DSTU 4163:2020: pravidlá úpravy dokumentov

DSTU 4163:2020: požiadavky na úpravu podnikových dokumentov v roku 2026

DSTU 4163:2020 stanovuje pravidlá úpravy organizačných a riadiacich dokumentov právnických osôb: príkazov, nariadení, predpisov, pokynov, aktov, potvrdení, služobných a informatívnych záznamov, listov a ďalších riadiacich dokumentov. Norma sa vzťahuje na papierové aj elektronické dokumenty. Právnické osoby musia jej požiadavky zohľadňovať spolu s platnými pravidlami správy dokumentov; pre fyzické osoby podnikateľov norma nestanovuje všeobecnú povinnosť, môžu ju však uplatňovať dobrovoľne alebo na splnenie osobitných právnych, zmluvných či vnútorných požiadaviek.

DSTU nenahrádza osobitné požiadavky na zmluvy, prvotné účtovné doklady, daňové výkazníctvo, zúčtovacie doklady RRO/PRRO, personálne dokumenty ani ďalšie dokumenty, ktorých forma alebo povinné náležitosti sú určené zákonom alebo samostatným právnym predpisom. Porušenie požiadavky na písmo, okraj alebo umiestnenie náležitosti samo osebe nespôsobuje automatickú neplatnosť dokumentu a nevedie k samostatnej všeobecnej pokute. Chýbajúci podpis, dátum, údaje o autorovi, oprávnenie podpisujúcej osoby alebo iné náležitosti povinné podľa osobitného zákona môžu zároveň sťažiť evidenciu, kontrolu, vykonanie dokumentu alebo preukázanie jeho právnej sily.

Čo je DSTU 4163:2020 a kedy sa uplatňuje

DSTU 4163:2020 „Štátny jednotný systém dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a riadiacej dokumentácie. Požiadavky na úpravu dokumentov“ bola prijatá príkazom štátneho podniku „UkrNDNC“ č. 144 z 1. júla 2020. Norma sa uplatňuje od 1. septembra 2021 a nahradila DSTU 4163-2003.

Zákon Ukrajiny „O normalizácii“ stanovuje dobrovoľné uplatňovanie národných noriem, pokiaľ povinnosť ich dodržiavania nie je výslovne stanovená právnym predpisom. Platné pravidlá organizácie správy a archívneho uchovávania dokumentov, schválené príkazom Ministerstva spravodlivosti Ukrajiny č. 1000/5, sú však povinné pre podniky, inštitúcie a organizácie bez ohľadu na formu vlastníctva a výslovne stanovujú úpravu náležitostí organizačných a riadiacich dokumentov so zohľadnením DSTU 4163:2020.

Na ktoré dokumenty sa norma vzťahuje

DSTU 4163:2020 sa vzťahuje na organizačné a riadiace dokumenty bez ohľadu na nosič informácií. Patria medzi ne:

Norma určuje:

• súbor náležitostí dokumentov;
• požiadavky na obsah a úpravu náležitostí;
• pravidlá umiestnenia náležitostí;
• požiadavky na tlačivá;
• pravidlá vyhotovovania dokumentov;
• osobitné požiadavky na papierové a elektronické vyhotovenia.

Pri prvotnej účtovnej, bankovej, finančnej, štatistickej, vedecko-technickej a inej osobitnej dokumentácii sa všeobecné pravidlá správy dokumentov uplatňujú iba v časti všeobecných zásad práce s dokumentmi a ich prípravy na archívne uchovávanie. Osobitné formuláre a náležitosti majú prednosť.

Povinné náležitosti dokumentu právnickej osoby

DSTU určuje sedem náležitostí povinných pre dokumenty vytvárané právnickou osobou. Pri elektronickom dokumente sa podpis vyhotovuje v súlade s právnymi predpismi o elektronických dokumentoch a elektronických dôveryhodných službách.

Prítomnosť týchto náležitostí neruší dodatočné požiadavky osobitných právnych predpisov. Prvotný účtovný doklad musí napríklad obsahovať náležitosti stanovené v článku 9 zákona Ukrajiny „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“.

