Osvedčenia o vykonanej práci: Zákon č. 14023 a tok dokumentov podľa nových pravidiel

Protokol o vykonaných prácach v roku 2026: je ešte povinný, kedy bude možné pracovať bez neho a čo má podnik urobiť už teraz

Od 1. apríla 2026 bude pre podnikateľov jednoduchšie uzatvárať obchody: akt o službách, prácach a lízingu sa môže vyhotoviť v účtovníctve bez podpisu klienta. To je obzvlášť výhodné pre maloobchod (nájom, dodávka, servis), pretože spoločnosť už neriskuje „zaseknutie“ kvôli dokumentom, ktoré protistrana nevráti. Aby nové pravidlo fungovalo, stačí vopred predpísať takúto možnosť v písomnej zmluve a v akte uviesť dátum alebo obdobie poskytovania služby. Za takýchto podmienok je hlavné včas zohľadniť túto operáciu v účtovníctve.

Toto zjednodušenie však nie vždy funguje a vzťahuje sa iba na obchodné transakcie. Podpisy oboch strán zostávajú povinné, ak sa transakcia týka verejných financií, prenájmu štátneho alebo obecného majetku, stavebnej zmluvy, projektových a prieskumných prác, ako aj charitatívnej alebo humanitárnej pomoci. Keďže nejde o úplné zrušenie aktov, ale len o pohodlnú možnosť pre jednotlivé prípady, podniky by si mali už teraz preštudovať vzory zmlúv, aby sa právnici a účtovné oddelenie spoločnosti mohli vopred pripraviť a konať koordinovane.

Hlavné, čo má podnikateľ pochopiť, je toto: ukrajinské právo aj teraz nevyžaduje “práve protokol”, ale prvotný doklad, ktorý potvrdzuje hospodársku operáciu. Vyplýva to zo Zákona Ukrajiny «O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine»: prvotný doklad je doklad, ktorý obsahuje údaje o hospodárskej operácii, a práve prvotné doklady sú podkladom pre účtovníctvo.

To znamená, že ak ste poskytli službu, vykonali práce alebo odovzdali majetok do prenájmu, musíte mať doklad, ktorý to zaznamenáva. Najčastejšie to bol a zostáva protokol o vykonaných prácach / protokol o poskytnutých službách, pretože je pohodlný a zrozumiteľný pre účtovníctvo, daňové orgány, banky aj súdy. Samotný názov dokladu však nie je magický. Dôležitejšie je, aby z dokladu bolo zrejmé: kto, kedy, čo presne vykonal, v akom rozsahu a na akom základe.

Čo je protokol o vykonaných prácach a prečo bol potrebný pre podnikanie

Protokol o vykonaných prácach alebo poskytnutých službách je doklad, ktorým strany potvrdzujú, že práca alebo služba bola skutočne vykonaná a prevzatá. Pre podnik plnil naraz niekoľko úloh. 

Po prvé, účtovnú: na jeho základe sa uznávali príjmy, náklady a uzatvárali vzájomné vyrovnania. 

Po druhé, daňovú: najmä tam, kde bolo potrebné potvrdiť dátum a reálnosť operácie. 

Po tretie, občianskoprávnu: v prípade sporu ukazoval, že objednávateľ výsledok prevzal a nevzniesol námietky. To zodpovedá aj logike Občianskeho zákonníka: pri zmluve o dielo musí objednávateľ vykonanú prácu prevziať a zaplatiť, a ak existujú nedostatky — oznámiť ich.

Pri službách je logika rovnaká: poskytovateľ poskytne službu a objednávateľ ju zaplatí. Pri nájme — majetok sa odovzdáva do užívania za odplatu, ktorej výška je určená zmluvou. Preto bol protokol dlhé roky univerzálnym dokladom, ktorému každý rozumel.

Platné právo k marcu 2026: čo je povinné teraz

V súčasnosti platí článok 9 zákona «O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine». Uvádza, že prvotné doklady môžu byť vyhotovené v papierovej alebo elektronickej forme a musia obsahovať povinné náležitosti: názov dokladu, dátum vyhotovenia, názov podniku, obsah a rozsah operácie, funkcie a priezviská zodpovedných osôb, ako aj vlastnoručný podpis alebo iné údaje, ktoré umožňujú identifikovať osobu, ktorá sa zúčastnila na vykonaní operácie. To priamo potvrdzuje aj zákon, aj list Ministerstva financií z 24.03.2023.

Kým nový zákon nenadobudne účinnosť, dvojstranný doklad s údajmi oboch strán zostáva bezpečnejším modelom, najmä pre B2B, DPH, bankový finančný monitoring, audit a spory.

