Ako predávať bez internetu, kontrolovať zásoby a sledovať zisk predajne

Vypadol internet alebo elektrina

Najprv skontrolujte, čo presne prestalo fungovať. Ak vypadol internet, pokladne v lokálnej sieti môžu pokračovať v predaji. Ak vypadla elektrina, počítače a sieťové zariadenia potrebujú záložné napájanie.

Keď nie je internet

Databáza Torgsoft Ultra je uložená v počítači v predajni. Ostatné pokladne sa k nemu pripájajú cez lokálnu sieť. Predaj, vrátenie a príjem tovaru sú dostupné, kým funguje tento počítač, pokladne a sieť.

Web, online trhoviská, doručovacie služby a ďalšie externé služby potrebujú internet. Po obnovení pripojenia skontrolujte objednávky a skladové zásoby na jednotlivých platformách.

Keď nie je elektrina

K záložnému napájaniu pripojte počítač s databázou, pokladňu, smerovač alebo sieťový prepínač a tlačiareň pokladničných dokladov. Ak sa počítač s databázou vypne, ostatné pokladne k nej stratia prístup.

Ak sa predaj prerušil, po spustení programu skontrolujte položku «Súbor — Koncepty predaja». Nájdete tam nedokončený predaj a môžete v ňom pokračovať. Pri inom nastavení odpisovania tovaru vyhľadajte takýto predaj v ponuke «Platba — Neuhradené predaje bežných zákazníkov».

Ako ochrániť údaje

V ponuke «Nastavenia — Naplánované úlohy» nastavte každodenné vytváranie zálohy databázy. Potom kliknite na «Vytvoriť archív teraz» a skontrolujte, či sa súbor vytvoril. Požiadajte podporu, aby vám ukázala, ako obnoviť databázu zo zálohy.

Kópiu uchovávajte aj mimo počítača s databázou. Slúži na to doplnková funkcia Cloudový archív údajov, ktorá môže podľa plánu odosielať archív na Disk Google.

Čo robiť s fiškálnymi pokladničnými dokladmi

Softvérová registračná pokladnica vystavuje fiškálne pokladničné doklady. Bez spojenia s daňovým úradom môže pracovať vtedy, ak bola vopred nastavená a má čísla pokladničných dokladov získané od daňového úradu. Po obnovení internetového pripojenia treba doklady odoslať na server.

V pomocníkovi Torgsoft sú uvedené limity 36 hodín nepretržite a 168 hodín mesačne. Daňový úrad povoľuje prekročenie týchto lehôt počas vojnového alebo núdzového stavu. Požiadajte podporu, aby preverila fungovanie vašej verzie softvérovej registračnej pokladnice v tejto situácii. Fungovanie platobného terminálu bez pripojenia si osobitne overte vo svojej banke.

Podľa evidencie je tovar na sklade, ale na regáli nie je

Zákazník žiada tovar. Program ukazuje jeden kus, ale predavač ho nemôže nájsť. Príčinou môže byť chyba pri príjme, predaji, vrátení alebo odpise tovaru.

Vykonajte inventúru: spočítajte alebo naskenujte tovar a výsledok porovnajte s množstvom v programe. Na skenovanie môžete použiť snímač čiarových kódov, špeciálne zariadenie na inventarizáciu alebo doplnkovú funkciu Mobilná aplikácia Torgsoft.

Po spočítaní skontrolujte doklady. V ponuke «Súbor — Protokol činnosti používateľov» uvidíte, kto pracoval v programe. Denník zmien dokladov pomáha kontrolovať zmeny v príjmoch, predajoch a vráteniach, ak je jeho vedenie zapnuté v nastaveniach.

Jednotlivé záznamy protokolu sú chránené proti ručným úpravám. Správca môže odstrániť záznamy za určité obdobie. Na dlhodobé uchovanie histórie vytvárajte zálohy databázy. Určite osobu, ktorá bude pri príjme porovnávať tovar s dodacím listom. Dodací list vo formáte Excel možno nahrať do dokladu o príjme tovaru, aby sa obmedzilo ručné zadávanie údajov.

Nakúpili ste priveľa, ale potrebný tovar sa minul

Jeden druh tovaru leží v sklade už dlho. Iný zákazníci žiadajú každý deň, ale už nie je na sklade. Pred objednaním u dodávateľa skontrolujte skladové zásoby a predaj za posledné týždne.

V ponuke «Doklad — Vytvorenie objednávky dodávateľovi» vyberte filter «Tovar, ktorý treba objednať». Program zobrazí tovar, ktorý sa minul alebo dosiahol stanovenú úroveň minimálnej zásoby. Vedľa uvidíte predaj za zvolené obdobie a poslednú nákupnú cenu. Objednávané množstvo určí zamestnanec s prihliadnutím na dostupné peniaze a dodaciu lehotu.

