Plán automatizácie: ako organizovať účtovníctvo pre rôzne obchody

Prechod od vedenia evidencie v zošite k programu na počítači výrazne uľahčuje proces predaja, kontrolu obehu tovaru, reportovanie a uchovávanie údajov o obchodných výsledkoch.

Príprava na automatizáciu obchodu

Automatizácia obchodu — to nie je len účtovný program, ale aj obchodné vybavenie, školenie zamestnancov a systematická denná práca na organizácii obchodných procesov.

Analýza potrieb

Pred výberom programu pre obchod je potrebné určiť hlavné úlohy, ktoré je potrebné vyriešiť:

• začať predávať s ECR,

• urobiť poriadok na sklade,

• kontrolovať činnosti predajcov,

• evidovať zákazníkov a ich nákupy,

• urobiť prehľadné a zrozumiteľné vyúčtovania s dodávateľmi a pod.

Nech je cieľ automatizácie akýkoľvek, v účtovnom programe Torgsoft je možné realizovať akýkoľvek zámer.

Ak chcete zistiť, aký program a základnú sadu vybavenia potrebujete na začiatok evidencie, obráťte sa na zamestnancov spoločnosti Torgsoft. Špecialisti na automatizáciu poskytnú komplexné poradenstvo: poradia, kde začať, ktorá verzia programu Torgsoft bude pre vás najvhodnejšia, aké pokladničné vybavenie bude pre váš biznis najlepšie, koľko skenerov, tlačiarní a pod. budete potrebovať. 

Výber programu

Účtovný program musí mať potrebnú funkcionalitu na vedenie obchodnej, finančnej, skladovej, manažérskej evidencie, uchovávanie a príjem tovaru, synchronizáciu s internetovým obchodom a inými online platformami atď. Ideálne je, keď program umožňuje komplexné vedenie obchodu — aby používateľ nemusel prepínať medzi rôznymi programami, pokrývajúc všetky smery činnosti, s integráciou služieb pre podnikanie. 

Prenos údajov

Získajte všetky údaje z evidencie, ktoré ste viedli v zošitoch, Excel tabuľkách, vrátane informácií o tovare, predaji, zákazníkoch, vyúčtovaniach so zamestnancami a dodávateľmi — na vytvorenie jednotnej databázy v účtovnom programe. Ak máte veľký objem informácií, časť z nich je v tabuľkách alebo súboroch z iných programov a neviete, kde začať, technická podpora spoločnosti Torgsoft vám pomôže krok za krokom preniesť údaje.

Nastavenie programu podľa špecifík podnikania

Pridajte do programu:

• typy tovaru — ich kategórie a podkategórie, priemernú prirážku na druh tovaru,

• fiškálnu značku tovaru — či je tovar fiškálny,

• podniky a ich údaje — v programe Torgsoft je možné viesť veľa SZČO a právnických osôb,

• obchodné miesta a ich názvy, ak ich je viac,

• pokladne a účty podnikov, aby bolo možné plnohodnotne viesť finančnú evidenciu,

• dodávateľov, ich kontaktné údaje a počiatočné dlhy, ak nejaké sú,

• sprostredkovateľov a ich provízie, ak ste dropshipping dodávateľom,

• pridajte zákazníkov, aby ste mohli robiť hromadné rozosielanie, vytvorte rozsah čiarových kódov a objednajte výrobu zľavových kariet na zvýšenie zákazníckej základne,

• nastavte RP pre potrebné pokladne,

• nastavte obmedzenia prístupov pre zamestnancov — program v predvolenom nastavení poskytuje iba nevyhnutné minimum pre predajcov, oprávnenia na určité činnosti môžete pridať alebo odstrániť v nastaveniach rolí.

Školenie zamestnancov

Na automatizáciu malého obchodu s jednou pokladnicou bude potrebný 1 deň na nastavenie programu a školenie predajcov. 

Školenie si môžete objednať — všetko prebieha online, alebo si môžete pozrieť bezplatný videokurz pre začiatočníkov, začať s inštrukciami na webe, podcastmi.

Do školenia zahrňte:

• začiatok evidencie: príjem, predaj a vrátenie tovaru, 

• otvorenie a uzavretie zmeny, 

• pridanie zákazníkov a informácií o nich do kariet tovaru, 

• vkladanie informácií o kontrahentoch a partneroch.

Postupné zavádzanie 

Úspech automatizácie a zavedenia účtovného programu závisí predovšetkým od pravidelnosti a metodickosti. Pri zavádzaní evidencie je dôležité, aby bol majiteľ obchodu alebo zodpovedná a dôveryhodná osoba oboznámená s nastavením a používaním programu — tak budete môcť bez ohľadu na fluktuáciu zamestnancov rýchlo zaškoliť nového zamestnanca do obchodných procesov bez straty znalostí a efektívnosti predaja.

Stanovte si konečné termíny na zavedenie účtovného systému. To môže byť od týždňa do mesiaca v závislosti od počiatočných cieľov a veľkosti podnikania. Začnite s jedným oddelením obchodu, prejdite na používanie programu a zhodnoťte výsledky. Potom automatizáciu rozšírte na všetky oddelenia.

Prechod na počítačovú evidenciu si vyžiada určitý čas a úsilie, ale v dlhodobom horizonte to výrazne uľahčí prácu vašim zamestnancom, zlepší organizáciu podnikania a zvýši ziskovosť vášho obchodu.

Plán automatizácie obchodu

*Cena automatizácie závisí od počtu pracovných miest. Do odhadu ceny nie sú zahrnuté notebooky a počítače, ktoré sú potrebné na nastavenie programu a na prácu v obchodoch, pretože ich cenové rozpätie je dosť široké.

Poradiť sa so špecialistom a objednať automatizáciu obchodu:

+38(067) 558 37 84

info@torgsoft.ua