Preloženie zamestnanca, povýšenie, odmeny a zápisy v pracovnej knižke: čo potrebuje zamestnávateľ vedieť

Otázku preloženia zamestnanca dnes nemožno posudzovať len cez prizmu papierovej pracovnej knižky. Evidencia pracovnej činnosti na Ukrajine sa vedie v elektronickej forme v registri poistených osôb. Papierová pracovná knižka úplne nezmizla, ale zamestnávateľ do nej vykonáva zápisy na žiadosť zamestnanca, ak je knižka u zamestnanca uložená. Pre tých, ktorí sú prijímaní do zamestnania prvýkrát, sa papierová pracovná knižka vyhotovuje len na žiadosť zamestnanca, a to najneskôr do piatich dní po nástupe do práce. Údaje na vytvorenie elektronických pracovných knižiek sa podávajú prostredníctvom webového portálu elektronických služieb Penzijného fondu Ukrajiny. (Zákon Ukrajiny)

Pre zamestnávateľa to znamená dve veci. Po prvé, personálne dokumenty — žiadosti, lekárske posudky, návrhy, príkazy, oznámenia zamestnanca — zostávajú povinné, pretože práve tie potvrdzujú zákonnosť preloženia, zmeny pracovných podmienok alebo stimulov. Po druhé, papierová pracovná knižka už nie je jediným miestom, kde sa zaznamenáva pracovná história, ale ak zamestnanec požiada o vykonanie zápisu, zamestnávateľ je povinný tak urobiť podľa platných pravidiel vedenia pracovných knižiek. Po vložení chýbajúcich údajov do elektronického registra musia byť existujúce papierové pracovné knižky vydané zamestnancom proti podpisu; ak zamestnanec odchádza pred ukončením tohto postupu, musí mu byť vydaná riadne vyplnená pracovná knižka v deň skončenia pracovného pomeru. (Zákon Ukrajiny)

Kedy ide o preloženie a kedy nie

Nie každá personálna zmena je preložením. Preloženie na inú prácu u toho istého zamestnávateľa, preloženie k inému zamestnávateľovi alebo do inej lokality spolu s podnikom je prípustné len so súhlasom zamestnanca. Naopak, za preloženie sa nepovažuje a súhlas zamestnanca nevyžaduje presun na iné pracovné miesto, do iného útvaru v tej istej lokalite, pridelenie práce na inom stroji alebo zariadení — avšak len v rámci tej istej špecializácie, kvalifikácie alebo funkcie určenej pracovnou zmluvou. Zamestnávateľ nemá právo presunúť zamestnanca na prácu, ktorá je mu kontraindikovaná zo zdravotných dôvodov. (Zákon Ukrajiny)

Osobitnou situáciou je zmena podstatných pracovných podmienok. Ak zamestnanec naďalej pracuje v rovnakej špecializácii, kvalifikácii alebo funkcii, ale mení sa systém alebo výška odmeňovania, výhody, pracovný režim, kratší pracovný čas, kombinácia profesií, triedy, názov funkcie alebo iné podstatné podmienky, nejde o preloženie na inú prácu. Podľa všeobecného pravidla musí byť zamestnanec o takýchto zmenách informovaný najneskôr dva mesiace vopred. Počas obdobia vojnového stavu sa táto norma o dvojmesačnom oznámení neuplatňuje. Ak nie je možné zachovať pôvodné podstatné pracovné podmienky a zamestnanec nesúhlasí s ďalšou prácou, pracovný pomer môže byť ukončený podľa bodu 6 článku 36 Zákonníka práce. (Zákon Ukrajiny)

Kedy je potrebný zápis do papierovej pracovnej knižky

Pre papierovú pracovnú knižku platí kľúčové pravidlo: uvádzajú sa v nej údaje o práci, preložení na inú stálu prácu a o skončení pracovného pomeru. Slovo „stálu“ je tu zásadné. To znamená, že dočasné preloženia samy osebe nie sú tými zmenami, ktoré treba zaznamenávať do papierovej pracovnej knižky ako bežný záznam o práci. (Zákon Ukrajiny)

