Ako organizovať PRP, online objednávky, doručenie a vrátenie tovaru v Torgsoft

Ako nastaviť РRP, online objednávky, doručenie a vrátenie tovaru v Torgsoft

V Torgsoft je možné riadiť celý pracovný cyklus internetového obchodu: prijať objednávku z webovej stránky alebo online trhoviska, rezervovať tovar, vytvoriť faktúru a výdajku, prijať platbu, vytvoriť fiškálny doklad, zabezpečiť doručenie, vrátiť tovar do skladu a skontrolovať všetky operácie v prehľadoch. Údaje o predaji, platbe, fiškálnom doklade, zákazníkovi a pohybe tovaru sa uchovávajú v jednom systéme.

Niektoré funkcie sa pripájajú ako samostatné možnosti. Patria medzi ne: softvérová RP, synchronizácia s internetovým obchodom, integrácia so službou Nova Poshta, bankové terminály, bankové výpisy, formulár evidencie skladových zásob a cloudová archivácia.

Pripojenie a používanie РRP

V Torgsoft je možné priamo z programu zaregistrovať prevádzkovú jednotku, РRP a pokladníkov. V karte podniku je na tento účel potrebné uviesť registračné údaje a pripojiť kvalifikovaný elektronický podpis podnikateľa alebo riaditeľa.

Po registrácii РRP je potrebné:

• pridať ju do Torgsoft;

• prepojiť ju s príslušným podnikom a pracoviskom;

• určiť pokladníkov, ktorí majú oprávnenie pracovať s РRP;

• nastaviť formy a spôsoby platby;

• určiť tovar, ktorého predaj sa musí fiškalizovať;

• skontrolovať názvy tovaru, ceny, sadzby daní a potrebné kódy;

• nastaviť tlač alebo elektronické odosielanie dokladov.

Jednu РRP je možné nastaviť pre viacerých pokladníkov pracujúcich na zmeny, pričom na jednej zmene pracuje jeden pokladník. V programe sa uchovávajú informácie o pokladníkovi, ktorý vytvoril konkrétny doklad.

Počas predaja Torgsoft vytvorí doklad o predaji, odpíše tovar zo skladu, zaznamená platbu a vytvorí fiškálny doklad. Doklad je prepojený s príslušným predajom, takže vlastník môže skontrolovať, ku ktorému predaju bol vytvorený.

Pre každý spôsob platby je potrebné samostatne nastaviť správny pracovný postup:

• hotovosť;

• platobná karta prostredníctvom POS terminálu;

• online platba kartou;

• bankový prevod na účet;

• platba vopred;

• priebežná platba;

• konečné vyúčtovanie;

• dobierka;

• predaj s odloženou platbou.

Program vykoná postup vybraný používateľom. Pred začatím práce je preto potrebné určiť, kto prijíma peniaze od kupujúceho, v ktorom okamihu sa vytvára doklad a kto fiškalizuje dobierku — predávajúci alebo doručovacia služba.

Elektronické doklady pre zákazníkov

Fiškálny doklad z Torgsoft je možné:

• vytlačiť;

• odoslať kupujúcemu prostredníctvom SMS alebo Viberu;

• odoslať e-mailom;

• priložiť k e-mailu vo formáte PDF;

• poskytnúť kupujúcemu ako odkaz na doklad zaregistrovaný na serveri Štátnej daňovej služby.

Do správy je možné automaticky pridať fiškálne číslo dokladu, číslo РRP, číslo dokladu v Torgsoft a odkaz na overenie dokladu.

Ak je v karte zákazníka už uložené telefónne číslo alebo e-mailová adresa, program môže tieto údaje počas predaja automaticky doplniť. Podľa nastavenia nie je potrebné tlačiť papierový doklad, ak ho kupujúci dostal v elektronickej podobe.

Platba vopred, čiastočná platba a konečné vyúčtovanie

Pri objednávkach s platbou vopred sa používa režim «Predaj s vystavením faktúry». V tomto režime je možné vytvoriť faktúru pre kupujúceho, zaznamenať platbu a vytvoriť príslušný doklad РRP.

Pri postupnom platení podporuje Torgsoft tri typy dokladov:

1. Platba vopred — vytvára sa pri prvej čiastočnej platbe.

2. Priebežná platba — vytvára sa pri ďalšej platbe, ktorá ešte neuhrádza celý dlh.

3. Konečné vyúčtovanie — vytvára sa, keď kupujúci uhradí zostávajúcu sumu.

V dokladoch priebežnej platby a konečného vyúčtovania môže byť uvedené fiškálne číslo prvého dokladu o platbe vopred. Program tiež zobrazuje predtým zaplatenú sumu, aktuálnu platbu a zostávajúci dlh.

