Automatizácia internetového obchodu: nastavenie účtovného programu

Torgsoft — program pre automatizáciu internetového obchodu.
Ak už máte internetový obchod alebo ho len plánujete vytvoriť — v tomto článku vám pomôžeme pochopiť, ako správne nastaviť účtovný program na synchronizáciu s internetovým obchodom.

Čo je potrebné na automatizáciu internetového obchodu?

• Účtovný program Torgsoft, verzia «Ultra» alebo «Terminál»
• Dodatočná možnosť Torgsoft «Synchronizácia s internetovým obchodom»
• Vývojári internetového obchodu

Vytvorenie webovej stránky od nuly trvá približne 2 mesiace. Počas tohto času sa vytvára dizajn podľa želaní zákazníka, stránka sa napĺňa základným obsahom — stránky Kontakty, Platba a Doručenie, O spoločnosti, Blog a pripravuje sa infraštruktúra na synchronizáciu internetového obchodu s účtovným programom Torgsoft.
Ak nemáte vývojárov, môžeme odporučiť webové štúdiá, s ktorými spolupracujeme.

Ako funguje synchronizácia?

Torgsoft odosiela súbor s tovarom, cenník a fotografie na váš FTP server, odkiaľ ich internetový obchod sťahuje. Program Torgsoft vytvára cenníky vo formátoch TRS, CSV alebo YML.

Ako nastaviť synchronizáciu s internetovým obchodom

Majiteľ biznisu by nemal sám nastavovať synchronizáciu: v procese môžu byť potrebné špecifické technické znalosti. Delegujte nastavenie synchronizácie vášmu systémovému administrátorovi alebo technickej podpore Torgsoft, časť nastavení — vývojárom internetového obchodu.
Pre vývojárov je možné vytvoriť samostatný prístup k programu Torgsoft: nastaviť rolu tak, aby mohli pracovať iba s režimom synchronizácie, bez prístupu k manažérskemu účtovníctvu.

Príprava. Štruktúra stromu typov tovaru

Aby sa tovar v internetovom obchode zobrazoval pekne a správne a bol pripravený na SEO optimalizáciu, treba správne nastaviť strom typov tovaru a tovarové skupiny.

Strom typov tovaru

Ak nemáte jasnú predstavu, aká hierarchia a postupnosť by mala byť v strome typov tovaru — vezmite si príklad z klasifikátora Rozetky alebo Prom.
Napríklad pre obchod s obuvou jeden z typov tovaru bude Pánska obuv, podtypy — tenisky a kecky, sandále, šľapky, mokasíny, topánky, domáca obuv.
Všetko, samozrejme, závisí od vášho sortimentu.
Ak najprv správne nastavíte strom typov tovaru, okrem jednoduchej synchronizácie s internetovým obchodom a marketplacmi, budete môcť analyzovať výsledky predaja a riadiť sortiment: vidieť, ktorý typ tovaru prináša viac zisku, ktorý sa horšie predáva a nie je potrebný na sklade. Na základe analýzy výsledkov budete prijímať správne manažérske rozhodnutia, objednávať ten tovar, ktorý potrebujú vaši zákazníci.

Tovarové skupiny

Po nastavení stromu typov tovaru a prijatí tovaru je potrebné rozhodnúť, ktorý tovar sa bude synchronizovať s internetovým obchodom.
Na to v menu Warhouse → Tovarové skupiny treba vytvoriť skupinu tovarov a pridať potrebné tovary podľa typu, výrobcu, sezóny a dodávateľa. Možno pridať alebo odstrániť jednotlivé položky.
Tovarové skupiny sú potrebné na to, aby sa dali ľahko a rýchlo spravovať veľký sortiment, pripravovať tovar na export do internetového obchodu.

Aktivácia a nastavenie možnosti

Aby ste mohli synchronizovať svoju databázu Torgsoft s internetovým obchodom, je potrebné zakúpiť dodatočnú možnosť «Spojenie s internetovým obchodom» alebo aktivovať ju v demo režime, zadarmo na 30 dní.
 