Preto, ak je zamestnanec preložený na vyššiu pozíciu na trvalom základe, ak sa natrvalo mení jeho pracovná funkcia, alebo ak je preložený na inú stálu menej platenú alebo rovnocennú prácu, takýto zápis sa do papierovej pracovnej knižky na žiadosť zamestnanca vykoná. Ak však ide len o dočasné vykonávanie inej práce, dočasné preloženie počas prestojov alebo dočasné zastupovanie neprítomného zamestnanca, nie je dôvod na zápis o trvalom preložení. (Zákon Ukrajiny)

Ako správne formálne potvrdiť trvalé preloženie alebo povýšenie

Trvalé preloženie alebo povýšenie sa formálne nepotvrdzuje zápisom v pracovnej knižke, ale predovšetkým personálnym rozhodnutím. Je potrebný zákonný základ: žiadosť zamestnanca, písomný súhlas s návrhom zamestnávateľa, lekársky posudok, rozhodnutie o preložení po dohode medzi zamestnávateľmi alebo iný dokument stanovený zákonom. Následne sa vydá príkaz (rozhodnutie) zamestnávateľa. Až po vydaní príkazu je prípustné vykonať zápis do papierovej pracovnej knižky, pričom tento zápis musí presne zodpovedať textu príkazu. (Zákon Ukrajiny)

Zápis v pracovnej knižke nemôže byť ľubovoľný. Inštrukcia č. 58 vyžaduje, aby bol vykonaný po vydaní príkazu, najneskôr do týždňa, a v prípade prepustenia — v deň prepustenia. V stĺpci 3 oddielu „Údaje o práci“ sa ako nadpis uvedie úplný názov podniku, pod ktorým sa uvedie poradové číslo zápisu, dátum, podstata personálneho úkonu a údaje o príkaze. Skratky a formulácie, ktoré nie sú v príkaze, je lepšie nepoužívať. (Zákon Ukrajiny)

Povýšenie zamestnanca nie je samostatným „zvýhodneným“ postupom. Ak sa mení pozícia, ide o preloženie na inú stálu prácu, preto je potrebný súhlas zamestnanca a náležité dokumentárne spracovanie. Do papierovej pracovnej knižky sa na žiadosť zamestnanca vykoná zápis o preložení na príslušnú pozíciu. (Zákon Ukrajiny)

Špeciálne prípady preloženia

Dočasné preloženie na inú prácu, ktorá nie je dohodnutá v pracovnej zmluve

Podľa všeobecného pravidla je dočasné preloženie na inú prácu, ktorá nie je dohodnutá v pracovnej zmluve, prípustné len so súhlasom zamestnanca. Výnimkou je doba do jedného mesiaca bez súhlasu zamestnanca, ak práca nie je kontraindikovaná zdravotným stavom a je potrebná na predchádzanie alebo likvidáciu následkov živelných pohrôm, epidémií, epizootií, priemyselných havárií alebo iných okolností, ktoré ohrozujú alebo môžu ohroziť život alebo normálne životné podmienky ľudí. V takom prípade nesmie byť mzda nižšia ako priemerný zárobok v predchádzajúcej práci. Zároveň tehotné ženy, ženy s dieťaťom so zdravotným postihnutím alebo s dieťaťom mladším ako šesť rokov, ako aj osoby mladšie ako 18 rokov, nemôžu byť v takýchto prípadoch preložené bez ich súhlasu. (Zákon Ukrajiny)

Dočasné preloženie v prípade prestojov

Prestoj je zastavenie práce z dôvodu neexistencie organizačných alebo technických podmienok, vyššej moci alebo iných okolností. V prípade prestoja môže byť zamestnanec preložený na inú prácu len so svojím súhlasom, s prihliadnutím na špecializáciu a kvalifikáciu: u toho istého zamestnávateľa — na celý čas prestoja, k inému zamestnávateľovi v tej istej lokalite — na dobu do jedného mesiaca. Ani toto nie je prípad, kedy sa vykonáva zápis o trvalom preložení do papierovej pracovnej knižky. (Zákon Ukrajiny)