Na vytváranie dokladov je možné nastaviť jeden z nasledujúcich režimov:

• nevytvárať doklad automaticky;

• ponúknuť používateľovi vytvorenie dokladu;

• vždy vytvoriť doklad;

• vytvoriť doklad iba na zaplatenú sumu;

• vytvoriť platobný doklad so zohľadnením dlhu;

• pred fiškalizáciou požiadať o výber požadovanej možnosti.

Konkrétne nastavenie sa vyberá podľa dohody s kupujúcim, spôsobu platby a postupu odovzdania tovaru.

Objednávky z internetového obchodu

Počas synchronizácie s webovou stránkou môže Torgsoft načítavať objednávky zákazníkov a automaticky vytvárať:

• faktúru;

• výdajku;

• kartu zákazníka;

• doručovaciu adresu;

• zoznam objednaného tovaru;

• sumu objednávky;

• údaje na ďalšiu platbu a expedíciu.

Objednávka z internetového obchodu má samostatné označenie, takže ju zamestnanec môže odlíšiť od predaja vytvoreného priamo v programe.

Torgsoft je možné synchronizovať aj s viacerými webovými stránkami. Pre každú stránku sa vytvorí samostatný objekt synchronizácie. Program môže na webovú stránku odosielať skladové zásoby, ceny, vlastnosti a fotografie tovaru a z webovej stránky prijímať nové objednávky.

Doručenie prostredníctvom služby Nova Poshta

Po pripojení integrácie so službou Nova Poshta v Torgsoft je možné:

• vytvoriť príjemcu;

• vybrať pobočku, balíkobox alebo doručenie na adresu;

• vytvoriť prepravný doklad;

• vytlačiť prepravný doklad;

• odoslať údaje o zásielke službe Nova Poshta;

• zobraziť stav doručenia;

• hromadne aktualizovať stavy zásielok.

Ak objednávka príde z internetového obchodu spolu s údajmi príjemcu, mestom, číslom pobočky a telefónnym číslom, Torgsoft môže tieto údaje použiť na vytvorenie prepravného dokladu.

Zamestnanec vidí, či bola zásielka vytvorená, odovzdaná dopravcovi, doručená alebo sa vracia. To pomáha včas zaevidovať vrátenie tovaru do skladu a skontrolovať, či bola prijatá platba na dobierku.

Dobierka

Postup práce s dobierkou závisí od zmluvy s doručovacou službou.

Ak dopravca prijíma peniaze od kupujúceho, vydáva vlastný fiškálny doklad a prevádza finančné prostriedky na bežný účet predávajúceho, v Torgsoft je možné evidovať:

• faktúru kupujúceho;

• výdajku;

• prepravný doklad;

• stav doručenia;

• pohľadávku až do prijatia finančných prostriedkov;

• platbu po prijatí bankového výpisu.

Ak musí fiškálny doklad vytvoriť predávajúci, vytvorí sa prostredníctvom pripojenej РRP podľa zvoleného spôsobu platby a doručenia.

Vrátenie tovaru kupujúcim

V Torgsoft je možné vrátenie tovaru zaevidovať na základe pôvodného predaja.

Zamestnanec môže:

1. Otvoriť časť «Doklad — Vrátenie» v prípade, že bol predaj vykonaný prostredníctvom bežného predaja.

2. Naskenovať čiarový kód dokladu alebo vybrať požadovaný predaj zo zoznamu.

3. Označiť tovar, ktorý kupujúci vracia.

4. Vytvoriť doklad o vrátení.

5. Vrátiť tovar do skladu.

6. Zaevidovať vrátenie peňazí.

7. Vytvoriť doklad o vrátení prostredníctvom РRP.

Ak kupujúci nemá doklad, predaj je možné vyhľadať podľa zľavovej karty, zákazníka, tovaru alebo zoznamu predchádzajúcich predajov.

Program umožňuje vrátiť peniaze rovnakým spôsobom, akým bola vykonaná pôvodná platba. Pri bezhotovostnej operácii je možné určiť vrátenie z príslušného bežného účtu. Ak je pripojený bankový terminál, operácia vrátenia môže byť odoslaná do terminálu a údaje z potvrdenia terminálu môžu byť pridané do dokladu.

Doklad o vrátení zostáva prepojený s pôvodným predajom. V analytike РRP je možné zobraziť fiškálne číslo pôvodného predaja, doklad o vrátení, sumu a pokladníka.

Ak si kupujúci neprevzal zásielku

Ak doručovacia služba vrátila nezaplatenú zásielku, v Torgsoft je potrebné zaznamenať skutočný pohyb tovaru:

• skontrolovať stav prepravného dokladu;

• zaevidovať vrátenie zásielky;

• vrátiť tovar do dostupných skladových zásob;

• uložiť číslo prepravného dokladu a dokumenty dopravcu;

• skontrolovať, či boli prijaté peniaze;

• skontrolovať, či bol vytvorený pôvodný fiškálny doklad.