Na aktiváciu dodatočnej možnosti Spojenie s internetovým obchodom prejdite do Nastavenia → Zoznam dodatočných možností, nájdite v zozname dodatočnú možnosť Spojenie s internetovým obchodom, kód funkcie 018, a stlačte Aktivovať na 30 dní.

Nastavenie objektu synchronizácie v Torgsoft

Pridanie internetového obchodu do programu

Ak chcete vytvoriť a nastaviť internetový obchod, choďte do menu Sklad → Synchronizácia s internetovým obchodom a vedľa poľa Objekt synchronizácie stlačte tlačidlo Pridať.
Otvorí sa hlavné okno nastavenia, kde po výbere kategórie Internetový obchod budú k dispozícii dodatočné polia.

Všeobecné

V tomto okne treba zadať názov internetového obchodu, uviesť tovarové skupiny, princíp tvorby ceny a názvu tovaru, spôsob a miesto synchronizácie fotografií, percento prirážky pre veľkoobchod a maloobchod. Pre vývojárov je možnosť tvorby POST dotazu — to je metóda oznamovania internetovému obchodu, že Torgsoft dokončil synchronizáciu údajov.

Názov internetového obchodu

Do poľa Názov uveďte názov objektu synchronizácie. Môže byť ľubovoľný, hlavné je, aby ste pochopili, že toto nastavenie — je pre internetový obchod.

Zdroj predajnej ceny

V bloku Pre tovar faktúry brať ceny z vyberáme účtovný program Torgsoft alebo internetový obchod. V prípade výberu internetového obchodu, ceny v Torgsoft a na webe sa môžu líšiť.
 
Napríklad, tovar v internetovom obchode stojí 800 hrivien, a v Torgsoft je uvedená cena 1000 hr. V konečnom dôsledku vo faktúre bude uvedené, že tovar v hodnote 1000 hr, sa predáva za 800 hr so zľavou 20%.

Automatické percento prirážky a zaokrúhľovanie

Ak nastavíte % prirážky (maloobchod) a % prirážky (veľkoobchod), program bude tieto hodnoty zohľadňovať, a v synchronizačnom súbore sa zodpovedajúca cena zvýši. Cenu možno zaokrúhliť na celé číslo, to sa nastavuje v nastaveniach typu tovaru.

Predaj služieb

Ak chcete predávať služby v internetovom obchode, zodpovedajúcim spôsobom nastavte prepínač Synchronizovať služby.

Princíp tvorby názvu

Názov tovaru určuje, ako bude tovar zobrazený na webe a vo vyhľadávaní. Google uprednostňuje rozšírené správne názvy, teda nie len "adidas tenisky" (cyrilikou), ale plný názov tovaru «Mestské tenisky Adidas CRAZYCHAOS SHADOW 2.0 Previous Next». Pri príjme tovaru skontrolujte názov vo vyhľadávači google a vezmite názvy z prvých riadkov vyhľadávania. Často sa nám stáva, že tovaroznavec pri príjme zamieňa alebo vynecháva písmená v modeli tovaru a tovar sa nezobrazuje vo vyhľadávaní podľa populárneho dotazu.
 
V Torgsoft možno vybrať, ako vytvárať názov tovaru:

• Rovnako ako názov tovaru v systéme. Pri takomto nastavení sa do internetového obchodu nahrajú názvy tovaru z Torgsoft. Do názvu sa zahrnie jeho popis: veľkosť, artikul, potrebné vlastnosti. Vlastnosti značne predlžujú názov tovaru, preto dbajte na to, aby neprekračoval 60-70 znakov (odporúčanie google).
• Typ tovaru. V tomto prípade budú nahrané názvy tovarov, ktoré sa skladajú len z názvu typu daného tovaru, teda koncová vetva stromu.
• Typ tovaru úplne zhora nadol. Názov tovaru v internetovom obchode sa bude skladať zo všetkých vetiev stromu typu tovaru. Na príklade, pánskej obuvi: vetva «Pánska» je podriadená vetve «Obuv». Potom bude názov tovaru pre internetový obchod «Obuv Pánska».
• Typ tovaru úplne zdola nahor. Rovnako ako predchádzajúce nastavenie, len v tomto prípade bude názov: «Pánska Obuv».