Minimálne množstvo možno nastaviť v karte tovaru. Ak má mať každý sklad vlastné množstvo, použite doplnkovú funkciu Minimálne a maximálne zásoby podľa skladov. Doplnková funkcia Automatický výpočet skladových zásob ho pomáha vypočítať podľa predaja a dodacích lehôt.

Skontrolujte tovar, ktorý už máte

• «Analýza dlho skladovaného tovaru» zobrazuje tovar, ktorý sa dlho nepredával, a jeho obstarávaciu cenu. Po kontrole môžete zmeniť cenu alebo sa s dodávateľom dohodnúť na vrátení.
• «Analýza zásob podľa času skladovania» ukazuje, ako dlho je tovar v sklade a od ktorého dodávateľa bol prijatý.
• «Analýza ABC a XYZ» ukazuje, ktorý tovar prináša vyšší predaj a ako pravidelne ho zákazníci kupujú.

Tieto prehľady si pozrite pred veľkou objednávkou. Funkcia «Vytvorenie objednávky dodávateľovi» je súčasťou programu Torgsoft Ultra; Torgsoft Start tento režim neobsahuje.

Predaj prebieha, ale zisk nie je jasný

Predajňa predáva každý deň, ale nákupné ceny vzrástli. Majiteľ potrebuje vedieť, koľko predajňa zarobila po odpočítaní nákladov na tovar, nájomné, mzdy a ďalšie platby.

Torgsoft preberá obstarávaciu cenu z dokladu o príjme tovaru. Možno k nej pripočítať náklady na doručenie. Zisk z tovaru predstavuje sumu predaja po odpočítaní zliav a vrátení, zníženú o obstarávaciu cenu predaného a odpísaného tovaru. Ak chcete zistiť zisk po zaplatení nájomného, miezd a poplatkov, zadajte tieto výdavky do programu.

Pre výdavky vytvorte zrozumiteľné kategórie: nájomné, mzdy, bankové poplatky a doručenie. V prehľade «Platba — Bilancia podľa kategórií finančnej analýzy» môžete skontrolovať platby v jednotlivých kategóriách. «Bilancia s partnermi» zobrazuje záväzky voči dodávateľom a pohľadávky voči zákazníkom predajne.

Ktoré prehľady otvoriť

• «Denný zisk z tovaru za obdobie» — na kontrolu predaja a zisku z tovaru podľa jednotlivých dní.
• «Analýza vplyvu predajnej ceny na zisk» — na porovnanie predaja za plnú cenu a so zľavou. Prehľad zobrazuje skutočné výsledky, ale neurčuje príčinu zmeny dopytu.
• «Doklad o precenení» — na prípravu nových cien a ich použitie vo zvolenom čase.

Pred zmenou ceny skontrolujte obstarávaciu cenu poslednej dodávky a svoje výdavky. Ak máte veľa platieb, doplnková funkcia Bankové výpisy pomáha načítať údaje zo služieb Privat24 a monobank.

Posledný kus si objednali dvaja zákazníci

V predajni sa predal posledný kus. Na webe je stále dostupný, preto si ho objedná ďalší zákazník. Stáva sa to vtedy, keď sa skladové zásoby aktualizujú ručne alebo keď sa oneskorí výmena údajov.

Zistite, odkiaľ web získava údaje o množstve tovaru a ako často sa aktualizujú. Pre vlastný web je k dispozícii doplnková funkcia Synchronizácia s internetovým obchodom. Na predaj cez platformy slúžia funkcie Integrácia s Prom.ua a Integrácia s Rozetka.ua. Ak nemáte vlastný web, môžete zvážiť Torgsoft Online Market.

Pri vytváraní objednávky možno tovar rezervovať pre konkrétneho zákazníka. Výber spôsobu rezervácie závisí od toho, či sa má tovar okamžite odpočítať z dostupnej zásoby. Kontrolujte nevybavené objednávky, aby ste tovar odoslali včas.

Na odosielanie zásielok sú k dispozícii funkcie Integrácia s Nova Poshta a Integrácia s Ukrposhta. Pomáhajú vytvárať prepravné doklady a kontrolovať doručenie.

Pravidelní zákazníci prichádzajú menej často

Zľava na všetok tovar znižuje zisk z každého kusu. Najprv skontrolujte, ktorí zákazníci dlho neprišli a čo kupovali v minulosti.

Torgsoft uchováva v karte zákazníka kontaktné údaje, nákupy a podmienky zľavy. Prehľad «Analýza — Analýza aktivity zákazníkov» pomáha nájsť ľudí, ktorí si kúpili určitý tovar a dlho sa nevrátili. Následne môžete pripraviť ponuku pre konkrétnu skupinu zákazníkov.

