Plán automatizácie: ako organizovať účtovníctvo pre rôzne obchody

Torgsoft je vhodný pre väčšinu malých a stredných obchodných podnikov, ktoré predávajú tovar alebo služby, vedú sklad, pokladňu, zúčtovanie s dodávateľmi, pracujú so zákazníkmi a zamestnancami. Program sa používa na automatizáciu viac ako 120 druhov podnikania: od malého obchodu až po maloobchodnú sieť, sklad, internetový obchod, servisné centrum alebo malú výrobu.

Pre rôzne druhy obchodu sa používa jeden účtovno-evidenčný systém. Špecifiká podnikania určujú štruktúra tovaru, charakteristiky, pravidlá predaja, práva zamestnancov, doplnkové možnosti a obchodné vybavenie. Preto obchod s oblečením, potraviny, predajňa autodielov alebo stavebnín potrebujú rôzne nastavenia Torgsoft, hoci základná logika evidencie zostáva spoločná.

Pred nákupom možno program otestovať na reálnom tovare a typických operáciách v 30-dňovej demo verzii. Je to najpresnejší spôsob, ako pochopiť, či Torgsoft pokrýva vaše procesy.

Pre aké podniky je Torgsoft vhodný

Typ obchodu sám osebe má malý vplyv na výber programu. Dôležité je pochopiť, ako sa v podniku pohybuje tovar, ako sa predáva, ktoré charakteristiky treba uchovávať a čo chce majiteľ kontrolovať.

• Maloobchodné predajne. Oblečenie, obuv, kozmetika, detský tovar, papiernictvo, knihy, chovateľské potreby, drogéria, domáce potreby, elektronika, autodiely, stavebné materiály a iný tovar. Torgsoft vedie príjem, predaj, vrátenie, odpis, inventarizáciu, ceny, zásoby, pokladňu a zúčtovanie.
• Potraviny a iné obchody s váženým tovarom. Program pracuje s váhami, váhovými čiarovými kódmi, balením a označovaním tovaru. Pokladník môže získať hmotnosť bez ručného zadávania, ak je pripojené príslušné zariadenie a možnosť.
• Obchody s oblečením a obuvou. Pri tovare možno viesť modely, veľkosti, výrobcov, sezóny a ďalšie charakteristiky. Predajca vidí dostupnosť potrebného variantu a majiteľ analyzuje predaj a zásoby.
• Tovar so sériovými číslami a zárukou. Pri technike, náradí, bicykloch a inom záručnom tovare možno pripojiť evidenciu podľa sériových čísel a záručný servis.
• Šperky, látky a materiály s mierou. Doplnkové možnosti Torgsoft umožňujú viesť tovar v kusoch spolu s hmotnosťou, dĺžkou, plochou alebo inou mierou.
• Stavebné a dokončovacie materiály. Pri dlažbe, lamináte, linoleu a podobnom tovare sú k dispozícii výpočty podľa metrických charakteristík.
• Veľkoobchod a sklady. Torgsoft vedie nákupy, objednávky dodávateľom, veľkoobchodné ceny, zásoby v skladoch, interné presuny, vzájomné zúčtovanie a expedíciu.
• Internetové obchody a marketplace platformy. Torgsoft môže byť hlavnou evidenčnou databázou pre offline aj online predaj. Na to sa používa synchronizácia s internetovým obchodom a samostatné integrácie s obchodnými platformami a doručovacími službami.
• Servisné centrá a dielne. Doplnková možnosť umožňuje viesť servisné požiadavky, materiály, etapy práce a zúčtovanie so zákazníkom.
• Prenájom. Torgsoft môže viesť tovar, ktorý sa vydáva zákazníkom na určitý čas, kontrolovať vrátenie, platbu, zálohu a rezerváciu.
• Malá výroba. Program podporuje evidenciu materiálov, technologických kariet, výroby hotových výrobkov, nákladovej ceny a použitia surovín.

Prečo Torgsoft dokáže pracovať s veľmi rozdielnym tovarom

Torgsoft uchováva tovar ako štruktúrovanú kartu. Pri položke možno uviesť druh tovaru, názov, artikel, čiarový kód, výrobcu, ceny a potrebné charakteristiky. Pre jednotlivé kategórie sa používajú veľkostné rady, sezóna, merné jednotky, sériové čísla a ďalšie parametre.

Preto program nemusí vedieť, čo je „obchod s obuvou“ ako samostatný typ systému. Majiteľ opíše štruktúru svojho sortimentu: model, výrobcu, veľkosť, farbu, sezónu a ďalšie potrebné znaky. Potom Torgsoft pracuje s týmito údajmi pri príjme, predaji, vyhľadávaní, inventarizácii a analýze zásob.

Rovnaký princíp funguje aj pri inom tovare. Pri káve sú dôležité hmotnosť a balenie. Pri smartfóne môže byť dôležité sériové číslo. Pri dlažbe je potrebný výpočet plochy. Pri oblečení sú potrebné veľkosti. Pri autodieloch sú dôležité artikel, výrobca a charakteristiky.

