10 funkcií účtovného programu, ktoré podnikateľ potrebuje predovšetkým

Veľká funkcionalita účtovného programu Torgsoft prekvapuje: podnikatelia si niekedy mylne myslia, že ak je program veľký, je zložitý.

Nie je to tak. S Torgsoft je účtovníctvo jednoduché.

Každá etapa automatizácie vyžaduje svoj vlastný súbor funkcií. To je odpoveď na zásadnú otázku: „Kde začať viesť účtovníctvo?“

Vy ste stiahli a nainštalovali Torgsoft. Začíname s príchodom tovaru.

Príchod tovaru

Predovšetkým chce vlastník podniku zafixovať, čo má k dispozícii, čím vlastní. Proces počítania nemožno nazvať veľmi tvorivým, ale akonáhle sa na obrazovke objaví súhrnná suma stavu skladu, postoj k účtovníctvu sa mení – objaví sa motivácia sa tým zaoberať a dokončiť použitie účtovného systému.

Pre príchod tovaru odporúčame okamžite pripojiť tlačiareň štítkov a označiť tovar. Štítky sú indikátorom na policiach – je vidieť, ktorý tovar bol prijatý a ktorý nie.
Tovar je označený a na policiach sa vytvára poriadok: predajca sa nestráca, keď sa zákazník opýta: „Koľko stojí tento tovar?“.

O zavedení účtovného systému môžeme hovoriť, keď je tovar označený.

Otvárame kanceláriu v Nerestnici.
Automatizujeme #Apple Shop pic.twitter.com/pqPq88AADz

— Torgsoft (@torgsoft) April 15, 2022

Ďalej všetko pokračuje podľa klasických obchodných procesov: predávame → robíme inventarizáciu → presúvame → vedeme finančné účtovníctvo → pracujeme so zákazníkmi → vyrovnávame sa s dodávateľmi → kontrolujeme predajcov → analyzujeme výsledky predaja.

Viacmenové účtovníctvo

Tovar sa často nakupuje v cudzej mene, ale predáva sa v eurách.
Program Torgsoft:

• zafixuje kurz meny v aktuálnom čase,
• nastaví maržu podľa druhu tovaru,
• pri príchode ponúkne odporúčanú predajnú cenu v závislosti od marže, ručne je možné zaokrúhliť cenu tovaru.

Tlač štítkov

Najbežnejšie a najpohodlnejšie štítky majú rozmer 4x2,5 cm. Na tomto štítku môžete uviesť podrobné informácie o tovare, čiarový kód, cenu, názov obchodu alebo nastaviť nový šablón štítku tak, aby bolo vidieť najdôležitejšie informácie.

Napríklad pre lustre, ktoré zvyčajne visia vysoko na strope, môžete vytvoriť štítok s veľkou cenou. Takýto štítok je dobre viditeľný z diaľky. Časť štítku vyhradiť pre čiarový kód a malú oblasť pre kód alebo akúkoľvek charakteristiku, ktorá pomôže identifikovať tovar, nájsť ho v databáze ručne, ak je čiarový kód poškodený alebo ak nie je k dispozícii skener.

Inventarizácia

Na začiatku vedenia účtovníctva sa vynára otázka, kedy vykonávať prepočet tovaru?
Odporúčania sú dve:

1. Ak je počet jedinečných položiek tovaru do 5 tisíc, má zmysel tovar prepočítať okamžite pri príchode. Ak súčasne s príchodom prebiehajú predaje už označeného tovaru, môžete ho predávať v režime „Realizácia“ alebo „Obchodovanie s vystavením faktúry“.
2. Ak je počet jedinečných položiek viac ako 5 tisíc, má zmysel najprv vytvoriť nomenklatúru, „naplniť“ databázu. A až potom vykonať inventarizáciu.

• Ako správne vykonať inventarizáciu

Predaj tovaru

Naučiť predajcu predávať tovar je možné za 5-15 minút. Tak rýchlo, pretože predajca musí poznať polohu troch-štyroch tlačidiel a postup prác s nimi: nájsť tovar na sklade alebo ho naskenovať, prijať platbu, zrušiť realizáciu alebo vrátiť tovar v prípade potreby. To je všetko.

Odporúčané akcie, ktoré môže predajca otvoriť v režime „Realizácia“:

1. výber tovaru zo skladu – pritom predajca podľa predvoleného nastavenia nevidí nákupné ceny;
2. možnosť upraviť predajnú cenu – pre obchody, ktoré majú blízky vzťah so svojimi zákazníkmi a môžu poskytnúť zľavu na tovar alebo ho predať za zníženú cenu,
3. záznam o realizácii za deň, aby si predajca mohol porovnať skutočný predaj a overiť, že nič nezmeškal.

• Ako predať tovar v Torgsoft

Dva režimy predaja tovaru

V Torgsoft môžete tovar predať v dvoch režimoch: „Realizácia“ a „Obchodovanie s vystavením faktúry“.
„Realizáciu“ používajú bežné obchody s prúdom návštevníkov. „Realizácia“ sa používa na pokladni.
„Obchodovanie s vystavením faktúry“ je určené pre internetové obchody a prácu s objednávkami, keď je zákazník známy – známy, a platí na kartu alebo bankový účet pred odoslaním tovaru alebo na dobierku po prevzatí na pošte.

