Primárne doklady v účtovníctve: pravidlá zostavovania a klasifikácie

Účtovníctvo je nemožné bez prítomnosti a správneho vyhotovenia prvotných dokumentov. Ich absencia môže viesť k uloženiu pokuty daňovým úradom podnikateľovi.

Ako správne a transparentne dokumentovať obchodné transakcie a aké druhy prvotných dokumentov existujú?

Čo sú prvotné dokumenty?

Prvotné dokumenty sú dokumenty, ktoré potvrdzujú akúkoľvek obchodnú transakciu v podniku. Môžu byť vyhotovené v elektronickej alebo papierovej forme na potvrdenie rôznych úkonov, ako sú predaj alebo nákup tovarov, podpis zmluvy s klientom, vykonanie finančných operácií a podobne.

Prvotné dokumenty využíva účtovník na zostavenie finančných výkazov a tiež pri daňových kontrolách. V nich sa zaznamenávajú informácie o všetkých obchodných a finančných transakciách podniku.

Prvotné dokumenty pre živnostníkov (Živnostníci)

Keďže živnostníci môžu pracovať v rôznych daňových systémoch, otázka tvorby a vedenia prvotnej dokumentácie sa rieši individuálne podľa Daňového poriadku a Zákona o účtovníctve. A to vyzerá nasledovne:

1. Živnostníci v štandardnom daňovom systéme: podľa bodu 177.10 Daňového poriadku je povinné mať prvotné dokumenty, ktoré odrážajú skutočné výdavky a príjmy. Dokumentácia sa uchováva v elektronickej alebo papierovej forme.

2. V zjednodušenom daňovom systéme: podľa bodu 12 článku 3 Zákona o registračných pokladniach je povinné vytvárať prvotné dokumenty pri evidencii úbytku a prírastku zásob. Ak živnostník nemá dokumenty, ktoré potvrdzujú pôvod produktov, zákon mu zakazuje tieto produkty predávať.

3. V zjednodušenom daňovom systéme bez povinného používania registračných pokladníc alebo elektronických registračných pokladníc: podľa Zákona o účtovníctve môžu títo podnikatelia nevytvárať a neuchovávať prvotnú dokumentáciu. Daňový úrad však trvá na tom, že je potrebné mať takéto dokumenty, aby bolo možné v prípade potreby preukázať legálne získanie zásob.

Druhy prvotnej dokumentácie

Medzi prvotné dokumenty patria:

• Výdajka. Používa sa na zaznamenanie skutočného prevodu tovaru. Ide o dohodu medzi kupujúcim a predávajúcim. Výdajku vyhotovuje dodávateľ tovaru. Platná legislatíva nestanovuje konkrétny formát dokumentu, takže sa vyhotovuje podľa vzoru prijatého v podniku;

• Prepravný doklad. Dokument sa vyhotovuje v prípade dodania produktov od predávajúceho ku klientovi. Prepravný doklad sa vyhotovuje podľa formy schválenej Ministerstvom dopravy č. 363;

• Protokoly o vykonaných prácach. Dokument sa vyhotovuje na potvrdenie poskytovania služieb podniku inou spoločnosťou. Protokol sa vyhotovuje po vykonaní objednaných prác, keď ich klient prijme;

• Príjmový a výdavkový pokladničný doklad. Dokument zaznamenáva údaje o príjmoch alebo výdavkoch z pokladnice podniku. Doklad sa vyhotovuje podľa formy schválenej Národnou bankou Ukrajiny č. 148;

• Faktúra. Tento dokument môže byť tiež prvotný, ak obsahuje údaje o finančnej transakcii a uvádza, že faktúra bola zaplatená. Forma dokumentu môže byť voľná, ale musí obsahovať všetky potrebné údaje o podniku;

• Účtovná poznámka. Dokument môže byť použitý na opravu chýb v predchádzajúcich dokumentoch. Forma poznámky je schválená Nariadením Ministerstva financií.

Do prvotných dokumentov nepatria dokumenty, ktoré neobsahujú údaje o obchodnej transakcii. Preto bežný platobný príkaz nie je prvotným dokumentom, pretože na jeho základe nemusí dôjsť k finančnej transakcii.