Špecializované odvetvové úlohy treba posudzovať samostatne. Napríklad automatický výber autodielu podľa VIN kódu je samostatná úloha katalogizácie. Torgsoft v takomto podnikaní môže viesť nomenklatúru, zásoby, nákupy, predaj, pokladňu a financie, no konkrétny scenár výberu dielov treba overiť pred nasadením.

Torgsoft usporadúva podnikové procesy

Počítačová evidencia funguje vtedy, keď zamestnanci rovnaké operácie spracúvajú rovnakým spôsobom. V obchode musí byť určené, kto prijíma tovar, kto vystavuje príjem, kedy sa položka objaví v predaji, kto môže zmeniť cenu, ako sa spracúvajú vrátenia, odpisy, chyby a presuny.

Torgsoft tento poriadok upevňuje v dokumentoch, rolách a prístupových právach. Predaj mení stav zásob a stav pokladne. Vrátenie sa spracúva ako samostatná operácia. Presun medzi skladmi má vlastný dokument. Zmena údajov používateľom sa môže zaznamenávať v denníkoch a protokoloch.

Ak pred automatizáciou predajcovia pracovali spamäti, dohadovali sa ústne, menili ceny bez jednotného pravidla alebo opravovali zásoby bez dokumentov, počas zavádzania vznikajú rozpory. Program ukáže, ktoré operácie v podniku ešte nemajú určený postup.

V takejto situácii je užitočné opísať operáciu tromi otázkami:

1. Kto vykonáva úkon.
2. Čo sa má zmeniť v tovare, peniazoch alebo dokumentoch.
3. Čo má po tom vidieť a skontrolovať majiteľ.

Potom možno určiť, ktorým dokumentom, nastavením alebo funkciou Torgsoft sa operácia spracuje. Časť situácií, ktoré sa spočiatku zdajú ako nekompatibilita s programom, vzniká pre chýbajúce jednotné pravidlo práce v samotnom obchode.

Čo dáva Torgsoft majiteľovi podniku

Predajca potrebuje nástroj na každodennú prácu. Majiteľ potrebuje údaje na kontrolu podniku. Torgsoft uchováva operácie v jednej databáze a umožňuje vidieť ich vo vzájomných súvislostiach.

• Tovar a zásoby. Majiteľ vidí, čo je na sklade, kde sa tovar nachádza, ako sa pohyboval a ktoré položky treba doplniť.
• Predaj. Program uchováva realizácie, vrátenia, zľavy, ceny a údaje o predanom tovare.
• Peniaze. Možno viesť pokladne, výdavky, platby, vzájomné zúčtovanie a bankové operácie.
• Dodávatelia. Torgsoft uchováva príjmy, nákupné ceny, dlhy a históriu zúčtovania.
• Zamestnanci. Administrátor nastavuje roly a povolené činnosti. Vedúci môže kontrolovať operácie používateľov.
• Zákazníci. Program uchováva karty zákazníkov, históriu nákupov, zľavy a bonusy.
• Inventarizácia. Zamestnanec zadá skutočné množstvo tovaru a Torgsoft ho porovná s účtovným stavom.
• Analytika. Vedúci analyzuje predaj, zásoby, obrátkovosť, ziskovosť, sortiment a ďalšie ukazovatele.
• Online predaj. Pomocou doplnkových integrácií možno prepojiť hlavnú databázu s internetovým obchodom, marketplace platformami a doručovacími službami.

Je Torgsoft vhodný na prácu podľa ukrajinských pravidiel obchodu

Torgsoft sa vyvíja pre ukrajinský obchodný biznis. Program podporuje softvérový RRO, prácu s hardvérovými fiškálnymi registrátormi, UKTZED, DPH, tovar podliehajúci spotrebnej dani a formulár evidencie zásob tovaru.

Fiškálny predaj možno prepojiť s bežnou operáciou realizácie v Torgsoft. Pri platbe kartou môže program preniesť sumu na kompatibilný bankový terminál. Na papierový doklad PRRO možno použiť bežnú tlačiareň účteniek.

Konkrétne požiadavky závisia od formy podnikania, systému zdaňovania, sortimentu a spôsobu úhrad. Majiteľ alebo účtovník určí, ktoré pravidlá sa vzťahujú na konkrétny podnik, a v Torgsoft sa nastavia príslušné podniky, pokladne, PRRO, sadzby a údaje o tovare.

S akým obchodným vybavením Torgsoft pracuje

Na základnú evidenciu stačí počítač s Windows. Konkrétna zostava vybavenia závisí od toho, aké operácie treba vykonávať na pokladni a v sklade.