Popis tovaru

V nastavení Ako tvoriť popis sú dve položky:

• Všetko, čo sa nezmestilo do názvu na synchronizáciu. Popis bude pozostávať zo všetkých ostatných parametrov tovaru: artikul, veľkosť a pod., ktoré sa nezmestili do názvu.
• Rovnako ako popis v systéme. V tomto prípade bude popis úplne zodpovedať popisu daného tovaru v Torgsoft. Toto je najrýchlejší spôsob.

Katalóg na výmenu súborov medzi programom a webom

V Adresa doručenia informácií uveďte, v ktorom FTP katalógu sa budú ukladať a sťahovať informácie o tovare. FTP katalóg — je priečinok na internete, ktorý sa zvyčajne nachádza na hostingu, kde je umiestnený váš web.
Zapíšte a uložte nastavenia prístupu k FTP serveru. Používateľ, ktorého uvediete v nastaveniach, musí mať plný prístup k FTP katalógu.

Nahrávanie fotografií na web

Vyberte Spôsob synchronizácie fotografií — odkiaľ brať fotky tovarov:

• Nesynchronizovať. Fotografie z programu Torgsoft nebudú do internetového obchodu prenesené. To je vhodné v prípade, že ste už nahrali fotografie tovaru do administrácie webu manuálne, alebo ste nepripojili fotografie k položkám tovaru v účtovnom programe.
• Váš web. Výber FTP katalógu, kam budú odoslané fotografie z Torgsoft a odkiaľ nahrané na web. Nastavenia prístupu ku katalógu uveďte v poli Adresa doručenia fotografií.
• Váš Web server. Ak ukladáte fotografie na počítači, môžete spustiť svoj verejný katalóg a poskytnúť prístup cez internet k súborom fotografií. Týmto spôsobom nemusíte prenajímať ftp katalóg na hostingu. Fotografie tovarov musia byť uložené vo vašom katalógu programu: Nastavenia → Parametre → Tovar → Fotografia → Miesto uloženia fotografií → V katalógu. Uveďte predponu odkazu na fotografie.

Nastavenia pre vývojárov internetového obchodu

Odoslať POST dotaz po synchronizácii. Po úspešnej synchronizácii s internetovým obchodom bude na uvedenú adresu odoslané oznámenie, že údaje boli aktualizované. Údaje pre dotaz vám musí poskytnúť vývojár webu.

Centrá účtovania

Ak máte niekoľko obchodných miest, môžete si vybrať, z ktorého centra účtovania sa bude tovar na webe predávať.
 
V nastaven iach centra účtovania môžete vylúčiť zo synchronizácie tovary bez fotografie, tovary s nulovým alebo záporným zostatkom. Zapnúť možnosť predávať tovary z rôznych centier účtovania a vybrať obchodné miesto pri tvorbe faktúry, a tiež rezervovať tovar.
Pozrime sa podrobnejšie na tieto nastavenia:

