Od 1. septembra 2021 nadobudol účinnosť nový štandard vyplňovania dokumentov DSTD 4163:2020 „Zjednotené systémy organizačnej a riadiacej dokumentácie. Požiadavky na vyplnenie dokumentov“.
Požiadavky tohto štandardu sa vzťahujú na právnické osoby a SZČO, a prinášajú zmeny do nasledujúcich typov dokumentov:
- organizačných (predpisy, štatúty, pracovné poriadky atď.);
- rozhodovacích (rozkazy, rozhodnutia atď.);
- informačno-analytických (správy, služobné zápisnice, potvrdenia atď.)
- Okrem toho normy DSTD sa vzťahujú nielen na papierové dokumenty, ale aj na elektronické.
Čo sa zmenilo?
|
Predtým |
Teraz |
|
Podpis |
|
|
Pozícia, podpis, iniciály, priezvisko Riaditeľ podpis A.A. Petrov |
Pozícia, osobný podpis, vlastné meno a PRIEZVISKO Riaditeľ osobný podpis Andrej PETROV Upozornenie! Priezvisko by malo byť napísané veľkými písmenami |
|
Adresát |
|
|
Pozícia, priezvisko, iniciály adresáta píšu v datíve Riaditeľovi spoločnosti „Ruža” |
Pozícia, vlastné meno a priezvisko adresáta píšu v datíve Riaditeľovi spoločnosti „Ruža” Andreju PETROVOVI |
|
Schválenie dokumentu |
|
|
Slovo SCHVÁLIL, pozícia, podpis, iniciály, priezvisko osoby, ktorá schválila dokument, dátum SCHVÁLIL Riaditeľ spoločnosti „Ruža” podpis A.A. Petrov 10.06.2020 |
Slovo SCHVÁLIL, pozícia, osobný podpis, vlastné meno, priezvisko osoby a dátum SCHVÁLIL Riaditeľ spoločnosti „Ruža” osobný podpis Andrej PETROV 10.09.2021 |
|
Rezolúcia |
|
|
Priezvisko vykonávateľa v datíve, obsah príkazu, termín vykonania, osobný podpis riaditeľa, dátum Petrovovi A.A. Prosím, pripravte plán marketingových opatrení do 30.07.2021 Podpis 10.07.2021 |
Priezvisko, vlastné meno vykonávateľa v datíve, obsah príkazu, termín vykonania, osobný podpis riaditeľa, dátum PETROVOVI Andrejovi Prosím, pripravte plán marketingových opatrení do 30.09.2021 Osobný podpis 10.09.2021 |
|
Vnútorné schválenie dokumentu |
|
|
Pozícia, osobný podpis, iniciály a priezvisko osoby, ktorá schválila dokument, dátum schválenia Riaditeľ podpis A.A. Petrov 10.07.2021 |
Pozícia (ak je potrebné), osobný podpis, vlastné meno a priezvisko osoby, ktorá schválila dokument, dátum schválenia Riaditeľ osobný podpis Andrej PETROV 10.09.2021 |
|
Potvrdenie kópie dokumentu |
|
|
Slová Podľa originálu, pozícia, osobný podpis osoby, ktorá potvrdila kópiu, jej iniciály a priezvisko, dátum potvrdenia kópie Podľa originálu Riaditeľ podpis A.A. Petrov 10.07.2021 |
Slová Podľa originálu, pozícia, osobný podpis osoby, ktorá potvrdila kópiu, jej vlastné meno a priezvisko, dátum potvrdenia kópie Podľa originálu Riaditeľ osobný podpis Andrej PETROV 10.09.2021 |
|
Informácie o vykonávateľovi dokumentu |
|
|
Priezvisko alebo priezvisko, meno a priezvisko vykonávateľa dokumentu a číslo jeho pracovného telefónu Petrov 760 18 28 Andrej Andrejevič Petrov 760 18 28 |
Priezvisko a vlastné meno vykonávateľa dokumentu, číslo jeho pracovného telefónu Petrov Andrej 760 18 28 |
|
Potvrdenie o oboznámení s dokumentom |
|
|
Predtým nebolo |
Slová So dokumentom oboznámený, osobný podpis, vlastné meno, dátum, ktorý každý zamestnanec rukou uvádza pri oboznámení S rozkazom oboznámený Osobný podpis Andrej PETROV 10.09.2021 |
Názov podniku treba písať veľkými písmenami. Môžete ho zvýrazniť tučným písmom. Názov sa píše úplne, bez skrátení, ako je uvedené v štatutárnych dokumentoch. Skrátený názov podniku môžete napísať na ďalšom riadku v zátvorkách. Napríklad:
(s.r.o. „Ruža”)
Názov dokumentu treba písať veľkými písmenami, možno použiť tučné písmo. Napríklad: Žiadosť, ROZHODNUTIE.
Registračný index dokumentu sa skladá z dvoch častí:
- poradové číslo dokumentu;
- vnútorný index, ktorý sa používa na podniku, napríklad: číslo spisu, číslo oddelenia.
Príklad: 548/16-02
Dátum dokumentu môže byť napísaný v číselnom alebo slovnom číselnom formáte. Ak má mesiac jedno číslo, pred ním treba dať nulu. Napríklad: 07.10.2021 alebo 07. októbra 2021.
Poštovú adresu treba písať v tejto postupnosti: názov ulice, číslo domu, číslo budovy, kancelárie alebo bytu, názov obce, okresu, kraja, poštové číslo.
Miesto vyhotovenia dokumentu treba uviesť na všetkých dokumentoch. Malo by to zodpovedať KATOHTG. Príklad: m. Charkov; Kyjev (skratka m. sa nepíše).
Podpisovanie dokumentu v prípade neprítomnosti osoby. Ak osoba nie je prítomná, dokumenty podpisuje zástupca, ktorý má na to právo alebo dočasne vykonáva jej povinnosti. Taká osoba napíše svoju vlastnú pozíciu, meno a priezvisko. Slová „Dočasný vykonávateľ” alebo „V.o.” sa nepíšu, ak neexistuje rozhodujúci dokument.
Príklad: Zástupca riaditeľa podpis Andrej PETROV.
Pečiatku podniku urobte tak, aby podpis osoby nebol zakrytý. Odporúča sa pečiatku umiestniť na posledné písmená pozície alebo tam, kde je označenie M.P.
Vráťte sa na predchádzajúci krok