Primárne dokumenty v účtovníctve zásob tovaru pre živnostníkov v roku 2026

Prvotné dokumenty pomáhajú SZČO viesť tovarový inventár a správne počítať svoje výdavky a príjmy. Preto, aby sa predišlo problémom pri ich vedení, je potrebné vedieť, ako ich vytvárať, vyplňovať a ako dlho ich uchovávať.

Čo sú prvotné dokumenty?

Prvotné dokumenty – to sú účtovné záznamy o všetkých aktuálnych hospodárskych operáciách. Platná legislatíva v súlade s § 177.10 PCU umožňuje ich vytváranie v elektronickej alebo písomnej forme.

SZČO sú povinné zaznamenávať všetky operácie týkajúce sa podnikateľskej činnosti. Napríklad pri predaji tovarov alebo služieb je potrebné vykazovať všetky operácie o príjmoch a realizácii produktov v účtovníctve. Je to pohodlné cez elektronickú kanceláriu na webovej stránke Daňovej správy alebo cez špeciálny program evidencie Torgsoft na automatizáciu obchodu.

Príklady prvotných dokumentov

Medzi typické príklady patrí:

• dodacie listy,

• správy o zálohách,

• aktivity vykonanej práce,

• daňové doklady,

• prepravné doklady,

• fiskálne účtenky,

• dokumenty o poskytnutých službách a podobne.

SZČO vedie evidenciu príjmov a výdavkov podľa Zákona Ukrajiny č. 786, preto by mal mať dokumenty, ktoré potvrdzujú pôvod tovaru.

Čo nie je prvotný dokument?

K prvotným dokumentom nepatria platobné pokyny, pretože neobsahujú potrebný rozsah spoľahlivých informácií o vykonanej hospodárskej operácii. Avšak medzi prvotné dokumenty patrí bankový výpis, ktorý uvádza všetky potrebné informácie o pohybe peňazí na účtoch podnikateľa.

Typický formulár pre evidenciu príjmov a výdavkov SZČO

Fyzická osoba – podnikateľ vedie evidenciu príjmov a výdavkov pomocou typického formulára výkazov, ktorý je schválený Nariadením Ministerstva financií č. 261.

SZČO od 16. júla 2021 musí viesť evidenciu podľa tohto typového formulára, ktorý nie je potrebné dodatočne registrovať u daňovej správy.

Postup vedenia evidencie príjmov a výdavkov je nasledujúci:

1. V bode 1 kapitoly 1 platného Postupu č. 261 je určené, že podnikateľ vyplňuje prvotné dokumenty na základe každého pracovného dňa a uvádza v nich získané príjmy a vynaložené výdavky.

2. Ak SZČO vedie evidenciu v papierovej forme, všetky záznamy musia byť čitateľné, vykonané tmavým atramentom alebo guľôčkovou perom. Pri vykonávaní potrebných opráv je potrebné vytvoriť nový záznam a potvrdiť ho svojim podpisom.

3. Pri vyplňovaní prvotných účtovných dokumentov v elektronickej forme je potrebné vyplniť formulár vo formáte EXCEL. Avšak ak podnikateľ vedie evidenciu cez elektronickú kanceláriu, zadáva informácie do už pripraveného šablóny.

4. Vyplnenie typového formulára cez elektronickú kanceláriu vyžaduje kvalifikovaný certifikát otvoreného kľúča. Môže byť objednaný u daňovej správy alebo získaný prostredníctvom aplikácie elektronických služieb Privat24.

5. V súlade s bodom 5 kapitoly 1 platného Postupu na opravu chýb v typovom formulári, ktorý je vytvorený v elektronickej forme alebo cez elektronickú kanceláriu, je potrebné vytvoriť ďalší riadok a zadať správne informácie.

Položky v prvotných dokumentoch

Prvotné dokumenty musia nevyhnutne obsahovať nasledujúce položky:

• názov dokumentu,

• dátum, kedy bol vypracovaný,

• názov SZČO, v mene ktorého je dokument vyhotovený,

• typ hospodárskej operácie,

• osobný podpis atď.

Všetky prvotné dokumenty, bez výnimky, sú vyhotovené v ukrajinčine.

Osobitosti vyhotovenia prvotných dokumentov pre SZČO

1. SZČO nie sú povinné viesť pokladničnú knihu. Príjmy a výdavky sú zaznamenávané v evidenčnom programe.

2. Podnikateľ vydáva kupujúcemu tovarovú účtenku alebo účtenku z RP, ktorá potvrdzuje nákup tovarov alebo služieb. Takisto na tento účel môžu byť použité fiskálne účtenky a správy z programového registrátora pokladničných operácií.

3. SZČO môže viesť evidenciu tovarových zásob podľa zvolenej systému zdanenia.

Lehota uchovávania prvotných dokumentov

10. februára 2024 podľa Nariadenia Ministerstva spravodlivosti č. 40/5 boli zmeny týkajúce sa lehoty uchovávania typických evidenčných dokumentov:

1. SZČO uchováva finančné a daňové dokumenty po dobu 3 rokov.

2. Predĺžené lehoty uchovávania dokumentov týkajúcich sa finančno-hospodárskej činnosti do 5 rokov.

3. Dokumenty potrebné pre daňovú kontrolu musia byť uchovávané ešte jeden rok po uplynutí stanoveného obdobia.

4. Finančné výkazy musia byť uchovávané nepretržite.

Pravidlá uchovávania prvotných dokumentov pre SZČO

1. Podnikateľ musí dať Daňovej správe počas daňovej kontroly dokumenty na potvrdenie evidencie a pôvodu tovaru.

2. Pre evidenciu má význam iba dátum predaja tovaru, nie dátum jeho prijatia na sklad. Preto aj keď podnikateľ kúpil produkt pred rokom alebo dvoma, v dokumente o jeho pôvode musí uviesť čas predaja.

3. Oslobodenie niektorých kategórií podnikateľov od používania RP neodstraňuje legislatívnu požiadavku na vytváranie dokumentov pre všetky pokladničné operácie.

4. SZČO, ktoré predávajú tovar, ale včas nezorganizovali jeho evidenciu počas daňovej kontroly prvotných dokumentov, podliehajú finančnej sankcii. Výška pokuty bude dvojnásobná hodnota takéhoto tovaru.

5. V programe pre evidenciu Torgsoft môžete ľahko a rýchlo vytvoriť prvotné dokumenty, uložiť ich v elektronickej forme a v prípade potreby vytlačiť.

Zodpovednosť za nevedenie evidencie príjmov a výdavkov

SZČO na všeobecnom zdanení za absenciu evidenčných dokumentov, ktoré potvrdzujú príjmy a výdavky, môžu byť potrestané administratívnymi sankciami podľa čl. 164-1 KÚap. V tomto prípade výška pokuty môže byť od 51 do 136 UAH.

Ďalšie pokuty môže udeliť aj daňová správa podľa p. 121.1 PCU vo výške 1020 UAH, a pri opakovanom porušení — 2040 UAH.

Aby ste správne a včas vedli evidenciu všetkých pokladničných operácií s ohľadom na zvolený systém a skupinu zdanenia, je lepšie vybrať moderný evidenčný program. To pomôže nielen rýchlo riešiť všetky obchodné otázky, ale aj kontrolovať zásoby tovaru na predajných miestach.