Negatívne zvyšky: ako ich nájsť a opraviť

V záporné zostatky v účtovnom programe — signál o neporiadku v obchodných procesoch na sklade, v dokumentoch s dodávateľmi alebo zákazníkmi. Výskyt záporných zostatkov a neexistujúcich zostatkov (keď je tovar v programe, ale nie je na sklade) — je znakom toho, že treba reorganizovať obchodné procesy a zvýšiť kontrolu.

Dôvody výskytu záporných zostatkov

Zabudli ste zaúčtovať príchod tovaru do účtovného programu, ale predaj do mínusu je povolený. Tento problém sa rieši zaúčtovaním tovaru spätne. Aby ste včas zistili podobnú situáciu, zapnite nastavenie «upozorňovať na predaj do mínusu». V takom prípade predajcovia oznámia spornú situáciu a tovarník môže rýchlo nájsť dôvod a rozhodnúť sa, ako predať tovar.

Zaúčtovali ste nesprávny tovar. Omylom ste na príjem zaúčtovali nesprávny tovar a predajca predáva nezaúčtované položky. V takej situácii treba analyzovať pohyb tovaru, vytvoriť chýbajúci príjem a tiež nájsť tovar, ktorý bol omylom zaúčtovaný a opraviť jeho pohyb.

Zabudli ste aktivovať faktúru. Dokument príjmu bol vytvorený vopred, ale v momente skutočného príchodu tovaru ho zabudli aktivovať. Riešenie: v menu Sklad — Register príjmových faktúr nájdite príjmový dokument, otvorte ho a nastavte príznak «Aktívna faktúra».

Zmiešaný tovar: predaný alebo presunutý nesprávny tovar. Ak sa predajca pri predaji pomýlil, takéto záporné zostatky sa vyrovnávajú pri inventarizácii. Ak je chyba v dokumentoch odpisu, vrátenia dodávateľovi alebo vnútorného presunu, je potrebné upraviť dokument. Zvážte, že úprava vrátenia dodávateľovi môže ovplyvniť vzájomné vyrovnania.

Urobili ste zmeny spätne v príjmových dokumentoch. Takáto situácia neochráni ani úplný zákaz predaja do mínusu. Ak niekto úmyselne alebo omylom upravil množstvo v príjmovej faktúre, záporné zostatky sa môžu objaviť až neskôr, pretože ďalších príjmov môže byť veľa a výdavkov málo. Korekcia dokumentov spätne musí byť dôsledná. Píšte komentár k tovaru vo faktúre — to pomôže rýchlejšie si spomenúť, čo ste robili a opraviť nezrovnalosti optimálnym spôsobom.

Nedodržiavanie technologických kariet. Chyby v účtovaní technologických kariet môžu byť v režimoch výroby hotových výrobkov, predaja zložitých služieb alebo súprav, ak na sklade existuje hmotný alebo delený tovar.
Ak podľa technologickej karty bolo treba odpísať N jednotiek a v skutočnosti sa pri výrobe použilo menej, na sklade sa objaví materiál na výrobu ďalšej jednotky, ale pri jej výrobe sa v účtovníctve komponenty dostanú do mínusu. V takej situácii kontrolujte dodržiavanie technických noriem zamestnancami.

Hmotný tovar. Hmotný tovar vždy prináša množstvo problémov v účtovníctve — úbytok, trasenie, diery v vreciach a balíkoch, krádeže, nadváha. To desynchronizuje skutočný sklad s účtovníctvom tovaru v programe.
Hlavná príčina záporných zostatkov — balenie menšieho množstva tovaru s uvedením väčšej hmotnosti. Nadbytok hmotného tovaru sa kompenzuje vyššie uvedeným úbytkom a trasením.
Opravovať záporné a neexistujúce zostatky iba pomocou inventarizačných zoznamov nie je úplne správne, pretože prepočet neodstraňuje príčinu chýb a môže ovplyvniť vzájomné vyrovnania s dodávateľmi — u vás a u dodávateľa budú rôzne údaje o dodávkach. Ak vo vašom obchode každý mesiac "vyschne" 5-10 kilogramov ovocia, najprv treba zistiť príčinu takéhoto "mikroklímy".

Dôvody výskytu záporných zostatkov:
1. Tovar nebol zaúčtovaný.
2. Zmiešaný tovar.
3. Vymazanie príjmových faktúr.
4. Povolenie predaja tovaru «do mínusu».
5. Chyby inventarizácie.
6. Krádež.
Ako opraviť záporné zostatky?https://t.co/wi4CjlUiqg pic.twitter.com/n0cFUx0S1K

— Торгсофт (@torgsoft) 7 серпня 2021 р.

Ako kontrolovať záporné a neexistujúce zostatky

Zakážte predaj do mínusu pre všetky tovary, okrem hmotných. Predajca nebude môcť predať tovar, ktorý zabudli zaúčtovať alebo sa pomýlili v účtovníctve, a tovarník rýchlo opraví situáciu.

Každý deň alebo týždeň kontrolujte stav skladu s filtrom podľa záporných zostatkov, aby ste včas zistili chyby a nenakumulovali ich.

Ako opraviť záporné zostatky: postup krokov

1. Zistite, ktorý obchodný proces viedol k chybe: príjem tovaru, presun medzi skladmi a obchodnými miestami, krádež alebo strata tovaru. Najjednoduchšie je sledovať cestu tovaru v režime «Pohyb tovaru». Ak to nedokážete sami — obráťte sa na technickú podpor u Торгсофт.
2. Pred akýmikoľvek úpravami zálohujte databázu.
3. Postupujte krok za krokom, nechajte komentáre, kontrolujte výsledok po každom kroku.
4. Ak je príčina v oneskorenom vkladaní dokumentov — uplatnite administratívne opatrenia. Vložte chýbajúce skladové dokumenty a nezabudnite nechať komentár.
5. Ak je príčina v zmiešanom tovare, vykonajte prepočet podľa druhu tovaru.
6. Situácie s úpravou množstva tovaru spätne by nemali byť v zásade. Ale ak je podozrenie, že dokument bol upravený, všetky akcie je možné sledovať v «Zázname zmien dokumentov».
7. Nedodržiavanie technologických noriem výroby alebo nadváha sa rieši pomocou inventarizácie. Ručné vytváranie príjmových faktúr skreslí vzájomné vyrovnania s dodávateľmi.

Ako predísť výskytu záporných zostatkov?

• Zakážte predaj do mínusu. Prísny zákaz predaja do mínusu umožní okamžite a na mieste vyriešiť dôvody a nenakumulovať chyby.
• Administratívne zakážte výber tovaru zo skladu a hľadanie podľa názvu. Tieto spôsoby je možné používať v niektorých prípadoch, keď je potrebné identifikovať tovar. Ale stály výber tovaru zo skladu ručne zvyšuje počet chýb kvôli nepozornosti predajcu.
• Vytvorte jasný unikátny popis, priložte fotografiu tovaru, keď ho pridávate do účtovného systému, aby zamestnanec mohol vizuálne skontrolovať, aký tovar pridáva do predaja alebo skladového dokumentu.
• Zatvárajte dokumenty, s ktorými je práca dokončená. To chráni pred náhodnými alebo úmyselnými zmenami.
• Minimalizujte ručné zadávanie, automatizujte procesy. Pre predaj hmotného tovaru aktivujte funkciu «Pripojenie elektronických váh na váženie tovaru pri predaji», aby predajcovia nevkladali hmotnosť tovaru ručne.
• Napíšte pokyny pre zamestnancov. Ak podnikateľ dovolí porušenie poriadku v skladových dokumentoch, nevyhnutne to vedie k chybám a zneužívaniu. Kontrolujte a motivujte dodržiavanie pravidiel. Určte a školte materiálne zodpovedné osoby.