• Synchronizovať tovary len s fotkami. Budú synchronizované len tie tovary, ktoré majú v karte fotografiu.
• Synchronizovať tovary len na sklade. Ak zapnete toto nastavenie, tovary s nulovým a záporným množstvom nebudú synchronizované.
• Tovar odpisovať z. V takom prípade vyberieme, z ktorého centra účtovania bude vystavená faktúra. Všimnite si, že ceny tovaru budú z vybraného centra účtovania, z čoho vyplýva, že na tomto centre účtovania musia byť len aktuálne ceny.
• Ponúkať tovary z iných skladov pri ich neprítomnosti. Toto nastavenie umožňuje odpísať tovar z iných skladov, ak tovar nie je na hlavnom centre účtovania.
• Ponúkať výber centra účtovania pri tvorbe faktúry. Pri tvorbe faktúry zákazníka Torgsoft ponúkne vybrať obchod, z ktorého bude tovar odpísaný.
• Rezervovať tovary faktúry. Toto nastavenie umožní rezervovať tovar s dátumom rezervácie, aby sa tovar objednávky náhodou nepredal inému zákazníkovi.

Čas synchronizácie

Tu nastavujeme, ako často sa budú sťahovať objednávky z internetového obchodu a synchronizovaný sklad.
Synchronizácia bude prebiehať automaticky, v uvedený čas. V nastaveniach treba uviesť meno počítača, meno používateľa, čas alebo interval synchronizácie.

Pre toto v menu Vytvoriť interval synchronizácie vyplňte Meno počítača\Používateľ (to možno urobiť automaticky), čas začiatku synchronizácie, interval synchronizácie, čas ukončenia synchronizácie. 

Automatická synchronizácia bude fungovať, ak je spustený program Torgsoft na uvedenom v nastaveniach počítači a pod uvedeným používateľom.

Súbory synchronizácie

Na nastavenie tohto kroku treba upresniť u vývojárov webu, aké kódovanie a formát súboru bude používaný. To závisí od systému správy webu — CMS.

V Torgsoft možno vybrať:

• kódovanie súboru ANSI alebo UTF-8,
• typ súboru tovarov CSV alebo YML,
• typ súborov objednávky klienta SAL, XML a JSON.

Tu možno tiež zmeniť meno synchronizačného súboru tovarov, synchronizovať databázu klientov, aktivovaním zodpovedajúceho nastavenia.

V nastaveniach foto synchronizácie treba pridať, aké konkrétne informácie budú prenesené do súboru na synchronizáciu s webom. 

Pridávať možno po jednom, vyberať len potrebné, alebo Pridať všetky polia do synchronizačného súboru (okrem dynamických charakteristík). 

Dynamické charakteristiky možno tiež pridať, ale po jednom, vybrať zodpovedajúci typ údajov.

Platby

Tu nastavujeme formy platby pre každú menu, s ktorou internetový obchod pracuje. V nastavení treba uviesť, v ktorej mene a kam presne — do pokladne alebo na účet, budú peniaze po zaplatení objednávky prichádzať.

Pokladne a účty treba vytvoriť vopred v menu Nastavenia → Obchodná sieť.

Stlačíme Pridať, pridáme platby objednávky, do poľa Mena vyberieme menu, uvedieme Formu platby a Účet alebo Pokladňu zodpovedajúcim spôsobom.

Klienti

Torgsoft určuje, ako identifikovať klientov, ktorí vytvorili objednávku, aktualizuje ich údaje v Torgsoft alebo automaticky vytvára klientov v databáze po objednávke.
Na nastavenie parametrov hľadania a automatického vytvárania klientov budú potrební vývojári internetového obchodu: musia uviesť parameter SaleType, ktorý zodpovedá za poradie úkonov s objednávkou.
Na tomto formulári možno zapnúť nastavenie, ktoré bude aktualizovať údaje klienta, ak sa faktúra vytvára automaticky. To je pohodlné, pretože netreba overovať a upresňovať doručovaciu adresu alebo kontaktné údaje — budú vždy aktuálne.
Ak je zapnuté Hľadať klientov podľa telefónneho čísla zákazník bude automaticky nájdený v Torgsoft (musí byť nastavený typ objednávky SaleType 1).
Možno odmietnuť automatické vytváranie alebo aktualizáciu klientov. Na to treba vypnúť nastavenie Automaticky vytvárať nových klientov na objednávku (len pre objednávky SaleType=1)
Namiesto toho uvidíte formulár výberu klientov, s ktorými treba spojiť objednávku. Pri parametri SaleType 2-5 (vytvorená faktúra, výdajný list) — automaticky bude pridaný nový klient.