Zároveň už teraz zákon nehovorí, že právnu silu má len doklad s názvom “protokol”. Navyše Ministerstvo financií oficiálne vysvetlilo, že faktúra (invoice) sa môže používať na účtovné účely, ak obsahuje povinné náležitosti prvotného dokladu.

Ešte jeden dôležitý moment: zákon priamo chráni podnik pred drobnými formálnymi chybami. Nepodstatné nedostatky v dokladoch nie sú dôvodom na neuznanie hospodárskej operácie, ak doklad aj tak umožňuje identifikovať strany, dátum, obsah a rozsah operácie. To znamená, že chyba vo formulácii alebo technická nepresnosť ešte nerobí službu “neexistujúcou”, ale obsah dokladu musí byť zrozumiteľný.

Čo presne mení návrh zákona č. 14023

Návrh zákona č. 14023 “neruší protokoly” a neumožňuje pracovať “úplne bez dokladov”. Navrhuje niečo iné: v určitých prípadoch neprítomnosť funkcie, priezviska a podpisu objednávateľa / nájomcu v prvotnom doklade nebude považovaná za porušenie, ak budú splnené stanovené podmienky. To je priamo opísané v oficiálnej správe Najvyššej rady z 24.02.2026.

Podľa oficiálneho opisu Najvyššej rady sú podmienky dve:

1. takýto spôsob dokumentovania musí byť výslovne upravený zmluvou uzatvorenou v písomnej forme;

2. hospodárske operácie sa musia zaúčtovať v období, v ktorom sa uskutočnili.

Veľmi dôležité upresnenie: v otvorenom oficiálnom opise prijatého zákona nie je podmienka, že služba musí byť úplne uhradená výlučne bezhotovostne. Preto túto tézu nemožno k 09.03.2026 uvádzať ako potvrdenú finálnu normu. Je možné, že takáto myšlienka zaznela vo verejných diskusiách alebo v predchádzajúcich verziách, ale v oficiálnom opise Najvyššej rady po prijatí spomenutá nie je.

Na ktoré zmluvy sa novinka nevzťahuje

Ani po nadobudnutí účinnosti zákon nedá všetkým univerzálne právo vzdať sa klasických protokolov. Podľa oficiálnej správy Najvyššej rady sa zjednodušenie nevzťahuje na:

• operácie hradené z verejných prostriedkov;

• zmluvy o nájme štátneho alebo komunálneho majetku;

• zmluvy o stavebných prácach a projektovo-prieskumných prácach;

• zmluvy o dare, charitatívnej alebo humanitárnej pomoci.

Rozpočtové organizácie, štátny majetok, stavebníctvo a časť osobitných oblastí zostanú výrazne konzervatívnejšie.

Znamená to, že protokol už nie je potrebný

Nie. Správna odpoveď pre podnik je takáto: protokol nezaniká, ale stáva sa jednou z možností. Po nadobudnutí účinnosti zákona bude môcť podnik buď zostať pri klasickej schéme “faktúra + protokol”, alebo prejsť na iný model, kde skutočnosť poskytnutia služby / vykonania prác / prenájmu potvrdí iný prvotný doklad bez podpisu druhej strany — ale len vtedy, keď to zmluva výslovne umožňuje.

Pre opatrného podnikateľa to znamená toto. Ak máte:

• malý počet B2B klientov;

• konzervatívnych partnerov;

• rozpočtových alebo “auditorských” objednávateľov;

• DPH a vysoké sumy;

• riziko sporov o kvalitu, rozsah alebo termíny,

potom klasický protokol zostane ešte dlho najpohodlnejším nástrojom. Nie preto, že bez neho “nič nefunguje”, ale preto, že s ním sa ľahšie dokazuje pravda.

Naopak, najväčší úžitok z nového modelu môžu mať IT, poradenstvo, marketing, predplatné, servisné podniky, online služby, prenájom, opravy, podpora na abonentnom princípe, teda tam, kde bol protokol často len technickým “papierom”, a nie reálnym bodom prevzatia práce. To je už analytický záver vyplývajúci z konštrukcie zákona, nie samostatná priama norma.

Aké doklady môžu fungovať namiesto klasického protokolu

Podľa platného práva a praxe môže podnik budovať dôkaznú základňu nielen na klasickom protokole. Môže ísť o:

• invoice / faktúru, ak obsahuje povinné náležitosti prvotného dokladu;

• elektronický protokol s KEP;

• správu o poskytnutých službách;

• doklad so zmluvným modelom “služba sa považuje za prevzatú, ak v určenej lehote neboli doručené odôvodnené námietky”;

• balík dôkazov: korešpondencia, technické správy, žiadosti, tikety, odkazy na odovzdané súbory, logy prístupu, výpisy o úhrade.

