Ako správne vyplniť „platobný formulár“ vo fiškálnej kontrole RP?

V obchode, ktorý pracuje s RP alebo RP softvér, môže zákazník zaplatiť za tovar niekoľkými spôsobmi, pričom si vyberie ten najpohodlnejší pre seba. Môže to byť:

• platba certifikátom alebo poukazom,

• zaplatenie zálohy,

• zmiešaná platba,

• celková platba po doručení,

• platba platobnou kartou,

• platba v hotovosti,

• odložená platba (úver).

V dôsledku toho musí predajca správne nastaviť svoj pokladničný registrátor, aby sa predišlo chybám pri transakciách predaja tovaru alebo poskytovania služieb.

Pozrime sa, kedy je potrebný fiskálny doklad a ako vyplniť detaily platobnej formy v doklade RP, aby daňové úrady nemali ďalšie otázky.

Na čo sa odvoláva zákon?

Hlavné požiadavky na podnikateľov týkajúce sa správneho vyplnenia fiskálnych dokladov sú schválené Príkazom č. 13. Dokument určuje, že forma platby a suma peňazí musí byť uvedená v riadku 19 pokladničného dokladu.

Tento riadok musí byť v každom doklade opakovaný toľkokrát, koľkokrát predajca spracováva platobné formy cez RP alebo RP softvér. Avšak, ak zákazník platí iba v hotovosti, zákon umožňuje, aby tento riadok nebol vytlačený.

Zákon neobmedzuje počet spôsobov platby, ktoré zákazník používa pri nákupe tovaru.

Čo je uvedené v fiskálnom doklade pri predplatenej platbe?

Predplatená platba je záloha za tovar, a takúto transakciu je tiež potrebné spracovať cez pokladničný registrátor. V nastaveniach RP je potrebné uviesť „predplatenie tovaru“.

Zákon o RP považuje všetky zálohy, ktoré boli uskutočnené v hotovosti alebo bezhotovostne, za platobné transakcie. Preto je nutné tieto predaje spracovať cez RP alebo RP softvér.

Odložená platba (úver)

Situácia s odloženou platbou sa často vyskytuje, keď napríklad tovar je odoslaný príjemcovi, a platba zaň príde neskôr.

V tomto prípade predajca vytvára pokladničný doklad v momente odoslania tovaru. V potvrdení je uvedený príslušný spôsob platby „úver/odložená platba“.

Daňová správa tiež umožňuje, že pri platbe, ktorú predajca vykonáva cez RP alebo RP softvér, je potrebné vopred nastaviť v programe formu platby „splatenie úveru“.

Ak tovar bude odoslaný bez akejkoľvek platobnej transakcie, predajca nemusí používať RP/RP softvér.

V prípade, že konečná platba bude realizovaná v hotovosti, odložená platba musí byť vykonaná cez pokladničný registrátor. A vtedy existuje niekoľko možností, ako vyplniť platobnú formu:

• „hotovosť“,

• „EPZ/kartou/bezhotovostne“.

Teda všetko závisí od toho, akým spôsobom platí zákazník obchodu.

Vyplnenie platobnej formy pri platbe na dobierku

Predtým, na podmienkach dobierky, keď tovar bol doručený kuriérskymi službami alebo Slovenská pošta, daňová správa nevyžadovala od predajcu povinné použitie RP/RP softvér. To bolo spôsobené tým, že kuriérske spoločnosti pri odoslaní tovaru už v ich mene prijímali platbu na dobierku od príjemcu. Preto oni, a nie predajca, vytvárali a vydávali pokladničné doklady zákazníkovi.

Dnes je to trochu iné: daňová správa trvá na tom, že povinnosť predajcu používať RP/RP softvér pri dobierkach je definovaná zmluvami uzatvorenými s kuriérskymi službami. A napríklad pri spolupráci so Slovenskou poštou zostalo všetko po starom, no pri spolupráci so spoločnosťami kuriérmi – pravidlá sa zmenili. Teraz, Nová pošta patrí do kategórie kuriérskych spoločností a dostáva platby za svoje služby cez sprostredkovateľa „Nova Pay“ a už neakceptuje platbu na dobierku za doručený tovar. V takom prípade predajca musí použiť RP na evidenciu platby s klientom.

Pri vytváraní dokladu je potrebné uviesť spôsob platby „na úver“ alebo „odloženie platby“ a povinne uviesť, že transakcia je bezhotovostná.

Darčekové certifikáty, poukazy, a výpisy

Platobné operácie s použitím darčekového certifikátu, poukazov atď. musia byť spracované cez RP/RP softvér. Pri vyplňovaní platobnej formy v doklade je potrebné uviesť „bezhotovostne“.