Preloženie na ľahšiu prácu zo zdravotných dôvodov

Ak zamestnanec zo zdravotných dôvodov potrebuje ľahšiu prácu, zamestnávateľ je povinný ho so súhlasom zamestnanca preložiť v súlade s lekárskym posudkom — dočasne alebo bez časového obmedzenia. Ak je takáto ľahšia práca menej platená, zamestnancovi sa počas dvoch týždňov odo dňa preloženia zachováva predchádzajúci priemerný zárobok a v prípadoch ustanovených zákonom — počas celého času vykonávania menej platenej práce alebo sa mu poskytuje materiálne zabezpečenie podľa povinného štátneho sociálneho poistenia. Ak ide o trvalé preloženie na ľahšiu prácu, zápis do papierovej pracovnej knižky sa na žiadosť zamestnanca vykoná ako zápis o preložení na inú stálu prácu. (Zákon Ukrajiny)

Tehotné ženy a ženy s deťmi do troch rokov

Tehotným ženám sa na základe lekárskeho posudku znižujú výkonové normy alebo normy obsluhy, alebo sú preložené na ľahšiu prácu, ktorá vylučuje vplyv nepriaznivých výrobných faktorov, so zachovaním priemerného zárobku z predchádzajúcej práce. Ak takúto prácu nie je možné poskytnúť okamžite, tehotná žena sa uvoľní z práce so zachovaním priemerného zárobku za všetky vymeškané pracovné dni na náklady zamestnávateľa. Ženy, ktoré majú deti do troch rokov, sú v prípade nemožnosti vykonávania predchádzajúcej práce preložené na inú prácu so zachovaním priemerného zárobku až do dosiahnutia troch rokov veku dieťaťa. (Zákon Ukrajiny)

Preloženie k inému zamestnávateľovi

Preloženie zamestnanca k inému zamestnávateľovi s jeho súhlasom je dôvodom na skončenie pracovného pomeru podľa bodu 5 článku 36 Zákonníka práce. Pritom osobe pozvanej do práce formou preloženia od iného zamestnávateľa po dohode medzi vedúcimi, nemožno odmietnuť uzavretie pracovnej zmluvy. Pre podnikanie to znamená, že preloženie medzi dvoma zamestnávateľmi musí byť koordinované a dokumentárne potvrdené oboma stranami. (Zákon Ukrajiny)

Čo robiť s odmeňovaním pri preložení

Ak je zamestnanec preložený na inú stálu menej platenú prácu, zachováva sa mu predchádzajúci priemerný zárobok počas dvoch týždňov odo dňa preloženia. Ak však nejde o preloženie, ale o presun v rámci článku 32 Zákonníka práce, a v dôsledku takéhoto presunu sa z dôvodov nezávislých od zamestnanca zníži zárobok, zamestnancovi sa poskytuje doplatok do predchádzajúceho priemerného zárobku počas dvoch mesiacov. (Zákon Ukrajiny)

Stimuly a ocenenia: čo sa zapisuje do pracovnej knižky

Zákonník práce stanovuje, že stimuly pre zamestnancov sa oznamujú príkazom alebo rozhodnutím. Ak je papierová pracovná knižka uložená u zamestnanca, na jeho žiadosť sa do nej takéto údaje zapisujú. Toto pravidlo je rovnako dôležité pre stimuly aj ocenenia, ak spĺňajú požiadavky Inštrukcie č. 58. (Zákon Ukrajiny)