Dynamické charakteristiky tovaru

V Torgsoft je predvolene 16 charakteristík tovaru: typ tovaru, krajina, výrobca, obchodná značka, kolekcia, popis, farba, materiál, veľkosť, pohlavie, sezóna, artikul, dĺžka, šírka, výška a dátum výroby.
Ale často sa stáva, že užitočné vlastnosti tovaru v karte nie sú. Sú to špecifické odvetvové parametre, ktoré sú potrebné v úzkych tovarových niciach, napríklad napätie — pre prístroje, výška sedadla — pre počítačové stoličky alebo tóny & mdash; pre toaletnú vodu.
Na to sa používajú dynamické charakteristiky.
V Torgsoft je možnosť pridať akúkoľvek charakteristiku tovaru, a preniesť túto informáciu do internetového obchodu.
Ak chcete pridať dynamickú charakteristiku, choďte do Warhouse → Typ tovaru → zmeniť kartu typu tovaru a stlačte Zobraziť dodatočné charakteristiky.
Stlačte tlačidlo Pridať, a otvorí sa adresár dodatočných parametrov, v ktorom možno vytvárať, upravovať a odstraňovať dynamické charakteristiky.
Ak je pre dynamickú charakteristiku zapnuté Unikátny pre každé centrum účtovania, pre tovary v iných centrách účtovania sa tento parameter uplatňovať nebude.
Ak je zapnutý prepínač Povinný predvolene, tento parameter v karte tovaru bude nutné vyplniť pre všetky tovary tohto typu.
Uložíme dynamickú charakteristiku. Vyberieme ju v adresári a uložíme pre tento typ tovaru.
Potom bude v karte tovaru vpravo viditeľné dodatočné charakteristiky tovaru, ktoré treba vyplniť.

Ako preniesť dodatočné parametre do internetového obchodu?

Vraciame sa do menu Sklad → Synchronizácia s internetovým obchodom → Zmeniť.
Záložka Súbory synchronizácie → Pridať.
V Type údajov vyberte Dynamická charakteristika, a nižšie — akú konkrétnu dynamickú charakteristiku tovaru chcete exportovať do internetového obchodu.
Týmto spôsobom bude popis v internetovom obchode rozšírený, a vývojári webu budú môcť pridať filtre podľa týchto špecifických parametrov tovaru.

Prvá synchronizácia

Týmto je nastavenie internetového obchodu v Torgsoft dokončené. V menu Sklad → Synchronizácia s internetovým obchodom vyberieme náš objekt synchronizácie a stlačíme tlačidlo Aktualizovať.
Na obrazovke uvidíte tovary, ktoré boli pridané do tovarovej skupiny. Skontrolujte, či medzi zoznamom tovarov nie sú tie, ktoré exportovať na web netreba. Ak také tovary nájdete, vráťte sa do Warhouse → Tovarové skupiny a vylúčte ich.
Keď je všetko pripravené, stlačte tlačidlo Synchronizovať. Prvá synchronizácia zaberie nejaký čas, najmä ak prenášate fotografie na web.

Ako pracovať s objednávkami?

Nastavili sme program, synchronizovali tovary s internetovým obchodom a sme pripravení prijímať objednávky.
Ak vývojári nastavili parameter v súbore objednávky SaleType 1 (detaily v technickej dokumentácii), bude vytvorená predbežná objednávka a pracovať s ňou treba v menu Dokument → Objednávky vzdialeného klienta.
Ak je parameter SaleType od 2 do 5, objednávky budú automaticky vytvorené v režime Obchodovanie s vystavením faktúry.
Podrobne o tom, ako pracovať s objednávkami sme rozprávali vo video kurze «Realizácia tovaru cez internetový obchod»