Čo je to účtovanie hotovosti a ako to robiť správne?

Podľa bodu 11 Nariadenie č. 148 hotovosť, ktorú podnik získava za predaj tovaru alebo služieb, musí byť zaevidovaná v plnej výške a v ten istý deň, keď peniaze prišli do pokladne. Ale aby sa podnikateľ vyhol administratívnej pokute podľa čl. 163 KSU za nezaevidovanie hotovosti, je potrebné vedieť, ako to správne a včas urobiť.

Čo je to zaevidovanie hotovosti?

Zaevidovanie hotovosti – to je evidencia peňazí, ktoré prišli do pokladne za predaj tovaru alebo služieb. Každá obchodná operácia by mala byť zaznamenaná v pokladničnej knihe alebo knihe evidencie príjmov a výdavkov. Ak podnikateľ nepoužíva pokladničnú knihu a pracuje s RP alebo programovým RP, správy sa vytvárajú v elektronickom fiškálnom formáte.

Špecifiká zaevidovania hotovosti pre podnikateľov bez pokladničnej knihy

Ak podnikateľ používa RP, ale bez pokladničnej knihy (PK), platia pre neho nasledujúce pravidlá:

• Z-záznamy je potrebné uchovávať v elektronickej forme po dobu 1095 dní;

• Pri použití knihy evidencie pokladničných operácií (KOPO), napríklad keď RRO prestane fungovať alebo došlo k výpadku elektriny, je potrebné do nej zapísať všetky potrebné informácie podľa Z-záznamov. 

Ako sa zaeviduje hotovosť v pokladniach podnikateľov s pokladničnou knihou?

Ak podnikateľ používa RP alebo pRP a PK, platia pre neho nasledujúce pravidlá:

• evidencia hotovosti sa vykonáva v plnej výške na základe príjmového pokladničného príkazu (PPK) v pokladničnej knihe pri skutočnom prijatí sumy.

V tomto prípade PPK bude dokladať skutočné zaevidovanie hotovosti zo schránky RP do pokladne podniku alebo do pokladne pobočky. A základom na vyhotovenie takého príjmového pokladničného príkazu bude skutočná výdajka zo schránky RP.

Ale samozrejme, že taká operácia zaberie určitý čas. Preto pri daňovej kontrole pokladníc DPH bude venovať pozornosť času vykonania obchodnej operácie a prítomnosti príslušných podpisov na PPK. Tiež všetky záznamy budú skontrolované v súlade s informáciami v tabuľkách využívania pracovného času a s pravidlami vnútorného pracovného poriadku.

Špecifiká zaevidovania hotovosti cez pokladňu, ak spoločnosť odmietla KOPO

Podľa Individuálnej daňovej konzultácie č. 1319/6/99-00-05-06-01-06/IPK v prípade výpadku elektriny bude Z-záznam vyhotovený na nasledujúci pracovný deň. Ale DPH odporúča tiež vyhotoviť akt a uviesť presný čas výpadku elektriny a čas jeho obnovenia.

Zaevidovanie hotovosti podnikateľom (FOP)

FOP vykonáva zaevidovanie a evidenciu prijatých príjmov v knihách evidencie v súlade s platným Kódexom.

Ak FOP pracuje bez RP, ale používa KOPO a nemá možnosť vyhotoviť každú obchodnú operáciu pokladničným príkazom, tak zaevidovanie hotovosti sa vykonáva na konci pracovného dňa.

Na čo slúži KOPO?

Podnikatelia, ktorí používajú RP, používajú KOPO na:

• vykonávanie obchodných operácií na pokladničných potvrdeniach pri výpadku registračného pokladničného zariadenia alebo pri výpadku elektriny;

• uchovávanie fiškálnych správnych účtov a ich nalepenie na stránkach knihy evidencie pokladničných operácií;

• evidencia technických prác, vrátane servisu a opravy softvéru RP.

Aby ste mohli pokračovať v obchodovaní v ťažkých podmienkach výpadkov elektriny a práce bez internetu, môžete použiť programové registrátory pokladničných operácií, ako sú programové RP Torgsoft. Program funguje v offline režime a zaznamenáva všetky transakcie aj v offline režime, zabezpečujúc bezproblémový a bezpečný prenos správy do daňového úradu ihneď po obnovení spojenia a elektriny. 

Na rozdiel od kasových aparatov programové registrátory nevyžadujú uzatváranie zmlúv o plombovaní, pravidelnú platenú údržbu, preprogramovanie v servisnom stredisku pri legislatívnych zmenách a mesačné platby. 

A čo je najdôležitejšie, pRP Torgsoft sú oveľa úspornejšie a funkčnejšie na používanie, pretože umožňujú viesť komplexnú evidenciu tovaru a pokrývajú ďalšie dôležité aspekty podnikania. 

Dokument potvrdzujúci zaevidovanie hotovosti a odovzdanie tržieb do banky

Môže to byť:

1. Potvrdenie z platobného terminálu pri inkase peňazí.

2. Potvrdenie z bankomatu.

3. Sprievodný výpis potvrdený podpisom inkasanta.

4. Potvrdenie k príjmovým dokumentom banky na odovzdanie tržieb.

Každý podnik vypracováva individuálny postup pre zaevidovanie hotovosti v pokladni s ohľadom na špecifiká svojej činnosti. Tento postup však musí vždy zodpovedať požiadavkám Nariadenia č. 148.

Taktiež interný dokument podniku určuje postup zaevidovania hotovosti pre každú pobočku.

Preto, aby ste sa vyhli administratívnej pokute za porušenie tovarno-pokladničných operácií, dbajte na to, aby suma hotovosti, ktorá sa zaeviduje, zodpovedala úplne s sumou uvedenou v pokladničných dokumentoch.