Moderné služby na podpisovanie dokumentov online: pohodlné, rýchle, spoľahlivé

Automatizácia obchodných procesov už dávno zasiahla aj podpisovanie dokumentov online pomocou ECP, KEP alebo UEP, v súlade so zákonom č. 851-IV.

Na rýchlu výmenu elektronických dokumentov a ich oficiálnu legitimizáciu si môžete vybrať jednu z dostupných služieb správy dokumentov. Tieto služby ponúkajú zabezpečený prístup, dôvernosť informácií a chránené úložisko elektronických kľúčov a hesiel. Navyše automaticky overujú legitimitu podpisov. Ktorú službu si vybrať?

Služba „Včasno“

Stále viac podnikateľov si volí tento nástroj na správu dokumentov. Jednoduché rozhranie pomáha aj menej skúseným používateľom rýchlo sa orientovať v nastaveniach. Všetky potrebné informácie sú v jednom prehľadnom zozname, priamo pred vami.

Výhody služby:

• jednoduché pridávanie a úprava dokumentov;

• možnosť uchovávať všetky súbory v cloudovom úložisku;

• automatická kontrola dokumentov na prítomnosť vírusov;

• mobilná aplikácia na prácu so súbormi z vášho smartfónu;

• rýchle podpisovanie prijatých a odoslaných dokumentov.

Ako podpísať dokument s elektronickým podpisom v službe „Včasno“?

Každá zmluva musí byť najprv schválená oboma stranami a až potom podpísaná. V službe môžete použiť nielen KEP alebo UEP. Na to, aby ste dokument elektronicky podpísali, musíte:

• prihlásiť sa do svojho osobného účtu na Včasno,

• vybrať požadovanú zmluvu zo zoznamu dokumentov,

• otvoriť súbor a prečítať si jeho obsah,

• na pravej strane obrazovky zvoliť možnosť podpisovania,

• použiť súbor s elektronickým kľúčom.

Upozorňujeme, že služba umožňuje pridávať podpisy fyzických osôb, ako napríklad „Diia.Signature“ alebo Mobile.ID. Na potvrdenie právomocí takejto osoby je však potrebné použiť KEP riaditeľa spoločnosti.

Výhody služby Paperless

Prostredníctvom Paperless môžete podpísať dokument online pomocou ECP a poskytnúť mu rovnakú právnu silu ako papierovému dokumentu.

Služba má tieto výhody:

• všetky elektronické dokumenty sú uložené na vyhradenom serveri;

• kedykoľvek môžete upraviť a zmeniť štruktúru súboru, napríklad pridať alebo odstrániť príjemcu;

• môžete pracovať s dokumentmi 24/7;

• používanie elektronických dokumentov šetrí náklady na tlač a uchovávanie listín;

• proces podpisovania trvá len niekoľko minút vďaka nastaveniu špeciálneho programu.

Ako podpísať dokument v Paperless?

• prihláste sa do svojho osobného účtu na Paperless,

• kliknite na tlačidlo „Nahrať“,

• vyberte súbor a pridajte ho do účtu,

• otvorte dokument a kliknite na tlačidlo „Podpísať“,

• na podpis použite SmartID, KEP alebo UEP.

V tejto službe môžete podpísať dokument ECP od Privatbank.

Výhody služby DOCUMENT.Online

Ďalší moderný nástroj, ktorý vám umožňuje podpísať dokument online za pár minút. Podnikatelia si ho vyberajú pre nasledujúce výhody:

• jednoduché nastavenie zoznamu dokumentov,

• vytvorenie adresára partnerov a zmluvných strán,

• rozdelenie dokumentov do špeciálnych sekcií pre väčšie pohodlie,

• možnosť úpravy štruktúry a obsahu súborov,

• rýchle nahrávanie dokumentov a ich odosielanie príjemcovi.

Ako podpísať dokument elektronicky v DOCUMENT.Online?

• prihláste sa do osobného účtu,

• otvorte potrebný dokument,

• zoznámte sa s obsahom,

• vyberte kartu „Podpísať“ v paneli nástrojov a spôsob podpísania dokumentu;

• skontrolujte priložený podpis.

Pred podpísaním dokumentu KEP sa uistite, že na ňom nie je žiadna mokrá pečiatka ani vlastnoručný podpis. Takéto dokumenty sa nedajú elektronicky podpísať.

Priložená pečiatka KEP sa zobrazí iba na dokumentoch vo formáte PDF. Takýto obrázok nemá právnu silu a je určený iba na vizualizáciu.

Po prvom podpísaní dokumentu sa vybraný súbor s kľúčom automaticky zobrazí v okne „Podpísať“ pre ďalšie použitie.

Ako podpísať dokument v Diia?

Na platforme Diia môžete dokument podpísať za 2-3 minúty. Obsah dokumentu je bezpečne chránený a nemôže byť nikam odoslaný. Elektronicky podpísané dokumenty je možné použiť v súlade s platnou legislatívou.

Na využitie služby je potrebné:

• nahrať do služby súbor osobného kľúča, vybrať typ média a zadať heslo,

• kliknúť na tlačidlo „Čítať kľúč“,

• pretiahnuť súbor do prehliadača alebo ho vybrať na počítači a kliknúť na „Pokračovať“,

• skontrolovať obsah súboru a podpísať elektronický dokument.

Podpísaný súbor sa automaticky uloží; stačí uviesť miesto na disku.

Prečo je výhodné podpísať dokument pomocou ECP v Diia?

Služba má nasledujúce výhody:

• bezpečné používanie: kópia dokumentu nie je uložená na portáli;

• podpísaný súbor sa stiahne vo vhodnom formáte,

• prístup k funkcii „Overiť podpis“,

• možnosť pripojenia dvoch podpisov: užitočné najmä pri dodatočnom schvaľovaní zmlúv,

• možnosť nahrať súbor a pridať elektronický podpis zadarmo a bez autorizácie na portáli.

Ako podpísať dokument v CZO?

Centrálny certifikačný orgán tiež poskytuje služby elektronického podpisovania dokumentov. Na jeho použitie musíte:

• prejsť na portál CZO,

• vybrať možnosť elektronického podpisu,

• vybrať typ kľúča, napríklad súborový, token alebo cloudový,

• nahrať súbor kľúča zo zariadenia a zadať heslo,

• zvoliť formát dokumentu a stiahnuť podpísaný súbor.

Používateľmi služby sú spoločnosti a živnostníci, ktorí poskytujú kvalifikované dôveryhodné elektronické služby. Na podpisovanie dokumentov sa môže použiť aj ECP, ktoré získala osoba v PrivatBank.

Podpisovanie dokumentov v Torgsoft

V Torgsoft je možné vytvárať elektronické primárne dokumenty, ktoré je možné podpísať prostredníctvom akejkoľvek služby, ktorá je pre klienta vhodná.

Spoločnosť Torgsoft zvyčajne podpisuje dokumenty prostredníctvom systému Včasno, CZO alebo akejkoľvek inej služby, keď je potrebné potvrdiť platnosť faktúry, dodacieho listu alebo účtu.