Účtovníctvo e-shopov: doručenie, reklama a poškodený tovar

Účtovanie doručenia, reklamy a poškodeného tovaru v online obchode

Pre internetový obchod platí hlavné pravidlo: doručenie tovaru od dodávateľa do vášho skladu zvyšuje obstarávaciu cenu zásob, zatiaľ čo doručenie kupujúcemu, reklama, marketing, balenie na expedíciu, údržba predajného skladu, odmeňovanie zamestnancov predaja a ďalšie náklady spojené s predajom sa uznávajú ako náklady obdobia a „nepridávajú“ sa k nákladom na tovar. Poškodený tovar nemožno ponechať v zásobách: v účtovníctve sa odpisuje do iných prevádzkových nákladov, pričom pre DPH a pre živnostníkov v rôznych daňových systémoch sú dôsledky odlišné. (Zákon Ukrajiny)

Najväčšie riziká v online obchode v súčasnosti nie sú v samotných nákladoch, ale v ich dokumentácii: sú potrebné primárne dokumenty s povinnými údajmi, elektronické dokumenty sú tiež prípustné; schéma platby určuje, či je potrebná registračná pokladnica (RRO/PRRO); kompenzácia za doručenie môže spadať do základu DPH; a pri poškodení tovaru musí platiteľ DPH často vypočítať kompenzačné daňové povinnosti. Preto sa účtovanie doručenia, reklamy a odpísania nepodarkov musí budovať spolu so zmluvným modelom predaja, a nie „dopisovať“ po kontrole. (Zákon Ukrajiny)

1. Účtovanie nákladov na doručenie

Doručenie od dodávateľa do vášho skladu

Ak tovar putuje od dodávateľa do vášho skladu, skladu-predajne alebo fulfillment centra, náklady na takéto doručenie patria do prepravných a obstarávacích nákladov a zahŕňajú sa do obstarávacej ceny zásob. Do obstarávacej ceny zásob sa nezahŕňajú náklady na predaj a nadnormatívne straty a manká. Vstupná logistika teda zvyšuje hodnotu tovaru a neodpisuje sa okamžite do nákladov obdobia.

Doručenie kupujúcemu

Keď sa tovar už predáva a putuje ku kupujúcemu, nie je to „doplnkové formovanie nákladov“, ale náklady na predaj. Národný účtovný štandard 16 výslovne zaraďuje do nákladov na predaj okrem iného obalové materiály, odmeňovanie zamestnancov predaja, náklady na reklamu a marketing, operatívny lízing aktív spojených s predajom, ako aj náklady na prepravu, prekládku, poistenie, špedičné a iné služby spojené s doručením tovaru kupujúcemu podľa zmluvných podmienok. (Zákon Ukrajiny)

Doručenie medzi vašimi skladmi

Presun hotových výrobkov alebo tovaru medzi skladmi oddelení, pobočiek alebo zastúpení tiež patrí do nákladov na predaj. Pre e-commerce je to dôležité, ak pracujete s centrálnym skladom, dark storom, výdajnými miestami alebo samostatnými skladmi trhovísk. (Zákon Ukrajiny)

Ak kupujúci platí doručenie osobitne

Tu je dôležité, kto presne je objednávateľom prepravy. Ak prepravcu objednáva samotný kupujúci a platí mu priamo, predávajúci zvyčajne nemá ani príjem z doručenia, ani vlastné náklady naň. Ak prepravcu objednáva predávajúci a kupujúci túto sumu predávajúcemu iba kompenzuje, pre DPH takáto kompenzácia spravidla spadá do zmluvnej hodnoty dodávky, pretože daňový zákonník do nej zahŕňa akékoľvek sumy prijaté ako kompenzácia hodnoty tovaru alebo služieb. Vo fiškálnom pokladničnom doklade musí byť identifikovaný názov tovaru alebo služby, preto je doručenie, ktoré predávate osobitne, bezpečnejšie uvádzať v samostatnom riadku. (Zákon Ukrajiny)

Ak si zásielku nevyzdvihli alebo sa vrátila

Vrátenie nevyzdvihnutej zásielky nemení „výstupné“ doručenie na prepravné a obstarávacie náklady. Ak náklady na odoslanie alebo spätné doručenie nekompenzuje kupujúci alebo prepravca, pre predávajúceho to spravidla zostáva nákladom spojeným s predajom. Ak je kompenzácia stanovená zmluvou a skutočne sa vymáha, vykazuje sa osobitne podľa zmluvných podmienok a daňového systému predávajúceho. (Zákon Ukrajiny)