Úplný zoznam náležitostí podľa DSTU 4163:2020

Norma obsahuje 32 možných náležitostí. V konkrétnom dokumente sa používajú iba povinné náležitosti a náležitosti potrebné pre príslušný druh dokumentu.

Názov podniku, útvaru a používanie ochrannej známky

Názov právnickej osoby v dokumente musí zodpovedať úplnému názvu uvedenému v zakladateľských dokumentoch. Skrátený názov, pokiaľ je úradne ustanovený, sa uvádza pod úplným názvom alebo vedľa neho v zátvorkách. Názov právnickej osoby a názov druhu dokumentu sa na tlačivách uvádzajú veľkými písmenami.

Napríklad:

Názov organizačného útvaru sa uvádza, keď je tento útvar autorom dokumentu a má príslušné oprávnenia.

Emblém alebo registrovanú ochrannú známku možno umiestniť na tlačive v súlade so zakladateľskými dokumentmi a vnútornými pravidlami. Vyobrazenie ochrannej známky nenahrádza úradný názov právnickej osoby.

Referenčné údaje podniku

Na listovom tlačive možno uviesť:

• poštovú adresu;
• telefónne čísla;
• e-mailovú adresu;
• adresu webového sídla;
• bankové údaje;
• ďalšie údaje potrebné na komunikáciu.

Poštová adresa sa uvádza v tomto poradí: názov ulice, číslo budovy, podľa potreby číslo objektu, kancelárie alebo priestorov, názov obce, okresu, regiónu a poštové smerovacie číslo. Ak sa sídlo a skutočná adresa líšia a obe sú potrebné na korešpondenciu, možno uviesť obe.

Názov druhu dokumentu

Názov musí zodpovedať pôsobnosti autora a obsahu dokumentu:

Na úradnom liste sa náležitosť „názov druhu dokumentu“ neuvádza.

Dokument sa nemá svojvoľne označovať ako „príkaz“, ak osoba, ktorá ho vydáva, nemá oprávnenie vydávať príkazy. Druhy dokumentov, podpisové oprávnenie a postup schvaľovania je vhodné určiť v stanovách, predpisoch útvarov, pracovných náplniach, plnomocenstvách, vnútornej smernici o správe dokumentov a matici oprávnení.

Ako uvádzať dátum

Dátum dokumentu možno uviesť číselným alebo slovno-číselným spôsobom.

Číselný formát:

Deň a mesiac sa uvádzajú dvoma číslicami a rok štyrmi číslicami. Ak je deň alebo mesiac jednociferný, pred číslicu sa doplní nula.

Slovno-číselný formát:

V textoch právnych predpisov, odkazoch na ne a dokumentoch s finančnými informáciami sa používa slovno-číselná úprava dátumu pri zohľadnení požiadaviek normy.

Dátumom dokumentu je podľa jeho druhu:

• dátum podpisu;
• dátum schválenia;
• dátum prijatia;
• dátum registrácie;
• dátum vytvorenia.

Služobné poznámky na dokumente sa takisto datujú.

Ak dokument podpisuje viac právnických osôb, dátumom spoločného dokumentu je dátum posledného podpisu.

Registračný index

Registračný index pozostáva z poradového čísla dokumentu. Možno k nemu pridať indexy používané v systéme správy dokumentov podniku: index spisu, útvaru, druhu dokumentu, korešpondenta alebo úradnej osoby. Zložky indexu sa oddeľujú lomkou alebo iným spôsobom ustanoveným vnútornou smernicou.

Napríklad:

Systém indexovania musí byť jednotný a zrozumiteľný. Pre rovnaké druhy dokumentov sa nemajú používať rozdielne pravidlá číslovania bez vysvetlenia vo vnútornej smernici.

Miesto vyhotovenia dokumentu

Miesto vyhotovenia sa uvádza vo všetkých dokumentoch okrem listov. Názov obce musí zodpovedať platnému administratívno-územnému členeniu a úradnému názvu. Aktuálny názov obce sa overuje podľa Kodifikátora administratívno-územných jednotiek a území územných spoločenstiev, KATOTTG.

Napríklad:

Pri Kyjeve sa nepoužíva skratka označujúca mesto.

Adresát

Adresátom dokumentu môže byť:

• právnická osoba;
• organizačný útvar;
• úradná osoba;
• skupina rovnorodých adresátov;
• fyzická osoba.

Ak sa dokument zasiela právnickej osobe alebo útvaru bez uvedenia konkrétnej úradnej osoby, názov adresáta sa uvádza v nominatíve.

Ak je dokument adresovaný vedúcemu alebo zástupcovi vedúceho, názov právnickej osoby sa zahrnie do názvu funkcie a funkcia, meno a priezvisko sa uvedú v datíve.

Napríklad:

Ak je dokument adresovaný vedúcemu organizačného útvaru, názov právnickej osoby sa uvedie samostatne v nominatíve a funkcia a meno adresáta v datíve.

Na jednom dokumente môžu byť najviac štyria adresáti. Slovo „Kópia“ sa pred druhým, tretím ani štvrtým adresátom neuvádza. Ak sú adresáti viac ako štyria, vyhotoví sa distribučný zoznam a samostatné vyhotovenie pre každého adresáta.

Schvaľovacia doložka

Dokument môže schváliť úradná osoba alebo môže byť schválený iným riadiacim dokumentom.

Ak dokument schvaľuje úradná osoba:

Ak bol dokument schválený príkazom, rozhodnutím alebo iným dokumentom:

Schvaľovacia doložka sa nemá zamieňať s podpisom autora dokumentu: ide o rozdielne náležitosti s rozdielnym právnym účelom.

Rezolúcia

Rezolúcia zaznamenáva riadiaci pokyn týkajúci sa dokumentu. Môže obsahovať:

• priezvisko a meno vykonávateľa alebo vykonávateľov;
• obsah pokynu;
• lehotu vykonania;
• podpis vedúceho;
• dátum.

Hlavný vykonávateľ sa uvádza ako prvý. Text pokynu musí byť konkrétny a umožňovať pochopenie očakávaného výsledku.

Napríklad:

Nadpis textu

Nadpis stručne vyjadruje obsah dokumentu a musí byť gramaticky zosúladený s jeho názvom. Podľa druhu dokumentu odpovedá na otázky „o čom?“, „čoho?“ alebo „koho?“. Na konci nadpisu sa nepíše bodka.

Napríklad:

Nadpis nemá opakovať celý obsah dokumentu ani obsahovať nejasné formulácie, napríklad „Vo veci rôznych otázok“.

Požiadavky na text

Text dokumentu musí byť jasný, postupný, objektívny a jednoznačný. Dokumenty právnických osôb sa vyhotovujú v štátnom jazyku. V korešpondencii so zahraničnými adresátmi možno používať ukrajinský jazyk, jazyk adresáta alebo jazyk medzinárodnej komunikácie podľa právnych predpisov, dohôd strán a charakteru korešpondencie.

V riadiacom dokumente je vhodné jasne určiť:

• čo treba vykonať;
• kto je zodpovedný;
• v akej lehote;
• aký výsledok sa má dosiahnuť;
• kto kontroluje vykonanie.

Neurčité formulácie v príkazoch, pokynoch a vnútorných predpisoch vytvárajú riziko sporov o rozsah povinností a zodpovednosti zamestnancov.

Prílohy

Ak sú k dokumentu priložené ďalšie materiály, za textom sa uvedie poznámka o prílohách. Uvedie sa v nej názov dokumentu, počet listov a počet vyhotovení, pokiaľ tieto údaje nevyplývajú z textu hlavného dokumentu.

Napríklad:

Ak je príloha pomenovaná v texte:

Ak je príloh viac, očíslujú sa a uvedú v zozname. Ak sa prílohy neposielajú všetkým adresátom, musí sa to výslovne uviesť.

Pri prílohe, ktorá sa schvaľuje alebo uvádza do účinnosti riadiacim dokumentom, sa používa príslušná poznámka o jej príslušnosti k hlavnému dokumentu.

Podpis

Podpis na papierovom dokumente obsahuje:

1. názov funkcie;
2. vlastnoručný podpis;
3. meno;
4. priezvisko.

Napríklad:

Ak dokument nie je vyhotovený na tlačive, v názve funkcie možno uviesť úplný názov právnickej osoby:

Ak dokument podpisuje viac osôb, podpisy sa umiestňujú podľa služobnej podriadenosti. Podpisy úradných osôb rovnakej úrovne sa umiestňujú na rovnakej úrovni.

Podpisové oprávnenie treba potvrdiť stanovami, predpisom, pracovnou náplňou, príkazom, plnomocenstvom alebo iným dokumentom o oprávneniach. Grafický podpis neodstraňuje riziko, ak dokument podpísala neoprávnená osoba.

Podpis počas neprítomnosti vedúceho

Ak je úradná osoba, ktorej podpis bol pripravený v návrhu, neprítomná, dokument podpisuje osoba, ktorá skutočne vykonáva jej povinnosti alebo má podpisové oprávnenie. V dokumente sa uvedie skutočná funkcia a skutočné meno podpisujúcej osoby.

Nie sú prípustné tieto formy:

Označenie „poverený riaditeľ“ sa používa iba vtedy, keď bolo vykonávanie povinností upravené príslušným riadiacim dokumentom.

Pečiatka

Pečiatka nie je všeobecne povinnou náležitosťou každého podnikového dokumentu. Právnická osoba určuje zoznam dokumentov, na ktorých sa pečiatka používa, so zohľadnením zákona, osobitných právnych požiadaviek a vnútornej smernice o správe dokumentov. Právne predpisy neumožňujú orgánom verejnej moci požadovať od podnikateľského subjektu pečiatku ako všeobecnú podmienku prijatia dokumentu, ak taká požiadavka nie je stanovená zákonom.

Ak sa pečiatka používa, jej odtlačok nesmie prekrývať vlastnoručný podpis. Podľa normy môže odtlačok zasahovať do posledných písmen názvu funkcie podpisujúcej osoby alebo sa umiestniť na osobitne označené miesto.

Pečiatka nenahrádza podpis oprávnenej osoby.

Vízovanie a odsúhlasenie

Vízum sa používa na vnútorné odsúhlasenie dokumentu. Môže obsahovať:

• názov funkcie;
• vlastnoručný podpis;
• meno a priezvisko;
• dátum.

Pripomienky sa uvádzajú samostatne alebo priamo vo víze podľa vnútorných pravidiel správy dokumentov.

Doložka o odsúhlasení sa používa na vonkajšie odsúhlasenie inou právnickou alebo úradnou osobou. Odsúhlasenie a schválenie majú rozdielny účel: odsúhlasenie potvrdzuje podporu alebo neprítomnosť námietok, zatiaľ čo schválenie uvádza dokument do účinnosti v prípadoch ustanovených právnymi predpismi alebo vnútornými pravidlami.

Osvedčenie kópie

Doložka o osvedčení papierovej kópie obsahuje:

Slová „Súhlasí s originálom“ sa neuvádzajú v úvodzovkách.

Pečiatka sa dopĺňa iba vtedy, ak to vyžaduje zákon, osobitný postup alebo smernica schválená podnikom.

Kópie musí osvedčovať osoba s príslušným oprávnením. Vnútorná smernica by mala určiť:

• kto smie osvedčovať kópie;
• ktoré dokumenty možno kopírovať;
• kedy je potrebná pečiatka;
• ako sa osvedčujú viacstranové dokumenty;
• ako sa overuje zhoda kópie s originálom.

Údaje o vyhotoviteľovi

Údaje o vyhotoviteľovi obsahujú priezvisko a meno zamestnanca, ktorý pripravil dokument, a číslo jeho služobného telefónu. Pri vnútorných dokumentoch je prípustná skrátená forma s priezviskom a telefónnym číslom. Ak dokument pripravilo viac osôb, možno uviesť dve alebo tri.

Napríklad:

Táto náležitosť umožňuje rýchlo získať vysvetlenie obsahu dokumentu, neznamená však, že vyhotoviteľ má podpisové oprávnenie alebo nesie zodpovednosť namiesto podpisujúcej osoby.

Oboznámenie zamestnanca s dokumentom

Poznámka o oboznámení môže obsahovať slová „S dokumentom som sa oboznámil“, vlastnoručný podpis zamestnanca, jeho meno a priezvisko a dátum. Namiesto všeobecného názvu možno uviesť konkrétny druh dokumentu.

Napríklad:

Každý zamestnanec uvádza podpis a dátum osobne. Pri elektronickom oboznámení musí podnik použiť spôsob umožňujúci určiť totožnosť zamestnanca, obsah dokumentu a dátum oboznámenia.

Požiadavky na tlačivá, papier a strany

Pri dokumentoch sa používajú tieto hlavné formáty:

Odporúčané okraje:

Ľavý okraj je širší, pretože dokument možno založiť do spisu.

Podnik môže používať:

• všeobecné tlačivo;
• listové tlačivo;
• tlačivo konkrétneho druhu dokumentu.

Tlačivá organizačného útvaru alebo konkrétnej úradnej osoby sa používajú iba vtedy, keď príslušný útvar alebo osoba majú oprávnenie vytvárať a podpisovať také dokumenty.

Samostatné tlačivo konkrétneho druhu dokumentu je vhodné pri značnom objeme takých dokumentov; norma umožňuje jeho používanie najmä vtedy, ak sa počas roka vytvorí viac ako 2000 dokumentov daného druhu.

Písmo, riadkovanie a zvýrazňovanie

Norma pri vyhotovovaní dokumentov stanovuje použitie písma Times New Roman vo veľkosti 12–14 typografických bodov. Pri niektorých pomocných náležitostiach je prípustná menšia veľkosť a názov druhu dokumentu možno upraviť väčším písmom.

Pri dokumentoch formátu A4 sa odporúča riadkovanie 1–1,5 a pri formáte A5 jednoduché riadkovanie. Zložky viacriadkových náležitostí sa oddeľujú podľa pravidiel normy.

Tučné písmo možno použiť na zvýraznenie:

• názvu právnickej osoby;
• názvu organizačného útvaru;
• názvu druhu dokumentu;
• nadpisu textu.

Úradný dokument má zostať funkčný: nadmerné množstvo písiem, farieb, dekoratívnych prvkov a svojvoľných zvýraznení zhoršuje čitateľnosť a sťažuje jednotné spracovanie dokumentov.

Číslovanie strán

Druhá a nasledujúce strany dokumentu sa číslujú arabskými číslicami v strede horného okraja. Na prvej strane sa číslo neuvádza. Pri čísle sa nepíše slovo „strana“ ani bodky, zátvorky či iné znaky.

Hlavný dokument a každá príloha majú samostatné číslovanie strán.

Dokumenty s trvalou alebo dlhodobou lehotou uchovávania presahujúcou 10 rokov sa tlačia na jednu stranu listu. Dokumenty s dočasnou lehotou uchovávania do 10 rokov možno vyhotoviť obojstranne, ak je to v súlade s pravidlami správy dokumentov podniku.

Elektronické dokumenty

Elektronický dokument je dokument, v ktorom sú informácie zaznamenané ako elektronické údaje a ktorý obsahuje povinné náležitosti. Možno ho zobraziť na obrazovke alebo vo forme vhodnej na vnímanie na papieri.

Vytvorenie elektronického dokumentu sa dokončuje pripojením elektronického podpisu alebo elektronickej pečate v prípadoch stanovených zákonom. Originálom je elektronické vyhotovenie s povinnými náležitosťami a elektronickým podpisom autora alebo iným rovnocenným prostriedkom stanoveným právnymi predpismi.

Kvalifikovaný elektronický podpis má rovnakú právnu silu ako vlastnoručný podpis a vzťahuje sa naň domnienka súladu s požiadavkami zákona. Kvalifikovaná elektronická pečať potvrdzuje integritu údajov a pôvod dokumentu v rozsahu stanovenom zákonom.

Obrázok vlastnoručného podpisu vložený do súboru PDF alebo textového súboru nie je sám osebe kvalifikovaným elektronickým podpisom a automaticky nevytvára rovnaké právne záruky identifikácie podpisujúcej osoby a integrity dokumentu.

Právnu silu elektronického dokumentu nemožno poprieť iba z dôvodu jeho elektronickej formy. Zákon však stanovuje samostatné výnimky pre dokumenty, ktoré musia existovať v jedinom origináli, alebo pre dokumenty s ustanovenou osobitnou formou.

