Doba platnosti elektronického kľúča pokladníka Ruskej federácie uplynula: čo robiť?

Ako vymeniť elektronický kľúč pokladníka pre pRRO na daňovom úrade

Pre prácu so softvérovým RRO (pRRO) nestačí len získať nový súbor s kľúčom. Pokladničné operácie na pRRO môžu vykonávať iba osoby, ktorých certifikáty elektronických podpisov a/alebo pečatí sú zapísané v Registri softvérových RRO pre konkrétne pRRO. Podpisovanie elektronických pokladničných dokladov je možné len za podmienky platnosti príslušného certifikátu verejného kľúča. Výmena kľúča pokladníka preto pozostáva z dvoch povinných krokov: získanie nového kľúča od poskytovateľa elektronických dôveryhodných služieb a podanie oznámenia o novom certifikáte pre prácu s pRRO na Štátnu daňovú službu (ŠDS). (dp.tax.gov.ua)

Samotná výmena kľúča pokladníka sa realizuje prostredníctvom formulára č. 5-PRRO (J/F1391802). Formulár č. 1-PRRO sa používa na registráciu samotného pRRO a formulár č. 5-PRRO na zápis údajov o certifikátoch pokladníkov a starších pokladníkov do Registra. To znamená, že pri bežnej výmene kľúča pokladníka nie je potrebná opätovná registrácia pRRO. (tr.tax.gov.ua)

Kedy je potrebné kľúč vymeniť

Výmena by sa mala uskutočniť pred uplynutím platnosti certifikátu, a tiež v prípadoch, keď je kľúč zrušený, zablokovaný, došlo k zmene údajov uvedených v certifikáte, boli zistené chyby v údajoch certifikátu, došlo k strate nosiča kľúča alebo existuje podozrenie, že súkromný kľúč sa stal známym iným osobám. (ca.tax.gov.ua)

Postup krokov

1. Získajte nový kľúč od poskytovateľa elektronických dôveryhodných služieb

Používatelia, ktorí majú stále platné certifikáty, môžu využiť online služby na vzdialené opätovné generovanie certifikátov. ŠDS uvádza, že týmto spôsobom je možné samostatne predĺžiť platnosť certifikátov o 2 roky. Ak už platnosť certifikátu skončila alebo sa podpis získava nanovo, je potrebné pripraviť dokumenty podľa pravidiel zvoleného poskytovateľa a obrátiť sa na registračné miesto. (ca.tax.gov.ua)

2. Podajte na ŠDS formulár č. 5-PRRO (J/F1391802)

Po získaní nového kľúča predloží podnikateľský subjekt kontrolnému orgánu oznámenie podľa formulára č. 5-PRRO (J/F1391802). Podať ho možno prostredníctvom Elektronického kabinetu, Jednotného okna pre elektronické vykazovanie alebo iného softvéru, ktorý podporuje elektronickú výmenu dokumentov so ŠDS. V tomto oznámení sa uvádzajú údaje o novom certifikáte pokladníka. (tr.tax.gov.ua)

V stĺpci o identifikátore kľúča subjektu je potrebné uviesť hodnotu z parametrov bezpečnostného certifikátu nového kľúča. Vo formulári č. 5-PRRO je priamo uvedené, že ide o hodnotu identifikátora kľúča subjektu z kvalifikovaného alebo zdokonaleného certifikátu verejného kľúča. Tento identifikátor pozostáva zo súboru číslic a latinských písmen.

3. Správne určite rolu vo formulári

Vo formulári č. 5-PRRO sa v stĺpci „Typ podpisu“ uvádza jedna z rolí: „Pokladník“, „Starší pokladník“ alebo „Ukončenie práce“. Ak je v čase vytvorenia nového kľúča zmena na pRRO už uzavretá, pre nový kľúč možno uviesť rolu „Pokladník“. Ak je však nový kľúč vygenerovaný v čase, keď je pracovná zmena ešte otvorená, ŠDS odporúča podať formulár s rolou „Starší pokladník“.

Praktický príklad: pokladník otvoril zmenu starým kľúčom, ale pred uzavretím zmeny získal nový kvalifikovaný elektronický podpis. V takejto situácii sa pre prácu s pRRO pod novým identifikátorom kľúča podáva formulár č. 5-PRRO s uvedením roly „Starší pokladník“. (tr.tax.gov.ua)

4. S pRRO pracujte až po zapísaní nového certifikátu do Registra

Právo vykonávať pokladničné operácie na pRRO má iba osoba, ktorej certifikát je zapísaný v Registri softvérových RRO pre dané pRRO. Údaje o certifikátoch sa zapisujú do Registra práve na základe oznámení podľa formulára č. 5-PRRO. Nový kľúč sa teda začne používať na pokladničné operácie až po tom, čo ŠDS spracuje podané oznámenie a príslušné údaje sa dostanú do Registra. (dp.tax.gov.ua)

Čo so starým kľúčom

Ak platnosť starého kľúča jednoducho skončila alebo už bol zrušený, nie je potrebné samostatne podávať formulár č. 5-PRRO s typom podpisu „Ukončenie práce“ pre tento kľúč. Toto je oficiálne stanovisko informačného zdroja ŠDS. (ZIR)

Iná situácia nastáva, ak bol kľúč skompromitovaný, došlo k strate nosiča, zmene údajov v certifikáte alebo bola zistená chyba v údajoch certifikátu. V takom prípade musí používateľ bezodkladne požiadať poskytovateľa o zablokovanie alebo zrušenie certifikátu. ŠDS uvádza, že zrušený certifikát nie je možné obnoviť, zatiaľ čo zablokovaný certifikát možno obnoviť iba počas doby blokovania. (ca.tax.gov.ua)

Špeciálne prípady

Ak si fyzická osoba – podnikateľ (FOP) zaregistrovala pRRO na základe série a čísla pasu alebo ID karty, a počas otvorenej zmeny získala daňové identifikačné číslo (RNOKPP) a vygenerovala nový kľúč už s daňovým číslom, pre prácu s pRRO by mala podať formulár č. 5-PRRO (F1391802) s novým identifikátorom kľúča a rolou „Starší pokladník“. (dp.tax.gov.ua)

Ak sa pri otváraní zmeny na pRRO zobrazí správa „Chýbajú hospodárske jednotky“, jednou z príčin môže byť, že v oznámení J/F1391802 je uvedený nesprávny identifikátor kľúča subjektu alebo bol tento identifikátor prevzatý z nesprávneho certifikátu. ŠDS priamo upozorňuje na takúto chybu. (vin.tax.gov.ua)

Funkcia „Starší pokladník“ nie je potrebná len pre počiatočné nastavenie. ŠDS vysvetľuje, že ak jeden pokladník otvoril zmenu na pRRO, iný pokladník nemôže vstúpiť do tej istej zmeny, ale starší pokladník môže vstúpiť do už otvorenej zmeny a uzavrieť ju. (tr.tax.gov.ua)

Zodpovednosť za porušenie

Zákon vyžaduje vykonávať zúčtovanie cez registrované RRO alebo pRRO a vydávať kupujúcemu doklad v stanovenej forme na plnú sumu operácie. Ak podnikateľský subjekt kvôli expirovanému, neplatnému alebo v Registri neuvedenému kľúču fakticky vykonáva zúčtovanie v rozpore s týmito požiadavkami, uplatňujú sa finančné sankcie. ŠDS pripomína, že od 1. augusta 2025 opäť platia štandardné pokuty: 100 % hodnoty tovaru (prác, služieb) pri prvom porušení a 150 % pri každom ďalšom. (tax.gov.ua)

Okrem finančných sankcií pre podnikateľa sú možné aj administratívne pokuty. Za prvé porušenie od 34 do 85 UAH pre osoby vykonávajúce operácie a od 85 do 170 UAH pre vedúcich pracovníkov; pri opakovanom porušení počas roka je to od 85 do 170 UAH, resp. od 170 do 340 UAH. (kr.tax.gov.ua)

Ako vymeniť kľúč pokladníka pre prácu s pRRO v Torgsoft?

Pre výmenu elektronického kľúča pokladníka pre prácu so softvérovým RRO (pRRO) v systéme Torgsoft je potrebné vykonať niekoľko krokov. Najdôležitejšie pravidlo je — najprv musí byť nový kľúč zaregistrovaný na daňovom úrade (ŠDS), až potom ho možno pridať do programu.

Krok 1. Registrácia nového kľúča na ŠDS

Pred pridaním nového kľúča pokladníka v Torgsoft musíte podať Formulár č. 5-PRRO (Oznámenie o poskytnutí informácií o kvalifikovaných/zdokonalených certifikátoch verejných kľúčov používaných v PRRO).

Krok 2. Príprava súboru s kľúčom

Súbor nového súkromného kľúča (zvyčajne formáty .dat, .jks alebo .pfx) umiestnite priamo do priečinka s programom Torgsoft. Odporúčaná cesta vyzerá takto: C:\TORGSOFT\PROGRAM\Keys\Meno_Pokladnika\Key-6.dat.

Krok 3. Výmena kľúča v karte zamestnanca (pokladníka)

Aby mohol zamestnanec podpisovať doklady vlastným kľúčom, vykonajte nasledujúce nastavenia:

(Poznámka: ak už nechcete používať individuálny podpis pre konkrétneho zamestnanca, stačí jednoducho vymazať pole s kľúčom).

Krok 4. Výmena hlavného kľúča v nastaveniach pRRO (v prípade potreby)

Ak sa kľúč pokladníka používa aj ako hlavný kľúč pre fungovanie samotnej pokladne (alebo ak meníte všeobecný kľúč podnikateľa/riaditeľa), je potrebné ho vymeniť aj v nastaveniach samotného pRRO:

Oficiálne zdroje