Protokol číslovania produktov: číslo položky, čiarový kód, sériové číslo – kto je zodpovedný a ako kontrolovať

V programe Torgsoft je zavedený jasný protokol číslovania a identifikácie tovaru, ktorý umožňuje automatizovať evidenciu, predchádzať zámenám tovaru a kontrolovať činnosť personálu.

Systém je založený na troch hlavných identifikátoroch: Katalógové číslo, Čiarový kód a Sériové číslo. Nižšie uvádzame podrobný opis toho, ako to funguje, kto za to zodpovedá a ako to kontrolovať.

1. Katalógové číslo (SKU) — interný alebo katalógový kód

Katalógové číslo sa používa na identifikáciu modelu tovaru. Môže to byť kód výrobcu alebo interný kód predajne.

• Logika tvorby:

• Torgsoft umožňuje automaticky vytvárať katalógové číslo pre nový tovar.

• Katalógové číslo môže pozostávať z kódov Druhu tovaru a Výrobcu. Napríklad, ak je kód druhu "Džínsy" — "D" a výrobcu "Levis" — "L", katalógové číslo môže začínať na "DL".

• Dĺžku a pravidlá generovania katalógového čísla je možné nastaviť v menu Nastavenia — Parametre — karta Tovar.

• Kontrola jedinečnosti:

• V nastaveniach je možné nastaviť režim kontroly jedinečnosti katalógového čísla: "Nekontrolovať", "Upozorniť na duplicity" alebo "Zakázať duplicity". Posledná možnosť je najlepšia pre prísnu evidenciu.

2. Čiarový kód (Barcode) — identifikátor na skenovanie

Ide o hlavný nástroj pre rýchly predaj a inventúru. V systéme existuje priorita čiarových kódov.

• Čiarový kód výrobcu. Ak má tovar výrobný čiarový kód (EAN-13), pri príjme sa naskenuje a systém ho použije ako hlavný.

• Interný čiarový kód. Ak výrobný čiarový kód nie je k dispozícii alebo sa nedá prečítať, Torgsoft vygeneruje vlastný jedinečný čiarový kód (štandard EAN-13).

• Interné čiarové kódy sa zvyčajne začínajú prefixom 29 (nastavuje sa v parametroch).

• Pre vážený tovar sa používa prefix 25 (alebo 21) a štruktúra kódu obsahuje hmotnosť tovaru.

• Kontrola duplicít:

• V nastaveniach Druhu tovaru môžete určiť správanie pri zistení rovnakého čiarového kódu: "Zakázať", "Povoliť" (pre farebné varianty jedného modelu) alebo "Spýtať sa".

• Pre tovary, ktoré majú rovnaké čiarové kódy od výrobcu (napríklad rôzne veľkosti oblečenia s jedným čiarovým kódom), môže Torgsoft generovať jedinečné interné čiarové kódy pre každú veľkosť.

3. Sériové číslo — jedinečné ID jednotky tovaru

Používa sa pre elektroniku, domácu techniku a ďalší tovar, ktorý vyžaduje záručný servis.

• Režimy evidencie:

• Zapína sa doplnkovou možnosťou "Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel".

• Je možné nastaviť "Prísnu záručnú evidenciu". V tomto režime program nielen vyžaduje zadanie sériového čísla, ale prísne kontroluje jeho správnosť a pohyb.

• Proces. Pri predaji takého tovaru systém vyžaduje naskenovanie alebo zadanie sériového čísla konkrétneho kusu, ktorý sa odpíše zo stavu.

Kto zodpovedá a ako to kontrolovať?

Zodpovednosť je rozdelená medzi roly v systéme (Vlastník, Tovaroznalec, Predavač), ktorých práva sa nastavujú v menu Nastavenia — Používatelia.

1. Vlastník / Administrátor (strategická kontrola)

• Zodpovednosť. Určenie politiky číslovania (či generovať vlastné katalógové čísla, či povoľovať duplicitné čiarové kódy, či používať prísnu evidenciu sériových čísel).

• Nástroje kontroly:

• Protokol činností používateľov. Umožňuje vidieť, kto a kedy zmenil kartu tovaru, čiarový kód alebo cenu.

• Diagnostika chýb. Režim Tovaroznalectvo — Diagnostika chýb umožňuje odhaliť tovary s rovnakými čiarovými kódmi, ale rôznymi názvami, a zlúčiť ich alebo opraviť.

• Zákaz zmien. Predavačom je možné zakázať upravovať druhy tovaru alebo karty tovaru, aby sa predišlo chaosu v nomenklatúre.

2. Tovaroznalec / Skladník (operačná kontrola)

• Zodpovednosť. Správne prijatie tovaru na sklad. Pri príjme tovaru je potrebné sledovať, aby:

• Tovar s čiarovým kódom výrobcu bol naskenovaný (systém ho nájde alebo vytvorí novú kartu).

• Tovar bez čiarového kódu dostal systémom vygenerovaný kód a nalepenú etiketu.

• Pre záručný tovar boli zadané sériové čísla.

• Nástroje:

• Tlač etikiet. Pri príjme je možné nastaviť automatickú tlač etikiet iba pre nové tovary alebo pre tie, ktoré nemajú výrobný čiarový kód.

• Kontrola príjemky. Funkcia kontroly príjemky umožňuje overiť súlad skutočne prijatého tovaru s tovarom zadaným do systému.

3. Predavač (vykonanie)

• Zodpovednosť. Skenovanie  čiarového kódu tovaru pri predaji.

• Kontrola. Ak je nastavená "Prísna záručná evidencia" alebo "Zákaz predaja do mínusu", systém technicky nedovolí predavačovi urobiť chybu (predať neexistujúce sériové číslo alebo tovar, ktorý nie je na sklade).

Odporúčanie k zavedeniu

Pre maximálnu kontrolu sa odporúča:

1. Zapnúť nastavenie "Kontrolovať a zakazovať duplicity katalógových čísel".

2. Používať jedinečné prefixy pre interné čiarové kódy (predvolene '29').

3. Pre drahú techniku zapnúť "Viesť prísnu záručnú evidenciu".

4. Pravidelne vykonávať Inventúru pomocou skenera alebo terminálu zberu dát, aby sa vyrovnali skutočné stavy s evidovanými.