15 účtovných chýb, ktoré vedú k stratám

Nerobte chyby! 15 odporúčaní od Torgsoft, ako viesť účtovníctvo správne https://t.co/nBuFN6pJ2e pic.twitter.com/xqVUQv7feI

— Torgsoft (@torgsoft) 20 жовтня 2021 р.

Všetci, ktorí predávajú softvér pre podnikanie, sľubujú svojim zákazníkom riešenie ich problémov, zvýšenie ziskov, zníženie nákladov, optimalizáciu procesov a ďalšie výhody.

Ale môže softvér vyriešiť všetky problémy podnikania?

Ak sa pozrieme na definíciu «automatizácie podnikania» — ide o ukladanie a spracovanie obchodných procesov spoločnosti. Človek je neoddeliteľnou súčasťou automatizácie, pretože zadáva údaje do systému, spravuje ho a vykonáva zmeny.

Chyby účtovnej politiky, nepremyslené obchodné procesy, nesprávne rozdelenie povinností a pracovných pokynov, ktoré sú zadané do účtovného systému, vedú k vážnym finančným stratám pre obchod.

Často sa stáva, že majiteľ podnikania, keď kupuje účtovný program, odovzdáva celé riadenie systému. Hoci Torgsoft, rovnako ako akýkoľvek softvér, je nástroj, ktorý pomáha majiteľovi riadiť obchod, odstraňuje z neho časť rutinných úloh a efektívne rozdeľuje čas a zdroje.

Torgsoft prostredníctvom flexibilného systému nastavení umožňuje alebo zakazuje akcie, upozorňuje, navrhuje, zaznamenáva, ale bohužiaľ nevie automaticky opraviť chyby a «chytiť za ruku» pri podvodoch.
Počas rokov práce sme zhromaždili zoznam chýb, ktoré podnikatelia robia pri zavádzaní účtovného systému.

Chyba č. 1: prístup zamestnancov ku všetkým funkciám programu

Plný prístup bez obmedzení by mal mať iba majiteľ.
Obmedzenie — to je ochrana údajov pred neoprávnenými akciami a kontrola zamestnancov v programe.

Majiteľ môže ukladať a sťahovať databázu, získať priamy prístup k databáze, vrátiť tovar bez obmedzení, mazať štatistiky, vidieť analýzu výsledkov predaja a finančné dokumenty. Tieto funkcie by nemali byť dostupné pre všetkých a ich použitie by malo byť prísne regulované.
Ak je potrebné poskytnúť rozsiahle právomoci zamestnancovi alebo spolumajiteľovi, správnym riešením je vytvoriť samostatný účet a manuálne otvoriť prístup k potrebným položkám menu a akciám.

Kde nastaviť: Nastavenia → Nastavenie rolí.
Po vytvorení role ju treba priradiť zamestnancovi v menu Nastavenia → Používatelia → Zmeniť → vybrať rolu zo zoznamu.
Nepoužívajte parameter «Bez obmedzení rolí» pre zamestnancov.

Chyba č. 2: predvolený alebo jednoduchý heslo

Po inštalácii programu je potrebné zmeniť predvolené heslo. Zmeňte heslá, ak máte podozrenie, že ich niekto môže poznať.
Treba poznamenať, že heslo pre každý program, službu, účet by malo byť jedinečné — nepoužívajte rovnaké heslo pre všetky zdroje.

Kde nastaviť: Nastavenia → Používatelia → Zmeniť → Zmeniť heslo.

Chyba č. 3: ​​jeden účet pre všetkých zamestnancov

Každý zamestnanec by mal mať svoj vlastný účet.
Je to potrebné, aby Torgsoft a následne aj majiteľ podnikania presne vedeli, kto vykonáva aké akcie v programe.

Ak všetci pracujú pod jedným účtom — prihlásia sa do programu pod jedným menom a heslom, bude nemožné zistiť, kto a kedy urobil chybu alebo neoprávnené akcie, pretože v protokole akcií a dokumentoch bude vždy rovnaký používateľ.

