoré sa produkt predával.
Zahrňte do analýzy kategóriu ABC analýzy, napríklad podľa tržieb. Uveďte obdobie, potrebnú kategóriu produktov a kliknite na Náhľad.

Zobrazí sa tabuľka produktov podľa kategórií

Torgsoft vytvára kategóriovú maticu na základe zadaného počtu kritérií. Na zobrazenie matice kliknite na tlačidlo Zobraziť ABC-XYZ maticu.

Zelenou farbou sú znázornené produkty, ktoré zabezpečujú hlavný obrat a stabilne sa predávajú. Je potrebné zabezpečiť stálu prítomnosť týchto produktov.
Žltou farbou sú znázornené kategórie, na ktoré je potrebné venovať pozornosť. Sú to dôležité produkty, ale s nestabilnými predajmi.
Červenou farbou - kategória vyžaduje dôkladnú analýzu. Tieto produkty možno odstrániť zo sortimentu, ak nie sú nové, elitné alebo unikátne.

Rozoberieme každú z kategórií:

• Skupina AX. Produkty skupiny AX s vysokým obratom a stabilnými predajmi. Produkt tejto skupiny by mal byť na sklade alebo v obchode, ale pre túto skupinu nie je potrebné vytvárať nadbytočné zásoby. Realizácia produktov tejto skupiny je stabilná a dobre predvídateľná.
• Skupina BX. Produkty skupiny BX majú podobné charakteristiky ako skupina AX. Kontrolujte prítomnosť bez nadbytočných zásob. Predaj produktov tejto skupiny je tiež stabilný a predvídateľný.
• Skupina CX. Produkty skupiny CX sa objednávajú u dodávateľa so stabilnou periodicitou.
• Skupina AY. Vysoký obrat, nestabilný predaj. Takýto produkt je lepšie mať v malom nadbytku na sklade, aby nedošlo k prerušeniu jeho prítomnosti v obchode.
• Skupina BY. Vysoký obrat, nestabilné predaje. Držte na sklade produkt v malom nadbytku, aby ste zabezpečili trvalú prítomnosť produktu skupiny BY v obchode.
• Skupina CY. Produkty skupiny CY možno pravidelne objednávať u dodávateľa. Odporúča sa však držať na sklade poistnú zásobu kvôli kolísaniu dopytu, ak to finančné možnosti dovoľujú.
• Skupiny AZ a BZ. Produkty skupín AZ a BZ s vysokým obratom sa vyznačujú nízkou predvídateľnosťou predajov. Snažiť sa zabezpečiť garantovanú prítomnosť všetkých produktov tejto skupiny len prostredníctvom nadbytočných zásob vedie k výraznému nárastu priemerných zásob. Pri produktoch týchto skupín je potrebné prehodnotiť systém objednávok. Časť objednávok by mala byť prevedená na systém s pevnými objemami objednávok. Zvážte možnosť častejších dodávok; výber dodávateľov, ktorí sú blízko vášho skladu; častejšie kontrolujte zásoby produktov skupín AZ a BZ; zverte prácu s týmito skupinami produktov najskúsenejšiemu manažérovi.
• Skupina CZ. Do skupiny CZ patria nové produkty, produkty s náhodným dopytom, ktoré sa dodávajú na objednávku. Časť týchto produktov možno bez problémov odstrániť zo sortimentu. Druhú časť pravidelne kontrolujte, pretože práve produkty tejto skupiny spôsobujú nepredajné zásoby, ktoré spôsobujú straty spoločnosti. Odstraňujte zo sortimentu zvyšky produktov, ktoré boli objednané na zákazku alebo stiahnuté z výroby.

Ak ABC a XYZ analýzy používate na zníženie sortimentu a odstránenie pozícií, zohľadnite nasledujúce nuansy:

• Ak vykonáte analýzu znova hneď po znížení pozícií - znovu sa objavia produkty, ktoré bude možné vylúčiť zo sortimentu;
• Ak prudko a neuvážene odstránite všetky nepredajné produkty, spoliehajúc sa len na čísla, a neberúc do úvahy zvláštnosti produktov - to môže ovplyvniť predaj sortimentu. Riadiť sa logikou, výrobné potrebou a možnosťou poskytnúť výber zákazníkovi.