Avšak predajca môže tiež upresniť v pokladničnom doklade, ako bola vykonaná platba – pomocou „darčekového certifikátu“, „výpisu“, „poukazu“. Vedľa toho treba uviesť sumu podľa zvolenej formy platby.

Sú prípady, keď napríklad darčekový certifikát môže pokryť iba časť sumy nákupu. Vtedy predajca uvedie v pokladničnom doklade niekoľko spôsobov platby, pridá „hotovosť a/alebo bezhotovostne“.

Pokiaľ ide o vytváranie samostatného dokladu pre uplatnenie darčekového certifikátu: daňová správa nevyžaduje, aby to bolo povinné, pretože nákup certifikátu už bol spracovaný cez pokladničný registrátor.

Zmiešaná platba cez RP

Predstavme si situáciu, keď zákazník pri platbe za tovar nemá dostatok hotovosti. Má právo zaplatiť časť sumy platobnou kartou.

V tomto prípade ide o zmiešanú platbu (hotovosť a bezhotovosť). Zákon o RP stanovuje, že takéto transakcie sú platobné operácie a preto musia byť spracované cez pokladničné registrátory.

Ale aby predajca mohol vykonať takúto transakciu, musí vopred nastaviť RP tak, aby v pokladničnom doklade boli uvedené dve formy platby: „hotovosť“ a „karta“.

Čiastková platba: záloha a platba pri doručení

Keď je potrebné uskutočniť platbu v niekoľkých splátkach – zálohou a dobierkou, predajca vytvára a vydáva na každú časť platby samostatný fiskálny doklad, ak obchod prijíma platbu v hotovosti alebo platobnou kartou.

Ak zákazník platí tovar bankovým prevodom na účet predajcu, konkrétne podľa údajov IBAN, nie je potrebné používať RP. Daňová správa s tým nemá problém, ale pripomína, že obchod musí vždy mať dokumenty, ktoré potvrdzujú každú predajnú transakciu.

Ak platba je vykonaná rôznymi spôsobmi – hotovosťou a bankovými údajmi, predajca musí povinne vytvoriť fiskálny doklad, ale iba pre príjem hotovosti. V doklade sa musí uviesť forma platby „hotovosť“.

Ako označiť formu platby v fiskálnom doklade pri nákupe paliva?

Daňová správa neustále kontroluje transakcie predaja paliva. Preto pri platbe so zákazníkom musí predajca vystaviť fiskálny doklad cez RP a uviesť formu platby „hotovosť, elektronický platobný prostriedok, kredit atď.“. Tiež musí byť uvedená suma podľa zvolenej formy platby.

Táto kontrola zo strany daňovej správy je spojená predovšetkým so zvýšeným výskytom nahradzovania foriem platby v pokladničných dokladoch. Napríklad pri platbe v hotovosti sa v platobnej forme uvedie: „poukaz“, „výpis“, „predplatenie“ atď. Takéto nahradenia, keď sa platba v hotovosti nahradí bezhotovostnou platbou, vedú k prijímaniu neohlásených peňazí, čo je v rozpore s platnými právnymi predpismi.

Platba cez internet banking

Ak zákazník platí za tovar cez internet banking, napríklad v aplikácii Privat24, na kartu alebo na IBAN, predajca nemusí použiť RP softvér. V takom prípade nie je potrebné vystaviť fiskálny doklad a uviesť formu platby.

Ako opraviť chybu v RP doklade?

Pri vystavení pokladničného dokladu môže predajca urobiť chybu. Ak bola zvolená nesprávna forma platby, je potrebné vytvoriť akt. Dokument musí uvádzať nesprávnu sumu a podrobnosti fiskálneho dokladu. Po zrušení nesprávnej sumy alebo nesprávnej platobnej formy predajca vystaví správny doklad a odovzdá ho zákazníkovi.

Vyhotovený akt musí byť uchovávaný po dobu troch rokov. Počas daňovej kontroly môže nastať potreba ďalšej analýzy tohto dokumentu kontrolórmi.

Z tohto môžeme vyvodiť záver, že takmer každá transakcia predaja tovarov alebo poskytovania služieb musí byť fiskalizovaná s uvedením príslušnej formy platby v fiskálnom doklade. Aby sa takéto transakcie plne automatizovali, musia byť pokladničné registrácie prednastavené na potrebné platobné možnosti. V takom prípade nebudú žiadne problémy s formátovaním dokladov počas daňovej kontroly.