Kde nastaviť: Nastavenia → Používatelia → Pridať — táto akcia vytvára nového používateľa.
Nastavenia → Zamestnanci → Pridať zamestnanca a priradiť mu v karte Registračné meno pre prihlásenie do programu — táto akcia spája zamestnanca s používateľom.

Chyba č. 4: zamestnancovi je dovolené viac, ako je potrebné

Roly by mali zodpovedať pracovným pokynom. Pre každého zamestnanca otvárajte len tie akcie, ktoré pravidelne vykonáva v rámci svojich pracovných povinností. Otváranie funkcií programu «pre istotu» je nebezpečné, pretože to dáva zamestnancovi stály prístup k informáciám, ktoré sú pre neho zbytočné.

Kde nastaviť: Nastavenia → Nastavenie rolí → Zdroje

Chyba č. 5: stály prístup pre jednorazovú akciu

Otvárajte nové funkcie podľa potreby, teda iba v prípade, ak zamestnanec pracuje s režimom v Torgsoft nie po prvýkrát a bude s týmto režimom v účtovnom programe pravidelne pracovať.

Kde nastaviť: Nastavenia → Nastavenie rolí → Zdroje

Chyba č. 6: ignorovanie upozornení programu

Čítajte upozornenia účtovného programu. V priebehu práce môže Torgsoft informovať o nuansách alebo chybách. Ak zamestnanec uvidí upozornenie od programu a nerozumie jeho obsahu, mal by o tom okamžite informovať majiteľa podnikania alebo ak je to potrebné, technickú podporu Torgsoft.

Napríklad, ak ignorujete upozornenia systému o problémoch s prenosom údajov do fiškálneho registračného zariadenia alebo programovej fiškálnej registračnej pokladnice, môže to viesť k pokutám zo strany fiškálnej služby.

Chyba č. 7: výberové účtovníctvo

Informácie v programe — to je reálne dokumentovanie toho, čo sa deje v podnikaní.

Všetky akcie by mali byť zaznamenané v programe. Ak sa peniaze pri inkasácii prenášajú medzi viacerými zamestnancami, malo by to byť v programe zaznamenané.
Zaznamenanie každej akcie umožní obnoviť obraz udalostí aj po niekoľkých mesiacoch alebo rokoch, pomôže identifikovať chyby, nepresnosti a podvody.

Ďalšia krajnost — neúplné informácie. Ak sa spočiatku nevenuje pozornosť správnemu vyplneniu karty tovaru, prejaví sa to na škálovaní podnikania — bude ťažké rýchlo exportovať tovar do internetového obchodu. Správne formovanie stromu druhov tovaru — to je základ účtovného systému tovaru, na ktorom je postavený nielen správny rozbor výsledkov predaja, ale aj korektná štruktúra zobrazenia tovarov v internetovom obchode.

Chyba č. 8: nepochopenie skutočného stavu vecí

Majiteľ podnikania musí vedieť a rozumieť všetkým obchodným procesom spoločnosti. V takom prípade môže posúdiť kvalitu práce personálu, efektívnosť a výsledky činností.

Ak sa znížil počet predajov, môže to byť preto, že nový manažér nezavolá zákazníkom po objednávke? Alebo možno preto, že predajca nedodržuje podmienky vernostného programu a nevydáva zákazníkom zľavové karty? Alebo možno predajca jednoducho skôr zatvára obchod? Potom stojí za to skontrolovať príchod a odchod zamestnancov.

Ak ste stanovili pravidlá a jasný poriadok ich dodržiavania, budete môcť skontrolovať výsledky v Torgsoft.

Chyba č. 9: «programom sa zaoberá môj administrátor»

Torgsoft — to je intuitívne pochopiteľný program. Podstata práce so systémom účtovníctva spočíva v tom, že používateľ zadáva vstupné údaje — predaje, vrátenia, odpisy, škody, výsledky inventarizácie a program interpretuje tieto údaje a poskytuje hotové informácie pre manažérske rozhodnutia.

