Ako vytvoriť dokonalý poriadok v tovare: zavedenie jednotného štandardu pre produktovú základňu

Príčinou tohto chaosu je absencia jednotných štandardov práce s informáciami. Vo veľkom biznise sa riešeniu tohto problému venuje MDM (Master Data Management) — prístup, ktorý vytvára jednotný, referenčný a bezchybný zdroj údajov.

Pre maloobchod a prácu s programom Torgsoft znamená MDM jednoduchú vec: dokonalý poriadok v číselníkoch tovaru, aby sa škálovanie podnikania nezmenilo na katastrofu.

Prečo vznikajú «smetné» údaje?

Databáza sa najčastejšie mení na skládku duplicít kvôli niekoľkým typickým chybám:

1. Rôzne formáty cenníkov od dodávateľov. V jednom Excel súbore je čiarový kód zapísaný ako číslo, v inom — ako text. Program ich číta rozdielne a vytvára duplicity.

2. Ľudský faktor. Predavači zapisujú názvy rôzne alebo svojvoľne vytvárajú nové kategórie (jeden vytvoril vetvu «Hračky», iný — «Hračka»).

3. Nesprávne nastavenia importu. Program hľadá tovar iba podľa názvu a keď nenájde 100 % zhodu s cenníkom dodávateľa, vytvorí novú kartu namiesto aktualizácie existujúcej.

5 krokov k dokonalému poriadku (MDM) v Torgsoft

Aby ste obmedzili manuálnu prácu na minimum a vždy mohli dôverovať svojim reportom, nastavte systém podľa piatich pravidiel.

1. Centralizácia právomocí (Data Governance)

Hlavné pravidlo poriadku: meniť štruktúru databázy má právo iba jedna zodpovedná osoba (napríklad majiteľ alebo hlavný tovaroznalec).

• Ako to nastaviť v Torgsoft? Prejdite do nastavení používateľských rolí. Všetkým bežným predavačom a stážistom určite zrušte zaškrtnutie možnosti «Povolené meniť druhy tovaru». Tým okamžite ochránite svoj «Strom druhov tovaru» pred vznikom duplicitných kategórií a chaosom na rôznych predajných miestach.

2. Správna príprava cenníkov (Data Quality)

Väčšina chýb sa do databázy dostáva už pri načítavaní dodacích listov z Excel súborov dodávateľa.

• Excel hygiena. Pred importom vždy označte celú tabuľku a premeňte formát buniek na «Text». Je to kriticky dôležité. Ak to neurobíte, Excel môže «zjesť» nuly na začiatku čiarových kódov alebo premeniť artikle na dátumy. Sledujte tiež, aby v popise tovaru neboli skryté zalomenia riadkov (stlačenia klávesu Enter). Na urýchlenie možno v Torgsoft použiť špeciálne makro pre text.

3. Inteligentné vyhľadávanie pri importe (Data Matching)

Aby program jasne rozlišoval, kde sa na sklade nachádza starý tovar a kde sa objavil nový, treba správne nastaviť logiku rozpoznávania.

• Ako to nastaviť v Torgsoft? Vo formulári importu nastavte priority v poli «Parametre vyhľadávania tovaru». Nastavte vyhľadávanie najprv podľa čiarového kódu a až potom podľa artikla. Ak sa čiarový kód zhoduje, program iba aktualizuje zostatky a ceny.

• Aktualizácia, nie vytváranie. Zapnite prepínač «Aktualizovať parametre tovaru». Potom, ak dodávateľ pošle cenník s lepším popisom alebo novými charakteristikami, Torgsoft automaticky obohatí existujúcu kartu, nie vytvorí novú. A ak v cenníku nie sú stĺpce s kategóriou, použite funkciu «Rodičovský uzol», aby sa dávka automaticky dostala do správnej vetvy.

4. Automatizácia názvov (Data Standardization)

Nedovoľte zamestnancom vymýšľať názvy tovarov ručne.

• Riešenie. Používajte nastavenie «Pravidlo tvorby názvu tovaru». Torgsoft vie názvy skladať automaticky podľa vzorca. Napríklad: [Druh tovaru] + [Výrobca] + [Model] + [Farba] + [Veľkosť].

• Pri importe jednoducho zaškrtnite možnosť «Fixovať názov tovaru» a všetky vaše tisíce položiek budú mať dokonale jednotné, štandardizované názvy (napríklad «Tenisky Nike AirMax Čierna 42»). To je ideálne na export do Prom alebo Rozetka.

5. Čo robiť, ak sa chyby už stali a databáza je znečistená? Nehľadajte ich po jednej.

• Zlúčenie duplicít. Prejdite do režimu Tovaroznalectvo -> Diagnostika chýb. Systém nájde tovary s rovnakými čiarovými kódmi, ale rôznymi názvami. Môžete vykonať zlúčenie tovarov: program odstráni nadbytočné položky a presne spojí celú históriu pohybov aj zostatky do jednej správnej (referenčnej) karty.

• Hromadná klasifikácia. Na karte «Označovanie číselníkov» odfiltrujte všetky «bezprizorné» tovary (kde nie je uvedený druh alebo výrobca). Označte ich v zozname a kliknite na «Zmeniť», aby ste jedným kliknutím priradili stovky tovarov k správnej vetve.

Zhrnutie

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва