Obstarávanie ako systém kontroly peňazí: čo by mal majiteľ vidieť

Proces príjmu tovaru nie je len skladová operácia na zaznamenanie zostatkov, ale základný bod kontroly financií podniku. Majiteľ firmy by mal nákupy vnímať ako etapu tvorby obstarávacej ceny, vzniku dlhových záväzkov a vytvárania budúceho zisku.

Tu sú kľúčové aspekty, ktoré by mal majiteľ vidieť a kontrolovať v procese príjmu tovaru:

1. Presné vytvorenie obstarávacej ceny a evidencia dodatočných nákladov 

Majiteľ musí vidieť skutočnú hodnotu tovaru, ktorá sa neskladá len z ceny dodávateľa. Program umožňuje zaznamenať všetky zložky, ktoré ovplyvňujú konečnú obstarávaciu cenu:

• Zľavy od dodávateľa. Pri vytváraní faktúry je možné zadať celkové percento zľavy na celú dávku a systém automaticky prepočíta cenu každého tovaru.

• DPH. Ak je tovar zdaniteľný, majiteľ uvedie cenu bez DPH a program automaticky pripočíta daň pre správne vytvorenie predajnej ceny.

• Náklady na faktúru a dopravu. Veľmi dôležitá je karta "Náklady faktúry". Majiteľ musí vidieť všetky dodatočné finančné náklady (doprava, balenie, bankové služby). Tieto náklady je možné zahrnúť do obstarávacej ceny tovaru (vtedy zvyšujú hodnotu skladu a kompenzujú sa postupne pri predaji) alebo ich nezahrnúť do obstarávacej ceny, ale zohľadniť ich pri výpočte maloobchodnej ceny (dodatočná obstarávacia hodnota).

2. Kontrola vzájomných zúčtovaní a vzniku dlhov voči dodávateľom 

V momente uloženia príjmovej faktúry vzniká finančný záväzok. Majiteľ musí kontrolovať:

• Bilancia s partnermi. Akýkoľvek tovar prijatý od dodávateľa sa automaticky zaznamená do tovarovo-peňažnej bilancie. Majiteľ jasne vidí, koľko tovaru bolo prijatého a koľko peňazí je potrebné zaplatiť.

• Viacmenová evidencia. Ak sa nákup uskutočňuje v cudzej mene (napríklad v dolároch) a predaj — v hrivnách, majiteľ má možnosť zaznamenať menu príjmovej faktúry a kurz. To umožňuje správne prepočítavať maloobchodné ceny a kontrolovať dlh voči dodávateľovi práve v mene nákupu.

• Prepojenie platieb s konkrétnymi dodávkami. Majiteľ môže kontrolovať platby tak, že pohyb peňazí (z pokladnice, z bežného účtu alebo z osobných peňazí) priamo prepojí s konkrétnou príjmovou faktúrou.

3. Bezpečnosť údajov: skrytie nákupných cien pred personálom 

Kvôli finančnej bezpečnosti musí mať majiteľ výhradnú kontrolu nad informáciami o nákupných cenách a marži. V systéme je zavedené prísne rozdelenie práv:

• Predajcom alebo radovým pracovníkom skladu možno zakázať vidieť nákupné ceny.

• Pri takomto nastavení môže zamestnanec fyzicky prepočítať tovar a zadať jeho množstvo do programu, ale nebude poznať jeho hodnotu a nebude môcť vypočítať zisk majiteľa. To znižuje riziko machinácií a nepoctivého správania.

4. Kontrola faktúr a blokovanie zmien ("Zmrazenie" príjmu) 

Aby sa zabránilo krádežiam vo fáze príjmu alebo manipulácii s dokumentmi spätne, majiteľ používa kontrolné nástroje:

• Kontrola množstva. Pomocou skenera čiarových kódov alebo terminálu zberu údajov je možné porovnať skutočné množstvo tovaru s tým, ktoré je uvedené v dokumente.

• Kontrola vykonaná. Po konečnej kontrole príjmovej faktúry majiteľ (alebo poverený administrátor) nastaví stav «Kontrola vykonaná». Potom sa faktúra zablokuje: žiadny zamestnanec nebude môcť upraviť množstvo, cenu ani odstrániť tovar z tohto dokumentu. V systéme sa natrvalo zaznamená meno používateľa (Kontrolóra), ktorý tento príjem schválil.

5. Analýza efektívnosti investovaných prostriedkov (Rentabilita nákupu) 

Kontrola peňazí pri nákupoch sa nekončí v momente prijatia tovaru. Majiteľ musí vidieť, nakoľko výhodná bola konkrétna investícia:

• Pomocou reportu «Analýza ziskovosti príjmovej faktúry» môže majiteľ sledovať "osud" konkrétneho nákupu.

• Report ukazuje koľko tovaru z tejto faktúry už bolo predaného, koľko zostalo na sklade ("zmrazené" peniaze), aká suma tržieb bola získaná, aké zľavy boli poskytnuté zákazníkom a aký skutočný zisk priniesla práve táto dávka tovaru. To umožňuje majiteľovi rozhodovať o potrebe vyrovnania s dodávateľom (či má zmysel požiadať o odklad, ak sa tovar predáva slabo) a plánovať budúce nákupy.