Inštrukcia č. 58 rozlišuje dva oddiely: „Údaje o vyznamenaniach“ a „Údaje o stimuloch“. Do oddielu „Údaje o vyznamenaniach“ sa zapisujú údaje o udelení štátnych vyznamenaní Ukrajiny a pôct Ukrajiny. K záznamom o stimuloch patria údaje o stimuloch za úspechy v práci a iné stimuly v súlade s platnou legislatívou Ukrajiny. Odmeny stanovené systémom odmeňovania alebo odmeny, ktoré majú pravidelný charakter, sa do pracovnej knižky nezapisujú. (Zákon Ukrajiny)

V praxi to znamená nasledovné. Jednorazová pochvala, čestné uznanie, jednorazové vyznamenanie, udelenie štátneho vyznamenania alebo iný individuálny akt stimulu môžu byť zapísané do papierovej pracovnej knižky na žiadosť zamestnanca. Mesačné, štvrťročné alebo iné pravidelné prémie, ktoré sú vyplácané podľa systému odmeňovania, sa do pracovnej knižky nezapisujú. Akýkoľvek zápis o stimule alebo ocenení sa taktiež vykonáva na základe príkazu zamestnávateľa alebo iného dokumentu, ktorý je právnym základom pre vykonanie zápisu. (Zákon Ukrajiny)

Na čo by mal zamestnávateľ venovať osobitnú pozornosť

Najčastejšou chybou je zamieňanie si preloženia, presunu a zmeny podstatných pracovných podmienok. Ak zamestnávateľ mení pracovnú funkciu, charakter práce alebo funkčné povinnosti zamestnanca, fakticky prekračuje hranice jednoduchého presunu. V takejto situácii je bezpečnejšie formálne potvrdiť zmeny ako preloženie so súhlasom zamestnanca, a nie snažiť sa to prezentovať ako vnútorný presun. (Zákon Ukrajiny)

Druhou typickou chybou je zapisovanie všetkého rad za radom do papierovej pracovnej knižky. Zákon to nevyžaduje. Do knižky sa zapisujú len tie záznamy, ktoré stanovuje zákon a pravidlá jej vedenia: prijatie, preloženie na inú stálu prácu, skončenie pracovného pomeru, náležité stimuly a ocenenia. Dočasné preloženia, pravidelné odmeny a disciplinárne sankcie — to nie sú záznamy, ktoré by sa mali zapisovať ako bežná pracovná história. (Zákon Ukrajiny)

Treťou chybou je vnímanie elektronického formátu ako dôvodu na nevyhotovovanie papierových a interných personálnych dokumentov. Elektronická evidencia pracovnej činnosti neruší potrebu riadne vyhotoveného príkazu, súhlasu zamestnanca, oznámenia o zmene podstatných pracovných podmienok, lekárskeho posudku alebo dokumentu o stimule. Práve tieto dokumenty chránia zamestnávateľa v prípade sporu, kontroly alebo súdneho konania. (Zákon Ukrajiny)

Zodpovednosť za porušenie pravidiel

Za organizáciu vedenia, evidencie, uchovávania a vydávania pracovných knižiek zodpovedá vedúci podniku. Uznesenie Kabinetu ministrov č. 301 priamo stanovuje, že za porušenie stanoveného postupu vedenia, evidencie, uchovávania a vydávania pracovných knižiek nesú vedúci pracovníci disciplinárnu a v prípadoch stanovených zákonom aj inú zodpovednosť. (Zákon Ukrajiny)

Okrem toho porušenia požiadaviek pracovnoprávnych predpisov môžu viesť k finančným sankciám podľa článku 265 Zákonníka práce. Za „iné porušenia požiadaviek pracovnoprávnych predpisov“, kam môže patriť aj nesprávne personálne spracovanie, je stanovená pokuta vo výške minimálnej mzdy za každé porušenie a za opakované porušenie počas roka — v dvojnásobnej výške minimálnej mzdy. Paralelne článok 41 Kódexu o administratívnych deliktoch stanovuje administratívnu pokutu pre vedúcich pracovníkov podnikov a fyzické osoby-podnikateľov za iné porušenia požiadaviek pracovnoprávnych predpisov — od tridsať do sto nezdaniteľných minimálnych príjmov občanov. Štátny dozor a kontrolu nad dodržiavaním pracovnoprávnych predpisov vykonáva ústredný orgán výkonnej moci, ktorý realizuje štátnu politiku v týchto otázkach, a jeho územné orgány. (Zákon Ukrajiny)

