Ako vybaviť prepustenie zamestnanca a zápis do pracovnej knižky

Ukončenie pracovného pomeru na Ukrajine už nie je založené len na papierovej pracovnej knižke. Hlavná evidencia pracovnej činnosti sa vedie v elektronickej forme v registri poistených osôb a záznam o prepustení do papierovej pracovnej knižky zamestnávateľ zapíše len na žiadosť zamestnanca. Zároveň pre zamestnancov, ktorí boli prijatí do zamestnania pred nadobudnutím účinnosti zákona č. 1217-IX, platí prechodné obdobie: ak sú takíto zamestnanci prepustení pred dokončením vloženia chýbajúcich údajov do registra, zamestnávateľ im musí v deň skončenia pracovného pomeru vydať riadne vyplnenú papierovú pracovnú knižku. Zákon č. 1217-IX nadobudol účinnosť 10. júna 2021, preto päťročné prechodné obdobie trvá do 10. júna 2026; k 12. marcu 2026 sa toto obdobie ešte neskončilo. (Zákon Ukrajiny)

V deň skončenia pracovného pomeru musí zamestnávateľ vykonať niekoľko povinných úkonov súčasne. Zamestnancovi musí byť vydaná kópia príkazu alebo rozhodnutia o prepustení, písomné oznámenie o zúčtovaných a vyplatených sumách pri prepustení, musí sa vykonať konečné zúčtovanie v lehotách stanovených článkom 116 Zákonníka práce (KZpP) a taktiež na žiadosť zamestnanca vykonať zápis o prepustení do papierovej pracovnej knižky, ak ju má zamestnanec u seba. Ak zamestnanec v deň skončenia pracovného pomeru nepracoval, všetky náležité sumy musia byť vyplatené najneskôr nasledujúci deň po predložení žiadosti o zúčtovanie. (Zákon Ukrajiny)

Papierová pracovná knižka úplne nezmizla, ale jej úloha sa zmenila. Inštrukcia č. 58 zostáva v platnosti a uplatňuje sa tam, kde sa ešte vykonáva zápis do papierovej knižky. Po dokončení vloženia chýbajúcich údajov do registra musia byť existujúce pracovné knižky vydané zamestnancom osobne proti podpisu. To znamená, že pre podniky v roku 2026 je správny prístup nasledovný: elektronická evidencia je prvoradá a papierová knižka je doplnkovým dokumentom v prechodných a osobitných praktických situáciách. (Zákon Ukrajiny)

Aký má byť zápis v papierovej pracovnej knižke

Ak zamestnanec požiada o vykonanie zápisu do papierovej pracovnej knižky alebo ak je zamestnávateľ ešte povinný ju vydať v prechodnom období, formulácia dôvodu prepustenia musí byť napísaná presne podľa zákona. Chybná alebo nepresná formulácia nie je maličkosť: v prípade sporu ju súd zmení na takú, ktorá zodpovedá zákonu, s odkazom na správny článok alebo bod. Preto by sa v zápise nemali používať ľubovoľné frázy, skratky alebo „hovorové“ formulácie bez právneho základu. (Zákon Ukrajiny)

Pre papierovú pracovnú knižku zostáva orientačným bodom klasická štruktúra zápisu: v stĺpci 1 sa uvádza poradové číslo, v stĺpci 2 — dátum prepustenia, v stĺpci 3 — formulácia dôvodu prepustenia s odkazom na príslušnú právnu normu, v stĺpci 4 — údaje o príkaze alebo rozhodnutí. Samotný zápis sa musí opierať o príkaz o prepustení, nie o žiadosť zamestnanca alebo ústnu dohodu. (Zákon Ukrajiny)

Rozšírené staré pravidlo o povinnej pečiatke už nemožno uvádzať ako všeobecnú požiadavku. Pre podnikateľské subjekty nie je používanie pečiatky povinné a odtlačok pečiatky nemôže byť povinnou náležitosťou dokumentu. Preto ak podnik funguje bez pečiatky, samo o sebe to nespôsobuje nesprávnosť dokumentácie o prepustení. (Zákon Ukrajiny)

Dátum prepustenia

Vo všeobecnosti je dátumom prepustenia deň určený v príkaze o prepustení a potvrdený príslušným právnym dôvodom skončenia pracovnej zmluvy. Ak sa zamestnancovi na jeho žiadosť poskytne nevyčerpaná dovolenka s následným prepustením, dátumom prepustenia je posledný deň dovolenky. Toto pravidlo sa nevzťahuje na prípady prepustenia za porušenie pracovnej disciplíny. (Zákon Ukrajiny)

