Účtovanie manka, prebytku a preskladnenia

Pri vykonávaní inventarizácie sa takmer vždy zistia nedostatky, prebytky alebo rozdiely. Aké druhy môžu byť, ako ich zdokumentovať a ako ich zohľadniť v účtovníctve, čítajte v článku.

Aké druhy nedostatkov existujú?

Nedostatky sú dvoch druhov:

1. V rámci noriem prirodzeného úbytku;

2. Nad rámec noriem prirodzeného úbytku.

Čo je prirodzený úbytok? Je to, keď sa tovar zmenšuje v dôsledku biologických alebo fyzikálno-chemických vlastností, ale zachováva si svoju kvalitu. Medzi prirodzené straty patrí zníženie hmotnosti tovaru v dôsledku vyparovania vlhkosti, odparovania, rozpadania, úniku, rozliatia pri prečerpávaní a predaji tekutých tovarov atď. Ak bol tovar poškodený, stratený alebo ukradnutý, takýto nedostatok nemožno pripísať prirodzeným stratám.

Na určenie maximálnych povolených (hraničných) strát vzniknutých pri skladovaní, preprave, presune a predaji existujú stanovené normatívne právne predpisy, nazývané normy prirodzeného úbytku (pre rôzne druhy tovaru a zásob sú rôzne).

Tieto sa používajú v situáciách, keď deklarovaná hmotnosť alebo množstvo v dokumentoch sa líšia od skutočného, napríklad pri inventarizácii alebo pri prijímaní tovaru od dodávateľa.

Existujú pravidlá na odpísanie nedostatkov v rámci noriem prirodzeného úbytku:

• nie je možné odpísať tovar podľa noriem prirodzeného úbytku, ak sa nezistil skutočný nedostatok;

• je potrebné odpísať skutočnú výšku nedostatku, aj keď podľa noriem prirodzeného úbytku by sa mohlo odpísať viac;

• ak neexistujú predpísané normy na odpísanie nedostatku, považuje sa to za nadmerný nedostatok;

• najprv je potrebné zaúčtovať prebytky a rozdiely a až potom odpísať nedostatky.

Nedostatky sa tiež delia podľa času, kedy boli zistené:

1. Nedostatky zistené pri prijímaní tovaru od dodávateľa;

2. Nedostatky zistené pri inventarizácii.

V závislosti od toho, kedy sa nedostatok zistil, sa spracováva rozdielne.

Dokumentácia nedostatku zisteného pri prijímaní tovaru

Obchodný zákonník uvádza, že podmienky nákupu a predaja sú regulované zmluvou medzi dodávateľom a kupujúcim alebo aktmi občianskej legislatívy, ak zmluva nebola uzavretá.

Ak bola uzavretá zmluva, má prioritu v prípade otázok týkajúcich sa prijímania tovaru. Pri vypracovaní zmluvy by sa však mal bod o prijímaní tovaru pripraviť na základe právnych predpisov týkajúcich sa normalizácie.

Ak zmluva neexistuje, otázky prijímania tovaru upravuje Inštrukcia č. P-6. Hoci bola vypracovaná v ZSSR, jej ustanovenia sú stále platné, nemusíte sa tým znepokojovať.

Ak váš náklad prepravujú externé spoločnosti, sú potrebné dodatočné dokumenty:

• Pravidlá vydávania nákladov – ak tovar prepravuje železnica;

• Pravidlá prepravy nákladu automobilovou dopravou – ak prepravuje externá automobilová spoločnosť.

Pri prijímaní tovaru podľa množstva je potrebné porovnávať s prepravnými a sprievodnými dokumentmi výrobcu (odosielateľa), ako sú faktúra, dodací list, špecifikácia a podobne.

Na skutočné množstvo tovaru je potrebné vyhotoviť príjmový protokol materiálov formy č. M-7 alebo príjmový pokladničný doklad č. M-4. V prípade zistenia nedostatku sa vyhotoví protokol vo voľnej forme, ktorý podpíšu všetci účastníci procesu. Tento protokol musí obsahovať všetky náležitosti uvedené vo formulári č. M-7.

Protokol o nedostatku sa vyhotovuje v dvoch vyhotoveniach. Jeden výtlačok sa odovzdáva do účtovníctva na evidenciu skutočného množstva tovaru a na odpísanie nedostatku v rámci noriem prirodzeného úbytku alebo nad normu. Druhý výtlačok sa odovzdáva na oddelenie zaoberajúce sa zásobovaním, ktoré na základe protokolu vypracuje reklamáciu pre dodávateľa.

Ak bol tovar dodaný železnicou, je potrebné dodatočne vyhotoviť obchodný protokol.

Ak nedostatok vznikol vinou prepravcu, je potrebné vypracovať reklamáciu o náhrade škody. Ak prepravca odmieta nahradiť škodu alebo neodpovedá na list do jedného mesiaca, treba podať súdnu žalobu. Všimnite si, že nárokovať si náhradu škody je možné iba v prípade, ak nedostatok presahuje normy prirodzeného úbytku.

Ako evidovať nedostatky zistené pri prijímaní tovaru?

Nedostatok zásob a tovaru v rámci noriem prirodzeného úbytku je súčasťou obstarávacej ceny zakúpeného tovaru. To znamená, že prijatý tovar je potrebné zaevidovať za zvýšenú cenu, aby bol dlh voči dodávateľovi správne zobrazený.

Ak sa zistí nadlimitný nedostatok, nezohľadňuje sa v obstarávacej cene tovaru, ale odpíše sa do nákladov toho obdobia, v ktorom k nemu došlo. Tovar sa zaeviduje na základe skutočne prijatého množstva s ohľadom na normy prirodzených strát a všetko nad normu je potrebné zaevidovať, ako dlh na základe reklamácie (pre dodávateľa alebo prepravcu). Tento dlh sa môže vyrovnať prostredníctvom doplnenia tovaru alebo náhradou finančných prostriedkov.

Ak nadlimitný nedostatok vznikol vinou kupujúceho, je potrebné ho odpísať do nákladov bežného obdobia.

Dokumentácia nedostatku zisteného pri inventarizácii

Najčastejšie sa nedostatky zistia pri vykonávaní inventarizácie. Výsledky inventarizácie sa zapisujú do inventarizačného popisu alebo do protokolu inventarizácie, kde sa uvádza skutočný stav tovaru ku dňu inventarizácie.

Inventarizačný popis môže podnik vypracovať samostatne alebo použiť schválenú formu. Tento popis sa vyhotovuje v dvoch vyhotoveniach a podpisujú ho všetci členovia komisie (účastníci prepočítania).

Ďalej sa popis odovzdáva do účtovníctva a na zistený nedostatok sa vyhotoví kontrolný protokol v dvoch vyhotoveniach. Existujú dve formy takéhoto protokolu:

• Kontrolný protokol výsledkov inventarizácie zásob podľa formy, schválenej nariadením č. 572;

• Kontrolný protokol výsledkov inventarizácie tovaru podľa formy č. inv-19, schválenej uznesením č. 241.

Alebo si takýto protokol vypracujte sami.

Záverečným krokom je vyhotovenie protokolu v dvoch vyhotoveniach. Tento protokol sa odovzdá do účtovníctva na vykonanie odpísania a zobrazenie vo finančných výkazoch.

Ako evidovať prebytky tovaru?

Ak sa pri inventarizácii zistili prebytky, prirodzene je potrebné ich zaevidovať. Ak sa neskôr predajú, treba ich zaevidovať za čistú predajnú hodnotu (predpokladaná predajná cena mínus náklady na predaj).

Ako zaevidovať rozdiely?

Pri zistení rozdielov je potrebné vykonať vzájomné započítanie prebytkov a nedostatkov.

Rozdiely možno vykonať, ak:

• tovary majú rovnaké označenie;

• rovnaké množstvo tovarov podlieha rozdielu;

• prebytky a nedostatky vznikli v jednom kontrolovanom období;

• prebytky a nedostatky vznikli u tej istej materiálne zodpovednej osoby.

Ak sa v jednej tovarovej skupine vyskytol rozdiel, je potrebné najprv zaevidovať prebytky, potom odpísať nedostatky a až potom uplatniť normy prirodzeného úbytku na zostávajúci nedostatok.

V dôsledku rozdielu sa často hodnota tovarov, na, ktoré sa vzťahuje nedostatok a prebytok, nezhoduje. Výsledkom sú hodnotové rozdiely. Záporné hodnotové rozdiely sa musia priradiť k zodpovedným osobám. Ak zodpovedné osoby nie sú, potom sa takýto rozdiel priradí, ako nadmerný nedostatok v rámci prirodzeného úbytku a odpíše sa do nákladov. Ak v dôsledku rozdielu vznikne kladný súhrnný rozdiel, ten sa zohľadňuje, ako príjem.