Prevod tovaru na inú predajňu

Keď je tovar prijatý na hlavnom sklade, vzniká potreba previesť časť tovaru na inú predajňu. Na to nie je potrebné vykonať vyradenie-príjem, ale použiť tri kliknutia a previesť tovar v menu Dokument – Vnútorný prevod: vytvorte dokument, vyberte prijímaciu predajňu, naskenujte prevádzaný tovar a zatvorte formulár „Vnútorný prevod“.

Kontrola pokladní

Pre finančné účtovníctvo podnikateľa je k dispozícii špeciálny režim Platba – Finančný dokument. Podnikateľ vidí, koľko peňazí by malo byť v pokladni, akú sumu zaplatili zákazníci prevodom na kartu.
Na konci dňa je dôležité vykonať kontrolu pokladne – spočítať skutočnú sumu peňazí v pokladni. Ak sú rozdiely – skontrolovať ešte raz „Zoznam výdavkov“ (predaje) a upraviť pokladňu na správnu sumu. Na to vytvorte v „Finančnom dokumente“ príjmový alebo výdavkový dokument a vyrovnajte sumu peňazí v pokladni.
Ak si z pokladne vyberáte peniaze pre seba – vykonajte túto operáciu v prítomnosti predajcu v režime „Realizácia“ jedným z nasledujúcich spôsobov:

• „Odviesť tržbu“ – prevod z pokladne obchodu do svojej pokladne. Tento spôsob je vhodný, ak vediete presné finančné účtovníctvo aj pre svoju pokladňu.
• „Inkaso“, ak jednoducho odoberáte peniaze z pokladne predajcu a ďalšie účtovníctvo peňazí nevediete.

Odporúčame viesť plnohodnotné finančné účtovníctvo pre všetky pokladne, pretože podnikateľ často zo svojho vrecka platí za potreby podnikania: vyrovnáva sa s dodávateľmi, platí nájomné, platí za elektrinu, vypláca mzdy, platí provízie atď.
Takto na konci mesiaca v menu „Platba“ – „Zostatok podľa položiek finančnej analýzy“ uvidíte skutočný obraz manažérskeho účtovníctva a nevznikne otázka „kam sa podeli peniaze?“

Vyrovnania s dodávateľmi

Pri počiatočnom príchode tovaru je tovar zaúčtovaný ako počiatočné zostatky, pretože tovar je už v obchode a nie sú žiadne dlhy voči dodávateľom. To je pohodlné.
Ale neskôr pri príchode tovaru je potrebné zafixovať presnú sumu, ktorú ste odovzdali dodávateľovi. Platbu dodávateľovi môžete vykonať v príjmovom doklade. Toto môže urobiť vlastník obchodu, ak nedôveruje zamestnancovi pri príchode tovaru. Alebo otvoriť túto funkciu zamestnancovi, aby mohol zaznamenávať platby dodávateľovi.
Vyrovnanie s dodávateľom je výdavok, ktorý ovplyvňuje účtovníctvo nákladov na tovar a konečný zisk, čím sa pochopí, či obchod nepracuje so stratou.

Preceňovanie tovaru

Mnohí podnikatelia sa obávajú, že kúpili tovar pred 5 rokmi za 100 dolárov a teraz to už nie sú tie doláre a vzniká dojem, že predávajú „so stratou“.
Ale v skutočnosti sa tovar kúpil podľa starého pomeru a kurzu meny.
Na tieto kategórie tovaru môžete vykonať hromadné preceňovanie a pritom vidieť delta pre zľavu na túto položku – koľko môžete zákazníkovi ustúpiť, či je možné vykonať akciu na túto kategóriu tovaru, aby ste rýchlo a atraktívne pre zákazníka predali tento tovar.

Analýza stavu skladu

Analýzu výsledkov predaja má zmysel vykonať, keď už máte nejakú históriu predaja. Ale aj na prvom etape môžete vykonať analýzu celkového stavu:

Sklad – Stav skladu. V tomto režime uvidíte, koľko tovaru je na sklade a v akej sume sa pozrieť na skutočnú maržu. Ak zostalo málo tovaru, nastavte označenie potreby objednania tovaru. Ak je tovaru príliš veľa, zakážte jeho objednávanie u dodávateľa.
Analýza – Obdobie. V tomto reporte vidíte výsledok predaja za mesiac, ale na začiatku účtovníctva ešte nie sú výsledky predaja, môžete odhadnúť sumu tovaru podľa cenníka a prehliadnuť si pravdepodobný zisk.
Správa – Tovarová správa za obdobie, kde uvidíte všetky príchody a predaje tovaru za vybrané obdobie.
Správa – Správa o vyradení tovaru. Ak sa počas príchodu tovaru zistila chyba, môžete ho vyradiť a uviesť v komentári, prečo bol tovar vyradený. V tomto reporte môžete odhadnúť rozsah počiatočných strát v prípade nesprávneho skladovania tovaru.
Správa – Súhrnná správa za deň. Report ukáže zostatok peňazí v pokladni na začiatku dňa, počet realizácií a vrátení, sumy všetkých finančných operácií, zostatok v pokladni na konci dňa. Tento report môžete vytlačiť a potvrdiť podpisom predajcu, ako dôkaz, že je všetko v poriadku.

Účtovný program Torgsoft je nástroj kontroly a záruka pokojnej práce ako pre vlastníka podniku, tak aj pre zamestnancov.