Nábor zamestnancov a evidencia pracovných záznamov

Keď firma rastie, najímanie zamestnancov prestáva byť len personálnou otázkou a stáva sa otázkou právnej bezpečnosti. Chyby na začiatku pracovnoprávnych vzťahov vyjdú draho: od sporov so zamestnancom až po pokuty za nelegálne zamestnávanie. Dnes sa na Ukrajine evidencia pracovnej činnosti vedie predovšetkým v elektronickej forme v registri poistených osôb. Papierová pracovná knižka úplne nezmizla, ale už nie je jediným a hlavným nosičom informácií o odpracovaných rokoch. Zamestnancovi, ktorý sa zamestnáva prvýkrát, zamestnávateľ vystaví papierovú pracovnú knižku len na jeho žiadosť, a to najneskôr do piatich dní od nástupu do práce. Ak o to zamestnanec požiada, zamestnávateľ vykoná zápisy aj do papierovej knižky, ktorú si zamestnanec ponecháva u seba. (Legislatíva Ukrajiny)

Do 10. júna 2026 trvá prechodné obdobie na digitalizáciu papierových pracovných knižiek. Počas tohto obdobia Penzijný fond Ukrajiny dopĺňa do registra chýbajúce údaje na základe dokumentov predložených zamestnávateľom alebo zamestnancom. Po dokončení zadávania údajov sa papierové pracovné knižky, ktoré má ešte zamestnávateľ v držbe, odovzdajú zamestnancom proti podpisu. To znamená, že pri novom nábore už podnikateľ nesmie uvažovať v kategóriách „ako správne urobiť zápis do knižky“, ale v kategóriách „ako správne formálne ošetriť pracovnoprávny vzťah, podať oznámenie a nestratiť údaje pre elektronickú evidenciu“. (Legislatíva Ukrajiny)

Čo je potrebné urobiť pred faktickým pripustením k práci

Zamestnanec nesmie byť pripustený k práci bez troch úkonov: uzatvorenia pracovnej zmluvy, vydania príkazu alebo rozhodnutia zamestnávateľa o prijatí do zamestnania a podania oznámenia daňovému orgánu pred začiatkom práce. Pre členov výkonného orgánu, vedúceho podniku, inštitúcie alebo organizácie sa samostatné oznámenie nepodáva, ak sú údaje už zapísané v Jednotnom štátnom registri. (Legislatíva Ukrajiny)

Pred začiatkom práce musí zamestnávateľ zamestnanca informovať aj o hlavných pracovných podmienkach: mieste výkonu práce, pracovnej funkcii, dátume začiatku práce, pracovnom mieste, pracovných prostriedkoch, pravidlách vnútorného pracovného poriadku, prítomnosti nebezpečných alebo škodlivých faktorov a o jeho nároku na výhody a kompenzácie v takýchto podmienkach. V praxi to znamená, že bez riadneho personálneho balíka — príkazu, oboznámenia sa s predpismi, pracovnými dokumentmi, platovými podmienkami a v prípade potreby aj inštruktážou — nemožno nábor považovať za bezpečný pre podnikanie. (Legislatíva Ukrajiny)

Aké doklady má zamestnávateľ právo vyžadovať

Pri uzatváraní pracovnej zmluvy zamestnanec predkladá pas alebo iný doklad totožnosti, pracovnú knižku (ak ju má) alebo údaje o pracovnej činnosti z registra poistených osôb a v prípadoch ustanovených zákonom aj doklad o vzdelaní alebo kvalifikácii, doklad o zdravotnom stave a príslušný doklad o vojenskej evidencii. Zamestnávateľ nemá právo vyžadovať doklady alebo údaje, ktoré zákon neustanovuje. Pre podnikateľa je to dôležité pravidlo: „čím viac papierov, tým bezpečnejšie“ tu neplatí. Bez zákonného dôvodu vytvárajú nadmerné požiadavky na kandidáta zbytočné riziká pre zamestnávateľa. (Legislatíva Ukrajiny)

Osobitnú pozornosť treba venovať vojenskej evidencii. Ak kandidát patrí medzi brancov, osoby podliehajúce vojenskej službe alebo rezervistov, zamestnávateľ pracuje s jeho dokladmi o vojenskej evidencii v rozsahu poriadku schváleného Kabinetom ministrov Ukrajiny. Ignorovanie tohto bloku je typickou chybou malých podnikov, najmä ak sa nábor uskutočňuje rýchlo a „po známosti“. (Legislatíva Ukrajiny)