Aj elektronické doklady majú plnú právnu silu. Zákon «O elektronických dokumentoch a elektronickom obehu dokumentov» priamo uvádza, že právna sila elektronického dokladu nemôže byť spochybnená len preto, že má elektronickú formu, a jeho prípustnosť ako dôkazu — len preto, že je elektronický. Originálom elektronického dokladu je elektronický exemplár s povinnými náležitosťami, vrátane elektronického podpisu autora alebo podpisu rovnocenného vlastnoručnému podpisu.

Najväčšie daňové riziko: DPH a “prvá udalosť”

Pre platiteľov DPH prináša zmena modelu obehu dokladov najväčšie praktické riziko práve kvôli dátumu vzniku daňovej povinnosti. Daňový poriadok v bode 187.1 stanovuje pravidlo “prvej udalosti”: povinnosť k DPH vzniká podľa dátumu, ktorý nastal skôr — buď podľa dátumu prijatia peňazí od kupujúceho, alebo podľa dátumu dokladu, ktorý potvrdzuje skutočnosť dodania tovarov/služieb.

Klasický protokol bol často pohodlným “majákom”, ktorý fixoval dátum ukončenia služby. Ak prechádzate na iný model, účtovníctvo musí ešte pozornejšie určiť, ktorý doklad sa teraz považuje za doklad o skutočnosti dodania a kedy presne bol vyhotovený. Inak môže dôjsť k chybe v účtovnom období, pri daňovej faktúre alebo pri daňovom kredite partnera.

Čo treba povinne upraviť v zmluve

Ak po nadobudnutí účinnosti zákona budete chcieť pracovať bez klasického dvojstranného protokolu, hlavné riziko sa presunie z “papiera” na zmluvu. Práve zmluva sa stane hlavnou ochranou spoločnosti. To je mimoriadne dôležité pre Torgsoft aj pre akýkoľvek iný podnik, kde existuje masový klientsky dokumentačný obeh, reputačné riziká a riziko sporov o kvalitu služieb.

V zmluve alebo vo verejnej ponuke sa oplatí výslovne stanoviť:

• ktorý konkrétny doklad potvrdzuje skutočnosť poskytnutia služby / vykonania prác / prenájmu;

• ako sa tento doklad zasiela klientovi;

• kedy sa doklad považuje za doručený;

• akú lehotu má klient na odôvodnené námietky;

• čo sa stane, ak námietky nebudú doručené;

• akými kanálmi sa zasielajú doklady a reklamácie;

• aké ďalšie materiály potvrdzujú reálnosť služby: správy, korešpondencia, odovzdané súbory, pracovné denníky, technické tikety a podobne.

Samotná poznámka na invoice vás nezachráni, ak zmluva mlčí alebo je napísaná nejasne.

Krátky príklad z praxe

Existuje užitočný orientačný bod zo súdnej praxe. Najvyšší súd v publikácii z 04.09.2023 vo veci č. 910/5352/21 zdôraznil, že právne následky vytvára samotná hospodárska operácia — teda reálne vykonanie prác alebo poskytnutie služieb — a nie len existencia prvotných dokladov. Samotný protokol bez reálnej služby nepomôže, ale platí to aj opačne — podstata operácie je niekedy dôležitejšia než forma.

Je to dobrý signál pre podnikanie: po reforme nebude hlavné slovo “protokol”, ale dôkaznosť skutočného poskytnutia služby.

Čo má podnik urobiť už teraz, kým zákon nenadobudol účinnosť

Kým zákon nie je podpísaný a zverejnený, bezpečná stratégia je takáto:

1. Nevzdávajte sa masovo protokolov už teraz. K 09.03.2026 by to bolo predčasné.

2. Urobte audit zmlúv. Pozrite sa, kde už máte písomnú formu, elektronický obeh dokumentov, mechanizmus ponuky, lehoty na námietky a spôsob prevzatia služieb.

3. Prehodnoťte účtovnú politiku a pravidlá obehu dokumentov. Treba určiť, ktorý doklad bude prvotný v každom scenári: protokol, invoice, elektronický protokol alebo servisná správa.

4. Pre DPH nastavte jasný cut-off. Účtovník musí presne vedieť, ktorý dátum sa u vás považuje za dátum dodania služby a akým dokladom je potvrdený.

