Montáž a demontáž výrobkov: predaj súprav

V programe «Torgsoft» funkcia kompletácie a rozkompletácie umožňuje viesť evidenciu zložitých tovarov, ktoré sa skladajú z viacerých častí (napríklad počítač, darčeková sada), alebo tovarov, ktoré majú pri predaji rôzne merné jednotky (napríklad balenie plienok, ktoré možno predávať aj po kusoch).

Nižšie je uvedené podrobné vysvetlenie princípov práce s kompletmi na základe vašich otázok.

1. Princípy tvorby kompletov tovaru

V Torgsoft existuje niekoľko prístupov k tvorbe kompletov podľa cieľa:

1. Vytvorenie kompletu z existujúceho tovaru (balenie/delenie)

Balenie tovaru umožňuje viesť jednu evidenciu pre balenie aj kusový predaj bez ručných prepočtov. Systém vie, koľko kusov je v každom balení, a automaticky upravuje zostatky pri každom predaji. Tým sa eliminuje presortovanie, chyby predajcov a rozdiely medzi skladom a pokladňou. Majiteľ vidí reálne zostatky a chápe, koľko tovaru je skutočne dostupného na predaj.

2. Vytvorenie novej sady z rôznych tovarov

Vytvorenie sady z rôznych tovarov umožňuje predávať ich ako jednu položku a zároveň zachovať správnu skladovú evidenciu. Pri predaji sady systém automaticky odpíše zo skladu všetky zložky v potrebnom množstve. Majiteľ vidí reálne zníženie zostatkov pri každom tovare, nie «virtuálny» predaj sady bez kontroly skladu.

Je to praktické pri akciách, hotových riešeniach a štandardných kompletoch. Netreba zakaždým ručne pridávať viac položiek do bločku a kontrolovať, či sa na niečo nezabudlo. Menej chýb na pokladni, rýchlejšia práca predajcu a prehľadná evidencia pre účtovníka aj majiteľa.

3. Komplety so sériovými číslami 

Komplety so sériovými číslami sú potrebné tam, kde je dôležité zachovať záručnú evidenciu každej zložky, ale predávať je výhodné ako jeden výrobok. Program umožňuje predávať komplet ako jedno riešenie a pritom zaznamenať konkrétne sériové čísla každého komponentu. To zabezpečuje kontrolu záruk, vrátení a servisu bez samostatných zoznamov či ručných zápisov.

Pre majiteľa to znamená presné určenie toho, ktorý komponent s akým sériovým číslom bol predaný konkrétnemu zákazníkovi. Pri poruche, vrátení alebo záručnej reklamácii nevznikajú spory ani hľadanie «z hlavy» — všetky údaje sú už v systéme.

2. Tvorba ceny kompletu

Cenotvorba kompletu môže prebiehať viacerými spôsobmi:

• Ručné nastavenie. Pri vytvorení kompletu (v momente operácie kompletácie) môžete ručne zadať maloobchodnú cenu za celý komplet. Môžete tiež nastaviť zľavu na komplet.

• Automatický výpočet:

• Pri vytváraní cez kartu tovaru (variant 1) zadáte cenu za jednotku komponentu a cena kompletu zostáva taká, aká bola pri naskladnení.

• Pre komplety so sériovými číslami je dostupná funkcia «Prepočítať cenu kompletu», ktorá sčíta maloobchodné ceny komponentov.

• Nákupná cena (náklad). Pri kompletácii sa vytvorí príjemka. Nákupná cena kompletu sa tvorí pri prepočte nákupných cien. Odporúčaná metóda výpočtu nákladov pre správnu prácu s kompletmi je «Podľa dodávateľských šarží so zohľadnením interných prevodov».

3. Výhody kompletácie tovaru

• Flexibilita predaja. Možnosť predávať tovar v baleniach aj po kusoch bez presortovania (systém automaticky chápe väzbu medzi balením a kusom).

• Marketing a zvýšenie priemernej hodnoty nákupu. Tvorba darčekových balíkov alebo akciových kompletov (napríklad «1+1=3» alebo balíky doplnkového tovaru) podporuje predaj pomalyobrátkového tovaru alebo zvyšuje objem nákupu.

• Evidencia výroby/montáže. Umožňuje odpísať komponenty (materiály) zo skladu a naskladniť hotový výrobok (napríklad montáž počítačov alebo výrobu nábytku).

• Pohodlie pre zákazníka. Zákazník si môže kúpiť hotové riešenie (napríklad «Súprava pre prváka») bez toho, aby strácal čas výberom tovaru jednotlivo.