• Skenery čiarových kódov načítavajú tovar pri predaji, príjme a inventarizácii.
• Tlačiarne účteniek tlačia predajné a papierové účtenky PRRO.
• Tlačiarne etikiet sú potrebné pre tovar bez hotového čiarového kódu alebo na vlastné označovanie obchodu.
• Elektronické váhy prenášajú hmotnosť tovaru do pokladne alebo sa používajú na balenie a tlač váhových etikiet.
• Bankové POS terminály možno integrovať s Torgsoft, aby program prenášal sumu na úhradu bez opätovného zadávania pokladníkom.
• Fiškálne registrátory používajú podnikatelia, ktorí pracujú s hardvérovým RRO.
• Terminály zberu dát sa používajú v sklade na inventarizáciu, príjem a prácu s veľkým sortimentom.
• Zákaznícke displeje zobrazujú klientovi informácie o aktuálnom nákupe.
• Vybavenie samoobslužnej pokladne možno používať v obchodoch, kde je určené samostatné platenie zákazníkom.

Pri vybavení, ktoré si vymieňa údaje s Torgsoft cez ovládač alebo špeciálny protokol, treba kompatibilitu overiť podľa konkrétneho modelu. Je to obzvlášť dôležité pri váhach, bankových termináloch, fiškálnych registrátoroch a špecializovaných zariadeniach.

Aká konfigurácia Torgsoft je potrebná pre váš rozsah

Verzia programu sa určuje podľa počtu predajných miest, pracovísk, spôsobu prístupu k databáze a potrebných funkcií. Druh tovaru tu má druhoradý význam.

Konečná cena automatizácie závisí od verzie Torgsoft, počtu pracovísk, doplnkových možností, vybavenia a rozsahu prác na nastavení. Preto univerzálna suma pre „malý“, „stredný“ alebo „veľký“ obchod dáva nepresnú predstavu o rozpočte.

Čo skontrolovať pred kúpou programu

Na určenie kompatibility Torgsoft s vaším podnikaním stačí opísať reálnu prácu obchodu.

1. Aký tovar predávate. Určte charakteristiky, podľa ktorých zamestnanci tovar hľadajú, prijímajú a predávajú.
2. Koľko máte obchodov, skladov a pokladní. Od toho závisí verzia a spôsob práce s databázou.
3. Kto pracuje s evidenciou. Predajca, tovarový špecialista, administrátor a majiteľ potrebujú rôzne práva.
4. Ako predávate. Zohľadnite maloobchod, veľkoobchod, web, marketplace platformy, doručenie, predplatbu a ďalšie kanály.
5. Ako fiškalizujete predaj. Skontrolujte PRRO, fiškálny registrátor a bankový terminál.
6. Aké vybavenie už máte. Zapíšte presné modely váh, tlačiarní, terminálov a ďalšieho vybavenia na overenie kompatibility.
7. Aké operácie sú u vás neštandardné. Napríklad sériové čísla, prenájom, výroba, metráž, oprava, komisný tovar alebo špecializovaný odvetvový výber.

Kedy treba kompatibilitu overiť samostatne

Torgsoft je sériový evidenčný systém. Spoločnosť rozvíja spoločné jadro programu a pridáva funkcie, ktoré potrebuje široký okruh podnikateľov. Preto sa pred kúpou oplatí samostatne overiť scenár, ak podnik závisí od úzkej špecializovanej funkcie.

Medzi takéto situácie patria odvetvové katalógy výberu tovaru, špeciálne vybavenie s vlastným protokolom, neštandardný algoritmus výpočtu alebo proces, ktorý nie je medzi funkciami a doplnkovými možnosťami Torgsoft.

Dá sa to zistiť pred zakúpením licencie. Na overenie stačí zopakovať typický pracovný deň v demo verzii: prijať niekoľko reálnych tovarov, vykonať predaj, vrátenie, platbu, inventarizáciu a vytvoriť report potrebný pre majiteľa.

Ako prejsť na Torgsoft

Zavádzanie sa začína prípravou údajov a pravidiel práce. Čím presnejšie obchod určí počiatočné zásoby a poradie operácií, tým rýchlejšie zamestnanci prejdú na systematickú evidenciu.

1. Určte štruktúru podniku. Obchody, sklady, podniky, pokladne, používatelia a ich roly.
2. Pripravte tovarový adresár. Kategórie, názvy, artikle, čiarové kódy, charakteristiky, ceny a dodávatelia.
3. Vykonajte inventarizáciu. Počiatočný stav v programe musí zodpovedať skutočnému tovaru.
4. Preneste potrebné údaje. Časť informácií možno importovať z tabuliek alebo predchádzajúceho evidenčného systému.
5. Pripojte vybavenie. Skontrolujte skenery, tlačiarne, váhy, PRRO, bankový terminál a ďalšie zariadenia.
6. Nastavte práva zamestnancov. Každá rola dostane prístup iba k potrebným operáciám.
7. Vykonajte testovacie operácie. Príjem, predaj, vrátenie, platbu, inventarizáciu a uzavretie pracovného dňa.
8. Začnite viesť všetky operácie v systéme. Majiteľ v prvých dňoch pravidelne kontroluje zásoby, pokladňu, vrátenia, zľavy a činnosti zamestnancov.