Účtovníctvo humanitárnej pomoci: prehľad funkcií programu Torgsoft

Na evidenciu humanitárnej pomoci v neziskových organizáciách môžete efektívne využiť štandardnú funkcionalitu Torgsoft a prispôsobiť jej logiku potrebám nadácie.

Tu sú konkrétne nástroje a režimy programu, ktoré pomôžu zorganizovať transparentnú evidenciu pomoci:

Príjem pomoci (Príjem tovaru)

Namiesto nákupu tovaru zaevidujete prijatie humanitárnej pomoci.

• Import dokladov. Ak darcovia poskytujú zoznamy tovaru v Exceli, môžete ich nahrať do programu cez funkciu «Import», aby ste nemuseli zadávať každú položku ručne.

• Označovanie. Môžete generovať vlastné čiarové kódy pre tovar, ktorý ich nemá (napríklad second-hand oblečenie, sypké produkty), a tlačiť etikety pre rýchlu evidenciu v sklade.

• Menová evidencia. Ak pomoc prichádza zo zahraničia s deklarovanou hodnotou v cudzej mene, program umožňuje túto hodnotu zaznamenať pre interné reportovanie darcom.

Skladová evidencia a triedenie

• Skladové lokácie. Ak máte veľký sklad, funkcia «Miesto uloženia tovaru» umožní uviesť konkrétnu policu alebo sektor, kde sa nachádza určitá kategória pomoci (napríklad «Sektor A: Detská výživa»).

• Balenie. Pre vážené produkty (krúpy, cukor), ktoré prichádzajú vo vreciach, môžete využiť funkciu balenia na vytvorenie jednotlivých balíčkov s čiarovými kódmi pre rýchlejšiu výdaj.

• Inventúra. Vykonanie inventúry (revízie) pomôže odhaliť rozdiely medzi evidenciou a skutočným stavom v sklade a odpísať poškodený alebo stratený tovar.

Tvorba potravinových balíčkov (Kompletizácia)

Ide o jednu z najužitočnejších funkcií pre humanitárne centrá.

• Tvorba balíčkov. Môžete vytvoriť kartu tovaru «Potravinový balíček č. 1» a uviesť, čo obsahuje (napríklad: 1 kg pohánky, 1 fľaša oleja, 2 konzervy).

• Automatické odpísanie. Pri výdaji jedného «Balíčka» zo skladu sa automaticky odpíšu všetky jeho zložky. To výrazne zrýchľuje prácu dobrovoľníkov pri výdaji.

Evidencia prijímateľov pomoci (Databáza klientov)

Funkcionalita «Klienti» umožňuje viesť register presídlencov alebo iných kategórií prijímateľov.

• Identifikácia. Môžete vydať príjemcom karty s čiarovým kódom alebo ich vyhľadať v databáze podľa priezviska/telefónu.

• Zloženie rodiny. V karte klienta môžete zaznamenať informácie o deťoch (mená, dátumy narodenia), čo je dôležité pri výdaji špecifickej pomoci (plienky, detská výživa).

• História výdaja. Vždy uvidíte, kedy a akú pomoc osoba dostala predtým, čo pomáha predísť duplicitnému výdaju alebo zneužívaniu.

Výdaj pomoci (Predaj)

Proces výdaja sa eviduje ako «predaj», ale je prispôsobený bezplatnému odovzdaniu.

• 100% zľava. Výdaj pomoci môžete vykonať v režime «Predaj» nastavením 100% zľavy na tovar. Tovar sa tak odpíše zo skladu, priradí sa ku konkrétnej osobe, nevznikne dlh a pokladňa sa nenavýši.

• Kontrola zásob. Program upozorní, ak tovar v sklade dochádza.

Reporty pre darcov

• Pohyb tovaru. Umožňuje vytvoriť report, koľko kusov konkrétneho tovaru prišlo a koľko bolo vydané za zvolené obdobie.

• Tovarový report. Zobrazuje aktuálne zostatky v skladoch.

• Reporty podľa klientov. Môžete analyzovať, koľko rodín dostalo pomoc.

Odporúčaná konfigurácia

Na začiatok vám bude vyhovovať verzia Torgsoft-Start (pre jeden sklad) alebo Torgsoft-Ultra (ak potrebujete viesť evidenciu klientov s rozšírenými údajmi a vytvárať zložité balíčky/komplety).

Na otestovanie týchto procesov môžete Stiahnuť demo verziu na 30 dní.