Návod, ako pridať pokladníka do práce s pRP

Programový RP (pRP) — je špeciálny program, ktorý možno nainštalovať na akékoľvek zariadenie, napríklad počítač, smartphone alebo tablet. pRP sa líši od klasického registra pokladničných operácií tým, že:

• Po prvé: nie je to fyzické zariadenie, ale softvér, ktorého inštalácia nevyžaduje ďalšie náklady na nákup zariadenia a jeho servisnú údržbu. Program sa môže nainštalovať na smartphone, takže predajca nie je viazaný na konkrétne obchodné miesto;

• Po druhé: všetky predaje a účtovanie sa vykonávajú z jedného zariadenia, na ktoré je nainštalovaný pRP, a všetky potrebné informácie sa okamžite odosielajú na server daňového úradu. Takto je celá správa potrebná pre DPH už na ich serveri, a všetky pokladničné bloky môžu byť uložené v elektronickej podobe na vlastnom počítači.

Programový RP môžete bezplatne získať na daňovom úrade a zaregistrovať online pokladnicu cez „Elektronickú kanceláriu“. Ako pridať pokladníka na FOP a plne automatizovať svoju podnikateľskú činnosť?

Špecifiká registrácie pokladníka pre prácu s pRP

Pri registrácii pRP je dôležité správne pripojiť pokladnicu k konkrétnemu obchodnému miestu a pridať pokladníka. Táto osoba bude otvárať a zatvárať zmeny, vykonávať pokladničné operácie a podpisovať elektronické dokumenty. Preto musí mať kvalifikovaný elektronický podpis (KEP).

Aby mal pokladník prístup k práci na pRP, podnikateľ musí poskytnúť daňovému úradu informácie o platnom certifikáte otvoreného kľúča.

Podľa Postupu č. 317 podnikateľ musí zadať údaje o platných certifikátoch kľúčov predajcov-pokladníkov do registra DPH v elektronickej forme č. 5-pRP. Bez týchto informácií konkrétna osoba nebude môcť pracovať na programovom RP.

V druhom oddiele formulára sú uvedené údaje o osobách, ktoré majú právo podpisovať elektronické dokumenty. Do formulára je potrebné zadať nasledujúce informácie:

• Meno zodpovednej osoby,

• Pasové údaje a IČO,

• Identifikátor kľúča subjektu hospodárskej činnosti,

• Typ podpisu.

V poslednom poli môžete uviesť: „Pokladník“ alebo „Vedúci pokladník“ a tiež „Ukončenie práce“. Ak ste vybrali „Pokladník“, aplikáciu môžete nainštalovať na akýkoľvek počet zariadení. Avšak jeden pRP môže byť použitý len na jednom zariadení a iba jedným pokladníkom.

Ak však na jednom programovom RP pracuje viac pokladníkov, aby ostatní zamestnanci mohli používať zariadenie, prvý používateľ musí uzavrieť svoju zmenu. Takže ak je otvorená zmena jedného pokladníka, druhý zamestnanec sa nemôže prihlásiť do programu.

Ak pokladník neuzavrel svoju zmenu alebo ju nemôže uzavrieť na pRP, vedúci pokladník môže vstúpiť do aplikácie a uzavrieť aktuálnu pokladničnú zmenu.

Funkcie vedúceho pokladníka

Hlavný rozdiel od bežného pokladníka spočíva v tom, že vedúci pokladník môže vstúpiť do otvorených zmien zamestnancov a uzavrieť ich.

Ak sa pokladníkovi zmení elektronický podpis a podnikateľ podá príslušné informácie na daňový úrad v formulári č. 5 so zadaním nového identifikátora kľúča, v poslednom poli „Typ podpisu“ treba uviesť „Vedúci pokladník“. Je to preto, že počas otvorenej zmeny bol vygenerovaný nový kľúč, a preto zmenu uzavrie vedúci pokladník.

Preto DPH odporúča zrušiť neplatné elektronické kľúče a certifikáty pokladníkov až po ich uzavretí zmeny.

Uvoľnenie pokladníka

Pri uvoľnení pokladníka musí podnikateľ vstúpiť do „Elektronickej kancelárie“ a vykonať zmeny vo formulári č. 5-pRP. V poslednom poli „Typ podpisu“ je potrebné zadať „Ukončenie práce“ a vyplniť osobné údaje tohto pokladníka.

Ak však uplynula platnosť elektronického kľúča používateľa, nie je nevyhnutné podávať oznámenie s typom „Ukončenie práce“. Stačí zadať nový identifikátor kľúča vo formulári a zrušiť neplatný certifikát.

Ako pridať pokladníka pre prácu s pRP?

1. Prihláste sa do „Elektronickej kancelárie“ s vaším prihlásením a heslom.

2. Nájdite formulár č. 5-pRP.

3. Vyplňte údaje týkajúce sa KEP a certifikátov otvorených kľúčov, ktoré budú používané v pRP.

4. Uveďte typ používateľa — „Pokladník“ alebo „Vedúci pokladník“.

5. Zadajte meno a pasové údaje zamestnanca, ktorý bude podpisovať elektronické dokumenty.

Koľko musí byť pokladníkov, ak je zaregistrovaných niekoľko pRP?

Podnikateľ, ktorý zaregistroval niekoľko programových RP, musí mať zodpovedajúci počet používateľov s KEP. Jeden certifikát elektronického podpisu umožňuje prácu len na jednom programovom pokladníku a iba jedným pokladníkom.

Podnikateľovi pri vykonávaní pokladničných operácií pomocou pRP nemusí byť nutné registrovať a používať knihu účtovania, pretože v platnej legislatíve nie je takáto norma.

Výhody pRP oproti bežným pokladničným prístrojom sú zrejmé. Je to neobmedzený termín platnosti, rýchle aktualizácie, jednoduché nastavenie softvéru a vydávanie fiskálnych blokov cez program Torgsoft alebo mobilnú aplikáciu, v súlade s platnou legislatívou. 

V programe Torgsoft môžete zaregistrovať programový RP, nastaviť podnik, pridať pokladníkov a predajcov. Pri tom nemusíte každý mesiac platiť za používanie pRP. 

Synchronizácia programového pokladníka s účtovným programom Torgsoft zabezpečuje správny predaj a vrátenie fiskálnych tovarov. A tiež umožňuje vykonávať analýzu predaja, kontrolovať predajcov a pokladníkov, rýchlo uzatvárať a otvárať zmeny, tlačiť kópie blokov a odosielať elektronické bloky zákazníkom cez Viber, e-mail alebo SMS.