Čo má podnik určiť pre elektronickú správu dokumentov

Vo vnútorných pravidlách je vhodné stanoviť:

• ktoré dokumenty sa vytvárajú výlučne v elektronickej forme;
• aký druh elektronického podpisu sa používa;
• kto má podpisové oprávnenie;
• postup odsúhlasenia a schválenia;
• pravidlá prideľovania dátumu a registračného indexu;
• postup overovania elektronických podpisov;
• formát uchovávania;
• pravidlá zálohovania;
• postup poskytovania prístupu;
• lehoty uchovávania;
• spôsob vytvárania papierových kópií alebo vizuálnych reprodukcií.

Papierová kópia elektronického dokumentu

Papierové vyhotovenie elektronického dokumentu je jeho vizuálnou reprodukciou. Postup osvedčenia takej kópie určujú zákony, osobitné pravidlá a vnútorné postupy podniku.

DSTU obsahuje náležitosť umožňujúcu označiť existenciu elektronického alebo papierového vyhotovenia. Na identifikáciu dokumentu možno použiť čiarový kód, QR kód alebo iné prostriedky, ak ich stanovuje systém správy dokumentov.

Osobitné dokumenty: keď DSTU nestačí

Pred úpravou dokumentu treba overiť, či preň bola stanovená samostatná forma alebo osobitný zoznam náležitostí.

Prvotné účtovné doklady

Článok 9 zákona Ukrajiny „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“ stanovuje osobitné povinné náležitosti prvotného dokladu. Patria medzi ne:

• názov dokumentu;
• dátum vyhotovenia;
• názov podniku, v mene ktorého bol dokument vyhotovený;
• obsah a rozsah hospodárskej operácie;
• merná jednotka;
• funkcie a priezviská osôb zodpovedných za vykonanie a správne zdokumentovanie operácie;
• vlastnoručný podpis alebo iné údaje umožňujúce identifikáciu osoby.

DSTU nemôže tieto náležitosti nahradiť. Ak prvotný doklad nezodpovedá požiadavkám účtovných predpisov, správne umiestnenie náležitostí podľa normy nedostatok neodstráni.

Zmluvy

Pri zmluvách sú rozhodujúce ustanovenia Občianskeho zákonníka Ukrajiny, osobitných zákonov a podmienky dohodnuté stranami. Písomná forma je dodržaná, ak je obsah právneho úkonu zaznamenaný v jednom alebo vo viacerých dokumentoch vrátane elektronických a dokument je podpísaný stranou alebo stranami.

Číslo zmluvy, písmo, okraje alebo umiestnenie nadpisu spravidla samy osebe neurčujú jej platnosť. Význam má náležitá forma, dohodnuté podstatné podmienky, oprávnenia strán a riadne podpísanie.

Daňové, zúčtovacie a iné dokumenty osobitnej formy

Daňové výkazníctvo, daňové faktúry, zúčtovacie doklady RRO/PRRO, bankové dokumenty, štatistické výkazy a ďalšie regulované formuláre sa vyhotovujú podľa osobitných právnych predpisov. DSTU sa uplatňuje iba v rozsahu, v akom nie je v rozpore s osobitnou formou.

Podnik nesmie svojvoľne meniť schválený súbor povinných náležitostí ani štruktúru dokumentu, ak právny predpis vyžaduje použitie konkrétnej formy.

Uchovávanie dokumentov

Podnik musí organizovať uchovávanie dokumentov v súlade s pravidlami správy dokumentov, registratúrnym plánom a ustanovenými lehotami uchovávania. Lehota závisí od druhu dokumentu a určuje ju Zoznam typových dokumentov schválený príkazom Ministerstva spravodlivosti Ukrajiny č. 578/5 a osobitné právne predpisy.

Pri elektronických dokumentoch treba zabezpečiť:

• dostupnosť informácií počas celej lehoty uchovávania;
• možnosť reprodukovať dokument v pôvodnom formáte;
• overenie integrity;
• uchovanie údajov o pôvode, dátume a čase odoslania alebo prijatia;
• ochranu pred neoprávnenou zmenou alebo zničením.

Lehota uchovávania elektronického dokumentu nesmie byť kratšia ako lehota stanovená pre zodpovedajúci papierový dokument.