5. Pri nehmotných službách zhromažďujte ďalšie dôkazy. Správy, zadania, korešpondencia, technické tikety, odkazy na odovzdané súbory, elektronické správy — to všetko pomáha preukázať reálnosť operácie.

Praktické kroky pre používateľov účtovného programu Torgsoft v prechodnom období a po nadobudnutí účinnosti zákona

1. Nastavte v Torgsoft dva pracovné scenáre: “konzervatívny” a “nový”

V Torgsoft oficiálne existuje režim «Dokument — Obchod s vystavením faktúry», v ktorom možno vytvárať a tlačiť faktúry. K dispozícii sú aj nastavenia tlačových šablón. Pri faktúrach oficiálna pomoc priamo uvádza cestu tlače: «Dokument — Obchod s vystavením faktúry — Faktúra — Tlač faktúry — Vytlačiť faktúru». Samostatne existuje aj sekcia «Nastavenia tlačových šablón».

V praxi to znamená:

• pre konzervatívnych B2B klientov, rozpočtové organizácie, stavebníctvo, sporné alebo veľké zmluvy — ponechajte klasický scenár s protokolom;

• pre masové služby, servis, abonentné platby, verejnú ponuku a drobné objednávky — pripravte scenár, v ktorom prvotným dokladom bude správne vyhotovená faktúra / invoice alebo iný doklad predpokladaný zmluvou.

2. Pripravte samostatnú šablónu invoice, ale nenahrádzajte ňou zmluvu

V Torgsoft možno tlačiť faktúry a nastavovať tlačové šablóny. Systém podporuje premenné pre doklady v režime “Obchod s vystavením faktúry” a na úpravu šablón sa v systéme používa FastReport.

Čo odporúčame urobiť prakticky:

• vytvorte samostatnú šablónu invoice pre klientov, s ktorými plánujete prejsť na zjednodušený model;

• do šablóny pridajte nie “právnu mágiu”, ale odkaz na zmluvný mechanizmus prevzatia.

Bezpečnejšia formulácia pre šablónu bude približne takáto:

«Doklad je vyhotovený na plnenie Zmluvy č. __ / Verejnej ponuky. Postup potvrdenia skutočnosti poskytnutia služieb, lehota a spôsob podania odôvodnených námietok sú určené zmluvou. Ak v lehote stanovenej zmluvou nebudú doručené námietky, služby sa považujú za prevzaté v rozsahu uvedenom v tomto doklade».

To znamená, že šablóna invoice sa musí odvolávať na zmluvu, nie sama vytvárať nové pravidlá.

3. Využívajte v Torgsoft kontrolu platieb, ale nie ako “jedinú podmienku bez protokolu”

V Torgsoft je k dispozícii doplnková funkcia «Bankové výpisy podľa faktúr», ktorá podľa oficiálnej pomoci funguje s Privat24, Monobank a Ukrsibbank. Umožňuje načítať bankové výpisy a prepojiť ich s finančnými operáciami / faktúrami v systéme. 

V prechodnom období je to prakticky užitočné preto, že táto možnosť pomáha:

• vidieť skutočný dátum úhrady;

• kontrolovať zadlženosť;

• správne určiť prvú udalosť pre DPH;

• rýchlo vytvoriť odsúhlasenie s klientom.

Pre podnikateľov je to obzvlášť výhodné ako ochranný mechanizmus: menej ručnej kontroly, menej ľudských chýb, ľahšie potvrdenie úhrady pre banku, účtovníka aj klienta.

4. Verejná ponuka  a QR kód priamo v šablóne invoice

Z právneho hľadiska je model “verejná ponuka + akceptácia + platba” plne funkčný. Zákon «O elektronickom obchode» umožňuje uzatvoriť elektronickú zmluvu prostredníctvom akceptácie (napríklad úhradou vystavenej faktúry) a zahrnúť podmienky zmluvy prostredníctvom odkazu na iný elektronický dokument, ak mal klient možnosť sa s ním oboznámiť.

Z technickej stránky je to v Torgsoft realizovateľné bez problémov. Keďže program používa flexibilný editor tlačových šablón (FastReport), môžete jednoducho pridať obrázok QR kódu s odkazom na vašu verejnú ponuku do ľubovoľného dokladu.

Ako to urobiť v praxi:

• Vygenerujte QR kód s odkazom na stránku s podmienkami vašej zmluvy (ponuky) na webe.

• Otvorte nastavenia tlačovej šablóny faktúry (invoice) alebo predajného dokladu v Torgsoft.

• Vložte obrázok QR kódu na vhodné miesto vo formulári.