2. Čo je možné zahrnúť do nákladov podniku a živnostníka

Právnické osoby

Pre podniky platiace daň z príjmov je základom hospodársky výsledok podľa údajov účtovníctva s úpravami stanovenými daňovým zákonníkom. Pre bežné náklady na doručenie, reklamu, balenie alebo odpísanie poškodeného tovaru neexistuje samostatný „daňový zoznam“, ako u živnostníkov vo všeobecnom systéme: kľúčové je správne účtovné vykázanie a prítomnosť príslušných primárnych dokumentov. (Zákon Ukrajiny)

Živnostníci vo všeobecnom systéme

U živnostníkov vo všeobecnom systéme zdanenia je predmetom zdanenia čistý zdaniteľný príjem: tržby mínus doložené výdavky spojené s podnikateľskou činnosťou. Do zoznamu výdavkov ods. 177.4 daňového zákonníka patria okrem iného hodnota nakúpeného a predaného tovaru, ako aj telekomunikačné služby, reklama, služby zúčtovania a pokladne, nájom, oprava, prevádzka majetku, špedičné a iné služby priamo spojené s výrobou alebo predajom tovaru. Preto pre podnikateľa vo všeobecnom systéme výdavky na reklamu, doručenie, prenájom skladu, acquiring a časť súvisiacich výdavkov nie sú „zakázané samé o sebe“ — musia byť priamo spojené s podnikaním, zaplatené a potvrdené dokumentmi. (Zákon Ukrajiny)

Živnostníci na jednotnej dani

Jednotná daň sa nepočíta zo zisku. Základom je príjem, nie príjem mínus výdavky, preto doručenie, reklama, nájom, plat, balenie alebo poškodenie tovaru neznižujú sumu jednotnej dane. Zároveň sú tieto náklady stále dôležité pre manažérske účtovníctvo, tvorbu cien, potvrdenie pôvodu tovaru a pre platiteľa DPH — aj pre účtovanie DPH. (Zákon Ukrajiny)

3. Reklama, trhoviská, provízie a acquiring

Náklady na reklamu a marketing sú národným účtovným štandardom 16 priamo zaradené do nákladov na predaj. Týka sa to reklamy na sociálnych sieťach, kontextovej reklamy, cielenia, SEO/SEM služieb, propagácie na trhoviskách, plateného zvýraznenia tovaru, provízií z predaja a väčšiny služieb, ktoré reálne zabezpečujú predaj tovaru. (Zákon Ukrajiny)

Faktúra z trhoviska však často obsahuje služby rôzneho charakteru. To, čo je samotná propagácia alebo predaj, ide zvyčajne do nákladov na predaj; poplatok za služby zúčtovania a pokladne alebo bankové služby však už nie sú náklady na predaj, ale administratívne náklady. Preto jeden akt alebo register z trhoviska treba v účtovníctve niekedy rozdeliť na viacero druhov nákladov podľa ekonomickej podstaty služby. (Zákon Ukrajiny)

Papierový akt o vykonaných prácach nie je nevyhnutnou podmienkou len preto, že služba je poskytovaná online. Primárne dokumenty môžu byť vyhotovené v elektronickej podobe, a pri elektronickej zmluve je predávajúci povinný potvrdiť prijatie objednávky. Na účtovanie nákladov na trhovisko, reklamu alebo doručenie môže teda slúžiť elektronická zmluva alebo verejná ponuka, elektronický akt, faktúra, správa z používateľského účtu, register služieb, platobný príkaz, korešpondencia a ďalšie dokumenty, ak spolu obsahujú povinné údaje a umožňujú identifikovať transakciu. (Zákon Ukrajiny)

4. Aké dokumenty uchovávať, aby náklady neboli „vyškrtnuté“

Pre daňové a účtovné účely musia byť transakcie potvrdené primárnymi dokumentmi; účtovanie na ich základe priamo vyžaduje zákon o účtovníctve aj daňový zákonník. Primárne dokumenty môžu byť papierové alebo elektronické, ale musia obsahovať povinné údaje. (Zákon Ukrajiny)

Praktické minimum pre online obchod je zvyčajne takéto:

5. RRO/PRRO pri doručení a platbe online

Zákon o RRO definuje zúčtovaciu operáciu ako prijatie hotovosti, platobných kariet, platobných šekov, žetónov a pod. na mieste predaja tovaru alebo služieb, a tiež ukladá predávajúcemu povinnosť vykonávať takéto operácie cez RRO/PRRO a poskytnúť kupujúcemu zúčtovací dokument. Za porušenie tohto pravidla sú stanovené finančné sankcie: 100 % hodnoty tovaru (prác, služieb) za prvé porušenie a 150 % — za každé ďalšie. (Zákon Ukrajiny)