Kedy sa pracovná zmluva musí uzatvoriť písomne

Písomná forma pracovnej zmluvy nie je povinná vždy, ale zákon ju výslovne vyžaduje najmä v prípade organizovaného náboru pracovníkov, práce v oblastiach s osobitnými prírodnými alebo geologickými podmienkami alebo so zvýšeným rizikom pre zdravie, pri uzatváraní kontraktu, ak zamestnanec trvá na písomnej forme, pri prijatí neplnoletého, pri uzatváraní zmluvy so zamestnávateľom-fyzickou osobou, pri práci na diaľku a domáckej práci, pri pracovnej zmluve s nefixovaným pracovným časom, ako aj u domácich pracovníkov. Ak firma funguje remote, využíva personál flexibilne alebo zamestnáva pracovníkov cez zamestnávateľa-FOP (živnostníka), písomná zmluva už nie je odporúčaním, ale povinnou požiadavkou. (Legislatíva Ukrajiny)

Prvé zamestnanie, papierová knižka a potvrdenie praxe

Ak sa človek zamestnáva prvýkrát, zamestnávateľ by nemal automaticky kupovať a otvárať papierovú pracovnú knižku. Takáto knižka sa vystavuje len na žiadosť zamestnanca. Zároveň sa prax po zavedení personalizovanej evidencie potvrdzuje predovšetkým údajmi z registra poistených osôb a pre obdobia do 1. januára 2004 majú význam papierová pracovná knižka a iné potvrdzujúce doklady. Ak sa knižka stratí, zápisy v nej chýbajú alebo sú nepresné, prax sa môže potvrdiť inými dokladmi podľa osobitného postupu Kabinetu ministrov Ukrajiny. (Legislatíva Ukrajiny)

Ako vykonávať zápisy do papierovej pracovnej knižky, ak o to zamestnanec požiada

Papierové pracovné knižky, ak sa v ich vedení pokračuje, sa vyhotovujú podľa Inštrukcie č. 58. Zápisy o prijatí, preložení alebo prepustení sa vykonávajú na základe príkazu alebo rozhodnutia zamestnávateľa; musia presne zodpovedať obsahu takéhoto dokumentu. Všeobecné pravidlo pre vykonanie zápisu je najneskôr do týždňa od vydania príkazu, pričom zápis o prepustení sa vykonáva v deň prepustenia. Pre podnikateľa to znamená jednoduchú vec: zápis v knižke nenapráva chybný príkaz, ale ho len opakuje. Preto musí byť najprv bezchybne vypracovaný personálny dokument a až potom nasleduje zápis. (Legislatíva Ukrajiny)

Názov pozície, profesie alebo práce je lepšie overiť v Klasifikácii profesií DK 003:2010 v aktuálnom znení. Je to dôležité nielen pre pracovnú knižku, ale aj pre príkazy, plán pracovných miest, oznámenie o prijatí do zamestnania, dochádzkové hárky, pracovné náplne a následné potvrdenie praxe. Ak zamestnanec pracuje na vedľajší pracovný pomer (súbeh), zápis o takejto práci sa do pracovnej knižky vykoná len na jeho žiadosť a na mieste jeho hlavného zamestnania. (me.gov.ua)

Neplnoletí zamestnanci: osobitné požiadavky

Všeobecné pravidlo je: zamestnať možno osobu od 16 rokov. Od 15 rokov — so súhlasom jedného z rodičov alebo osoby, ktorá ho nahrádza. Osoby, ktoré dosiahli 14 rokov, možno prijať len na ľahkú prácu, ktorá neškodí zdraviu a nenarúša štúdium, taktiež so súhlasom jedného z rodičov. Všetky osoby mladšie ako 18 rokov sa prijímajú do práce až po predbežnej lekárskej prehliadke. Okrem toho sa u neplnoletých pri nástupe do práce neurčuje skúšobná doba. (Legislatíva Ukrajiny)

Ako digitalizovať pracovnú knižku a čo robiť, ak chýbajú zápisy

Údaje o pracovnej činnosti môže Penzijnému fondu predložiť zamestnávateľ aj samotný zamestnanec cez webový portál elektronických služieb PFU. K tomu sa využíva osobný kabinet s kvalifikovaným elektronickým podpisom, sekcia „Komunikácia s PFU“ a záložka „Údaje o pracovnoprávnych vzťahoch“. PFU vyžaduje farebné, jasné skeny stránok vo formáte PDF alebo JPEG; predkladajú sa všetky vyplnené strany v chronologickom poradí. Ak pracovná knižka chýba alebo sú v nej potrebné zápisy nedostatočné, na potvrdenie praxe sa prijímajú iné doklady v súlade s uznesením č. 637. (Penzijný fond Ukrajiny)