Osobitne treba brať do úvahy aj špeciálne pravidlo vojnového času: počas obdobia vojnového stavu, ak zamestnávateľ v plnom rozsahu a v stanovených termínoch splní nariadenie o odstránení porušení zistených počas neplánovaného štátneho dozoru, pokuty podľa článku 265 Zákonníka práce sa neuplatňujú. To neruší povinnosť odstrániť porušenie, ale ovplyvňuje finančné dôsledky kontroly. (Zákon Ukrajiny)

Príklad zo súdnej praxe

V prehľade súdnej praxe Najvyššieho súdu v pracovnoprávnych sporoch sa uvádza záver, že zmena pracovnej funkcie, charakteru práce a funkčných povinností zamestnanca je preložením, a nie presunom. Pre zamestnávateľa je to praktické vodítko: ak sa mení nielen pracovisko, ale samotná práca, ktorú zamestnanec vykonáva, je bez súhlasu zamestnanca rizikové takéto kroky formálne potvrdzovať ako „presun“. V prípade sporu môže súd uznať takéto konanie za nezákonné preloženie. (Najvyšší súd Ukrajiny)

Oficiálne zdroje

Zákonník práce Ukrajiny, č. 322-VIII: články 24, 32–34, 36, 48, 114, 144, 170, 178, 259, 265. (Zákon Ukrajiny)

Zákon Ukrajiny z 05.02.2021 č. 1217-IX „O zmene niektorých legislatívnych aktov Ukrajiny týkajúcich sa evidencie pracovnej činnosti zamestnanca v elektronickej forme“: ustanovenia týkajúce sa elektronickej evidencie pracovnej činnosti, vyhotovenia papierovej pracovnej knižky na žiadosť zamestnanca, vykonávania zápisov do papierovej knižky na žiadosť, päťročného prechodného obdobia a vydávania papierových knižiek zamestnancom. (Zákon Ukrajiny)

Inštrukcia o postupe vedenia pracovných knižiek zamestnancov, schválená príkazom Ministerstva práce, Ministerstva spravodlivosti a Ministerstva sociálnej ochrany z 29.07.1993 č. 58: body týkajúce sa vykonávania zápisov o preložení na inú stálu prácu, termínov vykonávania zápisov, formálneho spracovania oddielov o stimuloch a oceneniach, nezapisovania pravidelných odmien. (Zákon Ukrajiny)

Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 27.04.1993 č. 301 „O pracovných knižkách zamestnancov“: pravidlá týkajúce sa pracovných knižiek a zodpovednosti za porušenie postupu ich vedenia, evidencie, uchovávania a vydávania. (Zákon Ukrajiny)

Uznesenie Penzijného fondu Ukrajiny z 01.06.2022 č. 8-3 „O postupe a poradí podávania údajov na vytvorenie elektronických pracovných knižiek“: postup podávania údajov prostredníctvom webového portálu elektronických služieb PFU. (Zákon Ukrajiny)

Kódex Ukrajiny o administratívnych deliktoch, č. 8073-X: článok 41 o administratívnej zodpovednosti za porušenie požiadaviek pracovnoprávnych predpisov. (Zákon Ukrajiny)

Publikácia Najvyššieho súdu „PREHĽAD súdnej praxe Kasačného civilného súdu v rámci Najvyššieho súdu“ týkajúca sa pracovných sporov: záver o tom, že zmena pracovnej funkcie, charakteru práce a funkčných povinností zamestnanca je preložením, a nie presunom. (Najvyšší súd Ukrajiny)