Torgsoft Ultra už obsahuje zľavy, akcie a bonusový systém. Na ďalšie úlohy môžete pripojiť doplnkové funkcie:

• Hromadné správy zákazníkom — správy prostredníctvom SMS, Viberu a e-mailu.
• Bonusy s obmedzenou platnosťou — bonusy platné počas stanoveného obdobia.
• Zľavový klub — zľava po splnení podmienok klubu.
• Darčekové poukážky — predaj a evidencia poukážok.

Pred spustením akcie skontrolujte zisk z tovaru po uplatnení zľavy. Pred odoslaním správ skontrolujte kontaktné údaje a súhlas zákazníkov so zasielaním správ. Po skončení akcie otvorte «Analýzu využitia zliav».

Pokladníka treba rýchlo zastúpiť

Zamestnanec neprišiel na zmenu. Iná osoba musí vybavovať predaj a vrátenie tovaru, ale potrebuje vlastný prístup do programu.

Vytvorte zamestnancom samostatné používateľské účty. V «Sprievodcovi nastavením prístupových práv» určte, kto môže predávať, prijímať vrátený tovar, meniť ceny a zobrazovať finančné prehľady. Keď zamestnanec prejde na inú pozíciu, upravte jeho práva.

Program môže zaznamenávať predaj podľa pracovnej zmeny alebo konkrétneho predavača. Ak tovar na jednom pokladničnom doklade predávajú rôzni predajní poradcovia, použite doplnkovú funkciu Prepojenie predaja každého tovaru s predavačom. Na výpočet odmien slúži funkcia Mzdy a motivácia zamestnancov.

Prostredníctvom doplnkovej funkcie Oznámenia pre zamestnancov môžete zamestnancom odoslať pokyny a skontrolovať, kto si ich prečítal.

Majiteľ pracuje mimo predajne

Majiteľ chce vedieť, koľko sa za deň predalo, či sú v pokladni peniaze, komu treba zaplatiť a ktorý tovar sa míňa. Tieto údaje možno kontrolovať v prehľadoch.

«Prehľad — Súhrnný denný prehľad» zobrazuje predaj, vrátenia, platby, výdavky, odvod hotovosti a zostatok peňazí v pokladni. «Platba — Súhrn pokladne» zobrazuje zostatok na začiatku a na konci dňa. V prehľade «Bilancia s partnermi» uvidíte záväzky voči dodávateľom.

V Mobilnej aplikácii Torgsoft môžete časť týchto údajov zobrazovať aj mimo predajne. Počítač s databázou musí byť zapnutý a pripojený k internetu so statickou IP adresou, teda so stálou adresou na pripojenie. Prístup treba nastaviť aj na smerovači. Ak internet alebo počítač s databázou nefunguje, údaje v aplikácii nie sú dostupné.

Ak máte viacero predajní

V spoločnej lokálnej databáze možno vytvoriť samostatné evidenčné centrá pre predajne a sklady. Každé bude mať vlastné zásoby a pokladne. Ak prevádzky používajú samostatné databázy, doklady sa medzi nimi prenášajú podľa nastaveného postupu. Tieto údaje sa aktualizujú po výmene.

Ak vzdialené predajne potrebujú jednu databázu s údajmi o predaji v reálnom čase, zvážte Terminálovú verziu. Pred výberom vysvetlite odborníkovi, kde sa prevádzky nachádzajú a ako rýchlo sa medzi nimi majú aktualizovať skladové zásoby.

Kedy si vybrať Torgsoft Ultra

Torgsoft Start je vhodný na jednoduchšiu evidenciu jednej predajne. Torgsoft Ultra je potrebný najmä na tieto úlohy:

• presúvanie tovaru medzi skladmi;
• vytváranie objednávok dodávateľom;
• kompletizovanie tovaru a veľkoobchodný predaj;
• vystavovanie faktúr a vedenie menových a regionálnych cenníkov;
• prácu s VIP zákazníkmi, bonusmi a sprostredkovateľmi.

Pre každé pracovisko v lokálnej sieti je potrebná licencia. Doplnkové funkcie majú vlastné podmienky: niektoré sa aktivujú pre každé pracovisko, iné — pre celú sieť. Pred nákupom si skontrolujte podmienky programu Torgsoft Ultra a stránky požadovaných doplnkových funkcií.

Stručne

Ako začať

1. Pridajte tovar a zadajte množstvo, od ktorého začínate evidenciu.
2. Spočítajte tovar v sklade a opravte nezrovnalosti.
3. Vytvorte predajne, sklady, pokladne a používateľské účty zamestnancov.
4. Nastavte každodenné zálohovanie databázy a overte jej obnovenie.
5. Vykonajte skúšobný predaj, vrátenie a uzavretie pokladničného dňa.
6. Potom pripojte web, doručovacie služby a ďalšie doplnkové funkcie, ktoré predajňa potrebuje.

Časté otázky