K skladovému dokladu v Torgsoft je možné priložiť súbory. Spolu s vrátením tak možno uchovávať potvrdenie dopravcu, žiadosť kupujúceho, protokol alebo iný potvrdzujúci doklad.

Ak peniaze neboli prijaté a predávajúci nevytvoril pôvodný fiškálny doklad, operácia vrátenia peňazí prostredníctvom РRP sa nevykonáva. Ak bol pôvodný doklad vytvorený, vrátenie sa zaeviduje s prihliadnutím na tento doklad.

Bankové platby a výpisy

Torgsoft podporuje evidenciu bežných účtov a načítavanie bankových výpisov. Po nastavení môže podnikateľ:

• prijímať operácie na účte;

• zobraziť dátum a prijatú sumu;

• prepojiť platbu s faktúrou alebo výdajkou kupujúceho;

• vyrovnať pohľadávku;

• kontrolovať čiastočne zaplatené objednávky;

• zohľadniť bankový poplatok;

• kontrolovať vrátenie peňazí.

Na platby kartou je možné pripojiť bankový POS terminál. V takom prípade sa suma odošle z Torgsoft do terminálu a výsledok operácie sa vráti do programu. Tým sa znižuje riziko chyby, keď pokladník zadáva sumu do terminálu manuálne.

Evidencia tovaru a prvotné doklady

Torgsoft uchováva históriu pohybu každej tovarovej položky:

• príjem od dodávateľa;

• interný presun;

• rezervácia;

• predaj;

• vrátenie od kupujúceho;

• vrátenie dodávateľovi;

• odpis;

• inventúra.

Do príjmových dokladov je možné zadať číslo faktúry dodávateľa, dodávateľa, podnik, nákupnú cenu a ďalšie údaje. Pri tovare je možné uchovávať informácie o výrobcovi, certifikátoch kvality, sériových číslach, záruke, čiarových kódoch a vlastnostiach.

Samostatná funkcia «Formulár evidencie skladových zásob» vytvára evidenciu počiatočných stavov, príjmov a výdajov tovaru na základe dokladov vytvorených v programe. Používa sa po aktivovaní príslušnej možnosti a nastavení dátumu začiatku evidencie.

Pri tovare podliehajúcom spotrebnej dani podporuje Torgsoft samostatné nastavenia fiškálneho tovaru, prenos potrebných kódov a uvedenie údajov zo spotrebnej známky vo fiškálnom doklade.

Kontrola dokladov a uzavretie zmeny

V analytike РRP môže vlastník alebo zodpovedný zamestnanec skontrolovať:

• dátum a čas dokladu;

• typ dokladu;

• sumu;

• fiškálne číslo;

• prepojený predaj, výdajku alebo vrátenie;

• pokladníka;

• predajné miesto;

• spôsob platby;

• vytvorenie dokladu v online alebo offline režime;

• odoslanie dokladu na server Štátnej daňovej služby.

V programe je možné otvoriť zmenu, vytvoriť X-prehľad a Z-prehľad a zaznamenať služobný vklad alebo výber hotovosti. Z-prehľad automaticky uzatvorí zmenu. Je tiež možné vytvoriť súhrnný prehľad za obdobie s rozdelením predajov a vrátení podľa spôsobu platby.

Ak sa preruší spojenie s fiškálnym serverom, РRP môže prejsť do offline režimu. Po obnovení spojenia odošle Torgsoft vytvorené offline doklady na server. V programe je možné skontrolovať stav offline relácií a registráciu každého dokladu.

Stornovanie v Torgsoft sa používa na zrušenie posledného chybne zaregistrovaného fiškálneho dokladu. Pri bežnom vrátení tovaru sa používa doklad o vrátení a príslušný doklad o vrátení.

Uchovávanie údajov a kontrola zamestnancov

V Torgsoft je možné nastaviť prístupové práva pre pokladníkov, predajcov, pracovníkov evidencie tovaru, skladníkov, manažérov a vlastníka. Každý zamestnanec získava prístup iba k povoleným operáciám.

Program vedie protokol činností používateľov a denník zmien dokladov. Vlastník môže skontrolovať, kto operáciu vytvoril, zmenil alebo zrušil.

Na ochranu informácií je možné nastaviť:

• automatické zálohovanie databázy podľa plánu;

• ukladanie záložných kópií v cloudovom úložisku;

• obmedzenie prístupu k finančným a skladovým operáciám.

Tento pracovný postup umožňuje uchovávať objednávky, tovarové doklady, platby, doklady РRP, prepravné doklady, vrátenia a prehľady v jednom systéme. Pred spustením je potrebné nastaviť samostatný postup pre každý spôsob platby a doručenia a poskytnúť zamestnancom jasné pokyny týkajúce sa predaja, dobierky, vrátenia tovaru a uzavretia pokladničnej zmeny.