Zodpovednosť zamestnávateľa

Najrizikovejším porušením je faktické pripustenie zamestnanca k práci bez riadneho uzatvorenia pracovnej zmluvy, bez príkazu alebo bez oznámenia daňovému orgánu. Za to článok 265 Zákonníka práce (KZoP) stanovuje finančnú sankciu vo výške desiatich minimálnych miezd za každého zamestnanca, u ktorého došlo k porušeniu. K roku 2026 je minimálna mzda 8 647 UAH, teda suma sankcie sa rovná 86 470 UAH za každého neregistrovaného zamestnanca. Pre právnické osoby a FOP (živnostníkov) — platcov jednotnej dane 1. – 3. skupiny je za prvé takéto porušenie stanovené napomenutie. Zákon tiež umožňuje zaplatiť 50 percent sankcie do desiatich bankových dní odo dňa doručenia rozhodnutia. Samostatne zostáva administratívna zodpovednosť podľa článku 41 K priestupkom (KUpAP). (Legislatíva Ukrajiny)

Súdna prax

V prípade č. 260/1743/19 Najvyšší súd upozornil, že povinnosť riadne formálne ošetriť pracovnoprávne vzťahy spočíva práve na zamestnávateľovi, bez ohľadu na to, či na tom zamestnanec trvá. V tom istom prípade súd zdôraznil, že živnostník (FOP), ktorý využíva námezdnú prácu, nemôže byť súčasne potrestaný za to isté porušenie podľa článku 265 Zákonníka práce aj podľa článku 41 K priestupkom, keďže to odporuje princípu neprípustnosti dvojitého postihu. Pre biznis je záver praktický: spoliehanie sa na „ústnu dohodu“ so zamestnancom zamestnávateľa nechráni. (Najvyšší súd Ukrajiny)

Pre podnikateľa vyzerá bezpečný algoritmus náboru takto: preveriť doklady, uzatvoriť pracovnú zmluvu v náležitej forme, vydať príkaz, podať oznámenie na daňový úrad pred začiatkom práce, splniť si povinnosť informovať zamestnanca a otázku papierovej pracovnej knižky riešiť až ako doplnkovú — na žiadosť zamestnanca a s ohľadom na elektronickú evidenciu. Práve takýto prístup znižuje riziká pre podnikanie, uchováva pracovné údaje zamestnanca a nespôsobuje problémy pri kontrolách, prepúšťaní alebo priznávaní dôchodku. (Legislatíva Ukrajiny)

Oficiálne zdroje

Zákonník práce Ukrajiny, č. 322-VIII — články 24, 25, 26, 29, 48, 188, 191, 265. (Legislatíva Ukrajiny)

Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny zo 17. 06. 2015 č. 413 — postup pri oznamovaní daňovému orgánu o prijatí zamestnanca do práce. (Legislatíva Ukrajiny)

Zákon Ukrajiny z 05. 02. 2021 č. 1217-IX — elektronická evidencia pracovnej činnosti, prechodné obdobie, vydávanie papierových pracovných knižiek zamestnancom po digitalizácii. (Legislatíva Ukrajiny)

Vyhláška Ministerstva práce, Ministerstva spravodlivosti, Ministerstva sociálnej ochrany z 29. 07. 1993 č. 58 „O schválení Inštrukcie o postupe pri vedení pracovných knižiek zamestnancov“ — pravidlá vykonávania zápisov, termíny, súbeh, opravy. (Legislatíva Ukrajiny)

Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 30. 12. 2022 č. 1487 — Poriadok organizácie a vedenia vojenskej evidencie brancov, osôb podliehajúcich vojenskej službe a rezervistov. (Legislatíva Ukrajiny)

DK 003:2010 „Klasifikácia profesií“ a vyhláška Ministerstva hospodárstva z 13. 12. 2024 č. 27751 — aktuálne znenie klasifikácie a Zmena č. 14. (me.gov.ua)

Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 12. 08. 1993 č. 637 — Poriadok potvrdzovania existujúcej odpracovanej doby na účely priznania dôchodkov pri chýbajúcej pracovnej knižke alebo príslušných zápisoch v nej. (Legislatíva Ukrajiny)

Zákon Ukrajiny „O štátnom rozpočte Ukrajiny na rok 2026“, č. 4695-IX — článok 8, minimálna mzda v roku 2026. (Legislatíva Ukrajiny)

Zákon Ukrajiny o administratívnych priestupkoch, č. 8073-X — článok 41. (Legislatíva Ukrajiny)

Oficiálne vysvetlenia Penzijného fondu Ukrajiny k elektronickej pracovnej knižke, predkladaniu skenov a potvrdzovaniu praxe. (Penzijný fond Ukrajiny)

Prax Najvyššieho súdu: prípad č. 260/1743/19, rozhodnutie z 22. 12. 2020. (Najvyšší súd Ukrajiny)