Osvedčenie o vykonanej práci v Torgsoft

Protokol o vykonaných prácach v Torgsoft je účtovný a tlačený dokument, ktorý potvrdzuje skutočnosť poskytnutia služieb alebo vykonania prác pre klienta. V programe je tento dokument neoddeliteľnou súčasťou obehu dokumentov pre podnikateľov, ktorí sa zaoberajú veľkoobchodom, pracujú s právnickými osobami (B2B) alebo poskytujú servisné služby či vykonávajú opravy.

Kedy používať Protokol o vykonaných prácach?

Dokument sa používa v prípadoch, keď váš podnik predáva nielen fyzický tovar, ale aj služby (doručenie, montáž, nastavenie, konzultácie), alebo sa úplne špecializuje na oblasť služieb.

V Torgsoft sa protokol vytvára v troch hlavných režimoch: 

1. Obchod s vystavením faktúry (hlavné menu «Dokument» -> «Obchod s vystavením faktúry»). Tento režim je pohodlným nástrojom pre obchodné operácie, na ktorých sa zúčastňuje obchodný manažér. Celý reťazec sa začína obchodnou ponukou alebo faktúrou na úhradu a končí vytvorením dodacieho listu a protokolu o vykonaných prácach. Tu je tiež pohodlné kontrolovať stav platieb podľa protokolov vďaka stavom faktúry («Neuhradené», «Uhradené» alebo čiastočná úhrada). 

2. Oprava. Ak sa podnik zaoberá servisom alebo záručnou údržbou, protokol sa vytvára po vykonaní nahlásených prác a vrátení techniky/výrobku klientovi. 

3. Prenájom tovaru. Pri použití tejto doplnkovej možnosti sa protokol o odovzdaní a prevzatí majetku do prenájmu alebo protokol o vykonaných prácach vytvára a tlačí priamo pri vydaní alebo vrátení prenajímaného tovaru.

Ako používať a nuansy vystavovania protokolov: čo je dôležité vedieť

Na správnu prácu s protokolmi v Torgsoft by podnikatelia mali zohľadniť niekoľko dôležitých technických a organizačných nuáns:

1. Varianty vytvorenia dokumentu (iba služby alebo zmiešaný) 

V režime «Obchod s vystavením faktúry» na záložke "Dodací list" má podnikateľ flexibilitu pri vytváraní uzatváracích dokumentov pre klienta. V menu tlače si môžete vybrať dva varianty vytvorenia protokolu:

• «Protokol o vykonaných prácach iba služby» — je vhodné použiť vtedy, keď boli klientovi v jednej faktúre vystavené fyzické tovary (na ktoré je potrebný dodací list) aj služby. Program automaticky odfiltruje tovar a do protokolu uvedie iba poskytnuté služby.

• «Protokol o vykonaných prácach tovar a služby» — používa sa vtedy, keď špecifiká zmluvy s klientom vyžadujú spojenie materiálnych hodnôt aj vykonaných prác v jednom dokumente.

2. Nuansa s mernými jednotkami služieb 

Ide o kriticky dôležitý moment pre správne zobrazenie údajov v tlačenej forme. Pri tlači zostáv «Protokol o vykonaných prácach» program používa tú mernú jednotku, ktorá je uvedená v nastaveniach druhu tovaru pre konkrétnu službu (napríklad «hod.», «ks.», «služba», «m²»). Ak v karte druhu tovaru/služby táto merná jednotka nie je uvedená, Torgsoft dosadí predvolenú hodnotu. Aby dokumenty vyzerali profesionálne, podnikateľ by si mal vopred skontrolovať číselník druhov tovarov (služieb) a vyplniť tieto polia.

3. Vystavenie protokolu v režime «Oprava»

Ak vediete evidenciu v module opráv, proces vytvorenia protokolu je maximálne zjednodušený. Po tom, ako technik pridá všetky vykonané operácie do dokumentu opravy, môžete ho hneď vytlačiť. Na to je potrebné v menu «Tlač» zvoliť akciu «Tlač protokolu o vykonaných prácach».

4. Prispôsobenie: nastavenie šablóny protokolu a automatické dopĺňanie údajov

Program Torgsoft vás neobmedzuje pevnými rámcami štandardných formulárov. V prípade potreby možno tlačovú šablónu protokolu flexibilne nastaviť cez vstavaný editor zostáv (FastReport). Do protokolu môžete pridať logo spoločnosti, zmeniť písma alebo doplniť potrebné polia. Odkiaľ sa berú údaje do protokolu? Torgsoft automaticky načítava do dokumentu všetky bankové a právne údaje z «Karty spoločnosti» (vaše údaje) a «Karty klienta/partnera» (údaje objednávateľa). Ak vo formulári chýba meno a priezvisko riaditeľa, daňové identifikačné číslo alebo IBAN, v prvom rade skontrolujte, či sú tieto karty v programe úplne vyplnené.