• Vedľa pridajte krátky vysvetľujúci text. Napríklad: «Úhrada tejto faktúry v plnom rozsahu je potvrdením skutočnosti poskytnutia služieb a prijatím podmienok Verejnej ponuky. S textom ponuky sa môžete oboznámiť naskenovaním QR kódu».

Takéto riešenie automatizuje získanie súhlasu klienta, právne chráni podnikateľa a úplne odstraňuje potrebu zbierať fyzické podpisy na papierových protokoloch.

5. Klasické protokoly je lepšie ponechať v Torgsoft pre “rizikových” partnerov

V module «Opravy a záručný servis» možno tlačiť protokol o vykonaných prácach a tlačovú šablónu možno v prípade potreby nastaviť. Po úhrade opravy sa tiež automaticky vytvorí faktúra v režime «Obchod s vystavením faktúry». 

Praktické odporúčanie pre prechodné obdobie:

• pre rozpočtové organizácie, veľké B2B, sporných klientov, stavebníctvo a verejný sektor — ponechajte povinnú tlač protokolu;

• pre drobné servisné operácie a masové služby — testujte zjednodušený scenár na samostatnej skupine zmlúv po nadobudnutí účinnosti zákona.

6. Elektronický obeh dokumentov je lepšie spustiť už teraz

Ešte pred nadobudnutím účinnosti zákona môže podnik odstrániť papierovanie prostredníctvom EDO. Zákon o elektronických dokumentoch priamo chráni elektronické doklady ako dôkazy a originál elektronického dokladu má právnu silu, ak obsahuje povinné náležitosti a podpis.

V Torgsoft sa doklady otvárajú na zobrazenie s možnosťou uloženia do rôznych formátov alebo odoslania na tlač. Praktický model je preto takýto:

• vytvorili ste faktúru / protokol v Torgsoft;

• otvorili ste ho na zobrazenie;

• uložili ste ho v dostupnom formáte;

• odoslali ste ho cez Vchasno, M.E.Doc alebo inú službu EDO;

• podpísali ste ho KEP. 

7. Pre platiteľov DPH v Torgsoft je hlavná disciplína dátumov

Kvôli pravidlu prvej udalosti musí účtovník veľmi presne kontrolovať:

• dátum vystavenia dokladu;

• dátum úhrady;

• dátum skutočného poskytnutia služby;

• dátum dokladu, ktorým sa táto skutočnosť potvrdzuje.

V praxi Torgsoft to znamená:

• nezamieňať “dátum tlače” a “dátum hospodárskej operácie”;

• pravidelne zosúlaďovať faktúry s bankovými výpismi;

• nastaviť interné pravidlo, ktorý konkrétny doklad je spúšťačom pre účtovníctvo na uznanie príjmu a na registráciu daňovej faktúry. 

Protokoly o vykonaných prácach v spoločnosti Torgsoft

Podľa štandardného modelu licencovania Torgsoft sa papierové preberacie protokoly nepodpisujú, pretože to výslovne upravuje naša zmluva o verejnej ponuke. Zmluva sa uzatvára akceptáciou ponuky úhradou a skutočnosť riadneho poskytnutia licencie sa potvrdzuje odovzdaním licenčného kľúča, prístupu alebo aktiváciou. Takýto prístup zodpovedá pravidlám o akceptácii ponuky a elektronických zmluvách a právna sila elektronického dokladu nemôže byť spochybnená len kvôli jeho elektronickej forme.

Zhrnutie

K 09.03.2026 protokol o vykonaných prácach na Ukrajine nebol zrušený. Nový zákon č. 14023 bol prijatý, ale ešte nie je účinný. Po nadobudnutí účinnosti protokoly nezruší, ale dá podnikom právo voľby: v určitých prípadoch pracovať bez podpisu objednávateľa na prvotnom doklade, ak to výslovne upravuje písomná zmluva a je to správne zachytené v účtovníctve.

Pre podnikateľa správny záver nie je: “protokoly už nie sú potrebné”. Správny záver je iný: “teraz treba dôslednejšie pracovať so zmluvou, elektronickým obehom dokumentov a dôkazmi o reálnosti služby”. A práve takýto model by som odporúčal budovať v Torgsoft:

• neponáhľať sa s lámaním súčasného procesu pred podpísaním a zverejnením zákona;

• paralelne pripraviť nové šablóny invoice;

• zaviesť kontrolu platieb a dátumov;

• ponechať klasické protokoly tam, kde skutočne chránia spoločnosť, jej peniaze a reputáciu.

---