Čo je zber a ako ho správne vykonávať?

Aký je rozdiel medzi inkasáciou a odovzdaním tržby?

Inkasácia a odovzdanie tržby — sú rôzne procesy, hoci majú rovnaký význam.

Inkasácia — je to vlastne výber peňazí z pokladne majiteľom obchodu alebo inkasátorom. Napríklad, riaditeľ si berie peniaze na vlastné potreby. Tieto prostriedky sa odpisujú z programu a ďalšie finančné účtovníctvo sa k nim nevedie. 

Odovzdanie tržby — je to presun peňazí z jednej pokladne do druhej. Napríklad, predavač odovzdáva tržbu z pokladne obchodu do pokladne riaditeľa — do trezoru alebo pokladne v kancelárii majiteľa obchodu.

Na rozdiel od inkasácie, pri odovzdaní tržby peniaze nezmiznú zo systému — finančné účtovníctvo pokračuje v inej pokladni.

Vlastne, inkasácia — je neúplné finančné účtovníctvo, zatiaľ čo odovzdanie tržby — úplné. Preto ak plánujete viesť kompletné finančné účtovníctvo so všetkými príjmami a výdavkami, odporúčame v Torgsoft používať práve «Odovzdanie tržby» na výber peňazí z pokladní.

Reglement inkasácie

Pravidlá inkasácie v obchode sa môžu líšiť v závislosti od organizačných procesov, požiadaviek a pravidiel obchodu alebo spoločnosti. Všeobecný reglement inkasácie v obchode môže zahŕňať nasledujúce kroky:

1. Príprava hotovosti a dokumentov: oddelenie všetkej hotovosti, získanej počas obchodovania, a zostavenie zoznamu všetkých prijatých hotovostných prostriedkov a dokumentov.
2. Určenie zodpovedných osôb, ktoré sa zúčastnia inkasácie.
3. Príprava správy o všetkej hotovosti, získanej počas obchodovania: denná správa z pokladne alebo denný tovarový príjem.
4. Inventarizácia: prepočet všetkej hotovosti a overenie jej súladu so správou.
5. Odovzdanie spočítanej hotovosti na určené miesto alebo zodpovednej osobe — inkasátorovi.
6. Vloženie údajov o inkasácii do účtovného programu, tlač inkasného lístka, podpis pokladníka a inkasátora na dokumente.

Ako zobraziť inkasáciu z obchodu v Torgsoft?

Inkasáciu v Torgsoft môžete vykonať v niekoľkých režimoch: 

• Platba → Súhrn pokladne
• Platba → Finančný dokument → Pokladňa
• Dokument → Realizácia

Základné podmienky inkasácie v Torgsoft:

• Inkasácia v Torgsoft sa vykonáva len pre pokladňu účtovného objektu uvedeného na hlavnom formulári programu. 
• Inkasácia znižuje zostatok peňazí v pokladni na uvedenú sumu, prostriedky sa odpisujú z účtovného programu. 
• Program zaznamenáva dátum, čas, účtovný objekt, sumu inkasácie, inkasátora a zamestnanca, ktorý odovzdáva prostriedky
• Inkasácii sa automaticky priradí článok finančnej analýzy «Vnútorný obeh» s možnosťou jeho úpravy. Toto je potrebné na kontrolu výdavkov a pohybu prostriedkov v menu Platba → Zostatok podľa článkov finančnej analýzy.
• V Torgsoft môžete vykonať kontrolu inkasného lístka naskenovaním čiarového kódu lístka, po čom sa zobrazí správa o dokumente inkasácie.
• Štandardne je inkasácia nedostupná pre predavačov a iných zamestnancov s rolovým obmedzením prístupu. 

Ako vykonať inkasáciu cez smartfón?

V mobilnej aplikácii Torgsoft môžete tiež rýchlo vykonať inkasáciu v menu «Mobilné operácie». Toto je pohodlné, keď nie je počítač po ruke alebo predavač obsluhuje zákazníkov v programe. 

V aplikácii je potrebné vyplniť nasledujúce polia: 

• suma inkasácie, 
• pokladňa, z ktorej budú prostriedky vybrané,
• komentár v prípade potreby,
• podnik, ak je k dispozícii,
• inkasátor — osoba, ktorá vykonala inkasáciu,
• zamestnanec , ktorý odovzdáva prostriedky z pokladne.

Kto by mal vykonávať inkasáciu?

Zvyčajne inkasáciu vykonávajú zamestnanci zodpovední za vedenie pokladničných operácií — účtovníci, administrátori, majitelia podnikov. Pokladník by mal byť prítomný a zúčastňovať sa na inkasácii.

Ak je podnik veľký, inkasáciu vykonávajú zamestnanci kontrolného a revízneho oddelenia, medzi ich služobné povinnosti patrí:

• kontrola práce predavačov a iných zamestnancov spoločnosti,
• kontrola sortimentu a maloobchodných cien na tovar v obchodoch siete,
• kontrola používania RP,
• vykonávanie inkasácií,
• kontrola dostupnosti tovaru a dodržiavania štandardov merchandisingu,
• vykonávanie inventúr;
• kontrola dostupnosti potrebných dokumentov obchodného miesta, predavačov a certifikátov tovaru,
• kontrola termínov realizácie tovarov.

Inkasácia obchodných miest bankou

Niekedy inkasáciu vykonáva banka, táto služba je platená a je možné ju objednať. Cena inkasácie jedného obchodného miesta je od 2 000 UAH mesačne.

Občiansky zákonník Ukrajiny upravuje pravidlá inkasácie obchodných miest bankou. Po podpísaní zmluvy banka vlastnými silami a prostriedkami vykonáva inkasáciu prostriedkov obchodného miesta alebo online inkasáciu, zbiera prostriedky v pokladniach klienta, dodáva prostriedky do pokladne banky na ich pripísanie na bežný účet podniku.

Akú často je potrebné vykonávať inkasáciu?

Frekvencia inkasácie v obchode závisí od veľkosti podniku a jeho transakčnej aktivity: v malých obchodoch sa inkasácia môže vykonávať raz denne, v väčších — niekoľkokrát denne. Vo veľkých obchodoch s vysokou intenzitou predaja sa inkasácia môže vykonávať niekoľkokrát počas dňa.

Frekvenciu inkasácie stanovujú podľa finančných potrieb podniku a zohľadnenia rizík — možnosť straty alebo krádeže peňazí.

Ako vytvoriť duplikát inkasného lístka?

Duplikát inkasného lístka je potrebný pre rezervnú dokumentáciu a transparentnosť procesu inkasácie. Duplikát inkasného lístka sa používa ako referenčný dokument pre audity alebo na riešenie sporov týkajúcich sa inkasácie. Toto je dodatočný záznam o hotovosti, ktorá bola spočítaná a odovzdaná počas inkasácie — lístok môže byť použitý na potvrdenie presnosti zostatku hotovosti na konci pracovného dňa. 

Od verzie Torgsoft 2022.0.20 bude možné vytlačiť duplikát inkasného lístka.

Na tento účel sme v menu Platba → Finančný dokument → Pokladňa pridali akciu «Tlač inkasného lístka». Otvorí sa náhľad inkasného lístka s možnosťou jeho tlače. Tlač takéhoto lístka je možná len pre pokladničné finančné dokumenty, ktoré majú kategóriu «Inkasácia», a nie je dostupná pre odovzdanie tržby.