4. Kompletácia a rozkompletácia tovaru v predajni

Tieto procesy sa riadia cez menu Dokument – Kompletácia.

4.1. Rozkompletácia tovaru

Ide o proces rozobratia zloženého kompletu späť na jednotlivé zložky.

• Ručná rozkompletácia. Vykonáva sa cez Dokument – Kompletácia – Zoznam kompletácií (alebo Opis kompletu). Môžete vybrať komplet a stlačiť «Rozkompletovať». Tovar-komplet sa odpíše a jeho zložky sa vrátia na sklad.

• Automatická (dynamická) rozkompletácia pri predaji. Ak je v nastaveniach kompletu aktivované «Povolená rozkompletácia» a «Zobrazovať formulár rozkompletácie pri predaji», pri pridaní kompletu do dokladu predajca uvidí okno «Predaj zloženého tovaru». Tam si môže vybrať: predať celý komplet alebo ho otvoriť a predať časť (napríklad jednu ampulku z balenia).

Rozkompletácia je potrebná, keď je komplet už vytvorený, ale pre biznis je výhodnejšie predať alebo použiť ho po častiach. Systém umožňuje korektne vrátiť zložky na sklad a zachovať presné zostatky bez ručných odpisov. Je to dôležité pre kontrolu tovaru, najmä ak sa komplety rozoberajú kvôli zmene dopytu, vráteniam alebo chybám v plánovaní.

Automatická rozkompletácia pri predaji odľahčuje predajcu. Ner rieši «ako správne odpísať», iba si zvolí variant v doklade: predať komplet celý alebo časť. Evidencia pritom ostáva správna, bez predajov «do mínusu» a bez zmätku na sklade.

4.2. Tvorba kompletov

Ide o proces premeny komponentov na hotový výrobok.

• Prebieha cez Dokument – Kompletácia.

• Na záložke Opis kompletu sa vytvorí karta nového tovaru (napríklad «Jarná sada»).

• Zadajú sa komponenty zo skladu.

• Stlačí sa tlačidlo «Kompletovať», zadá sa počet kompletov, ktoré treba zostaviť. Systém odpíše komponenty a naskladní hotové komplety.

4.3.1. Šablóny kompletov

Šablóny kompletov sú určené na rýchly a jednotný predaj typových sád bez ručného zadávania položiek. Predajca nerozmýšľa, čo do kompletu patrí, a nezabudne na jednotlivé tovary. Každý predaj prebieha rovnakou logikou a skladová evidencia ostáva presná pre každú položku.

• Nastavujú sa v Dokument – Kompletácia – Šablóna kompletu.

• V predaji môžete stlačiť «Vybrať šablónu» a všetky tovary zo šablóny sa automaticky pridajú do dokladu ako samostatné riadky. Je to praktické na rýchly predaj sady bez predchádzajúcej fyzickej kompletácie.

Pre majiteľa to znamená kontrolu a úsporu času. Menej chýb na pokladni, rýchlejšia obsluha zákazníkov a prehľadná evidencia aj vtedy, keď sada nie je vopred fyzicky pripravená.

4.3.2. Tvorba kompletov pre akcie a výpredaje

Komplety pre akcie a výpredaje umožňujú predávať súvisiace tovary spolu a zároveň zachovať presnú skladovú evidenciu každej položky. Program automaticky odpíše všetky zložky sady, takže po akcii nevzniknú rozdiely v zostatkoch a nie sú potrebné ručné korekcie. Je to dôležité najmä vtedy, keď sa akcie spúšťajú rýchlo a predáva sa vo veľkých objemoch.

1. Vytvoríte nový tovar «Sada na prácu s notebookom».

2. Pridáte do jeho zloženia príslušné tovary.

3. Stlačíte «Kompletovať».

4. Nastavíte pre túto sadu špeciálnu atraktívnu cenu (nižšiu, než je súčet komponentov samostatne). Tým motivujete zákazníka kúpiť celú sadu.

Pre majiteľa je to spôsob, ako riadiť zostatky a obrat bez chaosu. Jasne vidíte, ktoré tovary odišli spolu, ako sa zmenili zostatky na sklade a aký výsledok priniesla akcia — bez dodatočných tabuliek a kontrol po predaji.

4.3.3. Etapy tvorby kompletov

Jasný proces tvorby kompletov umožňuje kontrolovať sklad ešte pred predajom. Vopred vidíte, či je dostatok komponentov, a nevytvárate komplet «na papieri», ak tovar reálne nie je na sklade. Po kompletácii systém odpíše zložky a naskladní hotový komplet, takže zostatky vždy zodpovedajú realite bez ručných úprav.