Majiteľ musí vedieť princípy fungovania programu, mať predstavu o tom, prečo zamestnanci vykonávajú určité akcie, rozumieť celkovej štruktúre obchodných procesov každej pozície, aby sa orientoval v správnosti akcií zamestnancov v programe a sledoval chyby alebo neoprávnené činnosti.

Nestojí za to, aby správca alebo vedúci predaja mal na starosti riadenie podnikania.

Chyba č. 10: veľa zbytočných akcií

Každý obchodný proces v obchode by mal byť premyslený a zjednodušený. Vykonávanie zbytočných akcií vedie k chybám a neefektívnemu využívaniu času.
Bežné chyby:

Chyba č. 11: otvorené obdobia

Uzavrite prístup k minulým obdobiam. Informácie o výsledkoch predaja v minulých mesiacoch musia byť chránené pred úmyselným alebo náhodným upravovaním. Každý dokument pohybu tovaru po overení treba uzavrieť, po ukončení kalendárneho obdobia zablokujte úpravy informácií.

Kde nastaviť: Analýza → Obdobie → Zmena stavu → Uzavrieť obdobie

Chyba č. 12: nedostatok kontroly

Vzájomná kontrola a overenie na všetkých úrovniach.

Zamestnanci by mali kontrolovať jeden druhého. Ak výdajový doklad vytvára jeden zamestnanec, ten, kto prijíma, by mal skontrolovať a potvrdiť správnosť zadaných údajov.
Ak sa na obchodnom procese podieľa niekoľko zamestnancov, každý je zodpovedný za správnosť informácií v programe.

Majiteľ podnikania by mal naplánovať kontrolné body — analýzu výsledkov predaja, vykonaných akcií, vyrovnanie so dodávateľmi — kto, čo a komu dlží, kontrolu ceny tovaru, dokumenty na vyradenie tovaru z predaja, inkasá.

Chyba č. 13: robiť ručne to, čo je automatizované

Maximálna automatizácia a minimum rozhodnutí na rozvahe zamestnanca. Ľudský faktor bude vždy hlavným zdrojom problémov a chýb v účtovníctve. Ak je možnosť preniesť rozhodovanie na účtovný program, stojí za to to urobiť.

Napríklad, tovar alebo zákazník systém identifikuje pomocou čiarového kódu, preto nemá zmysel umožniť predajcovi ručne vyhľadávať podľa názvu bez potreby.

Chyba č. 14: účtovníctvo neporiadku

Chaos nie je možné automatizovať. Ak v obchodných procesoch v obchode chýba logika, štruktúra a poriadok, účtovný program nepomôže ich vyriešiť len svojou prítomnosťou.

Neskoré zadávanie dokumentov, úprava informácií so spätným dátumom bez potreby, korekcia údajov bez dôvodu zhorší neporiadok. Postupujte naopak: zadávajte dokumenty v okamihu ich vzniku, zakážte úpravu údajov so spätným dátumom.
Vykonávajte pravidelné inventúry a ne«prispôsobujte» ich výsledky. Inak nemá účtovníctvo zmysel a program sa stane akumulátorom nahromadeného chaosu.

Chyba č. 15: vynález riešení, ktoré už boli realizované

Každé nastavenie v Torgsoft — to je skúsenosť, výsledok riešenia problémov a zložitých situácií tisícov podnikateľov.
Používať alebo nepoužívať obmedzenia — to je právo majiteľa podnikania. Ale treba pochopiť, že obmedzenia sú vytvorené nie na zložitosť života podnikateľa, ale na predchádzanie problémom.

Automatizácia — to je nástroj na zvýšenie produktivity, zlepšenie kvality služieb a produktov, efektívnosti procesov riadenia podnikania.
Automatizácia obchodu vyžaduje komplexný a systémový prístup na kontrolu obchodných procesov v obchode.