Obmedzenia prístupu pre predajcov a kontrola zamestnancov

Kontrolný zoznam obmedzení prístupu a kontroly činností zamestnancov v účtovnom programe Torgsoft

• Každý používateľ musí mať svoj vlastný prihlásovací účet a heslo na prístup do programu. 
• Rola v programe Torgsoft musí zodpovedať pozícii zamestnanca. 
• Používajte štandardné role v programe, sú už nastavené. 
• Povoľte prístup k vytváraniu dokumentov, ale zakážte ich úpravu a mazanie. Neotvárajte prístup k činnostiam "pre každý prípad". 
• Kontrolujte pohyb tovaru. V tomto režime môžete ľahko sledovať dátum vytvorenia dokumentu a všetky operácie s tovarom. 
• V Deníku zmien dokumentov uvidíte zmeny dokumentov a postup práce s nimi. 
• Protokol činností používateľov umožňuje zhodnotiť, ako predajca pracoval, ktoré formuláre otvoril, pokúsil sa niečo odstrániť, ako reagoval na systémové otázky programu. 
• Kontrolujte odpísanie tovaru. V nastaveniach rolí zakážte meniť dátumy príchodu a odpísania. 
• Uzavrite obdobia. Týmto spôsobom nepovolíte zmeny v starých dokumentoch, ako napríklad pridávanie tovaru do starých odpísaní, vnútorné prenosy, zmenu príchodov. 
• S týmto cieľom uzavrite pokladničné dni a zablokujte finančné a skladové dokumenty. Neuzavreté pokladničné dni umožňujú meniť príjmové a výdavkové finančné dokumenty do budúcnosti alebo spätne. To ovplyvní rovnováhu pokladnice a výnos za týždeň alebo mesiac a umožní predajcovi odovzdať menej peňazí, ako by mal, manipuláciou s pokladnicou obchodu. Na to v nastaveniach programu nastavte povinné automatické uzavretie pokladničného dňa. 
• Zakážte možnosť meniť dátum realizácie v programe a systémový čas v operačnom systéme Windows. 
• Častejšie vykonávajte inventarizácie na zistenie nedostatkov alebo nesúladu v obchode. Ak sa zistí nedostatok, ihneď zistite, kam tovar zmizol, kto v tom čase pracoval a podobne. Iba po zistení príčin - uzavrite záznam o inventarizácii. 
• Na ručnú kontrolu inventára vytlačte záznam bez počtu zostávajúceho tovaru, aby predajca nemohol manipulovať s množstvom. Ak sa inventarizácia uskutočňuje v Torgsofte - uzavrite zamestnancom prístup k informáciám o "Nesúlad" a "Množstvo na sklade". 
• Zakážte ručný výber tovaru zo skladu a ručný výber zákazníka pri realizácii. Ak to nie je pohodlné, použite ďalšiu možnosť "Verifikácia zľavovej karty cez SMS", aby predajca nemohol využívať zľavy alebo bonusy zákazníka vo svoj prospech. 
• Povoľte prijímanie vrátenia iba na základe pokladničného bloku a s vyplnením návratného protokolu. 
• V nastaveniach Používateľa sa uistite, že predajca vidí iba svoje účtovné stredisko, svoje faktúry pri obchodovaní s vystavením faktúry a svoju pokladnicu. 
• Nikdy neposkytujte zamestnancom heslo k svojmu účtu. Pravidelne meňte svoje heslo na prístup do programu Torgsoft. 
• Zakážte "Zobrazenie súhrnných údajov" o tom, koľko tovaru je na sklade a na akú sumu. Tiež je lepšie skryť informácie o tom, koľko tovaru bolo predané za dané obdobie. 
• Zakážte predajcovi "Meniť cenu podľa cenníka" a "Predajnú cenu pri realizácii". Takto nebude môcť prepisovať cenovky a meniť cenu pri predaji, aby si rozdiel vzal pre seba. 
• Predajcovi nie je potrebné vidieť "Nákupné ceny". Tiež môžete skryť pred predajcom "Veľkoobchodné ceny". 
• Zakážte možnosť "Prepínať medzi účtovnými objektmi", a predajca nebude môcť predávať tovar z iného obchodu. Pri tom môžete nastaviť, aby videl dostupnosť a cenu daného tovaru na iných miestach. 
• Zakážte "Úpravu typov tovaru", aby predajca nepomýlil klasifikáciu tovarov na sklade. 
• Ak máte veľkú obchodnú sieť a obchody sa nachádzajú v rôznych mestách, odporúčame obmedziť prístup k zákazníkom podľa regiónov. Predajca z Charkova tak neuvidí informácie o zákazníkoch z Poltavy. Na to zapnite príslušnú možnosť a označte regióny, ktoré budú pre používateľa dostupné. 
• Obmedzte prístup používateľa k účtovným účtom. To zabráni neúmyselnému odoslaniu faktúry na nesprávny účtovný účet. Zo zoznamu je potrebné vybrať účtovné účty, ktoré budú pre používateľa dostupné. 
• Nedovoľte upravovať posledný dátum prijatia platby od VIP zákazníka, pretože môžu vzniknúť máchinácie s dátumami platieb. A vôbec, môžete zakázať alebo povoliť predajcovi vidieť vo svojom zozname zákazníkov VIP kupujúcich. 
• Môžete obmed ziť prístup k informáciám v Obchode s fakturáciou, napríklad neukazovať informácie o faktúrach uzavretých období alebo o uzavretých výdavkových faktúrach. 
• Tiež je možné skryť polia Dátum a Pohlavie v karte zákazníka, aby predajca nemohol používať zľavu zákazníkov vo svoj prospech. 
• Kontrolujte minimálnu predajnú cenu, aby ste zabránili predaju tovaru so stratou. Nastavte položku "Predávať za náklady + Minimálna obchodná prirážka" - potom program automaticky skontroluje výšku zľavy a nastaví cenu nie nižšiu ako náklady a minimálnu obchodnú prirážku. Minimálna prirážka sa nastavuje v Parametroch systému na karte Tovar a uvádza sa v percentách.