Elektronický dokument: ako s ním pracovať?

Elektronické dokumenty majú rovnakú právnu silu, ako ich papierová verzia. Ich platnosť a používanie upravuje Zákon č. 851. Preto je dnes elektronický obeh dokumentov bežnou praxou v mnohých podnikoch.

Čo je elektronický dokument?

Elektronický dokument je informácia prezentovaná vo forme elektronických údajov. Obsahuje povinné náležitosti. Ak nie sú uvedené, dokument nemá právnu silu.

Elektronický dokument je možné spracovať akýmkoľvek elektronickým spôsobom, vrátane štátnych, účtovných a iných služieb, ktoré podporujú moderný elektronický obeh dokumentov.

Povinné náležitosti elektronického dokumentu

Zákon č. 996 určuje štruktúru a formát elektronického dokumentu. Pri jeho vyplňovaní je potrebné uviesť nasledujúce náležitosti:

• názov,

• dátum vyhotovenia,

• názov spoločnosti,

• obsah,

• pozícia zodpovednej osoby,

• elektronický podpis podnikateľa.

Hlavné vlastnosti elektronického dokumentu:

1. Dôveryhodnosť: iba skutočné operácie, nič zbytočné.

2. Integrita: obsah dokumentu nemožno zmeniť po jeho podpísaní elektronickým podpisom.

3. Dostupnosť: elektronický dokument možno použiť kedykoľvek.

Výhody elektronických dokumentov oproti papierovým

Niekoľko hlavných výhod:

• rýchla výmena, spracovanie, podpisovanie: podnikateľ dostane oznámenie, keď mu do služby elektronických dokumentov (EDO) príde dokument. Môže si ho prezrieť, spracovať, podpísať a stiahnuť do počítača alebo telefónu;

• efektívne riadenie: pomocou služieb elektronického obehu dokumentov možno sledovať pohyb dokumentov, ich schvaľovanie a podpisovanie partnermi;

• elektronický archív: na uchovávanie dokumentov nie je potrebné vyhradiť špeciálne miesto v kancelárii. Všetky obchodné dokumenty sú uložené v cloudovom úložisku a konkrétny dokument možno rýchlo vyhľadať;

• bezpečnosť: služby, ktoré poskytujú elektronický obeh dokumentov, zabezpečujú vysokú úroveň dôvernosti, čím garantujú spoľahlivé uchovávanie údajov.

Právny status elektronických dokumentov

Zákon priznáva elektronickým dokumentom rovnaký právny status, ako papierovým. Preto ich možno oficiálne používať na nasledujúce operácie:

• výmena zmlúv medzi partnermi a dodávateľmi,

• podpisovanie finančných dokumentov a zmlúv,

• podávanie výkazov štátnym orgánom: sociálnemu fondu, štátnej pokladnici, daňovému úradu atď.,

• vedenie účtovníctva: tvorba pokladničných dokladov, faktúr, prepravných listov atď.

Aby mal takýto dokument právnu silu, musí byť podpísaný elektronickým podpisom. Môže to byť KEP (kvalifikovaný elektronický podpis) alebo ZEP (zaručený elektronický podpis). KEP je uložený v cloude, zatiaľ čo ZEP na fyzickom zariadení, napríklad na USB kľúči. Obe formy podpisov sú rovnako dôveryhodné zo strany štátnych orgánov.

Ako overiť integritu elektronického dokumentu?

Každý elektronický dokument musí byť podpísaný elektronickým podpisom, aby mal právnu platnosť. Na overenie integrity dokumentu stačí skontrolovať podpis alebo pečiatku.

Podpísaný elektronický dokument nemožno zmeniť. Všetky informácie sú šifrované. Služba elektronického obehu dokumentov zabezpečuje dôvernosť údajov a ochranu pred falšovaním.

Elektronický podpis alebo pečiatku spoločnosti možno overiť na webovej stránke Centra certifikácie. Tam možno skontrolovať aj mená a funkcie signatárov, dátum podpisu a ďalšie podrobnosti.

Kde sú uložené elektronické dokumenty?

Elektronický dokument je uložený v cloudovej službe. Kedykoľvek ho možno stiahnuť na USB kľúč, počítač alebo smartfón.

Existujú špecializované služby pre elektronický obeh dokumentov, ako napríklad VCHASNO, Signy, ASKOD Online, Document.Online a ďalšie. Tieto služby ponúkajú:

• cloudové úložisko dokumentov,

• efektívny systém rýchleho vyhľadávania,

• jednorazová registrácia dokumentu,

• sledovanie pohybu dokumentov medzi partnermi,

• jednotná databáza obchodných informácií.

Všetky dokumenty možno filtrovať podľa stavu, dátumu podpisu. Prístup majú iba oprávnené osoby.

Je potrebné tlačiť elektronické dokumenty?

Legislatíva nevyžaduje povinnú tlač elektronických dokumentov. Avšak v prípade daňovej kontroly môže inšpektor požiadať o kópiu elektronického dokumentu, teda jeho vytlačenie. Po vytlačení musia byť dokumenty podpísané a opečiatkované.

V prípade kontroly môže inšpektor požiadať o tlač dokumentov najneskôr päť dní pred ukončením kontroly. Tlačené dokumenty sú prijaté inšpektorom a spísané do protokolu. Odobratie originálov dokumentov je zakázané.

Môžu sa opravovať chyby v elektronických dokumentoch?

Možnosť opravy chýb v elektronických dokumentoch nie je zákonom špecifikovaná. Ministerstvo financií vo svojich usmerneniach odporúča opravovať chyby z minulého obdobia metódou "červené storno".

Pri oprave chyby je potrebné vyhotoviť účtovnú poznámku, v ktorej sa uvedie obsah chyby a jej suma.

Ak bola chyba urobená v elektronickom dokumente v aktuálnom období, je potrebné vyhotoviť nový, správny dokument a nahradiť ním nesprávny.

Ako dlho uchovávať elektronické dokumenty a aké sú požiadavky?

Elektronické dokumenty sa musia uchovávať tak dlho, ako ich papierové ekvivalenty, teda minimálne 1095 dní odo dňa podania výkazov, na ktoré boli použité. Musia byť uložené na elektronických nosičoch s možnosťou overenia integrity dokumentov.

Pri uchovávaní elektronických dokumentov je potrebné dodržiavať nasledujúce požiadavky:

• Informácie obsiahnuté v elektronických dokumentoch musia byť dostupné na ďalšie použitie.
• Musí byť zabezpečená možnosť obnovenia elektronického dokumentu v podobe, v akej bol prijatý alebo vytvorený.
• Okrem obsahu samotného elektronického dokumentu je potrebné uchovávať informácie o jeho pôvode, dátume a čase vytvorenia alebo prijatia.