Počas vojnového stavu platí osobitné pravidlo pre prepustenie z iniciatívy zamestnávateľa: je prípustné aj v období dočasnej pracovnej neschopnosti, aj počas dovolenky zamestnanca, s výnimkou materskej dovolenky a dovolenky na starostlivosť o dieťa do troch rokov. V takom prípade je dátumom prepustenia prvý pracovný deň po skončení práceneschopnosti alebo dovolenky. Je dôležité to zohľadniť v príkaze aj v zápise do papierovej pracovnej knižky, ak sa takýto zápis vykonáva. (Zákon Ukrajiny)

Bezpečné formulácie pre typické dôvody prepustenia

Pri skončení pracovnej zmluvy dohodou strán je vhodné v zápise použiť nasledujúcu formulu: „Prepustený dohodou strán, bod 1 prvej časti článku 36 Zákonníka práce Ukrajiny“. Pri výpovedi zo strany zamestnanca — „Prepustený na vlastnú žiadosť, článok 38 Zákonníka práce Ukrajiny“. Pri organizačných zmenách — nie zjednodušenú hovorovú frázu, ale právne presnú formuláciu: „Prepustený v súvislosti so zmenami v organizácii výroby a práce, konkrétne z dôvodu znižovania počtu alebo stavu zamestnancov, bod 1 prvej časti článku 40 Zákonníka práce Ukrajiny“. (Zákon Ukrajiny)

Ak je zamestnanec prepustený za absenciu (prohul), v zápise musí byť uvedený presne ten dôvod, ktorý je uvedený v príkaze a zodpovedá Zákonníku práce, napríklad: „Prepustený za absenciu bez vážnych dôvodov, bod 4 prvej časti článku 40 Zákonníka práce Ukrajiny“. Pri nových dôvodoch, ktoré sa objavili v článku 36 Zákonníka práce, je tiež potrebná doslovná formulácia. Konkrétne v prípade úmrtia zamestnanca je dôvodom bod 8-2 prvej časti článku 36 Zákonníka práce Ukrajiny a v prípade neprítomnosti zamestnanca v práci a absencie informácií o príčinách takejto neprítomnosti dlhšie ako štyri mesiace po sebe — bod 8-3 prvej časti článku 36 Zákonníka práce Ukrajiny. (Zákon Ukrajiny)

Pre osobitný prípad úmrtia zamestnanca sa v personálnej praxi v súvislosti s papierovou pracovnou knižkou tradične používa formula „Práca ukončená v súvislosti s úmrtím“, po ktorej sa uvedie dátum a číslo príkazu. Samotný dôvod skončenia pracovného pomeru musí byť pritom spracovaný v súlade s platným článkom 36 Zákonníka práce. (Zákon Ukrajiny)

Ak si zamestnanec neprevzal papierovú pracovnú knižku

Ak papierová pracovná knižka zostala u zamestnávateľa a zamestnanec ju nedostal, zamestnávateľ nemá právo túto otázku jednoducho „uzavrieť“. Zaslanie pracovnej knižky poštou je prípustné len s písomným súhlasom zamestnanca. Neprevzaté pracovné knižky a ich duplikáty pri prepustení sa uchovávajú dva roky na personálnom oddelení oddelene od pracovných knižiek aktívnych zamestnancov a následne sa odovzdávajú do archívu podniku, kde sa uchovávajú ďalších 50 rokov. (Zákon Ukrajiny)

V prípade úmrtia zamestnanca sa papierová pracovná knižka vydá najbližším príbuzným proti potvrdeniu alebo sa zašle poštou na ich žiadosť. Nevyplatené sumy mzdy a iné sociálne dávky patriace zamestnancovi počas jeho života sa odovzdajú členom rodiny, a ak ich niet — stávajú sa súčasťou dedičstva. Rovnaké pravidlo platí aj pre peňažnú náhradu za nevyčerpanú dovolenku, ktorú zamestnanec počas života neobdržal. (Zákon Ukrajiny)

Čo má zamestnávateľ odovzdať do elektronického registra

Pre elektronickú evidenciu pracovnej činnosti poistník (zamestnávateľ) zasiela údaje o prepustení do systému personifikovanej evidencie. Postup pri podávaní takýchto údajov schvaľuje Penzijný fond. V údajoch sa uvádza najmä dôvod skončenia pracovnoprávnych vzťahov s odkazom na bod, časť a článok zákona, ako aj druh dokumentu, jeho číslo a dátum, na základe ktorého bol zápis vykonaný. Pre podniky to znamená, že príkaz o prepustení musí byť vyhotovený bezchybne: práve z neho sa údaje dostávajú do elektronického registra. (Zákon Ukrajiny)