Náležitosti v prvotnej dokumentácii

Dokument musí obsahovať informácie, ktoré potvrdzujú uskutočnenú transakciu alebo dohodu. Zákon definuje zoznam povinných náležitostí, medzi ktoré patria:

• dátum vyhotovenia dokumentu,

• názov spoločnosti, ktorá dokument vyhotovuje,

• IČO podniku,

• číslo dokumentu,

• obsah obchodnej transakcie,

• zodpovedné osoby zúčastnené na transakcii,

• podpis oprávnenej osoby.

Nepovinné náležitosti môžu zahŕňať:

• dôvod pre uskutočnenie transakcie alebo dohody;

• informácie o dokumente, ktoré uvádzajú osobu príjemcu a pod.

Nepovinné náležitosti môžu byť vynechané, vrátane informácií, ako je miesto vyhotovenia dokumentu a pečiatka spoločnosti.

Ak však dokument neobsahuje povinné náležitosti, nebude považovaný za prvotný dokument.

V akej forme sa vyhotovuje prvotná dokumentácia?

Prvotná dokumentácia je dôležitá pre podnikateľskú činnosť, a preto zákon jasne definuje hlavné požiadavky na jej vyhotovenie. Uplatňujú sa tieto pravidlá:

1. Prvotná dokumentácia sa vyhotovuje pri uskutočnení obchodnej transakcie. Aj keď zákon neustanovuje konkrétne lehoty na jej vyhotovenie, je potrebné to urobiť čo najskôr. Tieto dokumenty používajú účtovníci na vykonávanie finančných operácií v účtovníctve.

2. V prvotnej dokumentácii je potrebné uvádzať náležitosti stanovené legislatívou. V opačnom prípade dokument nebude mať právnu silu.

3. Dokumenty môžu byť tlačené na formulároch schválených spoločnosťou.

4. Formuláre prísneho výkazníctva musia byť tlačené len s uvedením ich čísla a série.

5. V dokumente sa podčiarkujú všetky prázdne riadky.

6. Dokument sa vyhotovuje len v štátnom jazyku.

7. Za nesprávne údaje zodpovedá osoba, ktorá dokument vyhotovila.

8. Dokument musí obsahovať zoznam osôb zúčastnených na transakcii, ako aj podpisy osôb, ktoré dokument podpísali.

9. Dokument je schválený osobným podpisom vedúceho podniku.

10. Na podpis sa môže použiť elektronický digitálny podpis (EDS).

11. Dokument je opečiatkovaný spoločnosťou, ak je pečiatka dostupná.

12. Kópie prvotnej dokumentácie sa poskytujú všetkým osobám zúčastneným na transakcii alebo obchodnej operácii.

13. Nie je dovolené vkladať do dokumentu akékoľvek opravy. Ak je potrebné vykonať zmeny, musí byť vyhotovená účtovná poznámka.

Typické chyby pri vyhotovení prvotnej dokumentácie

1. Nie sú vyplnené všetky povinné polia. V takom prípade takýto dokument nemôže byť považovaný za prvotný.

2. Neoprávnené opravy vykonané ručne.

3. Dokument nie je podpísaný a nie je opečiatkovaný. Toto pravidlo sa vzťahuje aj na vyhotovenie prvotnej dokumentácie v elektronickej forme. V takom prípade obe strany podpíšu dokument pomocou EDS.

Postup uchovávania prvotných dokumentov

Podľa zákona sa doba uchovávania prvotnej dokumentácie môže líšiť v závislosti od jej kategórie. Medzi tieto dokumenty môžu patriť tie, ktoré musia byť uchovávané 5-10 rokov alebo aj viac. Napríklad pracovné zmluvy, osobné spisy alebo výplatné listiny môžu byť uchovávané 75 rokov.

Vzhľadom na to, že prvotná dokumentácia je základom účtovníctva, je potrebné ju uchovávať v originálnej forme počas obdobia stanoveného zákonom.

Je dôležité mať na pamäti, že porušenie týchto pravidiel môže viesť k uloženiu administratívnych pokút daňovými orgánmi.