Ak kupujúci platí bežným bezhotovostným prevodom z účtu na účet pomocou IBAN údajov, takáto platba sa nepovažuje za zúčtovaciu operáciu v zmysle zákona č. 265 a RRO/PRRO sa nepoužíva. Ale keď predávajúci prijíma platbu kartou na stránke, cez platobné tlačidlo, acquiring, POS terminál, kuriéra alebo iný model, kde sa reálne prijíma elektronický platobný prostriedok alebo hotovosť, RRO/PRRO je už potrebný. (ŠDS)

Pri predajoch na dobierku univerzálne pravidlo „pokladničný doklad vždy tlačí niekto iný“ neexistuje. Daňová správa priamo uvádza, že potreba RRO/PRRO závisí od zmluvných podmienok medzi predávajúcim a prepravcom, a v určitých modeloch internetového obchodu je povinnosť vydať fiškálny pokladničný doklad uložená práve predávajúcemu. Preto pred spustením dobierky treba overiť: kto prijíma peniaze, kto je stranou zúčtovacej operácie, kto generuje doklad a aký dokument sa vkladá do zásielky. (ŠDS)

Vo fiškálnom pokladničnom doklade musí názov tovaru alebo služby identifikovať transakciu. Preto, keď sa doručenie predáva osobitne, je bezpečnejšie ho zobraziť v samostatnom riadku, a nie ho „skrývať“ vo vnútri hodnoty tovaru bez vysvetlenia. Je to obzvlášť dôležité, ak kupujúci vidí samostatnú sumu doručenia v košíku, objednávke alebo ponuke. (Zákon Ukrajiny)

Príklad

6. Účtovanie poškodeného tovaru

V účtovníctve sa manká a straty z poškodenia hodnôt zaraďujú do iných prevádzkových nákladov. Zároveň národný účtovný štandard 9 nedovoľuje zahrnúť nadnormatívne straty a manká zásob do obstarávacej ceny zásob. Čiže poškodený tovar sa „nerozmazáva“ po zostatku ostatného tovaru a nenecháva sa na sklade — odpisuje sa ako samostatná operácia. (Zákon Ukrajiny)

Pre podniky platiace daň z príjmov to znamená, že odpísanie takého tovaru ovplyvňuje hospodársky výsledok podľa pravidiel účtovníctva; osobitný samostatný zákaz takéhoto nákladu vo všeobecnom režime zdanenia príjmov neexistuje, ak je transakcia náležite zdokumentovaná. (Zákon Ukrajiny)

Pre živnostníkov vo všeobecnom systéme je situácia prísnejšia. Daňový zákonník viaže výdavky okrem iného na hodnotu nakúpeného a predaného tovaru, a forma účtovníctva priamo orientuje na vykazovanie vo výdavkoch hodnoty nakúpených materiálnych zásob, ktoré boli predané alebo použité vo výrobe. Kvôli tomu hodnota poškodeného, ale nepredaného tovaru živnostníkovi vo všeobecnom systéme zvyčajne neznižuje zdaniteľný príjem tak, ako to funguje v účtovníctve právnickej osoby. (Zákon Ukrajiny)

Pre platiteľa jednotnej dane odpísanie poškodeného tovaru neovplyvňuje sumu jednotnej dane, pretože základom jednotnej dane je príjem, nie hospodársky výsledok alebo čistý zisk. Zdokumentovať poškodenie je však stále potrebné: pre internú kontrolu, na vysvetlenie rozdielov v zostatkoch a na potvrdenie pôvodu a pohybu tovaru. (Zákon Ukrajiny)

DPH pri poškodení tovaru

Ak platiteľ DPH kúpil tovar s DPH a zahrnul ho do daňového úveru, a poškodený tovar sa reálne prestáva využívať v zdaniteľnej podnikateľskej činnosti, ods. 198.5 daňového zákonníka vyžaduje vypočítať kompenzačné daňové povinnosti a vystaviť súhrnnú daňovú faktúru. Základ pre takýto výpočet podľa ods. 189.1 daňového zákonníka sa v prípade tovaru určuje na základe jeho obstarávacej ceny. (Zákon Ukrajiny)

7. Čo by sa malo stanoviť v interných pravidlách a zmluvách

Aby bolo účtovanie nákladov v online obchode stabilné, v zmluve, ponuke a interných pravidlách je vhodné hneď určiť:

Ak tieto pravidlá nie sú vopred predpísané, jedna a tá istá suma sa môže „rozísť“ medzi obstarávacími nákladmi, nákladmi na predaj, administratívnymi nákladmi, základom DPH a pokladničným dokladom RRO. Práve preto je v online obchode správny model dokumentov a zúčtovania často dôležitejší ako samotná suma nákladu. (Zákon Ukrajiny)

Oficiálne zdroje

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва