Ako správne udržiavať nomenklatúru: typy produktov, šablóny názvov a kontrola duplikátov

Pre majiteľa firmy chaos v nomenklatúre nie je len „nepekný zoznam“, ale priame finančné straty v dôsledku zámien tovaru, nemožnosti korektnej analytiky a krádeží. Aby tím pracoval rovnako, nestačí sa len „dohodnúť“ — pravidlá treba zafixovať na úrovni nastavení programu Torgsoft.

Tu je podrobný postup, ako premeniť nomenklatúru na prísny štandard pomocou nástrojov systému.

1. Základ: jednotný strom druhov tovaru

Štruktúra je kostra vášho účtovania. Ak jeden manažér založí „Nohavice“ a iný — „Džínsy“, nikdy nezladíte výkazníctvo.

• Pravidlo. Vytvorte hierarchiu od všeobecného ku konkrétnemu v menu Tovaroznalectvo — Druh tovaru.

• Úroveň 1 (Skupina). Odev, Obuv, Doplnky.

• Úroveň 2 (Podskupina). Pánske, Dámske.

• Úroveň 3 (Konkrétny druh). Džínsy, Tričká, Šaty.

Názov druhu tovaru (najnižšej úrovne) sa automaticky stáva súčasťou názvu tovaru na bločku aj na etikete. Preto musia byť názvy stručné a zrozumiteľné.

2. Automatizácia: vzorec názvu tovaru

Ľudia robia chyby alebo sa im nechce písať úplné názvy. Torgsoft umožňuje túto úlohu odobrať človeku a zveriť ju algoritmu.

• Ako nastaviť. V menu Nastavenia — Parametre — Tovar — Názov.

• Vzorec. Sami si vyberáte, z akých „stavebných blokov“ sa bude názov skladať.

• Odporúčaný štandard. Druh tovaru + Výrobca (Značka) + Kolekcia + Artikel + Charakteristiky (Veľkosť/Farba).

Nech by manažér chcel tovar nazvať akokoľvek „Super modré džínsy“, program ho automaticky uloží ako „Džínsy Levi's 501 Blue 32/34“, ak ste tak nastavili vzorec.

3. Dynamické charakteristiky: poriadok v detailoch

Aby ste nepísali všetko naraz do poľa „Popis“ (kde sa potom nedá nič nájsť), používajte dynamické charakteristiky.

• Čo to je. Doplňujúce polia špecifické pre konkrétny druh tovaru (napríklad pri obuvi — „Materiál podrážky“, pri technike — „Uhlopriečka obrazovky“).

• Ako to funguje. Tieto polia vytvoríte v nastaveniach druhu tovaru a nastavíte ich ako povinné („Povinné“). Manažér nebude môcť uložiť kartu tovaru, kým tieto parametre nevyplní. To zaručí úplnosť údajov pre internetový obchod a filtre.

4. Čiarové kódy a artikle: jedinečnosť nadovšetko

Duplicitné artikle sú hlavnou príčinou chaosu na sklade.

• Jedinečnosť artiklov. Zapnite nastavenie Kontrolovať a zakázať opakovania artiklov v parametroch tovaru. To neumožní vytvoriť dve rôzne karty s rovnakým výrobným artiklom.

• Čiarové kódy:

• Ak existuje výrobný čiarový kód — naskenujte ho.

• Ak nie — program vygeneruje interný jedinečný čiarový kód (zvyčajne začína 29...).

• Dôležité. Zakážte duplicitné čiarové kódy v nastaveniach druhu tovaru, aby ste predišli situáciám, keď sa rôzne tovary „pípajú“ rovnako na pokladni.

5. Ochrana pred „kreativitou“ personálu (Roly a prístup)

Aj ideálne pravidlá nebudú fungovať, ak má každý práva ich meniť.

• Obmedzenie práv. Cez menu Nastavenia — Parametre — Prístup alebo nastavenia rolí.

• Zakážte predavačom upravovať číselník „Druh tovaru“ (aby nevytvárali duplicity kategórií).

• Nastavte voľbu „Fixný názov tovaru“ pre kriticky dôležité položky. To zablokuje zmenu názvu aj pri importe dodacích listov a ochráni nomenklatúru pred prepísaním.

6. Import ako zdroj poriadku (alebo chaosu)

Pri nahrávaní dodacích listov od dodávateľov (Excel) často vzniká v databáze „neporiadok“.

• Pravidlo. Používajte nastavenia importu rozumne.

• Ak je tovar už v databáze, nastavte identifikáciu podľa Artiklu alebo Čiarového kódu.

• Vypnite aktualizáciu názvu (voľba „Aktualizovať parametre tovaru“), ak chcete zachovať vlastné interné štandardy názvov, nie názvy dodávateľa.

• Kontrola duplicít. Ak po importe alebo vytvorení vidíte pri názve tovaru „hviezdičku“ (*) — je to varovný signál. Znamená to, že systém vytvoril duplicitu (zhoda názvov pri rôznych artikloch/čiarových kódoch alebo naopak). Takéto položky treba okamžite zlúčiť cez Diagnostiku chýb alebo Úplný zoznam tovarov.

7. Nástroj kontroly: úplný zoznam tovarov a služieb

Je to hlavný režim pre majiteľa alebo tovaroznalca (Tovaroznalectvo — Úplný zoznam tovarov a služieb).

• Tu vidíte celú nomenklatúru, aj tú, ktorá momentálne nie je na sklade (0 ks).

• Tu môžete hromadne upravovať karty, zlučovať duplicity, tlačiť etikety na preštítkovanie a vyradiť staré tovary, aby nezaťažovali vyhľadávanie.

Zhrnutie pre majiteľa:

1. Raz nastavte strom druhov a vzorec názvu.

2. Urobte kľúčové charakteristiky povinnými.

3. Zakážte bežnému personálu meniť číselníky cez práva prístupu.

4. Pravidelne kontrolujte Úplný zoznam na duplicity a tovary s „hviezdičkami“.