Zodpovednosť zamestnávateľa za chyby pri prepustení

Najrizikovejšie chyby pre zamestnávateľa sú omeškanie s konečným zúčtovaním, nesprávna formulácia dôvodu prepustenia a nesprávne vyhotovenie dokumentov. Ak vinou zamestnávateľa neboli zamestnancovi vyplatené náležité sumy v lehotách stanovených článkom 116 Zákonníka práce, v prípade absencie sporu o ich výšku musí podnik vyplatiť priemerný zárobok za celý čas omeškania až do dňa skutočného zúčtovania, najviac však za šesť mesiacov. Okrem toho je za porušenie požiadaviek pracovnoprávnych predpisov stanovená administratívna zodpovednosť podľa článku 41 Kódexu o administratívnych deliktoch (KUpAP) — pokuta pre vedúcich pracovníkov a fyzické osoby – podnikateľov (FOP), ktorí využívajú námezdnú prácu, od 30 do 100 nezdaniteľných minimálnych príjmov občanov. (Zákon Ukrajiny)

Súdna prax potvrdzuje, že spory týkajúce sa formulácie dôvodov prepustenia a omeškania so zúčtovaním pri prepustení zostávajú typickými pracovnoprávnymi spormi. Pre zamestnávateľa to znamená jednoduché pravidlo: dôvod prepustenia musí byť prevzatý z právnej normy doslovne a všetky platby a dokumenty musia byť vydané v deň skončenia pracovného pomeru. (Najvyšší súd Ukrajiny)

Oficiálne zdroje

• Zákonník práce Ukrajiny, č. 322-VIII: články 36, 38, 40, 47, 48, 116, 117, 235. Oficiálny text Najvyššej rady Ukrajiny. (Zákon Ukrajiny)

• Zákon Ukrajiny „O vykonaní zmien v niektorých legislatívnych aktoch Ukrajiny týkajúcich sa evidencie pracovnej činnosti zamestnanca v elektronickej forme“, č. 1217-IX zo dňa 05.02.2021: záverečné a prechodné ustanovenia týkajúce sa päťročného obdobia, vydávania papierových pracovných knižiek proti podpisu, povinnosti vydať knižku pri prepustení pred dokončením prechodu. (Zákon Ukrajiny)

• Príkaz Ministerstva práce, Ministerstva spravodlivosti, Ministerstva sociálnej ochrany Ukrajiny „O schválení Inštrukcie o postupe pri vedení pracovných knižiek zamestnancov“, č. 58 zo dňa 29.07.1993, platné znenie: pravidlá vedenia papierových pracovných knižiek, zasielanie poštou s písomným súhlasom, uchovávanie neprevzatých knižiek, spracovanie v prípade úmrtia zamestnanca. (Zákon Ukrajiny)

• Rozhodnutie predstavenstva Penzijného fondu Ukrajiny č. 11-1 zo dňa 12.03.2021 „O schválení Postupu pri podávaní údajov o pracovnej činnosti... v elektronickej forme“: údaje o dôvode skončenia pracovnoprávnych vzťahov, údaje o podkladovom dokumente. (Zákon Ukrajiny)

• Zákon Ukrajiny „O organizácii pracovnoprávnych vzťahov v podmienkach vojnového stavu“, č. 2136-IX: osobitné pravidlá prepustenia počas vojnového stavu. (Zákon Ukrajiny)

• Zákon Ukrajiny „O dovolenkách“, č. 504/96-VR: článok 3 o dovolenke s následným prepustením, článok 24 o náhrade za nevyčerpanú dovolenku. (Zákon Ukrajiny)

• Občiansky zákonník Ukrajiny, č. 435-IV: článok 1227 o odovzdaní nevyplatených súm patriacich zomretému zamestnancovi členom rodiny. (Zákon Ukrajiny)

• Kódex Ukrajiny o administratívnych deliktoch, č. 8073-X: článok 41 o zodpovednosti za porušenie požiadaviek pracovnoprávnych predpisov. (Zákon Ukrajiny)

• Hospodársky zákonník Ukrajiny, č. 436-IV: článok 58-1 o nepovinnosti pečiatky pre podnikateľský subjekt. (Zákon Ukrajiny)