Elektronická pracovná kniha

Už asi päť rokov sa hovorí o prechode na elektronické pracovné knihy a o zrušení papierových. A konečne v tomto roku sa veci pohli z mŕtveho bodu a okrem diskusií prijal Parlament v prvom čítaní návrh zákona č. 3623 „O zmene niektorých legislatívnych aktov Ukrajiny týkajúcich sa evidencie pracovnej činnosti zamestnanca v elektronickej forme“. Práve o elektronických pracovných knihách a o tomto návrhu zákona sa budeme rozprávať v tomto článku.

Kedy sa objaví elektronická pracovná kniha?

Ako sme už spomenuli, návrh zákona bol prijatý v prvom čítaní, čo znamená, že pre nadobudnutie účinnosti musí tento zákon byť prijatý a podpísaný prezidentom. Až po jeho oficiálnom zverejnení nadobudne účinnosť. To znamená, že v súčasnosti elektronické pracovné knihy ešte neexistujú a my naďalej vedieme záznamy o pracovnej činnosti starým spôsobom.

O tom, ako správne vypĺňať pracovné knihy, máme sériu článkov na stránke:

• Prijímanie zamestnancov a vyplnenie pracovnej knihy;
• Pracovná kniha. Prevedenie a odmenenie;
• Zmeny a opravy v pracovnej knihe;
• Zápis o prepustení do pracovnej knihy.

Pozrime sa podrobnejšie, čo ponúka návrh zákona č. 3632. Hlavná myšlienka tohto projektu je vedenie pracovnej činnosti zamestnancov v elektronickej forme a automatické určenie a vyplácanie starobného dôchodku. Na tieto účely chcú zákonodarcovia využiť osobný elektronický kabinet zamestnanca na webovej stránke Penzijného fondu.

Ak bude návrh zákona prijatý v blízkej dobe, zamestnávatelia a Penzijný fond budú mať prechodné obdobie - päť rokov. Počas tohto obdobia bude Penzijný fond musieť vložiť do registra poistených osôb informácie o všetkých zamestnancoch týkajúce sa ich pracovnej činnosti.

Penzijný fond bude čerpať informácie o poistených osobách z kópií pracovných kníh. A tieto kópie bude musieť predkladať buď sám zamestnanec, alebo zamestnávateľ. Návrh zákona neprenesie zodpovednosť za odovzdanie údajov výlučne na zamestnávateľa.

Ak je zamestnávateľ právnickou osobou, pracovné knihy zamestnancov sa uchovávajú na podniku, v takom prípade sa Penzijný fond obráti priamo na podnik s požiadavkou na digitalizáciu údajov zamestnancov a ich pridanie na webovú stránku fondu na potvrdenie pracovného stáže zamestnancov.

V súčasnosti Penzijný fond žiada zamestnávateľov, aby poskytli kópie pracovných kníh zamestnancov, ktorí majú nárok na vyplácanie starobného dôchodku.

Po digitalizácii pracovných kníh, ktoré má zamestnávateľ, a odovzdaní týchto informácií do Penzijného fondu, návrh zákona predpokladá vydanie takých kníh každému zamestnancovi do ruky pod podpis. To znamená, že zamestnávatelia už nebudú povinní uchovávať pracovné knihy zamestnancov.

Ak sa však zamestnanec rozhodne odísť skôr, než zamestnávateľ digitalizuje jeho pracovnú knihu a odovzdá údaje do fondu, zamestnanec to bude musieť urobiť sám. V takom prípade sa zamestnávateľ nemôže zdržať prepustenia zamestnanca. Pracovnú knihu bude potrebné vyplniť riadne a odovzdať zamestnancovi.

Po zrušení papierových pracovných kníh bude evidencia pracovnej činnosti zamestnancov vedená v elektronickej forme v registri poistených osôb.

Pri prepustení zamestnanca mu bude treba vydávať iba kópiu príkazu o prepustení.

Napriek tomu, že papierové pracovné knihy budú zrušené, na žiadosť zamestnanca (ak má paranoidný strach) budete povinní vykonať príslušný zápis o prijatí, prevode alebo prepustení v papierovej pracovnej knihe.