Prísne účtovníctvo záruky: pravidlá pre prácu so sériovými číslami

Evidencia sériových čísel a IMEI (International Mobile Equipment Identity) v programe Torgsoft sa vykonáva pomocou doplnkovej platenej možnosti «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel»

Kedy je evidencia povinná?

Zadávanie sériových čísel (SČ) sa v programe stáva technicky povinným, ak je pre konkrétny typ tovaru zapnuté nastavenie «Viesť prísnu záručnú evidenciu».

1. Pri príjme tovaru (Príjem). V režime prísnej záručnej evidencie nebudete môcť uložiť príjemku, kým nezadáte jedinečné sériové číslo (alebo IMEI) pre každú jednotku tovaru. Program nedovolí naskladniť tovar so sériovým číslom, ktoré už je na sklade.

2. Pri predaji (Realizácia). Takýto tovar nebudete môcť predať bez naskenovania alebo výberu jeho konkrétneho sériového čísla. Program zablokuje predaj tovaru, ktorého sériové číslo na sklade chýba.

3. Pri presune a kompletácii. Pri internom presune alebo vytváraní tovarových kompletov, pri ktorých sa vedie prísna evidencia, je tiež povinné uvádzať konkrétne sériové čísla.

Ak je zvolený režim «Viesť záručnú evidenciu» (nie prísny), zadanie SČ je žiaduce na sledovanie histórie, ale program nebude blokovať úkony tak striktne ako pri prísnej evidencii.

Čo to prináša majiteľovi firmy?

Používanie evidencie podľa IMEI a sériových čísel prináša tieto výhody:

1. Ochrana pred podvodmi a zámenou tovaru

• Zamedzenie zámeny. Ak sa zákazník pokúsi vrátiť tovar (napríklad telefón), kúpený inde, alebo staré pokazené zariadenie namiesto nového, program to odhalí. Nebudete môcť vybaviť vrátenie tovaru, ktorého sériové číslo nie je vo vašej databáze evidované ako predané.

• Kontrola jedinečnosti. Prísna evidencia nedovolí naskladniť alebo predať to isté sériové číslo dvakrát, čo vylučuje duplicity a zmätok na sklade.

2. Úplná história "života" tovaru 

Majiteľ môže sledovať celú cestu konkrétnej jednotky tovaru podľa jej IMEI/SČ:

• Kedy a od ktorého dodávateľa bol tovar prijatý (číslo príjemky, nákupná cena).

• Kedy a komu bol predaný (dátum predaja, doklad, zákazník).

• Či bol tovar v oprave alebo či bol vrátený.

• Koľko dní záruky zostáva (tovar s platnou zárukou je zvýraznený zelenou farbou).

3. Automatizácia záručného servisu

• Tlač záručných listov. Pri predaji tovaru so sériovým číslom môže program automaticky vytlačiť záručný list, v ktorom budú uvedené model, sériové číslo a záručná lehota.

• Kontrola lehôt. Program automaticky vypočíta dátum skončenia záruky na základe nastavení typu tovaru.

4. Efektívna práca s opravami 

Ak používate možnosť «Opravy a záručný servis», prepojenie so sériovým číslom umožňuje rýchlo identifikovať tovar pri prijatí do opravy, overiť, či bol kúpený u vás, a zobraziť históriu predchádzajúcich požiadaviek. K dispozícii je aj funkcia výmeny tovaru v rámci záruky (výmena starého sériového čísla za nové).

5. Presný výpočet vlastných nákladov 

Pri použití metódy odpisu šarží podľa sériových čísel program presne vie, za akú nákupnú cenu prišiel konkrétne tento telefón alebo prístroj. To umožňuje vypočítať zisk čo najpresnejšie, aj keď rôzne šarže toho istého tovaru prišli za rôzne ceny.

Evidencia sériových čísel a IMEI je kriticky dôležitá pre predajcov elektroniky, domácich spotrebičov a zložitých mechanizmov na zabezpečenie presnej skladovej evidencie, plnenia záručných záväzkov a ochrany pred nepoctivými vráteniami.