Proces vyzerá takto:

1. Vytvorenie karty. V menu Dokument – Kompletácia vytvoriť novú kartu tovaru pre budúci komplet (uviesť názov, kód, cenu).

2. Naplnenie. Pridať do zloženia kompletu tovary, ktoré už sú na sklade, a uviesť ich množstvo v jednom komplete.

3. Zostavenie (Kompletácia). Stlačiť tlačidlo «Kompletovať» a uviesť počet kompletov, ktoré chcete vytvoriť. Program skontroluje dostupnosť komponentov na sklade.

4. Výsledok. Komponenty sa odpíšu a na sklade sa objaví hotový komplet.

Pre majiteľa to znamená predvídateľnosť a poriadok. Viete, koľko kompletov možno reálne zostaviť, koľko tovaru zostalo v komponentoch, a nečelíte situáciám, keď sa predáva niečo, čo už fyzicky nie je na sklade.

4.3.4. Komplety s automatickou kompletáciou

Automatická kompletácia umožňuje nedržať hotové sady na sklade a «nezamraziť» v nich tovar. Komplet sa vytvorí až v momente predaja, ak sú dostupné všetky komponenty. Evidencia ostáva korektná: systém automaticky odpíše zložky a vytvorí komplet bez zásahu predajcu.

• V karte tovaru (záložka Kompletácia) sa aktivuje nastavenie «Zostaviť komplet pred predajom, ak ho nie je dostatok na sklade».

• Ako to funguje. Ak chce zákazník kúpiť komplet a ten fyzicky nie je na sklade (množstvo 0), ale všetky komponenty sú k dispozícii, program pri pridaní do predaja automaticky vykoná kompletáciu «za behu» (autokompletácia funguje len pre tovary označené v systéme ako «Zložky»).

• Dôležité Funguje to korektne, ak nastavenie «Zakazovať predaj do mínusu» neblokuje operáciu kvôli chýbajúcim komponentom.

Pre majiteľa to znamená menší sklad, nižšie riziko pomalyobrátkových sád a jasnú kontrolu zostatkov. Predávate hotové riešenie zákazníkovi, ale tovar držíte v komponentoch, kým nie je skutočný dopyt.

4.3.5. Komplety so sériovými číslami

Tento typ kompletu je potrebný pre korektnú záručnú evidenciu techniky. Komplet predávate ako jedno riešenie, no zaznamenáte konkrétne sériové čísla každej zložky. To zabezpečí presný odpis zo skladu, správne vystavenie záruky a rýchle vyhľadanie potrebnej časti pri riešení reklamácie.

• Vytvorenie. Vytvorí sa karta tovaru, v ktorej sa NEvedie prísna záručná evidencia. Tento tovar sa naplní komponentmi so sériovými číslami cez záložku «Komplet so sériovými číslami».

• Pri predaji. V predaji sa takýto komplet zobrazuje špecificky. Prebieha «virtuálna» rozkompletácia: v doklade sa zobrazia komponenty a predajca musí vybrať konkrétne sériové čísla pre každú predávanú časť. Riadok s názvom kompletu zostáva v doklade s nulovou cenou alebo ako zoskupujúci prvok.

• To umožňuje korektne odpísať konkrétne sériové čísla a vytlačiť záručný list na komponenty.

Pre majiteľa to znamená kontrolu a ochranu pred chybami. Nevzniká situácia, že v záruke je «iný sériový kód» alebo nie je možné dokázať, ktorá časť bola predaná. Všetky informácie sú uložené v systéme bez samostatných zošitov a ručných zápisov.

Funkcia kompletov v Torgsoft je potrebná na korektnú evidenciu tovarov, ktoré sa predávajú v inej forme, než v akej prichádzajú na sklad. Pokrýva balenie, predaj sád, akciové komplety, automatické zostavenie pri predaji a prácu so sériovými číslami. Vo všetkých týchto scenároch systém presne odpíše zložky, kontroluje zostatky a zaznamená predaj bez ručných operácií.

Pre majiteľa biznisu to znamená jednoduchú vec: evidencia zodpovedá realite. Vidíte, z čoho sa skladá každý predaj, aké tovary sú reálne na sklade a ktoré komponenty už boli použité. Tým sa znižujú chyby personálu, zjednodušuje inventúra, získate korektné dáta pre rozhodovanie a môžete pracovať s kompletmi bez osobitných schém a dodatočnej kontroly.