Existuje pokuta za porušenie DSTU 4163:2020

DSTU 4163:2020 nestanovuje samostatnú všeobecnú pokutu za nesprávne písmo, okraj, formát dátumu, umiestnenie náležitosti alebo iné porušenie pravidiel úpravy. Norma takisto nestanovuje licencie, povolenia ani dôvody ich zrušenia.

Zodpovednosť môže vzniknúť pri porušení osobitných právnych predpisov, napríklad ak:

• prvotný doklad neobsahuje povinné náležitosti;
• boli predložené nepravdivé údaje;
• bol porušený postup účtovnej alebo daňovej evidencie;
• dokument podpísala osoba bez príslušného oprávnenia;
• nebolo zabezpečené uchovávanie dokumentov;
• boli porušené požiadavky na ochranu informácií alebo osobných údajov;
• zamestnanec nebol oboznámený s dokumentom v prípade, keď je to potrebné na potvrdenie splnenia povinnosti zamestnávateľa;
• bol použitý dokument v inej forme, než výslovne vyžaduje zákon.

Podnik preto musí spolu s vonkajšou úpravou posudzovať obsah, oprávnenia autora a postup prijatia, odsúhlasenia, podpisu, registrácie a uchovávania dokumentu.

Stáva sa dokument neplatným pre porušenie normy

Dokument sa nestáva automaticky neplatným iba preto, že:

• bolo použité iné písmo;
• okraj bol nastavený nesprávne;
• nadpis bol umiestnený s odchýlkou;
• priezvisko nebolo napísané veľkými písmenami;
• dátum alebo index neboli umiestnené na odporúčanom mieste.

Posúdenie právnej sily závisí od druhu dokumentu a osobitných pravidiel. Pri zmluve sú dôležité forma, obsah, prejav vôle a podpisy strán; pri prvotnom doklade náležitosti stanovené účtovnými predpismi; pri príkaze pôsobnosť autora, obsah, podpis, dátum, registrácia a riadne oboznámenie zamestnancov.

Systematické nerešpektovanie normy zároveň zvyšuje riziko:

• nejednoznačného výkladu dokumentov;
• straty alebo duplicity dokumentov;
• chýb pri registrácii;
• ťažkostí pri vyhľadávaní a archívnom uchovávaní;
• sporov o dátum, autora, oprávnenia alebo skutočnosť oboznámenia;
• poškodenia povesti v korešpondencii so zákazníkmi, partnermi a orgánmi verejnej moci.

Čo má obsahovať vnútorná smernica o správe dokumentov

Na ochranu majetku, dôkaznej základne a obchodnej povesti podniku má vnútorná smernica určiť najmenej:

1. zoznam dokumentov vytváraných podnikom;
2. druhy tlačív a schválené šablóny;
3. pravidlá číslovania a registrácie;
4. úradné osoby s podpisovým oprávnením;
5. postup zastupovania vedúceho;
6. postup odsúhlasenia a schválenia;
7. zoznam dokumentov, na ktorých sa používa pečiatka;
8. pravidlá osvedčovania kópií;
9. postup práce s elektronickými dokumentmi a elektronickými podpismi;
10. postup odosielania a potvrdzovania doručenia;
11. pravidlá práce s dokumentmi s obmedzeným prístupom;
12. postup oboznamovania zamestnancov;
13. lehoty vykonania a kontrolu;
14. pravidlá tvorby spisov;
15. lehoty a podmienky uchovávania;
16. postup odovzdania dokumentov do archívu;
17. postup zničenia dokumentov po uplynutí lehoty uchovávania;
18. osoby zodpovedné za správu dokumentov a archív.

Vedúci právnickej osoby zodpovedá za organizáciu správy dokumentov, pričom priame vedenie možno zveriť útvaru správy dokumentov alebo určenému zamestnancovi.

Príklad úpravy príkazu

Ide o orientačný príklad štruktúry. Konkrétny obsah príkazu, oprávnenia podpisujúcej osoby, postup odsúhlasenia a ďalšie náležitosti určujú právne predpisy a vnútorné dokumenty podniku.

Kontrola dokumentu pred podpisom

Pred podpisom je vhodné skontrolovať: