Ako vypracovať úradné dokumenty: požiadavky na štruktúru a formát

Obchodné dokumenty vždy odrážajú značku spoločnosti. Ich obsah musí byť právny presný a čitateľný. Vyhotovenie oficiálnych dokumentov podľa štandardov pomáha vytvoriť dokument bez chýb.

Aké sú požiadavky na vytvorenie obchodnej dokumentácie a, ako sa vyhnúť chybám pri práci s ňou?

Prečo je dôležité správne vyhotoviť dokumenty?

Jasné pravidlá pre vyhotovenie oficiálnych listov zabezpečujú pohodlné a kvalitné poskytovanie informácií a pomáhajú firme vytvoriť profesionálny imidž.

Dokumentácia vypracovaná podľa štandardov administratívnej agendy uľahčuje proces interakcie so zákazníkmi, partnermi a štátnymi orgánmi a pomáha predísť akýmkoľvek nedorozumeniam, najmä právneho charakteru.

Všeobecná štruktúra dokumentov

Písomný alebo tlačený dokument musí mať logickú a jasnú štruktúru. To pomáha čitateľovi rýchlo sa zorientovať v obsahu.

Typ dokumentu môže byť rôzny: príkaz, zmluva, správa a pod. Každý z týchto typov však musí obsahovať základné časti na zabezpečenie úplnosti poskytnutých informácií.

Vyhotovenie dokumentov: DSTU

Nový štandard — DSTU 4163:2020 stanovuje postup vyhotovenia dokumentácie. Pravidlá sa vzťahujú na všetky podniky, ako aj na Živnostníkov.

Zmeny zahrnuté do nového štátneho štandardu ponúkajú jasné normy vyhotovenia papierových a elektronických dokumentov.

Štátny štandard reguluje umiestnenie a obsah takých prvkov, ako je odtlačok pečiatky, podpis, text, schvaľovacia doložka, registračné číslo, dátum a pod.

Pozrime sa na základné požiadavky na vyhotovenie dokumentov, ktoré stanovuje DSTU.

Základné požiadavky na vyhotovenie oficiálnych dokumentov

Štátny štandard 4163:2020 stanovuje tieto pravidlá:

Písmo

Na tlač textov elektronických dokumentov sa má používať písmo Times New Roman s veľkosťou 12-14 bodov. Na uvedenie položky «Názov typu dokumentu» sa môže použiť rovnaké písmo, ale s veľkosťou 14-16 bodov. V texte dokumentov na papieri formátu A4 sa odporúča nastaviť riadkovanie na 1-1,5.

Na tlač identifikačných údajov sa môže používať písmo s veľkosťou 8-12 bodov.

Okraje

Veľkosti okrajov sú zvyčajne takéto:

1. Ľavý okraj: 20-30 mm (na zakladanie do spisov).

2. Pravý okraj: 10-15 mm.

3. Horný a dolný okraj: 15-20 mm.

Nadpis

Nadpis sa umiestňuje pred text dokumentu. Je to stručné zhrnutie hlavného obsahu. Má byť krátky a zodpovedať názvu dokumentu. Formátuje sa tučným písmom. Nepodčiarkuje sa.

Každú časť treba číslovať arabskými číslicami, s bodkou (1.2., 1.3. atď.).

Identifikačné údaje právnickej osoby

1. Emblém podniku (logo ochrannej známky alebo právnickej osoby), ak je k dispozícii, sa umiestňuje vľavo od názvu organizácie.

2. Názov právnickej osoby musí byť uvedený v plnej forme, ako je to uvedené v štatúte. Pod plným názvom sa môže uviesť aj skrátená verzia (nie je nutné ju uvádzať v zátvorkách).

3. Kontaktné údaje o podniku musia obsahovať: poštovú adresu, telefónne číslo, bankový účet, e-mail, webstránku a pod.

4. Pri uvádzaní poštovej adresy sa dodržiava tento postup: názov ulice, číslo domu, v prípade potreby číslo kancelárie alebo bloku, obec, okres, kraj, PSČ.

5. Kód právnickej osoby sa uvádza podľa registra EDRPOU.

Formátovanie strán

Ak dokument obsahuje viac, ako dve strany, treba ich očíslovať arabskými číslicami. Prvá strana sa nečísluje. Každá príloha má samostatné číslovanie.

Formátovanie textu

Odsadenie odseku je nastavené na 1,25 cm. Text sa zarovnáva do bloku.

Formát listov

Najpoužívanejší formát pre väčšinu obchodných dokumentov, vrátane zmlúv, príkazov, listov, správ atď., je formát A4 s rozmermi 210×297 mm.

Pravidlá zvýrazňovania textu

• pre nadpisy a podnadpisy sa používa tučné písmo;

• na citácie a zvýraznenie jednotlivých a dôležitých častí textu sa používa kurzíva.

V oficiálnych dokumentoch sa nepoužíva podčiarknutie, aby sa nenarušil celkový štýl a neznížila čitateľnosť.

Údaje o mene a priezvisku

V oficiálnom liste sa uvádza meno a priezvisko osoby, nie iniciály. V tlačených dokumentoch sa priezvisko píše iba veľkými písmenami.

Názov podniku

Názvy všetkých organizácií, spoločností a inštitúcií sa uvádzajú veľkými písmenami.

Použitie pečiatky

Platná norma DSTU upravuje pravidlá používania pečiatky na dokumentoch. Pečiatka sa umiestňuje tak, aby prekrývala niekoľko posledných písmen funkcie osoby, ktorá dokument podpísala. Pečiatka sa nesmie umiestniť priamo na podpis.

Ak dokument obsahuje vyhradené miesto na pečiatku, treba ju umiestniť tam.

V elektronickom dokumente sa pečiatka nahrádza jej elektronickou verziou podľa zákona «O elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách».

Podpis na dokumente

Úplný podpis obsahuje názov funkcie osoby, ktorá podpisuje, samotný podpis, ako aj meno a priezvisko tejto osoby. V elektronických dokumentoch sa používa EDS alebo KEP.

Podpis sa umiestňuje pod text alebo pod poznámku o prílohách.

Jazyk vyhotovenia dokumentu

Obchodná dokumentácia sa vyhotovuje v štátnom jazyku Ukrajiny v súlade s platným štandardom.

Doplnkové štandardy vyhotovenia dokumentov

• v údajoch o podpísanej osobe treba uviesť meno a priezvisko vykonávateľa dokumentu a jeho kontaktné telefónne číslo;

• pri použití elektronického systému dokumentácie (SEDO) sa v liste môže uviesť dátum registrácie, ako aj registračný kód vo forme čiarového kódu alebo QR kódu;

• čiarový kód dokumentu sa umiestňuje v spodnej časti titulnej strany, v strede, QR kód — v ľavom dolnom rohu;

• pri vytváraní elektronického dokumentu je potrebné vytvoriť jeho kópiu.

Podnikatelia, ktorí vedú oficiálnu korešpondenciu, musia dodržiavať schválené štandardy, aby dokument mal právnu silu. Správne vyhotovenie dokumentu je preto po prvé vizitkou firmy a po druhé právnou ochranou podnikania.