5. Prístupové práva zamestnancov (Roly) 

Aby zamestnanec (napríklad manažér alebo pracovník príjmu servisného centra) mohol samostatne vytvárať a tlačiť protokoly, musí mať otvorené príslušné prístupové práva. Majiteľ musí prejsť do režimu "Nastavenia" - "Nastavenie rolí", vybrať potrebnú rolu a povoliť prístup do režimu «Obchod s vystavením faktúry» alebo «Oprava», ako aj udeliť povolenie na tlač dokumentov.

Tlač protokolov o vykonaných prácach v Torgsoft: odpovede na časté otázky podnikateľov

Protokol o vykonaných prácach (alebo poskytnutých službách) je základný dokument na zaznamenanie dohôd s klientmi, najmä ak pracujete v oblasti služieb, prenájmu alebo opráv. Aby sme vám zjednodušili prácu s dokumentmi, zhromaždili sme odpovede na najčastejšie otázky používateľov Torgsoft o vytváraní a tlači protokolov.

Kde v programe nájsť a vytlačiť protokol?

Vytvorenie protokolu je dostupné v niekoľkých pracovných režimoch Torgsoft v závislosti od toho, čomu sa váš podnik venuje:

• Obchod s vystavením faktúry (pre oblasť služieb a veľkoobchod). Sú tu dva varianty: «Protokol o vykonaných prácach iba služby» a «Protokol o vykonaných prácach tovar a služby». Vyberiete si ten, ktorý zodpovedá situácii — či treba klientovi ukázať iba službu, alebo materiál spolu s prácou.

• Oprava. Pracovník príjmu alebo technik môže dokument rýchlo vytlačiť priamo z tohto modulu (cez menu «Tlač» → «Tlač protokolu o vykonaných prácach»).

• Prenájom tovaru. Ak používate túto doplnkovú možnosť, tlač príslušného protokolu máte tiež vždy poruke.

Prečo sa v protokole nezobrazuje merná jednotka alebo sa zobrazuje nesprávne?

Pri tlači protokolu program berie mernú jednotku priamo z nastavení konkrétneho druhu tovaru alebo služby. Ak v karte tohto druhu pole nie je vyplnené, Torgsoft dosadí predvolenú hodnotu.

• Ako to opraviť: Prejdite do číselníka druhov tovaru, otvorte kartu potrebnej služby a uveďte správnu mernú jednotku (napríklad: «hod.», «služba», «m²»). Potom sa dokument bude vytvárať správne.

Dá sa zmeniť vzhľad formulára podľa mojej značky?

Áno, samozrejme. Program umožňuje flexibilne prispôsobiť dokumenty potrebám vášho podniku. Prostredníctvom vstavaného editora FastReport môžete zmeniť písma, rozloženie polí, pridať logo alebo firemné údaje spoločnosti. Ak nemáte čas nastavovať šablóny samostatne, špecialisti technickej podpory Torgsoft to za vás radi urobia.

Ako je to s podpisovaním protokolov? Podporuje sa EDO?

Torgsoft je úplne prispôsobený moderným podnikateľským procesom. Každý protokol možno jednoducho uložiť vo formáte PDF a nahrať do vašej služby elektronického obehu dokumentov (EDO). Tam ho môžete podpísať pomocou KEP (kvalifikovaného elektronického podpisu) a odoslať partnerovi bez jediného papiera. Ako uložiť protokol do PDF: pri vytváraní dokumentu kliknite na tlačidlo «Náhľad», potom na hornej lište nástrojov vyberte «Uložiť» (ikona diskety alebo uloženie do PDF) a určte priečinok vo vašom počítači.

Je možné vydať protokol ešte pred začiatkom prác, vo fáze prijatia tovaru?

Áno, ide o veľmi správnu prax na právnu ochranu oboch strán. Napríklad pri prijatí techniky na diagnostiku môžete klientovi hneď vytlačiť «Protokol o prijatí do záručného servisu». Tým sa zaznamená samotný fakt odovzdania tovaru do servisného centra ešte predtým, ako zistíte príčinu poruchy a rozhodnete sa, či pôjde o opravu alebo vrátenie peňazí.